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14. März 2021

Viele Unternehmen kommunizieren mit ihren Kunden oder Geschäftspartnern per E-Mail. Da diese Kommunikationsmethode so weit verbreitet ist, erhalten viele Menschen täglich eine große Anzahl von E-Mails. Wenn Sie genau wissen, wann eine Nachricht gesendet werden muss, können Sie sicherstellen, dass der Empfänger sie öffnet und liest. In diesem Artikel erklären wir, warum das Timing von E-Mails wichtig ist, geben eine Liste mit Tipps zum besten Zeitpunkt zum Versenden von E-Mails und bieten professionelle E-Mail-Tipps.

Warum ist das E-Mail-Timing wichtig?

E-Mail ist für viele Unternehmen, insbesondere im Vertrieb und Marketing, zum wichtigsten Kommunikationsmittel geworden. Effektive E-Mails hängen nicht nur von großartigen Inhalten ab, sondern auch vom perfekten Timing. Das Versenden einer E-Mail zum besten Zeitpunkt kann helfen:

• Öffnungsraten verbessern: Je nachdem, wann Sie eine E-Mail versenden, wird sie von den Empfängern möglicherweise geöffnet oder automatisch gelöscht. Wenn Sie Ihre E-Mail zum optimalen Zeitpunkt versenden, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger Ihre E-Mail öffnet.

• Klickraten maximieren: Die meisten E-Mails, insbesondere für Vertrieb und Marketing, enthalten Hyperlinks zur Website des Unternehmens. Wenn Ihr Empfänger Ihre E-Mail öffnet, wird er wahrscheinlich auf den Link klicken, um mehr über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu erfahren.

• Erhöhen Sie Ihre Website-Besuche. Wenn Ihr E-Mail-Empfänger Ihre E-Mail liest und auf einen der enthaltenen Links klickt, erhöhen Sie letztendlich die Anzahl der Besuche auf der Website Ihres Unternehmens und die Wahrscheinlichkeit eines Online-Verkaufs.

Tipps für den besten Zeitpunkt zum Versenden von E-Mails

Die Optimierung der Zeit, in der Sie Ihre beruflichen E-Mails versenden, kann einen großen Einfluss auf die Anzahl der Personen haben, die Ihre Nachricht lesen und die von Ihnen bereitgestellten Informationen letztendlich für eine Kaufentscheidung verwenden. Beachten Sie diese acht Tipps, um den besten Zeitpunkt zum Versenden einer E-Mail auszuwählen:

Versand tagsüber

In den meisten Fällen besteht beim Versenden von E-Mails während der Arbeitszeit die beste Chance, dass der Empfänger Ihre E-Mail öffnet und liest, insbesondere wenn Sie die E-Mail an ein anderes Unternehmen oder einen Arbeitskollegen senden. Wenn Sie den ganzen Tag über E-Mails versenden, überprüft der E-Mail-Empfänger seine E-Mails wahrscheinlich bereits regelmäßig und wird Ihre Nachricht eher öffnen, auch wenn Sie keine persönliche Beziehung zu ihm haben.

Vermeiden Sie Montags

Wenn Menschen am Montagmorgen an ihren Arbeitsplatz zurückkehren und sich in ihre E-Mail-Adresse einloggen, werden sie wahrscheinlich am Freitag und am Wochenende viele Nachrichten sehen, die nach Geschäftsschluss eingehen. Viele Leute verbringen ihren Montag damit, dringende E-Mails zu beantworten und die unerledigten Aufgaben der letzten Woche nachzuholen, sodass nur wenig Zeit bleibt, Ihre Nachricht zu öffnen und zu lesen.

Nutzen Sie die Bürozeiten

In den meisten Fällen empfiehlt es sich, E-Mails so zu versenden, dass sie während der Geschäftszeiten gelesen werden. Dies könnte bedeuten, dass eine vorgefertigte Nachricht so geplant wird, dass sie um 5 Uhr morgens versendet wird, damit sie im Posteingang des Empfängers landet, wenn er sich morgens bei seinem E-Mail-Konto anmeldet, oder dass eine E-Mail spät am Morgen gesendet wird, wenn die meisten Leute damit beschäftigt sind Sie optimieren ihren Arbeitsablauf und haben Zeit, eingehende E-Mails sofort zu öffnen.

Im Allgemeinen erzielen E-Mails, die mit der Absicht verschickt werden, dass der Empfänger sie während der Geschäftszeiten öffnet und liest, jedoch tendenziell eine bessere Leistung als E-Mails, die später am Abend oder in der Nacht verschickt werden.

Geben Sie vorher Bescheid

Wenn Sie eine E-Mail zu einem Ereignis versenden, ist es am besten, dem Empfänger genügend Zeit zum Antworten zu geben. Manche Menschen öffnen ihre nicht-persönlichen Kontakt-E-Mails nur alle paar Tage. Wenn Sie also am Tag vor der Veranstaltung eine Einladung versenden, öffnet der Empfänger diese möglicherweise nicht rechtzeitig zur Teilnahme. Planen Sie, diese Art von Nachrichten etwa eine Woche im Voraus zu versenden.

