Tipps zum Verfassen einer organisatorischen Änderungsankündigung (mit Beispielen) • BUOM

Die Ankündigung organisatorischer Veränderungen ist ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation am Arbeitsplatz. Diese kurze Notiz kann Klarheit über etwaige Änderungen in der Organisation schaffen. Das Erlernen des Schreibens und Versendens von Ankündigungen zu organisatorischen Veränderungen ist eine wertvolle Fähigkeit, die Sie im Laufe Ihrer Karriere nutzen können. In diesem Artikel erklären wir, was eine Ankündigung einer organisatorischen Änderung ist, warum sie wichtig ist und wie man sie verfasst.

Was ist eine Ankündigung einer organisatorischen Änderung?

Eine organisatorische Änderungsankündigung ist eine gedruckte oder digitale Nachricht, die an alle Mitarbeiter und Stakeholder gesendet wird und in der betriebliche Änderungen erläutert werden. Viele große Unternehmen nutzen interne E-Mails, um diese Nachricht zu verbreiten. Das Unternehmen kann diese Mitteilung an einzelne Abteilungen oder das gesamte Personal sowie an Lieferanten senden, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten.

Warum ist es wichtig, organisatorische Veränderungen anzukündigen?

Die Ankündigung organisatorischer Änderungen ist von entscheidender Bedeutung, um die Mitarbeiter über die neuen Verfahren nach der Änderung auf dem Laufenden zu halten. Da die Änderung für eine Vielzahl von Situationen gelten kann, auch für neue oder ausscheidende Mitarbeiter, und sich auf die Art und Weise auswirken kann, wie Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit erledigen, kann es wichtig sein, so schnell wie möglich Maßnahmen zu der Änderung zu ergreifen. Mitarbeiter können beispielsweise die Ankündigung lesen und erfahren, wem sie Bericht erstatten sollen.

Einige organisatorische Änderungsankündigungen, wie etwa die Ankündigung eines neuen Mitarbeiters, können vom ersten Tag an eine einladende Atmosphäre schaffen. Darüber hinaus können Informationen ausgetauscht werden, sodass alle Teammitglieder wissen, wo sie arbeitsbezogene Aufgaben melden können. In dieser Ankündigung wird mitgeteilt, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit als Reaktion auf die jüngste Änderung ausführen, einschließlich der Frage, wen sie melden müssen, an wen sie sich bei Fragen wenden können und bei Bedarf über alle Änderungen im Kundenservice.

Wann verfassen Unternehmen Ankündigungen zu organisatorischen Veränderungen?

Unternehmen können sich in den folgenden Fällen dazu entschließen, eine organisatorische Änderungsankündigung zu verfassen:

• Neuer Mitarbeiter: Wenn ein neuer Mitarbeiter dem Unternehmen beitritt, ist es üblich, eine E-Mail-Ankündigung zu versenden, um Informationen über den neuen Mitarbeiter und die ausgeübten Aufgaben mitzuteilen.

• Kündigung eines Mitarbeiters: Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, kann das Unternehmen eine organisatorische Änderungsankündigung versenden, um etwaige geänderte Stellenanforderungen mitzuteilen und anzugeben, wo Meldungen vorgenommen werden müssen.

• Unternehmensumstrukturierung: Manchmal kann es in Unternehmen zu einem Führungswechsel oder einer Neuverteilung von Aufgaben zwischen Abteilungen kommen. Die Ankündigung organisatorischer Veränderungen kann dazu beitragen, etwaige Veränderungen im Unternehmen zu verdeutlichen und den Mitarbeitern Orientierung zu geben.

• Neue Verfahren: Unternehmen können Ankündigungen zu organisatorischen Änderungen versenden, um Kunden und Mitarbeiter über die Einführung neuer Verfahren zu informieren.

• Abteilungsänderungen: Unternehmen können Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen neu zuweisen oder Manager neu zuweisen. Dies ist also ein weiteres Beispiel dafür, wann eine Ankündigung zu organisatorischen Änderungen gesendet werden muss.

• Neue Leitlinien: Wenn sich die Führungsrollen ändern, können Unternehmen eine organisatorische Änderungsankündigung über etwaige Richtlinienänderungen herausgeben, sowohl an interne Mitarbeiter als auch an Kunden.

• Beförderung: Wenn ein Mitarbeiter befördert wird, kann das Unternehmen die Neuigkeiten über die Auszeichnung mit internen und externen Stakeholdern teilen.

• Unternehmenszusammenschlüsse: Wenn eine andere Organisation ein Unternehmen fusioniert oder aufkauft, verschickt sie in der Regel eine formelle Ankündigung der organisatorischen Änderung an Mitarbeiter, Kunden und die Medien.

