Tipps für die Durchführung produktiver Meetings • BUOM

29. April 2021

Besprechungen sind eine häufige Aktivität am Arbeitsplatz und diese Zusammenkünfte können eine effektive Möglichkeit sein, neue Informationen auszutauschen, Ideen zu generieren und mit Kollegen in Kontakt zu treten. Wenn Sie häufig an Arbeitsbesprechungen teilnehmen oder diese veranstalten, kann es hilfreich sein, Techniken zu implementieren, die eine produktive Besprechung gewährleisten. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige Tipps zur Vorbereitung und Durchführung produktiver Meetings.

18 Tipps für produktive Meetings

Wenn Sie darauf achten, wie Sie Besprechungen leiten und daran teilnehmen, können Sie und Ihr Team in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit mehr erledigen. Wenn Sie möchten, dass Ihre Meetings produktiver werden, beachten Sie diese Tipps:

Planen Sie kurze Besprechungen

Halten Sie Besprechungen nach Möglichkeit kurz. Hierzu können Sie Besprechungen mit einer Dauer von 15 bis 20 Minuten ansetzen. Dies wird sowohl Ihnen als auch den anderen Teilnehmern helfen, sich auf das Ziel zu konzentrieren, das Sie besprechen möchten. Kürzere Termine ermöglichen es den Fachkräften auch, schneller zu ihrer regulären Arbeit zurückzukehren.

Planen Sie bei längeren Meetings Pausen ein

Wenn das Besprechungsthema nicht innerhalb eines kurzen Zeitrahmens bearbeitet werden kann, sollten Sie darüber nachdenken, während der Besprechung kurze Pausen einzulegen, um einen Snack zu sich zu nehmen oder die Ereignisse der Besprechung zu verarbeiten. Erwägen Sie die Planung einer kurzen und unterhaltsamen Veranstaltung, die als Pause für das Meeting dient. Wenn Sie den Teilnehmern beispielsweise erlauben, für kurze Zeit zu chatten, kann dies als entspannende Pause für die Besprechungsteilnehmer dienen, was auch dazu beitragen kann, dass sich der oder die Redner entspannen und auf den Rest der Besprechung vorbereiten.

Fördern Sie die volle Konzentration

Laptops, Telefone und Nebengespräche können während einer Besprechung ablenken. Um Teilnahme und Konzentration zu fördern, versuchen Sie, den Einsatz von technischen Geräten während Ihrer Meetings einzuschränken und nehmen Sie sich bei Bedarf vor oder nach dem Meeting Zeit für geselliges Beisammensein.

Laden Sie nur diejenigen ein, die unbedingt an der Besprechung teilnehmen müssen

Versuchen Sie bei der Entscheidung, wen Sie zu einem Meeting einladen möchten, zu berücksichtigen, wer für das Meeting am wichtigsten ist. Meetings mit weniger Teilnehmern können produktiver sein. Wenn Sie also nur wichtige Mitarbeiter einladen, können Sie sicherstellen, dass alle beim Thema bleiben. Dies ermöglicht auch Mitarbeitern, die nicht anwesend sein müssen, ihre Arbeit in Ruhe fortzusetzen.

Verwenden Sie eine routinemäßige Besprechungsstruktur

Erwägen Sie nicht nur die Planung Ihrer Besprechungen, wann immer möglich, die gleiche Besprechungsstruktur zu verwenden. Dies hilft Fachleuten zu verstehen, was sie von den einzelnen Besprechungen erwarten können, und erleichtert die Planung weiterer Besprechungen in der Zukunft.

Wenn Sie beispielsweise zum ersten Mal ein Meeting abhalten, um Ideen für eine neue Marketingkampagne zu besprechen, kann eine flexible Planung effektiver sein. Wenn es bei der Besprechung jedoch um neue Unternehmensrichtlinien geht, kann es vorteilhafter sein, die Besprechung so zu strukturieren, dass der Moderator seine Informationen für einen festgelegten Zeitraum ohne Unterbrechung weitergeben kann.

