Tipps für ein effektives Projekt-Kickoff-Meeting • BUOM

29. Dezember 2021

Eine wesentliche Projektmanagementfähigkeit ist die Leitung großer Teamprojekte. Eine der Herausforderungen dieser Projekte besteht darin, sicherzustellen, dass jeder die Erwartungen und Fristen versteht. Mit Kickoff-Meetings können Sie Ihrem gesamten Team zu Beginn eines Projekts wichtige Details mitteilen. Wenn Sie wissen, wie Sie ein effektives Kickoff-Meeting durchführen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder die produktivsten Methoden anwenden, um ihre Arbeit abzuschließen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Kickoff-Meeting ist und wie man es durchführt.

Was ist ein Kickoff-Meeting?

Das Kickoff-Meeting ist das erste formelle Teamtreffen zu Beginn eines Projekts, bei dem wichtige Teammitglieder und Führungskräfte den Plan für den Abschluss des Projekts finalisieren. Es gibt zwei Arten von Kickoff-Meetings: interne und externe. An einem internen Kickoff-Meeting nehmen nur Ihre Teammitglieder teil, während an einem externen Kickoff-Meeting sowohl Ihre Teammitglieder als auch der Kunde oder Kunde, mit dem Sie am Projekt zusammengearbeitet haben, teilnehmen. Bewerten Sie den Bedarf Ihres Teams, den Kunden zu verstehen, und die Bereitschaft des Kunden, sich zu beteiligen, um zu bestimmen, welche Art von Kickoff-Meeting geplant werden soll.

Warum sollten Sie ein Kickoff-Meeting abhalten?

Ein gut organisiertes Kickoff-Meeting kann entscheidend für den Erfolg eines Projekts sein. Hier haben Sie die Möglichkeit:

• Bekräftigen Sie den Zweck des Projekts: alle wichtigen Teammitglieder an einem Ort zu versammeln, wichtige Kundendetails und die Bedeutung der Arbeit zu klären.

• Beantworten Sie die Fragen. Indem Sie jedem die gleichen Informationen zur gleichen Zeit und in der gleichen Form zur Verfügung stellen, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Verwirrung minimieren, wenn die Leute mit der Ausführung der ihnen zugewiesenen Aufgaben beginnen.

• Legen Sie Erwartungen fest: Definieren Sie die Qualität und Quantität der für das Projekt erforderlichen Arbeit und inspirieren Sie Ihr Team, das Projekt mit Begeisterung abzuschließen.

Aufgrund dieser Vorteile kann ein Kickoff-Meeting Ihnen dabei helfen, ein qualitativ hochwertiges Projekt pünktlich oder sogar früher abzuliefern.

Was beim Kickoff-Meeting besprochen werden soll

Das Kickoff-Meeting ist der richtige Zeitpunkt für:

• Präsentieren Sie den gesamten Projektplan von Anfang bis Ende

• Beziehen Sie sich auf alle relevanten Hintergrundinformationen und Kundeneingaben, die als Leitfaden für das Projekt dienen.

• Verwenden Sie eine festgelegte Tagesordnung, um sicherzustellen, dass Sie bei einer Besprechung nicht versehentlich etwas auslassen.

Tipps zur Durchführung eines Kickoff-Meetings

Denken Sie bei der Vorbereitung Ihres Kickoff-Meetings über die Teilnehmer nach, darüber, welche Informationen sie bereits haben und welche Informationen Sie vermitteln müssen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, eine zusammenhängende Agenda für Ihr Kickoff-Meeting zu erstellen:

Bereiten Sie Ihr Team im Voraus vor

Unabhängig davon, ob Sie ein internes oder externes Kickoff-Meeting abhalten, ist es eine gute Idee, Ihrem Team mindestens einen Tag im Voraus Hintergrundinformationen zur Verfügung zu stellen. Abhängig vom Arbeitsablauf Ihres Teams können Sie digitale Tools wie Google Docs oder Dropbox verwenden, um eine kurze Erklärung der Ziele, Ziele und Ziele des Projekts zu teilen. Auf diese Weise kommen Teammitglieder mit ähnlichen Vorstellungen darüber, was sie erwartet, zum Meeting.

Der frühzeitige Informationsaustausch mit Ihrem Team ist besonders wichtig, wenn Sie ein externes Kickoff-Meeting abhalten. Wenn der Kunde im Raum ist, muss jeder im Team das gleiche Verständnis für das Projekt haben, damit Ihr Team vorbereitet erscheint. Bitten Sie Ihr Team, vor dem externen Kickoff-Meeting mit Fragen zu Ihnen zu kommen, um eventuelle Unklarheiten auszuräumen, bevor der Kunde in das Gespräch einsteigt.

