Ursachen und Methoden der Prävention • BUOM
Projektmanager erstellen Pläne, um Dinge wie Materialien, Arbeitskräfte und Gesamtprojektkosten zu berücksichtigen. Plötzliche Änderungen, Missverständnisse oder Fehler während der Planungsphase können zu Störungen und beispielsweise zu Kostenüberschreitungen führen, die die Rentabilität und Effizienz des Projekts gefährden. Wenn Sie wissen, wie es zu Kostenüberschreitungen kommt, können Sie potenzielle Verzögerungen oder finanzielle Probleme bei zukünftigen Projekten verhindern. In diesem Artikel erklären wir, was Kostenüberschreitungen sind, was sie verursachen und wie man sie verhindern kann.
Was ist eine Mehrausgabe?
Eine Kostenüberschreitung liegt vor, wenn einem Unternehmen übermäßige Ausgaben entstehen, die über das geplante Budget hinausgehen. Dies führt zu einem Defizit bei der ursprünglichen Schätzung des Projekts und seinen endgültigen Kosten. Kostenüberschreitungen können in jeder Branche vorkommen, besonders häufig kommen sie jedoch im Baugewerbe vor. Dies liegt daran, dass es so viele Variablen gibt, die sich auf ein Projekt auswirken können, wie zum Beispiel:
Materialkosten und Verfügbarkeit
Lieferpreis
Kompetenzlücken
Designprojekt
Arbeitsbedarf
Stakeholder-Änderungen
Ausrüstungsbedarf
Gründe für Kostenüberschreitungen
Kostenüberschreitungen können aus vielen Gründen auftreten, darunter Verwaltungsprobleme, Kommunikationsfehler und falsche Schätzungen. Hier sind einige häufige Gründe:
Schlechte Verbindung
Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Budgetplanung, da sie allen Teammitgliedern hilft, die Budgetanforderungen des Projekts zu verstehen. Gute Kommunikation bedeutet, klare Erwartungen an das Projekt zu formulieren, Details und mögliche Probleme zu besprechen und im Verlauf des Projekts Updates bereitzustellen. Dies kann dem Team helfen zu verstehen, warum es zu Kostenüberschreitungen kam.
Kommt es aufgrund eines Kommunikationsfehlers zu einer Kostenüberschreitung, ist es wichtig, die Kommunikationsmethoden zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass beim nächsten Projekt nicht dieselben Probleme auftreten. Dies könnte bedeuten, effektivere Kommunikationstools zu kaufen, wöchentliche Fortschrittsbesprechungen abzuhalten oder Projektmanagement-Software zu verwenden.
Führungsherausforderungen
Verwaltungs- und Produktionsteams sind auf eine gute Führung angewiesen, die sie bei der Umsetzung von Projekten unterstützt und alle zu effizienteren Produktionsmethoden führt. Das Managementteam trägt auch zur Kostenkontrolle bei, indem es das Projekt anpasst, wenn beispielsweise Kostenüberschreitungen auftreten.
Probleme mit dem Management, sei es im Verwaltungs- oder Produktionsteam, führen häufig dazu, dass Projekte nicht den Budget- oder Terminvorgaben entsprechen. Zu den Problemen können Fehler in der Kommunikation, Lücken in den Führungsqualitäten oder unzureichende Ausbildung gehören. Identifizieren Sie diese Probleme, indem Sie kollektive Führungskompetenzen analysieren. Wenn Sie Lücken entdecken, können Sie Schulungen oder Schulungen anbieten, um das Verständnis zu verbessern und ein kompetenteres und kohärenteres Team zu schaffen.
Designfehler
Fehler in der Entwurfs- und Planungsphase können zu Kostenüberschreitungen führen, da sich die Projektanforderungen während der Ausführung ändern. Zu Konstruktionsfehlern können beispielsweise die Verwendung falscher Materialien, die Zuweisung falscher Arbeitskräfte oder die Bestellung der falschen Ausrüstung für den Auftrag gehören. Dazu gehören auch Unvollkommenheiten, die die Integrität des fertigen Produkts beeinträchtigen und oft eine komplette Nacharbeit erforderlich machen.
Minimieren Sie Designfehler, indem Sie Ihre Software oder Designprozesse aktualisieren, die Kommunikation zwischen Designern verbessern oder neue Designfähigkeiten erlernen, um eine Kompetenzlücke zu schließen.
Die Bestellung ändern
Änderungsaufträge oder plötzliche Anforderungen zur Änderung von Materialien oder Prozessen können zu Kostenüberschreitungen führen. Wenn der Projektmanager, Vorgesetzte oder ein anderes Managementmitglied entscheidet, dass bestimmte Materialien, Prozesse oder Methoden nicht funktionieren, kann er einen Änderungsauftrag erteilen. Dies kann das Projekt verlangsamen und manchmal dazu führen, dass das Budget überschritten wird. Änderungsaufträge können große Auswirkungen auf größere Projekte haben, da eine groß angelegte Änderung den Neukauf von Tausenden von Materialstücken oder die Bezahlung zusätzlicher Arbeiten bedeuten kann.
Indem Sie die Projektanforderungen regelmäßig überprüfen und den Umfang des Projekts während seiner gesamten Laufzeit verfolgen, können Sie eingehende Änderungen proaktiv erkennen. Dies verringert die Auswirkungen des Änderungsauftrags oder ermöglicht es Ihnen manchmal, Maßnahmen zu ergreifen, um ihn vollständig zu vermeiden.