Betrachten Sie die Mitte

In der Wochenmitte – Dienstag, Mittwoch und Donnerstag – sind traditionell die besten E-Mail-Öffnungsraten zu verzeichnen. Montags ist oft zu viel los, als dass Mitarbeiter nicht dringende E-Mails öffnen und beantworten könnten, während die Leute freitags anfangen, über ihr Wochenende nachzudenken und dazu neigen, weniger auf E-Mails zu antworten.

Schau auf die Zeit

Während allgemeine Tipps wie das Versenden von E-Mails während der Geschäftszeiten ein nützlicher Ausgangspunkt sind, ist es oft in Ihrem Interesse, etwas zu recherchieren, um den optimalen Zeitpunkt zum Versenden von E-Mails für Ihre spezifische Zielgruppe zu ermitteln. Experimentieren Sie, indem Sie dieselbe E-Mail zu unterschiedlichen Tageszeiten an Empfänger derselben Bevölkerungsgruppe senden. Sehen Sie, welche Gruppen die höchsten Öffnungsraten haben, und nutzen Sie diese Daten, um Ihre E-Mail-Versandentscheidungen für zukünftige E-Mail-Kampagnen zu treffen.

Denken Sie an Ihre Konkurrenz

Da Richtlinien zur E-Mail-Zeitplanung, wie etwa das Versenden von E-Mails während der Geschäftszeiten mitten in der Woche, relativ allgemein bekannt sind, versenden Ihre Konkurrenten ihre Nachrichten wahrscheinlich etwa zur gleichen Zeit wie Sie. Melden Sie sich für die E-Mails Ihrer Konkurrenten an, um zu sehen, wann diese ihre Nachrichten senden. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihrem Unternehmen einen Zeitvorteil zu verschaffen.

Kenne deine Zuhörer

Wenn Sie E-Mails in erster Linie an einzelne Verbraucher senden, die ihre persönlichen E-Mails eher auf ihrem Mobilgerät als auf ihrem Desktop oder Laptop abrufen, können Sie am E-Mail-Tag am Abend und am Wochenende positive Öffnungs-, Antwort- und Klickraten feststellen. Wenn Sie E-Mails hauptsächlich an andere Unternehmen oder professionelle Partner senden, ist es wahrscheinlich am besten, das traditionelle Wochenmitte- und Mittagsmodell zu verwenden. Kennen Sie Ihre Zielgruppe und wählen Sie Ihren Sendezeitpunkt basierend auf dem, was Sie über sie wissen.

Professionelle Beratung für die Arbeit mit E-Mail

Das Senden einer E-Mail zum richtigen Zeitpunkt kann die Wahrscheinlichkeit erheblich erhöhen, dass der Empfänger Ihre Nachricht öffnet und liest. Allerdings ist das Timing nicht das einzige Element einer erfolgreichen E-Mail-Kampagne. Beachten Sie diese professionellen E-Mail-Tipps, um die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr E-Mail-Empfänger Ihre E-Mail öffnet und liest, weiter zu erhöhen:

• Stellen Sie sich vor: Wenn Sie noch nie mit dem Empfänger korrespondiert haben, nehmen Sie sich in der Einleitung Ihrer E-Mail Zeit, sich vorzustellen und zu erklären, warum Sie ihn kontaktieren.

• Achten Sie auf Ihren Ton: Halten Sie Ihren Ton positiv und unbeschwert. In vielen Fällen ist eine E-Mail der erste Kontakt, den Sie mit einem Fremden aufnehmen, sodass Sie möchten, dass er Sie als glücklich und professionell betrachtet.

• Seien Sie interessant: Stellen Sie sicher, dass der erste Satz oder Absatz Ihres Briefes interessant ist. Wenn Sie die Aufmerksamkeit des Lesers nicht sofort erregen, wird er die E-Mail oft schließen oder löschen, ohne sie vollständig zu lesen.

• Befolgen Sie die Grammatikregeln: Verwenden Sie in Ihrer E-Mail korrekte und professionelle Grammatik und Rechtschreibung. Verkürzen Sie keine Wörter und verwenden Sie keine Umgangssprache.

• Verwenden Sie eine informative Betreffzeile. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile informativ und prägnant ist. Der Leser sollte allein anhand der von Ihnen angegebenen Betreffzeile eine allgemeine Vorstellung davon haben, was er im Text Ihrer E-Mail sehen wird.

• Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu: In den meisten Fällen senden Sie eine E-Mail, weil Sie vom Empfänger Informationen oder Maßnahmen erwarten. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Leser einen klaren Aufruf zum Handeln geben, damit er weiß, was er tun soll, wenn er mit dem Lesen fertig ist.

• Korrektur und Bearbeitung. Bevor Sie auf „Senden“ klicken, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mail Korrektur zu lesen und zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie korrekt und klar ist. Nehmen Sie vor dem Absenden alle erforderlichen Bearbeitungen oder Änderungen an Ihrer Nachricht vor.