Finden Sie Zeit, Leute kennenzulernen

Vorstellungen sind eine effektive Möglichkeit, alle Menschen vorzustellen, ihnen ein gutes Gefühl zu geben und ein Gespräch zu beginnen. Wenn sich die Mitglieder Ihres Projektteams nicht gut kennen, ist dies ein guter Zeitpunkt für sie, die Namen und Rollen der Personen kennenzulernen, mit denen sie bald zusammenarbeiten werden. Wenn der Kunde anwesend ist, beginnen Sie eine Vorstellungsrunde im Namen des Kunden.

Teammitglieder, die sich bereits kennen, könnten auf ein kurzes Eisbrecherspiel zu Beginn des Kickoff-Meetings gut reagieren. Dies kann die Teammoral steigern, insbesondere im Vorfeld einer langen Besprechung und eines großen Projekts. Bringen Sie also alle in Stimmung, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Beschreiben Sie das Projekt

Da sich nun alle im Raum kennen und aufmerksam sind, ist es an der Zeit, das Projekt zu besprechen. Beginnen Sie mit einem allgemeinen Gespräch über den Zweck, die Aktualität und die Relevanz des Projekts.

Identifizieren Sie als Nächstes die verschiedenen Segmente oder Bereiche des Projekts. Wenn ein Projekt beispielsweise drei aufeinanderfolgende Phasen hat, sprechen Sie über jede Phase einzeln und darüber, wie die Arbeit in einer Phase zur nächsten führen wird. Oder vielleicht umfasst Ihr Projekt gleichzeitige Komponenten, die auf den Spezialgebieten Ihrer Teammitglieder basieren, wie etwa Kreativität, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit.

In jedem Fall sollten Ihre Teammitglieder die Hauptbestandteile des Projekts verstehen, bevor Sie mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fortfahren.

Siehe Details

Sobald alle sehen, wie die wichtigsten Teile des Projekts zusammenpassen, können Sie die kleinen, detaillierten Schritte identifizieren, die jede große Phase oder Komponente des Projekts ausmachen. Weisen Sie bestimmten Teammitgliedern Aufgaben mit Fristen zu und klären Sie, mit wem die Ergebnisse geteilt werden. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass jeder weiß, mit wem er in seinem Teil des Projekts am engsten zusammenarbeiten wird und an wen er sich bei Fragen wenden kann.

Proaktive Problemlösung

Selbst bei gut geplanten Projekten kann es zu unerwarteten Unterbrechungen kommen, aber die Planung und Antizipation dieser Probleme kann Stress und Zeitverschwendung minimieren. Besprechen Sie potenzielle Probleme, auf die Ihr Team stoßen könnte, z. B. eine Verzögerung beim Erreichen eines Meilensteins, ein technisches Problem oder die Krankheit eines Teammitglieds. Sie können zwar nicht genau vorhersagen, was passieren könnte, aber wenn Ihr Team über einen Plan verfügt, verkürzt sich die Zeit, die zur Lösung eventuell auftretender Probleme benötigt wird.

Lassen Sie Zeit für Fragen

Laden Sie am Ende des Kickoff-Meetings die Anwesenden ein, Fragen zu stellen. Erinnern Sie das Team daran, dass dies möglicherweise das einzige Mal ist, dass Sie alle im selben Raum sind, bevor das Projekt fällig ist. Daher ist es für alle von Vorteil, jetzt Fragen zu stellen.

Senden Sie eine Folge-E-Mail

Senden Sie nach dem Kickoff-Meeting eine E-Mail an Ihr Team, um sich für die Aufmerksamkeit und den Enthusiasmus zu bedanken. Wenn Ihr Team in kleinen Gruppen an verschiedenen Teilen des Projekts arbeitet, senden Sie jeder Gruppe eine E-Mail und nicht dem gesamten Team. Nutzen Sie diese Zeit, um alle zu ermutigen und an wichtige Ergebnisse und Termine zu erinnern.

Wenn Ihr Kunde bei der Besprechung anwesend war, können Sie ihm separat schreiben, um ihm dafür zu danken, dass er Ihrer Organisation dieses wichtige Projekt anvertraut hat, und seien Sie bereit, alle Fragen zu beantworten, die er möglicherweise hat.