Techniken zur Jobanalyse (mit Definition, Vorteilen und Verwendungsmöglichkeiten) • BUOM

25. April 2022

Wenn ein Unternehmen wächst, kann durch die Überprüfung der für die Mitarbeiter definierten Rollen und Verantwortlichkeiten sichergestellt werden, dass jedes Teammitglied über die Werkzeuge, Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügt, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Unternehmen verlassen sich häufig auf Analysen, um zu erfahren, was jede Person in ihrer Rolle tut, und um mögliche Lücken zu identifizieren. Wenn Sie erfahren, wie Unternehmen dies tun, können Sie besser verstehen, warum diese Vorgehensweise die Geschäftsleistung optimieren kann.

In diesem Artikel besprechen wir, was eine Jobanalyse ist und besprechen die verschiedenen Techniken der Jobanalyse sowie deren Bedeutung und Einsatzmöglichkeiten.

Was ist eine Jobanalyse?

Bei der Jobanalyse geht es darum, die Details eines bestimmten Jobs zu verstehen. Das bedeutet, Informationen mit verschiedenen Methoden zu sammeln, um zu verstehen, welche Rollen Mitarbeiter ausüben, welche Tools und Fähigkeiten sie benötigen und welche Ergebnisse sie erzielen. Managementteams führen häufig Stellenbeurteilungen durch, um sicherzustellen, dass die Rollen, die sie haben, und die Leute, die sie besetzen, ihnen helfen können, ihre Ziele zu erreichen.

Warum ist eine Jobanalyse wichtig?

Die Jobanalyse ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Realistische Ansichten: Die Jobanalyse bietet eine realistische Ansicht darüber, was Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle tun. Da Mitarbeiter häufig Aufgaben übernehmen, die von ihrer ursprünglichen Stellenbeschreibung abweichen, bietet dies Einblick in die tatsächlich ausgeführten Aufgaben.

• Prozessverbesserung: Durch die Untersuchung dessen, was Menschen in einer bestimmten Rolle tun, kann das Management Bereiche identifizieren, in denen es Prozesse verbessern kann. Dazu kann es gehören, die für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit anzupassen oder die Mitarbeiter zu bitten, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

• Selbstreflexion: Bei Arbeitsbesprechungen sprechen Mitarbeiter oft mit sich selbst darüber, was sie im Rahmen ihrer täglichen Aufgaben tun. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, ihre eigene Arbeitsweise zu reflektieren, was zu innovativen Ideen oder Verhaltensänderungen führen kann.

Welche Methoden der Jobanalyse gibt es?

Es gibt mehrere gängige Methoden zur Jobanalyse:

Beobachtungsmethode

Bei der Beobachtungsmethode beobachtet ein externer Analyst einen Mitarbeiter und die von ihm ausgeführten Aufgaben. Sie begleiten einen Mitarbeiter oft mehrere Tage lang bei der Erfüllung seiner Aufgaben, nehmen an Besprechungen teil und bewerten seine Arbeitsbelastung, um die Kernfunktionen der Rolle zu verstehen. Während der Beobachtung macht sich der Analyst detaillierte Notizen über die Rolle, einschließlich der verwendeten Tools, wie viel Zeit er für Aufgaben aufwendet und mit wem er bei der Erledigung seiner Arbeit interagiert.

Interviewmethode

Bei der Interviewmethode befragt der Analyst den Mitarbeiter nach seiner Rolle. Sie hoffen, die gleichen Aspekte des Jobs kennenzulernen, die sie auch in einer Beobachtungsmethode sehen würden, z. B. welche Systeme sie verwenden, welche Prozesse sie befolgen und wie sie ihre Fähigkeiten einsetzen, um Ergebnisse zu erzielen. Mit dieser Methode kann der Befragte seinen eigenen Arbeitsstil für die Ausübung einer bestimmten Rolle formulieren. Analysten können mehrere Personen mit derselben Rolle befragen, um einen ganzheitlicheren Überblick über die Verantwortlichkeiten zu erhalten.