Tipps zum Verfassen einer organisatorischen Änderungsankündigung

Erstellen Sie mit diesen Tipps eine nützliche und zeitnahe Ankündigung einer organisatorischen Änderung:

Denken Sie an das Publikum

Der Inhalt einer organisatorischen Änderungsankündigung hängt in der Regel davon ab, wer sie erhält. Da einige organisatorische Änderungsankündigungen nur für interne Mitarbeiter gedacht sind, kann interne E-Mail eine effektive Kommunikationsmethode sein. Führungskräfte und Manager des Unternehmens sollten eine Liste aller Personen erstellen, die die Ankündigung erhalten, und deren Richtigkeit überprüfen. Wenn die Änderung Kunden betrifft, sollten diese ebenfalls über die organisatorische Änderung informiert werden.

Informieren Sie Interessenten vor dem Versand

Wenn organisatorische Änderungen eine Abteilung oder einen bestimmten Mitarbeiter betreffen, muss das Unternehmen die Personen, die von der Änderung betroffen sind, persönlich benachrichtigen, bevor sie die Nachricht senden. Dies gibt dem Team Zeit, die Änderung privat zu besprechen, bevor die Neuigkeiten veröffentlicht werden. Diese Vorgehensweise kann auch Teammitglieder, die direkt an der Änderung beteiligt sind, darauf vorbereiten, Fragen zu beantworten, die andere Mitarbeiter möglicherweise haben.

Sehen Sie sich etwaige Bedienungsanleitungen oder Kontaktlisten an

Wenn die Ankündigung einer organisatorischen Änderung Informationen über neue Mitarbeiter oder Änderungen in der Unternehmensstruktur enthält, kann es auch sinnvoll sein, sicherzustellen, dass sie Änderungen in der Unternehmensführung und allen Kontaktlisten widerspiegelt. Ein neuer Mitarbeiter, der in einem Unternehmen einsteigt, schafft einen Grund, eine neue Kontaktliste zu verschicken, während eine Unternehmensumstrukturierung möglicherweise Änderungen der Unternehmensrichtlinien, -richtlinien und -verfahren erfordert.

Erstellen Sie eine Checkliste

Bevor es zu organisatorischen Änderungen kommt, sollte sich das Management mit der Personalabteilung beraten, um sicherzustellen, dass bei der Ankündigung organisatorischer Änderungen alle Anweisungen der Mitarbeiter eingehalten werden. Es kann auch hilfreich sein, diesen Entwurf zur Prüfung an einige ausgewählte interne Partner weiterzuleiten. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen in der Anzeige enthalten sind.

Ein guter Tipp für das Verfassen einer organisatorischen Änderungsankündigung besteht darin, alte Verfahren zu überprüfen und neue im Dokument anzugeben. Wenn Sie beispielsweise eine Beförderung ankündigen, teilen Sie die alte Rolle des Mitarbeiters mit, bevor Sie die neue Rolle teilen.

Senden Sie eine Anzeige

Sobald das Unternehmen die richtige Art der Verbreitung der Ankündigung festgelegt hat, planen und teilen Sie die Nachricht. Es kann auch hilfreich sein, eine Kopie der Ankündigung auf der Website des Unternehmens zu veröffentlichen, damit die Informationen bei Bedarf der breiten Öffentlichkeit leicht zugänglich sind.

Je nachdem, ob die Änderung für die Community relevant ist, können sie den lokalen Medien auch eine Pressemitteilung mitteilen. Einige Ankündigungen, wie z. B. Neueinstellungen und Beförderungen, können eine nützliche Ergänzung für Ihre Lokalzeitung oder Wirtschaftspublikation sein.

Beispiele für Ankündigungen organisatorischer Änderungen

Hier sind einige Beispiele für häufige Ankündigungen von Organisationsänderungen:

Ankündigung neuer Mitarbeiter

Team:

Jennifer Lee beginnt ihre Tätigkeit als Leiterin Werbung und Marketing am 1. Juli. Sie kommt nach 12 Jahren bei General Computer Inc. zu uns. als Marketingleiter. Sie hat ein Werbebudget von über 350.000 US-Dollar erfolgreich verwaltet. Sie hat einen BA in digitaler Werbung von der Smith University und wird eine große Bereicherung für unser neues Rebranding-Projekt sein.

Willkommen im Team, Jennifer.

Mit freundlichen Grüßen,

Max Walker, Präsident für digitale Kommunikation

Kündigungsschreiben eines Mitarbeiters

Mit sofortiger Wirkung wird Miles Mitchell nicht mehr bei General Computer Inc. angestellt sein. In der Zwischenzeit kontaktieren Sie bitte Samantha Bushnell für Kundendienstinformationen unter (email protected). Samantha wird nun auch tägliche Teambesprechungen leiten und alle anstehenden Projekte besprechen.