Senden Sie Erinnerungen

Senden Sie vor dem Meeting Erinnerungen an Ort und Uhrzeit. Erwägen Sie, am Tag vor der Besprechung sowie eine Stunde vor der Besprechung eine Erinnerung zu senden. Dies hilft den Mitarbeitern bei der Planung ihres Tagesplans und stellt eine Erinnerung bereit, die sicherstellt, dass sie über die Besprechung informiert sind, wenn sie während des Arbeitstages beschäftigt sind.

Teilen Sie eine objektive Aussage

Erwägen Sie zu Beginn des Meetings eine klare, objektive Aussage darüber, was Sie erreichen möchten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Meeting beim Thema bleibt und Sie Ihr Ziel erreichen.

Wenn der Zweck der Besprechung beispielsweise darin besteht, die Sicherheitsgewohnheiten am Arbeitsplatz zu überprüfen, können Sie eine objektive Aussage wie die folgende vorbringen:

Bei diesem Treffen möchten wir neue Sicherheitsprotokolle festlegen und hilfreiche Tipps für die Sicherheit am Arbeitsplatz weitergeben.

Vorausplanen

Erwägen Sie die Planung der Besprechungsstruktur im Voraus. Manche finden es sogar hilfreich, vor Beginn des Meetings einen Überblick über die Ereignisse des Meetings zu geben, damit jeder den Zeitplan des Meetings einhalten kann.

Durch eine vorausschauende Planung haben Sie die Möglichkeit, jedes Besprechungsthema sorgfältig zu prüfen, um seine Relevanz zu bestimmen und die beste Art und Weise zu finden, es zu präsentieren. Durch die Bereitstellung eines Zeitplans für alle Teilnehmer wird außerdem sichergestellt, dass jeder den richtigen Zeitpunkt kennt, um Fragen zu stellen.

Umgebung ändern

Treffen an neuen Orten oder in Webanwendungen können die Kreativität fördern und es Fachleuten ermöglichen, einzigartige Umgebungen zu erleben. Erwägen Sie nach Möglichkeit einen Wechsel der Treffpunkte. Für manche Meetings kann es sogar hilfreich sein, einen informellen Ort in Betracht zu ziehen.

Wenn Sie beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung mit Ihren Kollegen planen, schlagen Sie möglicherweise ein Treffen bei Kaffee oder Tee vor, um einen gesprächigeren und persönlicheren Ansatz zu fördern.

Legen Sie ein Zeitlimit fest

Unabhängig davon, ob Sie ein kurzes oder ein längeres Meeting planen, stellen Sie durch die Festlegung eines Zeitlimits sicher, dass das Meeting nicht länger als nötig dauert. Wenn alle Teilnehmer auf die zeitliche Begrenzung aufmerksam gemacht werden, kann dies die Fachkräfte auch dazu ermutigen, nur relevante Gedanken und Bedenken mitzuteilen.

Bieten Sie zusätzliche Informationen an

Das Teilen von Details oder einer Zusammenfassung des Meetings nach dessen Ende hilft dabei, die Fachkräfte an die Diskussion des Meetings zu erinnern. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Informationen wie Arbeitsplatzstatistiken oder neue Richtlinien austauschen.

Erwägen Sie, diese zusätzlichen Informationen gegebenenfalls allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Dies ermöglicht es denjenigen, die nicht teilnehmen mussten oder konnten, über das Geschehen auf dem Treffen auf dem Laufenden zu bleiben.

Verfolgen Sie die Diskussion

Eine Möglichkeit, Ihr Meeting kurz und produktiv zu halten, besteht darin, die Diskussion zu verfolgen. Das bedeutet, darauf zu achten, wer spricht, und das Gespräch nur auf bestimmte Themen zu beschränken. Das Beobachten der Diskussion kann die Dauer des Meetings verkürzen und den Fachleuten mehr Zeit geben, ihre täglichen Arbeitsaufgaben zu erledigen.

