So verwenden Sie Excel-Kommentare (mit 7 effektiven Techniken für die Zusammenarbeit) • BUOM

8. April 2022

Microsoft Excel ist eine Software, die es Benutzern ermöglicht, Informationen und Daten mit Kollegen und anderen Mitarbeitern zu teilen. Die Verwendung der Kommentarfunktion in Excel kann Fachleuten dabei helfen, den Informationen in einem Arbeitsblatt einfach und effektiv Kontext oder detailliertere Erklärungen hinzuzufügen. Das Verständnis der Szenarien, in denen Sie die Kommentarfunktion verwenden könnten, und das Erlernen von Strategien zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Teilen von Excel-Kommentaren können Ihnen dabei helfen, das Programm effektiv zu nutzen und die Zusammenarbeit zu verbessern. In diesem Artikel definieren wir Excel-Kommentare, stellen Situationen vor, in denen Sie sie verwenden können, und beschreiben, wie Sie die Kommentarfunktion verwenden.

Was sind Excel-Kommentare?

Excel-Kommentare sind zusätzliche Notizen oder Kommentare, die Sie zu Informationen in einer Excel-Tabelle hinzufügen können. Anstelle einer Bearbeitung, die sich möglicherweise auf die Formatierung oder den Informationsfluss auswirkt, kann das Hinzufügen eines Kommentars zusätzlichen Kontext bieten, ohne den Inhalt des Arbeitsblatts zu ändern. Dies ermöglicht es dem Benutzer möglicherweise, die empfohlenen Änderungen ausführlicher zu erläutern, anderen Benutzern Ratschläge zu geben oder zu zeigen, wie und warum sie zu einer bestimmten Schlussfolgerung gekommen sind. Da der Benutzer Kommentare problemlos teilen, bearbeiten oder löschen kann, ohne das Dokument zu beeinträchtigen, kann dieses Tool eine effektive Möglichkeit sein, ein Projekt zu verbessern.

Wann ist es wichtig, Excel-Kommentare einzufügen?

Hier sind einige Beispiele für Situationen, in denen Excel-Kommentare die Diskussion, den Austausch und die Zusammenarbeit erleichtern können:

• Der Manager fügt Kommentare hinzu, um das Schulungsplandokument für neue Mitarbeiter zu aktualisieren

• Ein Teammitglied bittet einen Vorgesetzten, seine Berechnungen an einem Datenpunkt zu überprüfen.

• Der Lektor bittet den Inhaltsersteller, die Bedeutung eines bestimmten Satzes zu klären.

• Der Partner bittet sein Team, den Blattbereich vor dem Absenden zu genehmigen

• Der Lehrer erklärt dem Schüler die auf dem Arbeitsblatt dargestellte Formel ausführlicher

• Der Veranstaltungsplaner markiert mehrere Kunden auf einer Liste möglicher Termine, um Optionen zu besprechen, bevor mit dem Planungsprozess begonnen wird.

So verwenden Sie Kommentare in Excel

Hier sind sieben Möglichkeiten, die Kommentarfunktion in Excel zu verwenden:

1. Excel-Kommentar einfügen

Um einen Kommentar in eine Excel-Tabelle einzufügen, können Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken, in die Sie den Kommentar einfügen möchten. Wenn die Liste der Optionen auf dem Bildschirm angezeigt wird, können Sie je nach verwendeter Excel-Version „Neuer Kommentar“ oder „Kommentar einfügen“ auswählen. Sobald Sie eine dieser Optionen ausgewählt haben, können Sie mit der Eingabe Ihres Kommentars beginnen.

Der Text sollte während der Eingabe automatisch umbrochen werden. Wenn Sie also eine neue Zeile innerhalb eines Kommentars beginnen möchten, können Sie die Eingabetaste drücken. Wenn Sie fertig sind, können Sie auf „Veröffentlichen“ klicken, was wie ein Pfeil aussieht. Sie können auch außerhalb des Kommentarfelds klicken, um einen Kommentar zu posten.

