So werden Sie in 5 Schritten zum Administrative Operations Manager • BUOM

17. März 2022

Ein Verwaltungsbetriebsleiter ist Mitglied der Unternehmensleitung. Dieser Manager arbeitet oft abteilungsübergreifend, um Produktivitäts- und Effizienzprobleme anzugehen und Prozesse zu deren Verbesserung zu entwickeln. Das Verständnis der Rolle eines Verwaltungsbetriebsleiters kann Ihnen bei der Berufswahl und beim Aufbau einer Karriere helfen, die zu einer Führungsposition in einem Unternehmen führen könnte. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Verwaltungsbetriebsleiter ist, was er tut, wie man einer wird und wie sein Arbeitsumfeld aussieht.

Was ist ein Verwaltungsbetriebsleiter?

Ein Verwaltungsbetriebsleiter ist ein Spezialist, der für die Verwaltung der Verwaltungsabläufe eines Unternehmens verantwortlich ist. Sie bekleiden Führungs- oder Führungspositionen und verwalten sämtliche Belange der Verwaltungs- und Supportleistungen innerhalb eines Unternehmens. Sie koordinieren, planen und steuern Dienstleistungen wie Gehaltsabrechnung, Terminplanung und Schulung.

Ein Verwaltungsbetriebsleiter kann in verschiedenen Bereichen tätig sein. Der Manager kann Prozesse im Unternehmen bewerten, um die Effizienz zu verbessern. Einige Verwaltungsbetriebsleiter übernehmen möglicherweise die direkte Aufsicht über die Mitarbeiter. In anderen Personalstrukturen am Arbeitsplatz kann ein Manager mit anderen Managern zusammenarbeiten, um effektive Strukturen und Prozesse zu schaffen.

Was macht ein Verwaltungsbetriebsleiter?

Berücksichtigen Sie die folgenden Verantwortlichkeiten, die ein Verwaltungsbetriebsleiter haben kann:

Kontrollieren Sie die Rechnungsstellung

Ein Verwaltungsbetriebsleiter kann den Abrechnungsprozess des Unternehmens überwachen. Sie können Prozesse implementieren, um sicherzustellen, dass Kunden unmittelbar nach Abschluss der Dienstleistung oder Warenlieferung eine Rechnung erhalten. Der Manager kann auch mit Kunden zusammenarbeiten, die Fragen zur Rechnung haben. Letztendlich sind sie dafür verantwortlich, Rechnungen zeitgerecht zu bearbeiten und sicherzustellen, dass Kunden korrekte Rechnungen erhalten. Der Manager stellt außerdem sicher, dass die Mitarbeiter den Überblick über ausstehende Rechnungen behalten.

Verwaltungsprozesse erstellen

Der Verwaltungsbetriebsleiter erstellt manchmal Prozesse, um sicherzustellen, dass wichtige Dokumente erfasst und nachverfolgt werden. Sie können einen Prozess entwickeln, mit dem Mitarbeiter Dokumente wie Krankenversicherungs- oder persönliche Kontaktinformationen einreichen können. Manchmal sind auch Kunden in den Verwaltungsprozess involviert, beispielsweise die ordnungsgemäße Verfolgung und Ausführung von Arbeitsaufträgen. Ein Verwaltungsbetriebsleiter könnte beispielsweise einen Prozess für die Nachbereitung mit Kunden erstellen, um die Leistung des Unternehmens bei der Erledigung einer Aufgabe zu bewerten.

Verträge anbahnen

Einige Verwaltungsbetriebsleiter verwalten Verträge. An Verträgen ist in der Regel ein Auftragnehmer beteiligt, den das Unternehmen beauftragt, oder ein Lieferant, den das Unternehmen beauftragt. In Absprache mit dem Rechtsberater des Unternehmens erstellt der Manager häufig einen Standardvertrag und einen Standard-Einarbeitungsprozess für Auftragnehmer.

