Tipps und Beispiele • BUOM

22. Februar 2021

Wenn Sie Ihren Brief mit einer professionellen Begrüßung beginnen, geben Sie den Ton für den Rest des Briefes vor und verschaffen dem Leser Respekt. Dies kann dazu beitragen, einen insgesamt guten Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen, was insbesondere bei Geschäftsbriefen und Anschreiben wichtig sein kann. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie einen professionellen Brief beginnen, was Sie einschließen sollten und was nicht, und geben Ihnen Tipps und Beispiele, wie Sie Ihrem professionellen Schreiben einen guten Start ermöglichen.

So beginnen Sie mit dem professionellen Schreiben

Der korrekte Beginn eines beruflichen, geschäftlichen oder Anschreibens kann zeigen, dass Sie über starke schriftliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen und Ihnen dabei helfen, so professionell wie möglich zu sein. Wenn Sie einen professionellen Brief schreiben, orientieren Sie sich an den folgenden Schritten:

1. Beginnen Sie mit Ihren Kontaktinformationen.

2. Geben Sie das Datum an.

3. Fügen Sie die Kontaktinformationen des Empfängers hinzu.

4. Beginnen Sie mit der am besten geeigneten Begrüßung.

5. Verwenden Sie die professionellste Form des Namens des Empfängers.

6. Beginnen Sie Ihren Brief in einem angenehmen Ton.

7. Öffnen Sie sich, um einen Brief zu schreiben.

1. Beginnen Sie mit Ihren Kontaktinformationen

Wenn Sie einen beruflichen Brief schreiben, sollten Sie in der oberen linken oder rechten Ecke Ihre vollständige Adresse angeben. Abhängig von der Art des Briefes, den Sie schreiben, kann es sich dabei entweder um Ihre persönliche Adresse oder Ihren Arbeitsort handeln. Bitte geben Sie vor Ihrer Adresse Ihren Namen und nach Ihrer Adresse Ihre E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer an.

2. Geben Sie das Datum ein

Nachdem Sie Ihre Postanschrift und andere relevante Kontaktinformationen angegeben haben, müssen Sie das Datum angeben, an dem der Brief geschrieben wurde. Überspringen Sie eine Zeile nach Ihren Kontaktinformationen und geben Sie hier das Datum ein. Sie müssen das vollständige Datum verwenden, z. B. Monat, Tag und Jahr.

3. Fügen Sie die Kontaktinformationen des Empfängers hinzu

Anschließend müssen Sie den vollständigen Namen und Titel des Empfängers sowie seine vollständige Adresse angeben. Platzieren Sie diese Informationen auf der linken Seite des Briefes und beginnen Sie eine neue Zeile für jede neue Kontaktinformation. Sie würden zum Beispiel Folgendes schreiben:

Dr. Stephen Smith
ABC-Unternehmen
123 Stone Drive
San Diego, CA 34567

4. Beginnen Sie mit der am besten passenden Begrüßung

In den meisten, wenn nicht allen Fällen, sollten Sie Ihren Brief mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ als Begrüßung beginnen. In manchen Fällen möchten Sie Ihre E-Mail vielleicht mit „Grüße“, „Hallo“ oder etwas Ähnlichem beginnen. Wenn Ihnen die Anrede in einer bestimmten Situation unpassend erscheint, können Sie den Brief auch einfach mit dem Titel und dem Namen des Empfängers beginnen.

5. Verwenden Sie die professionellste Form des Namens des Empfängers

Wenn Sie den Empfänger eines beruflichen Briefes ansprechen, möchten Sie in der Regel immer die förmlichste Form des Namens des Empfängers verwenden. Dies sollte sowohl ihren Titel als auch ihren Nachnamen enthalten. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise sowohl den Vor- als auch den Nachnamen des Empfängers angeben. Sie sollten beispielsweise „Dr. Julie Jones“ oder einfach „Dr. Jones“ schreiben.

6. Beginnen Sie Ihren Brief in einem angenehmen Ton.

Ganz gleich, warum Sie den Brief schreiben, versuchen Sie, ihn mit einer angenehmen Aussage zu beginnen. Dies hilft dem Empfänger, Ihren Brief positiv zu lesen, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er für das, was Sie zu sagen haben, offen ist. Ein Beispiel dafür, wie man mit einem angenehmen Ton anfängt, wäre, den Brief etwa mit den Worten zu beginnen: „Ich hoffe, dass dieser Brief Sie in guter Stimmung findet.“

7. Zum Schreiben eines Briefes öffnen

Nach einem angenehmen ersten Satz sollten Sie dann auf den Punkt kommen, warum Sie schreiben, um die Zeit des Empfängers nicht zu verschwenden. Teilen Sie dem Empfänger den Zweck des Briefes mit, indem Sie eine direkte und professionelle Sprache verwenden. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Ich schreibe Ihnen, um Sie einzuladen, auf der Jahrestagung meines Unternehmens im Mai zu sprechen.“

Was am Anfang eines beruflichen Briefes stehen sollte

Die folgenden Dinge sollten Sie grundsätzlich immer am Anfang Ihres Kompetenzschreibens angeben:

• Professionelle Anrede: Geschäftsbriefe und Anschreiben sollten immer eine professionelle Anrede enthalten. Die gebräuchlichste professionelle Begrüßung ist „Sehr geehrte Damen und Herren“ und kann in fast jeder Situation effektiv eingesetzt werden.