Aufgaben zuweisen

Das Zuweisen von Aufgaben während oder nach einem Meeting kann den Teilnehmern helfen, konzentriert zu bleiben. Erwägen Sie beispielsweise die Erstellung eines rotierenden Zeitplans, um einem Teilnehmer die Aufgabe zuzuweisen, Notizen für das Meeting zu machen. Sie können bei Bedarf auch verschiedene Teilnehmer bitten, die Besprechung zu leiten, und andere bitten, nach der Besprechung bestimmte Aufgaben zu erledigen, die sich auf das Thema beziehen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Besprechung zum Thema Kundenzufriedenheit abhält, können die Besprechungsleiter mehrere Personen damit beauftragen, die Kunden zu bitten, Zufriedenheitsumfragen auszufüllen.

Durch die Zuweisung von Aufgaben haben die Mitarbeiter außerdem die Möglichkeit, sich aktiver einzubringen, was dazu beiträgt, Informationen zu behalten und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu steigern.

Mehr Details: So delegieren Sie Arbeit an Mitarbeiter: Häufig gestellte Fragen und Tipps

Halten Sie weniger Besprechungen ab

Bevor Sie einen Termin vereinbaren, überlegen Sie sich alternative Wege, um Ihr Ziel oder Ziel zu erreichen. Wenn Sie Besprechungsinformationen per E-Mail oder Memo weitergeben können, sollten Sie diese Methoden in Betracht ziehen. Weniger Besprechungen tragen dazu bei, dass die einzelnen Besprechungen effektiver sind, da es sich nicht um eine Routineveranstaltung handelt. Außerdem können Berufstätige dadurch häufiger ihren regulären Arbeitstag fortsetzen.

Teilen Sie Fragen statt Themen

Wenn Sie bei einem Meeting ein Konzept oder Thema zur weiteren Diskussion vorstellen, versuchen Sie, Fragen zu stellen, anstatt das Thema zu diskutieren. Dies sorgt für ein fokussierteres Gespräch. Wenn Sie beispielsweise während eines Meetings Marketingstrategien besprechen, versuchen Sie, eine bestimmte Frage zu stellen, wie zum Beispiel:

Wie können wir junge Frauen besser ansprechen?

Dies kann effektiver sein als die bloße Erwähnung von Marketingstrategien, da es ein bestimmtes Problem löst.

Machen Sie die Anwesenheit wann immer möglich optional.

Machen Sie die Teilnahme an Besprechungen nach Möglichkeit optional. Während es hilfreich ist, die Teilnahme zu fördern, stellt die Möglichkeit, dass jeder Fachmann seine eigene Entscheidung darüber treffen kann, ob er teilnehmen möchte, sicher, dass nur diejenigen teilnehmen, die vorbereitet und an dem Treffen interessiert sind.

Beginnen Sie pünktlich

Versuchen Sie, Besprechungen immer zu einer vorher festgelegten Startzeit zu beginnen. Dies stellt sicher, dass Fachleute genau die Zeit für ein Meeting einplanen, und setzt einen Trend in Gang, der die Mitarbeiter dazu ermutigt, pünktlich zu erscheinen.

Legen Sie die Regeln fest

Erwägen Sie die Festlegung von Besprechungsregeln, die für alle Besprechungen oder nur für bestimmte Arten von Besprechungen gelten. Durch die Festlegung klarer Besprechungsregeln kann sichergestellt werden, dass jeder Teilnehmer mit Respekt behandelt wird, und die Besprechung wird produktiver.

Eine Regel, die Sie beispielsweise festlegen könnten, wäre, dass Mitarbeiter ihre Hand heben, wenn sie dem Gespräch etwas hinzufügen möchten. Dies könnte dazu beitragen, dass Fachleute ohne Unterbrechung sprechen können und den Teilnehmern auch die Möglichkeit geben, neue Ideen und Perspektiven auszutauschen.