So werden Sie in 4 Schritten zum Top-Assistenten • BUOM

10. September 2021

Projektteams, Manager und andere Fachkräfte benötigen häufig Hilfe bei einer Vielzahl routinemäßiger Geschäftsaufgaben. Einer der Hilfskräfte, die sie einstellen können, ist ein Assistent. Wenn Sie gerne anderen am Arbeitsplatz helfen oder Verwaltungserfahrung sammeln möchten, denken Sie über eine Stelle als Assistent nach. In diesem Artikel besprechen wir die Rolle eines Chefassistenten und die Schritte, die Sie befolgen müssen, wenn Sie einer werden möchten.

Was ist ein Generalassistent?

Ein allgemeiner Assistent ist eine Fachkraft, die Manager, Vorgesetzte oder Abteilungen unterstützt. Ihre beruflichen Verantwortlichkeiten variieren, in der Regel übernehmen sie jedoch Verwaltungsaufgaben für einen Kollegen oder ein Team, sodass sich diese Personen auf vorrangige Aufgaben konzentrieren können. Ein allgemeiner Assistent, der für einen Top-Manager arbeitet, hat wahrscheinlich mehr Verantwortung als ein Assistent in einem kleinen Projektteam. Allgemeine Assistenten arbeiten in vielen Branchen, darunter Wirtschaft, Gesundheitswesen, Informationstechnologie und Einzelhandel.

Was macht ein Generalassistent?

Allgemeine Assistenten erledigen Verwaltungsaufgaben wie:

• Versenden von Dokumenten per Fax oder Post

• Dokumente kopieren und archivieren

• Pakete signieren und verteilen

• Einkauf von Büromaterial

• Pflege eines Kontaktsystems für Klienten und Kunden

• Besprechungsräume einrichten

• Machen Sie sich während Besprechungen Notizen

• Koordination von Zeitplänen zwischen Teammitgliedern

• Planen von Besprechungen und Terminen

Viele allgemeine Assistenten kommunizieren auch regelmäßig im Namen der Organisation mit Kunden. Sie können Anrufe entgegennehmen, auf E-Mails antworten und Kunden begrüßen, wenn sie im Büro ankommen. Allgemeine Assistenten verbringen die meiste Zeit an einem Computertisch, können aber auch in Konferenzräumen arbeiten oder Besorgungen erledigen.

So werden Sie Chefassistent

Wenn Sie Generalassistent werden möchten, befolgen Sie diese allgemeinen Schritte:

1. Abiturient

Die meisten allgemeinen Assistenten haben einen Hochschulabschluss oder einen gleichwertigen Abschluss, beispielsweise einen GED. Eine High-School-Ausbildung vermittelt Ihnen die grundlegenden Kenntnisse und Fähigkeiten, um Assistent zu werden. Als allgemeiner Assistent können Sie beispielsweise einfache mathematische Berechnungen durchführen oder grammatikalisch korrekte E-Mails für Ihren Arbeitgeber schreiben. Darüber hinaus bringen viele Gymnasien den Schülern den Umgang mit gängigen Verwaltungstools wie Textverarbeitungsprogrammen bei.

2. Suchen Sie nach Möglichkeiten für Anfänger

Da es sich bei vielen Positionen als allgemeiner Assistent um Einstiegspositionen handelt, können Einstiegspositionen Ihnen bei der Vorbereitung helfen. Beispielsweise könnten Sie als Wochenendadministrator für ein kleines lokales Unternehmen arbeiten. Sie können auch ehrenamtlich Verwaltungsaufgaben für eine gemeinnützige Organisation übernehmen, z. B. das Beantworten von Telefon- oder E-Mail-Nachrichten. Die Suche nach ähnlichen Stellen als allgemeiner Assistent kann dabei helfen, Ihren Lebenslauf zu verbessern und Ihre Chancen auf den gewünschten Job zu verbessern.

3. Entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten

Einer der wichtigsten Faktoren, auf die Arbeitgeber bei der Einstellung von Generalassistenten achten, ist die Liste ihrer Fähigkeiten. Entwickeln Sie Ihre Soft- und Hard-Skills, indem Sie an einem Rednerkurs teilnehmen, um Ihre Kommunikation zu verbessern, oder an einem Textverarbeitungskurs, um schneller tippen zu können. Führen Sie eine Selbsteinschätzung durch, um zu entscheiden, welche Fähigkeiten Sie stärken möchten. Erkunden Sie dann Optionen wie Online- oder lokale College-Kurse, um diese zu verbessern. Freiwilligenarbeit in einem örtlichen Unternehmen ist eine weitere großartige Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem realen Umfeld weiterzuentwickeln und Ihrem Lebenslauf Erfahrungen hinzuzufügen.