Beispielsweise könnte ein Content-Marketing-Unternehmen regelmäßig freiberufliche Autoren einstellen. Ein Unternehmen kann einen Standardvertrag für freiberufliche Autoren und einen regelmäßigen Onboarding-Prozess erstellen, da dieser so häufig verwendet wird. In anderen Fällen kann ein Manager mit Lieferanten zusammenarbeiten und deren Leistung anhand der Vertragserwartungen bewerten. Ein Beispiel wäre ein Speditionsunternehmen, das regelmäßig Waren an ein Unternehmen liefert.

Angebote erstellen

Der Administrative Operations Manager erstellt unter bestimmten Umständen Anforderungen im Zusammenhang mit potenziellen Dienstleistungen oder Arbeiten. Sie können eine Angebotsanfrage (RFP) für die Anforderungen des Unternehmens verfassen. Das RFP zieht dann Vorschläge von potenziellen Lieferanten ein, die der Front-Office-Manager bei der Bewertung unterstützen kann. In anderen Fällen kann ein Manager bei der Erstellung eines Unternehmensvorschlags als Reaktion auf die Angebotsanfrage eines anderen Unternehmens behilflich sein.

Entwickeln Sie Betriebsabläufe

Der Verwaltungsbetriebsleiter kann die Qualität der Arbeit und der Abläufe bewerten. Sie streben danach, Arbeitsabläufe zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Der Manager kann auch Prozesse erstellen, um qualitativ hochwertige Arbeit sicherzustellen. Beispielsweise kann ein Manager einen Mitarbeiter der Qualitätskontrolle damit beauftragen, Produkte zu bewerten und zu testen. Vielleicht testet ein Qualitätskontrollspezialist stichprobenartig ein Produkt von hundert produzierten Produkten, um etwaige Herstellungsfehler zu erkennen, die in der Produktionslinie auftreten. Das Verfahren kann beinhalten, was zu tun ist, wenn ein Fehler auftritt, und wie dieser behoben werden kann.

Stellen Sie die Personalebene ein

Der Verwaltungsbetriebsleiter hilft manchmal dabei, den Personalbestand des Unternehmens zu bestimmen. Sie schätzen den potenziellen Arbeitsaufwand ein und ermitteln die Stundenzahl für die Erledigung. Bei der Festlegung des Personalbestands versucht ein Manager möglicherweise, ein Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und realistischen Erwartungen an die Mitarbeiter zu finden. Wenn der Personalbestand zu niedrig ist, haben die Mitarbeiter möglicherweise nicht das Gefühl, ihre Arbeit erledigen und erfolgreich sein zu können. Ist der Personalbestand zu hoch, kann der Wert des Unternehmens zu hoch sein.

Planen Sie Ihr Training

Der Verwaltungsbetriebsleiter erstellt häufig Schulungsverfahren für das Unternehmen. Sie können sich mit der Personalabteilung abstimmen, um einen Onboarding-Prozess zu erstellen, der neue Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben schult und ihnen hilft, ihre Rollen erfolgreich zu erfüllen. Ein Manager kann die mit einer Position verbundenen Aufgaben bewerten und dann einen Prozess erstellen, um sie entsprechend zu schulen.

Verwalten Sie Ihre Lieferkette

Manchmal hilft ein Verwaltungsbetriebsleiter einem Unternehmen bei der Verwaltung seiner Lieferkette. Sie können Speditionen beauftragen und deren Leistung bewerten oder Möglichkeiten finden, die Kosten für den Warenversand zu senken. Sie suchen möglicherweise nach Alternativen, um die Lieferkette zu optimieren und die Kosten zu minimieren. Darüber hinaus kann der Manager Lieferanten bewerten und deren Preise für bestimmte Materialien mit anderen Lieferanten vergleichen.

