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Ein Vorstellungsschreiben ist eine Form der Korrespondenz, in der Regel per E-Mail, mit der Sie jemanden, den Sie kennen, einer anderen Person vorstellen können. Empfehlungsschreiben können dabei helfen, berufliche Beziehungen aufzubauen, die zu Beschäftigungsmöglichkeiten, Geschäftswachstum und Zusammenarbeit führen. In diesem Leitfaden geben wir Anweisungen zum Verfassen eines hochwertigen Empfehlungsschreibens, das für Sie, Kunden und Kollegen gleichermaßen hilfreich sein kann.
Arten von Empfehlungsschreiben
Im Laufe Ihrer Karriere müssen Sie aus verschiedenen Gründen möglicherweise ein Empfehlungsschreiben verfassen, unter anderem um Folgendes vorzustellen:
Von einem Kollegen zum anderen
Klienten oder Kunden
Neue Teammitglieder
Auftragnehmer oder Freiberufler
Stellenbewerber
Ein beruflicher Kontakt zum anderen
Ein professionelles, klar formuliertes Empfehlungsschreiben kann dazu beitragen, Menschen den Kontext und die Informationen zu geben, die sie benötigen, wenn sie jemanden kennenlernen. Diese Art des Schreibens kann dazu beitragen, Projekte voranzutreiben, ein Teammitglied einzubeziehen, mit jemandem in Kontakt zu treten, um neue Fähigkeiten zu erlernen, und vieles mehr.
Stellen Sie vor dem Versenden eines Empfehlungsschreibens sicher, dass beide Parteien Kenntnis von der Einführung haben und damit einverstanden sind. Wenn sich beispielsweise ein ehemaliger Kollege an Sie wendet und Sie bittet, ihn einem Personalvermittler in Ihrem aktuellen Unternehmen vorzustellen, sollten Sie sich beim Personalvermittler bestätigen, dass es ihm gut geht, bevor Sie ihm eine formelle Vorstellung zusenden.
Beschreibung des Bildes
Format des Empfehlungsschreibens
Schreiben Sie einen Gruß
Beginnen Sie mit einem Satz darüber, warum Sie schreiben.
Bitte geben Sie den vollständigen Namen der Person an, die Sie vertreten.
Erklären Sie ihre Rolle und warum sie für den Leser wichtig ist.
Geben Sie Informationen darüber, wie sie zusammenarbeiten oder sich gegenseitig helfen können
Schließen Sie mit den nächsten Schritten oder anderen erforderlichen Details ab
Unterschreiben Sie mit Ihrem Namen und Ihrer Position
Wie schreibe ich einen Einführungsbrief?
Obwohl Sie ein Empfehlungsschreiben für verschiedene Situationen verfassen können, sollten Sie einige gemeinsame Elemente einbeziehen.
In Ihrem Empfehlungsschreiben müssen Sie folgende Angaben machen:
1. Schreiben Sie eine Begrüßung
Schreiben Sie zunächst eine kurze Begrüßung, die die E-Mail nachdenklich öffnet. Hier geben Sie ihren Namen in die erste Zeile ein, gefolgt von einem freundlichen Start. Zum Beispiel:
“Hallo Linda,
Ich hoffe, du hattest ein wundervolles Wochenende!“
Mehr Details: 20 Möglichkeiten, eine E-Mail zu starten
2. Fügen Sie einen Satz darüber ein, warum Sie schreiben.
Erklären Sie dann, warum Sie ihnen die E-Mail geschickt haben. Stellen Sie den erforderlichen Kontext bereit, damit der Leser versteht, warum Sie die Einleitung machen und warum sie ihn betrifft.
„Ich schreibe Ihnen im Anschluss an unser Treffen über die Ermittlung der besten Abrechnungs- und Anfrageprozesse für unsere Physiotherapiepatienten.“
3. Geben Sie den vollständigen Namen der Person an, die Sie vertreten.
Geben Sie unbedingt ihren Vor- und Nachnamen sowie alle wichtigen Positionen an, die für den Leser hilfreich sein könnten.
— Ich möchte Ihnen Alberto Ruiz vorstellen.
4. Erklären Sie ihre Rolle und ihre Beziehung zum Leser.
Schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung, in der Sie die Position und Funktionen der Person erläutern, die Sie vorstellen. Geben Sie ihren Titel und dann einen kurzen Überblick darüber an, was sie tun und wie sie erfolgreich wurden, und zwar in Bezug auf den Leser.
„Alberto ist der Personalvertreter, der alle Therapieabteilungen unserer Niederlassung unterstützt. Er war maßgeblich an der Entwicklung optimierter Prozesse für andere Teams beteiligt, die die Zahlungszeit um 20 % verkürzten.“
5. Geben Sie Informationen darüber, wie sie zusammenarbeiten oder sich gegenseitig helfen können.
Erklären Sie dann kurz, wie und warum Sie die Einleitung vornehmen. Beispielsweise könnten sie in Zukunft eng zusammenarbeiten oder die Erfahrungen anderer für ihre Arbeit nützlich finden.