4. Holen Sie sich eine höhere Ausbildung

Erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine allgemeine Assistentenstelle mit mehr Verantwortung und höherer Bezahlung, indem Sie einen Abschluss erwerben. Beispielsweise kann ein Assistent der Geschäftsführung einen Associate-Abschluss oder einen Bachelor-Abschluss haben. Diese Programme bieten zusätzliche Anleitungen zu Themen wie der Verwendung von Tabellenkalkulationen oder der professionellen Kommunikation. Wenn Sie in einer bestimmten Branche arbeiten möchten, sollten Sie darüber nachdenken, entsprechende Kurse zu belegen. Wenn Sie beispielsweise als Assistent in einem Marketingunternehmen arbeiten möchten, belegen Sie Kurse in Betriebswirtschaft und Marketing.

Gehalt und Jobaussichten des stellvertretenden Generaldirektors

Laut Indeed Gehälter beträgt das durchschnittliche Gehalt für einen Chefassistenten 15,36 $ pro Stunde. Das Unternehmen, für das Sie arbeiten, und der Staat, in dem Sie leben, können einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie viel Sie verdienen. Die Karriereaussichten für diese Position variieren je nach Branche, sind aber im Allgemeinen positiv. Das Bureau of Labour Statistics geht beispielsweise davon aus, dass die Zahl der Stellen als Personalassistent um 19 % steigen wird 17 % bis 2029Das ist viel schneller als der Durchschnitt.

Fähigkeiten für einen Generalassistenten

Zu den am häufigsten von Assistenten eingesetzten allgemeinen Fähigkeiten gehören:

Organisation

Allgemeine Assistenten nutzen ihre organisatorischen Fähigkeiten, um nicht nur sich selbst, sondern auch ihren Arbeitgebern dabei zu helfen, organisiert zu bleiben. Ein allgemeiner Assistent kann beispielsweise dafür verantwortlich sein, die Dokumente der Organisation ordentlich aufzubewahren und gleichzeitig dem Manager bei der Verwaltung seines Tagesplans zu helfen. Allgemeine Assistenten entwickeln ein Organisationssystem, das es ihnen ermöglicht, schnell zu finden, was sie suchen, und so sicherzustellen, dass ihre Aufgaben effizient erledigt werden.

Zeiteinteilung

Viele allgemeine Assistenten koordinieren die Zeitpläne für ihre Arbeitgeber. Sie können beispielsweise die Tage verschiedener Stakeholder verwalten, um sicherzustellen, dass jeder Zeit für wichtige Besprechungen hat. Auch allgemeine Assistenten verwalten ihre Zeit, um Aufgaben pünktlich zu erledigen.

Aufmerksamkeit fürs Detail

Beispiele für Situationen, in denen allgemeine Assistenten auf Details achten, sind:

• Sicherstellen, dass die gesamte Kommunikation mit Klienten und Klienten korrekt und professionell ist

• Sie führen Faktenprüfungsstudien für das Team durch, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind, bevor sie sie präsentieren

• Gewährleistung der Richtigkeit der Geschäftsunterlagen

• Stellen Sie bei der Planung von Mitarbeitern sicher, dass die Besprechungszeiten mit den Informationen in digitalen Planungssystemen übereinstimmen.

Kommunikation

Allgemeine Assistenten kommunizieren häufig mit anderen Mitgliedern der Organisation und mit Kunden. Sie nutzen sowohl schriftliche als auch mündliche Kommunikationsfähigkeiten, um Projektanforderungen zu erläutern, Notizen zu machen, Besprechungen zu planen und Kundenfragen zu beantworten. Allgemeine Assistenten können auf verschiedene Weise kommunizieren, beispielsweise persönlich, telefonisch und per E-Mail.

Aktiv

Erfahrene allgemeine Assistenten wissen, dass sie eine Aktion ausführen müssen, bevor sie dazu aufgefordert werden. Sie können beispielsweise Büromaterialien bestellen, wenn sie feststellen, dass diese zur Neige gehen. Allgemeine Assistenten antizipieren häufig die Bedürfnisse ihres Arbeitgebers und reagieren entsprechend, anstatt auf Anweisungen zu warten.