• Formelle Sprache: Ihr beruflicher Brief sollte immer eine formelle Sprache verwenden, auch wenn Sie den Empfänger kennen. Beispielsweise sollten Sie einen Brief nicht mit „Hallo!“ beginnen. oder „Hallo.“

• Präzise Zeichensetzung: Setzen Sie nach der Anrede immer einen Punkt (Punkt nach „Herr“, „Frau“, „Dr.“ usw.) und beenden Sie die Begrüßung mit einem Doppelpunkt (z. B. „Sehr geehrter Herr Dr. Smith!“). .

• Empfängername. Versuchen Sie, am Anfang eines beruflichen Briefes immer den Namen des Ansprechpartners anzugeben. Wenn Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, nicht kennen, sollten Sie den Empfänger möglichst genau und konkret ansprechen. Zum Beispiel können Sie beim Verfassen Ihres Anschreibens „Sehr geehrter Personalchef“ sagen.

Was Sie bei einem professionellen Brief nicht berücksichtigen sollten

Während am Anfang eines beruflichen Briefes einige Dinge zu berücksichtigen sind, gibt es auch einige Dinge, die Sie beim Verfassen eines Geschäftsbriefs, Anschreibens oder eines anderen beruflichen Briefs vermeiden sollten. Dazu gehören die folgenden:

Informelle Grüße

Es gibt einige Begrüßungen, die beim Schreiben eines beruflichen Briefes nicht angebracht sind. Zu diesen Begrüßungen gehören „Hallo“, „Hallo“, „Guten Morgen/Nachmittag“, „Hallo“ oder eine beliebige Wiederholung davon.

Veraltete Namen

Auch wenn Sie möglicherweise nicht immer den Namen des Empfängers angeben können, sollten Sie die Verwendung veralteter Kopfzeilen vermeiden, wenn Sie sich über die Kontaktperson nicht sicher sind. Beispiele für Überschriften, die nach Möglichkeit vermieden werden sollten, sind „Wen es betrifft“ und „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Ehrenzeichen, wenn das Geschlecht des Empfängers unbekannt ist

In manchen Situationen kennen Sie möglicherweise den Namen der Kontaktperson, nicht jedoch deren Geschlecht. Beispielsweise kann ein Name wie „Ryan“ oder „Dylan“ entweder männlich oder weiblich sein. Geben Sie in diesem Fall einfach keinen Ehrentitel (z. B. „Herr“ oder „Frau“) vor den Namen ein, sondern nur den Vor- und Nachnamen des Empfängers.

Tipps zum Schreiben eines Briefes

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie zu Beginn Ihres nächsten beruflichen Briefes beachten sollten:

• Verwenden Sie den Namen in der Begrüßung, wenn Sie den Empfänger schon seit vielen Jahren persönlich kennen. Wenn Sie die Person längere Zeit nicht kennen, verwenden Sie nur ihren Nachnamen.

• Verwenden Sie einen möglichst förmlichen Anredestil, wenn Sie nicht sicher sind, welche Begrüßung am besten geeignet ist.

• Überprüfen Sie immer die korrekte Schreibweise des Empfängernamens, bevor Sie eine E-Mail senden.

• Verwenden Sie nach Möglichkeit einen Kontaktnamen, wenn Sie einen beruflichen Brief beginnen.

Anredebeispiele für professionelles Schreiben

Die folgenden Anreden sind akzeptable Möglichkeiten, einen beruflichen Brief zu beginnen:

• Sehr geehrte Damen und Herren. Vorname Nachname (zum Beispiel „Sehr geehrter Herr James Johnson“)

• Sehr geehrte Damen und Herren. Nachname (zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Johnson“)

• Angesehener Titel/Position Nachname (z. B. „Sehr geehrter Dr. Johnson“)

• Lieber Vorname Nachname (z. B. „Lieber James Johnson“)

• Respektierter Name (wenn Sie die Person persönlich kennen)

• „Lieber HR-Manager“

• “Sehr geehrter Personalverwalter”

• „Sehr geehrter (Name des Unternehmens) Personalvermittler“