„Ich habe mit Alberto ausführlich über unser Projekt gesprochen. Er erklärte, dass er in diesem Quartal zusätzliche Zeit habe, um uns beim Brainstorming von Ideen zur Verbesserung unserer Verwaltungsprozesse zu helfen. Er ist bereit und willens, sich Anfang nächster Woche mit uns zu treffen.“
6. Geben Sie alle erforderlichen Kontaktinformationen an
Wenn Sie eine E-Mail senden, ist es eine gute Idee, die E-Mail-Adresse der Person, die Sie vorstellen, in die CC-Zeile aufzunehmen, damit Ihr Publikum darauf verlinken kann. Wenn Sie der Meinung sind, dass zusätzliche Kontaktinformationen erforderlich sind, sollten diese ebenfalls hier angegeben werden.
„Sie können Alberto gerne per E-Mail (cc hier) oder über seine Bürotelefonnummer (333) 222-4444 kontaktieren. Er wartet darauf, von Ihnen zu hören.
7. Schließen Sie mit den nächsten Schritten oder anderen erforderlichen Details ab
Beenden Sie Ihr Einführungsschreiben mit einer Beschreibung der Maßnahmen, die von Ihnen, dem Leser oder der Person, die Sie vertreten, ergriffen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie deutlich sprechen, indem Sie Ihren Gesprächspartner beim Namen nennen.
„Ich werde einen Termin vereinbaren, damit wir nächste Woche beginnen können. Vielen Dank für Ihre Mitarbeit an diesem Projekt! Vielen Dank im Voraus, Alberto, für deine Hilfe.“
8. Unterschreiben Sie mit Ihrem Namen und Ihrer Position.
Vervollständigen Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen Unterschrift wie „Danke“ oder „Mit freundlichen Grüßen“. Geben Sie dann Ihren vollständigen Namen, Titel und ggf. Kontaktinformationen an.
“Alles Gute,
Heinrich Thomas
Koordinator der Kreditorenbuchhaltung
Beispiele für ein Empfehlungsschreiben
Hier ist ein Beispiel für ein Empfehlungsschreiben, in dem ein neues Teammitglied vorgestellt wird:
Hallo Cecilia,
Ich hoffe, die Woche war gut für dich! Ich schreibe Ihnen, um Ihnen unsere neue Projektmanagerin Patricia Jefferson vorzustellen. Patricia kommt mit langjähriger Erfahrung im Projektmanagement zu uns, insbesondere in der Verwaltung großer langfristiger Mehrfamilienwohnprojekte. Ihre Erfahrung wird für unser Team von großem Nutzen sein, wenn wir mit unseren Plänen für das nächste Jahr beginnen.
Obwohl Sie nicht täglich mit Patricia zusammenarbeiten, kann sie Sie regelmäßig über den Zeitplan auf dem Laufenden halten, während Sie bei vierteljährlichen Unternehmensbesprechungen unsere Fortschritte vorstellen. Ihre E-Mail-Adresse finden Sie oben in dieser Notiz. Bei Bedarf können Sie sich jederzeit direkt an uns wenden.
Wir freuen uns, Patricia an Bord zu haben und ich freue mich auf Ihre neue Zusammenarbeit. Bitte teilen Sie mir mit, wenn Sie in Zukunft weitere Informationen benötigen.
Vielen Dank für Ihre Zeit,
Gertrud die Fünfte
Hier ist ein Beispiel für ein Empfehlungsschreiben, in dem ein beruflicher Kontakt einem anderen vorgestellt wird:
Hallo Tim,
Ich hoffe, es geht dir seit unserem letzten Gespräch gut! Ich kontaktiere Sie, weil meine ehemalige Kollegin Haley daran interessiert ist, für die Firma XYZ zu arbeiten. Ich erinnere mich, dass Sie vor einigen Jahren in das Unternehmen eingetreten sind.
Haley verfügt über vier Jahre Erfahrung im Kundenservice und möchte ihre Karriere bei XYZ Company fortsetzen, möchte aber vor ihrer Bewerbung gerne mehr über das Unternehmen erfahren. Ich dachte, ich könnte Sie beide zu einem Informationsgespräch zusammenbringen, wenn Sie Zeit haben. Wenn es in Ihrem Unternehmen jemanden gibt, von dem Sie glauben, dass er Hayleys Fragen besser beantworten könnte, leiten Sie die Anfrage gerne weiter.
Hayley ist in der E-Mail aufgeführt und wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um weitere Rückfragen zu stellen. Vielen Dank im Voraus für deine Hilfe, Tim!
Guten Abend,
Sally Johnson
Tipps zum Verfassen eines Empfehlungsschreibens
Passen Sie Ihre Einführung individuell an. Stellen Sie sicher, dass die Einleitung auf die Situation zugeschnitten ist und Informationen enthält, die für beide Seiten nützlich sind.
Setzen Sie Erwartungen. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache, damit beide Parteien wissen, was das Endziel der Einführung ist und wie sie weiter vorgehen sollen.
Fass dich kurz. Die meisten Menschen erhalten täglich viele E-Mails und haben möglicherweise nur sehr wenig Zeit, diese zu lesen. Geben Sie den wichtigsten und nützlichsten Informationen den Vorrang.
Nachverfolgen. Optional – es kann vorkommen, dass Sie es hilfreich oder notwendig finden, die Einführung zu überwachen, um sicherzustellen, dass Fortschritte erzielt werden.