Arbeitsumgebung für den Administrative Operations Manager

Ein Verwaltungsbetriebsleiter arbeitet normalerweise in einer Büroumgebung, obwohl einige Unternehmen je nach Branche möglicherweise Remote-Arbeit zulassen. Zu ihren Aufgaben gehören schwere Büroarbeiten und die Nutzung eines Computers zur Pflege und Speicherung von Dokumenten. Sie kommunizieren häufig per Telefon, E-Mail oder Videokonferenz mit Lieferanten, Lieferanten, Händlern, Verladern und Auftragnehmern. Sie können sich mit externen Partnern treffen. Zu ihren Aufgaben gehört auch die interne Koordination und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Sie verbringen möglicherweise viel Zeit damit, verschiedene Vorgänge und das Personal zu überwachen. Sie können auch interne Sitzungen abhalten.

Als Führungspersönlichkeiten in ihrem Unternehmen gehören zu ihren Kollegen auch Abteilungsleiter und andere Unternehmensmanager. Sie arbeiten wahrscheinlich mit mehreren Abteilungen zusammen und ihre Verantwortlichkeiten können sich auf das gesamte Unternehmen erstrecken. Obwohl sie als Führungskräfte des Unternehmens während der Geschäftszeiten arbeiten, erhalten sie außerhalb der Geschäftszeiten häufig Nachrichten, die möglicherweise Maßnahmen erfordern, z. B. das Versenden von E-Mails oder das Tätigen von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten.

So werden Sie Verwaltungsbetriebsleiter

Hier sind ein paar Schritte, um Verwaltungsbetriebsleiter zu werden:

1. Erwerben Sie einen Bachelor-Abschluss

Der erste Schritt auf dem Weg zum Verwaltungsbetriebsleiter ist der Erwerb eines Bachelor-Abschlusses. Um Verwaltungsbetriebsleiter zu werden, ist ein vierjähriger Abschluss erforderlich. Während ein bestimmtes Hauptfach keine Voraussetzung für eine Stelle ist, bieten einige Abschlüsse Hintergrundwissen, das besser auf die Stelle anwendbar ist:

• Wirtschaftskommunikation: Ein Abschluss in Wirtschaftskommunikation vermittelt Ihnen grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse, wie zum Beispiel Budgetierung oder die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung. Der Abschluss legt auch Wert auf Kommunikation, eine wichtige Fähigkeit für die Stelle, da Ihre Rolle möglicherweise funktionsübergreifend ist und mehrere Abteilungen umfassen kann.

• Betriebswirtschaftslehre: Ein Betriebswirtschaftsstudium vermittelt Führungs- und Verwaltungskompetenzen. Es bietet eine gute Grundlage für die Position, da es grundlegende betriebswirtschaftliche Kenntnisse wie Rechnungswesen, Wirtschaftsrecht und Wirtschaftswissenschaften mit Schwerpunkt auf Führung vermittelt.

• Finanzen: Ein Finanzabschluss kann Ihnen die Finanzmanagementfähigkeiten vermitteln, die Sie für eine Position als Verwaltungsbetriebsleiter benötigen. Dieser Abschluss kann Sie darauf vorbereiten, Verwaltungsprozesse zu entwickeln, Budgets und Verträge zu erstellen und die Effizienz innerhalb eines Unternehmens zu verbessern.

2. Holen Sie sich ein Praktikum

Während des Studiums ist es hilfreich, durch ein Praktikum Berufserfahrung zu sammeln. Praktika können es Ihnen ermöglichen, verschiedene Branchen auszuprobieren und herauszufinden, was Ihnen gefällt und was nicht. Ihre Hochschule oder Universität bietet möglicherweise Hilfe bei der Suche nach einem Praktikum an, da sie manchmal mit Arbeitgebern vor Ort zusammenarbeitet.

Sie können auch online und in Jobbörsen nach Praktika suchen. Wenn es eine Branche gibt, die Sie interessiert, können Sie nach Branchen-Jobseiten suchen. Wenn Sie an einem bestimmten Unternehmen interessiert sind, können Sie auf dessen Website nach Stellenangeboten suchen oder eine E-Mail an die Personalabteilung senden, um sich nach Praktika zu erkundigen.