Fragebogenmethode

Bei der Fragebogenmethode erstellen Analysten eine Reihe von Fragen, die die Mitarbeiter zu ihrer Leistung beantworten können. Sie fragen häufig die Vorgesetzten der Mitarbeiter und andere Teammitglieder nach ihrer Wahrnehmung der Rolle, um eventuelle Diskrepanzen zwischen den Erwartungen festzustellen. Zu diesen Fragen kann gehören, dass die Mitarbeiter gefragt werden, wie sie jeden Tag verbringen, welche Prioritäten sie haben und wie effektiv sie ihre Aufgaben erfüllen.

Tägliche Methode

Bei der täglichen Methode erstellt ein Mitarbeiter täglich eine Aufzeichnung der von ihm erledigten Aufgaben. Dabei kann es sich um einen festgelegten Zeitraum, beispielsweise eine Woche, handeln, in dem sie ihre Aktivitäten und die dafür aufgewendete Zeit detailliert angeben. Dies kann eine objektive Möglichkeit sein, zu verstehen, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, und Bereiche zu identifizieren, in denen der Mitarbeiter seine Aufmerksamkeit auf wichtigere Aufgaben lenken kann.

Methode der funktionalen Arbeitsanalyse

Die funktionale Jobanalyse ist eine formale Methode zur Bewertung von Jobs und zur Erzielung quantitativer Ergebnisse. Das bedeutet, dass sie mehrere andere Methoden kombinieren können, um alles über die Rolle selbst und die Person, die sie ausfüllt, zu verstehen. Analysten können die individuellen und technischen Einschränkungen innerhalb einer Rolle ermitteln und Bereiche für Änderungen vorschlagen. Unternehmen nutzen häufig die funktionale Stellenanalyse, um neue Stellenbeschreibungen oder Stellenausschreibungen zu erstellen, die auf den für die Besetzung von Stellen erforderlichen Anforderungen basieren.

Methode zur Arbeitsplatzinventur

Eine Jobinventur umfasst eine strukturierte Checkliste, die Mitarbeiter überprüfen können, um sicherzustellen, dass sie bestimmte Aufgaben erledigen. Dies ergibt sich in der Regel aus einer Stellenbeschreibung oder den Erwartungen des Managements, um sicherzustellen, dass bestimmte Aufgaben ausgeführt oder bestimmte Tools verwendet werden. Diese Checklisten können sich auf die Aufgaben selbst, die Teammitglieder oder die Qualifikationen für jede Rolle konzentrieren.

Arbeitsmethode

Bei der Job-Characteristics-Methode übernimmt der Analytiker tatsächlich die Rolle des Mitarbeiters, um ein besseres Verständnis für den Mitarbeiter zu erlangen. Dies kann bedeuten, dass sie E-Mails beantworten, physische Aufgaben ausführen und mit Kollegen oder Systemen interagieren, um zu erfahren, was der Mitarbeiter erlebt. Anhand dieser Erfahrungen aus erster Hand können sie feststellen, welche Probleme und Anforderungen bestehen und wie Unternehmen diese in Stellenbeschreibungen richtig beschreiben können.

Zur Stellenanalyse verwenden

Hier sind einige häufige Anwendungen der Jobanalyse:

• Personalplanung: Diese Methoden können einem Unternehmen dabei helfen, die Fähigkeiten und Erfahrungen zu planen, die es zur Erfüllung beruflicher Aufgaben benötigt. Mit detaillierten Ergebnissen kann er genauere Stellenbeschreibungen erstellen und Talente einstellen, die seinen Anforderungen besser entsprechen.

• Leistungsmanagement: Da Managementteams häufig regelmäßige Leistungsüberprüfungen durchführen, kann diese Analyse dabei hilfreich sein. Sie können feststellen, ob Mitarbeiter über die Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügen, die Rollenanforderungen zu erfüllen, und messen, ob sie Ihren Erwartungen entsprechen.

• Entwicklung: Wenn Sie verstehen, welche Fähigkeiten, Einschränkungen und Verantwortlichkeiten für die Rolle relevant sind, können Sie verstehen, auf welchen Entwicklungs- oder Schulungsbedarf Sie eingehen könnten. Dies kann den Mitarbeitern helfen, sich in ihren Rollen weiterzuentwickeln und sich auf neue Verantwortlichkeiten vorzubereiten, während sie mit dem Unternehmen wachsen.