Site-Management
Die Integrität der Baustelle kann sich auf das Budget und das gesamte Projektmanagement auswirken. Das Standortmanagement ist wichtig, da es die Sicherheits- und Qualitätsstandards stärkt und dem Team hilft, Unfälle zu vermeiden. Für einen guten Projektmanager stehen Standortmanagement und Sicherheit ganz oben auf der Prioritätenliste, wenn er einen Projektplan und ein Budget erstellt. Ohne eine ordnungsgemäße Standortverwaltung kann es zu Missverständnissen zwischen Management, Mitarbeitern und Kunden kommen.
Sie können Ihr Site-Management verbessern, indem Sie erfahrene Projektmanager und Manager einstellen. Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil des Site-Managements. Erwägen Sie daher die Bereitstellung einer Kommunikationsplattform oder -software für Teambesprechungen und wöchentliche Update-Meetings. Treffen mit Managern und Projektleitern zu Beginn und am Ende eines jeden Tages können Projektparameter festigen und den Fortschritt verfolgen.
So vermeiden Sie Mehrausgaben
Um Kostenüberschreitungen zu verhindern, ist ein genaues Verständnis der Projektanforderungen und die Ergreifung einer Reihe vorbeugender Maßnahmen erforderlich. Hier sind einige Möglichkeiten, um zu hohe Ausgaben zu verhindern:
1. Verständnis der Projektanforderungen
Projektmanager stehen oft vor der Herausforderung, die Anforderungen eines Projekts im Detail zu verstehen. Möglicherweise sind sie mit Materialien, Prozessen oder Geräten nicht vertraut, was zu Kostenüberschreitungen oder zum Scheitern von Projekten führen kann. Um Ihr Verständnis zu verbessern, können Sie versuchen, die Projektplanungsphase zu verlangsamen oder eine Peer-Review Ihrer Pläne zuzulassen. Durch die Verzögerung der Projektplanung kann ein genaues Verständnis der Projektanforderungen sichergestellt werden, bevor finanzielle Verpflichtungen oder Entscheidungen getroffen werden. Wenn Sie die Planungsphase nicht anpassen können, bitten Sie Ihr Unternehmen oder Branchenexperten, den Plan auf Genauigkeit und Konsistenz zu überprüfen.
2. Überprüfen Sie die Fähigkeiten des Anbieters
Ihr Projekt erfordert möglicherweise die Bereitstellung von Materialien, Ausrüstung oder Arbeitskräften durch Drittanbieter. Während der Projektplanungsphase ist es wichtig, die Fähigkeiten des Anbieters zu prüfen, bevor Sie ihn beauftragen. Stellen Sie fest, ob Ihr Lieferant die Materialien oder Arbeitskräfte im Rahmen Ihres Projekts und Budgets tatsächlich bereitstellen kann. Je nach Projekt erfüllen einige Lieferanten möglicherweise nicht Ihre Anforderungen. Es ist am besten, dies zu wissen, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.
3. Nutzen Sie während der gesamten Projektlaufzeit Projektmanagementsoftware.
Projektmanagement-Software hilft dabei, alle Projektbeteiligten auf einer Plattform zusammenzubringen. Mit der richtigen Software können Sie Budgets und Projektanforderungen einschließlich Material und Arbeitskräfte planen, mit allen Projektbeteiligten und dem Kunden kommunizieren und Fristen festlegen.
Projektmanagement-Software ist eine kostengünstige und vielseitige Lösung für Kostenüberschreitungen. Damit können Sie Projekte auf einer visuellen Plattform planen, auf der alle kommunizieren können.
4. Behalten Sie die Projektgenauigkeit und -konsistenz bei
Als Projektmanager betreuen Sie das Projekt von Anfang bis Ende und helfen bei der Bewältigung etwaiger Änderungen. Das bedeutet, die Projektanforderungen und den Fortschritt während der Produktions- und Fertigstellungsphase zu überwachen, um Genauigkeit, Effizienz und Qualität sicherzustellen. Überwachen Sie den Projektzeitplan und berücksichtigen Sie Verzögerungen oder vorzeitige Lieferungen. Wenn eine Änderungsanforderung auftritt, überwachen Sie das Projekt nach der Übermittlung, um sicherzustellen, dass das Team die neuen Projektanforderungen erfüllt.
5. Halten Sie den Kunden oder Stakeholder auf dem Laufenden
Kunden oder Stakeholder haben einen wichtigen Anteil am Projekt und erwarten am Ende ein tragfähiges, fertiges Produkt. Es ist wichtig, sie über Ihre Fortschritte auf dem Laufenden zu halten, um Verzögerungen beim Aufholen zu vermeiden. Wenn ein Stakeholder das Gefühl hat, dass seine Anforderungen nicht erfüllt werden, kann er das Projekt aussetzen oder eine erneute Prüfung beantragen. Je häufiger ein Stakeholder Updates erhält, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er das Team mit einem Änderungsauftrag oder einer Schließung überrascht. Halten Sie Ihre Stakeholder auf dem Laufenden, indem Sie mindestens einmal pro Woche mit ihnen kommunizieren.