3. Erfahrungen sammeln

Beginnen Sie nach Ihrem Abschluss mit der Suche nach einer Einstiegsposition und bauen Sie Ihre Erfahrung aus. Wenn Ihr Karriereziel darin besteht, Verwaltungsbetriebsleiter zu werden, benötigen Sie möglicherweise jahrelange Erfahrung in verschiedenen Branchenpositionen. Da es sich um eine Führungsrolle handelt, ist in der Regel auch Erfahrung als Aufsichtsperson erforderlich. Steigen Sie in höhere Positionen auf, indem Sie sich am Arbeitsplatz beweisen. Sobald Sie sich im Unternehmen etabliert haben, teilen Sie ihm Ihre Karriereziele und Ambitionen mit. Gute Führungskräfte helfen ihren Teammitgliedern, ihre Karriere weiterzuentwickeln und ihre Ziele zu erreichen.

4. Entwickeln Sie Branchenkenntnisse

Ein Verwaltungsbetriebsleiter hat in der Regel ein gutes Verständnis für das Unternehmen als Ganzes. Der Manager arbeitet häufig funktionsübergreifend und unterstützt verschiedene Abteilungen. Wenn Sie Verwaltungsbetriebsleiter werden möchten, kann Ihnen die Kenntnis der verschiedenen Aspekte des Unternehmens und seiner Funktionsweise dabei helfen, die Stelle zu bekommen.

Sie können mehr über das Unternehmen erfahren, indem Sie an Projekten teilnehmen, an denen mehrere Abteilungen des Unternehmens beteiligt sind. Auf diese Weise können Sie sich für eine Führungsrolle positionieren, die über einen bestimmten Bereich im Unternehmen hinausgeht. Wenn Sie außerdem Branchenkenntnisse und Erfahrung sammeln, können Sie sich möglicherweise auf eine Stelle bei einem anderen Unternehmen bewerben.

5. Erwägen Sie einen höheren Abschluss

Ein weiterführender Abschluss kann Ihnen dabei helfen, eine Führungsrolle zu übernehmen, beispielsweise die eines Verwaltungsbetriebsleiters. Anders als ein Bachelorabschluss ist ein Masterabschluss keine Voraussetzung für eine Stelle, kann Ihnen aber dennoch dabei helfen, sich von anderen Bewerbern abzuheben. Hier sind einige Masterabschlüsse, die Ihnen dabei helfen können, eine Position als Verwaltungsbetriebsleiter zu ergattern:

• Projektmanagement: Ein Master-Abschluss in Projektmanagement kann Sie auf viele Aspekte der Tätigkeit als Verwaltungsbetriebsleiter vorbereiten. Es vermittelt ein höheres Maß an Wissen in Bereichen wie effektivem Ressourcenmanagement, Projektplanung und Projektmanagement.

• Supply Chain Management: Der Verwaltungsbetriebsleiter beschäftigt sich häufig mit Lieferkettenproblemen. Dieser Masterstudiengang vermittelt fortgeschrittene Kenntnisse in Bereichen wie Transport, Logistik und Planung.

• MBA: Der MBA konzentriert sich auf Führung und fortgeschrittene Geschäftskonzepte. Sie können ein MBA-Programm häufig so anpassen, dass es sich auf Ihre Karriereziele konzentriert, beispielsweise auf die Verwaltung von Verwaltungsabläufen.

Gehalt und Jobaussichten für Administrative Operations Manager

Das US-Büro für Arbeitsstatistik berichtet, dass das durchschnittliche Gehalt für Personen, die als Verwaltungsbetriebsleiter arbeiten, 103.650 US-Dollar pro Jahr beträgt. Das BLS gibt jedoch auch an, dass die Gehälter von Betriebsleitern je nach Branche variieren können, da ihre Verantwortlichkeiten je nach Branche unterschiedlich sein können. Das BLS berichtet außerdem, dass die Beschäftigung von Betriebsleitern bis 2030 voraussichtlich um 9 % steigen wird, etwas schneller als der nationale Durchschnitt aller Mitarbeiter.