2. Bearbeiten oder löschen Sie einen Kommentar

Wenn Sie den Inhalt eines Kommentars ändern möchten, ohne ihn zu löschen oder neu zu schreiben, können Sie ihn einfach in Excel bearbeiten. Dazu können Sie mit der Maus über die Zelle fahren, die den Kommentar enthält, und dann mit der Maus über den Kommentar, den Sie bearbeiten möchten. Wenn die Option Bearbeiten angezeigt wird, können Sie darauf klicken und Änderungen vornehmen. Wenn Sie mit Ihrer Bearbeitung zufrieden sind, können Sie auf „Speichern“ klicken. Wenn Sie die Bearbeitung abbrechen möchten, können Sie auf Abbrechen klicken.

Wenn Sie einen Kommentar löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die den Kommentar enthält. Wenn der Bildschirm erscheint, können Sie „Kommentar löschen“ auswählen. Dadurch werden alle Kommentarinhalte und alle damit verbundenen Formatierungen entfernt.

3. Alle Kommentare anzeigen

Wenn Sie alle Kommentare in der Tabelle anzeigen möchten, können Sie im Menüband oben auf dem Bildschirm auf „Anzeigen“ klicken. Klicken Sie dann auf „Alle Kommentare anzeigen“. Daraufhin sollte eine Seitenleiste mit allen Kommentaren angezeigt werden. Eine andere Möglichkeit, Kommentare anzuzeigen, besteht darin, in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf „Kommentare“ zu klicken. Dadurch sollte automatisch die Seitenleiste angezeigt werden. Um die Kommentarseitenleiste auszublenden, können Sie erneut auf „Alle Kommentare anzeigen“ klicken oder auf das „x“ in der oberen rechten Ecke der Seitenleiste klicken, sofern verfügbar.

4. Drucken Sie das Kommentarblatt aus

Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt mit Kommentaren drucken möchten, können Sie das Arbeitsblatt so formatieren, dass die Kommentare so gedruckt werden, wie sie erscheinen, oder Sie können alle Kommentare am Ende drucken. Um Kommentare so zu drucken, wie sie erscheinen, klicken Sie im Menüband oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Seitenlayout“. Wählen Sie im Menüband die Option „Seite einrichten“ und dann oben im Fenster „Blatt“ aus.

Klicken Sie im Blattmenü neben dem Abschnitt „Kommentare“ auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie „Wie im Blatt gezeigt“ aus. Wenn Sie Kommentare stattdessen am Ende der Tabelle anzeigen möchten, können Sie „Am Ende der Tabelle“ auswählen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie unten im Fenster auf „OK“ klicken. Zum Drucken können Sie nun entweder oben auf dem Bildschirm auf „Datei“ klicken und „Drucken“ auswählen oder das Druckersymbol in der Multifunktionsleiste oben auf dem Blatt auswählen.

5. Fügen Sie einen Kommentarthread ein

Sie können die Kommentarfunktion von Excel verwenden, um mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten. Um ein Thema zu eröffnen, können Sie zunächst einen Kommentar im entsprechenden Feld posten. Wenn Sie eine Diskussion mit einem bestimmten Kollegen beginnen möchten, können Sie ihn in einem Kommentar erwähnen, indem Sie das „@“-Symbol und seine E-Mail-Adresse eingeben. Dadurch wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kommentar angehängt.

Wenn andere Peers den Kommentar sehen, können sie an der Diskussion teilnehmen, indem sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken und „Auf Kommentar antworten“ auswählen. Wenn Sie auf Ihren eigenen Kommentar antworten möchten, können Sie mit der Maus über die Zelle fahren, auf das Feld „Antworten“ klicken, Ihren Kommentar eingeben und auf den Pfeil „Posten“ klicken. Ähnlich wie beim Bearbeiten eines Kommentars ohne Thread können Sie einen Kommentar in einem Thread bearbeiten, indem Sie mit der Maus über den Kommentar fahren und Bearbeiten auswählen. Sie können auch die Option „Löschen“ auswählen, um einen einzelnen Thread-Kommentar zu löschen.

6. Schließen oder löschen Sie den Kommentarthread

Wenn Sie einen Kommentarthread schließen möchten, damit andere nicht mehr antworten können, können Sie ihn als gelöst markieren. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über die Zelle mit dem Kommentarthread und wählen Sie das „…“-Symbol in der oberen rechten Ecke des Kommentars aus. Durch Klicken auf dieses Symbol können Sie „Verkettung zulassen“ auswählen. Dadurch bleibt der Thread sichtbar, aber niemand kann etwas hinzufügen, es sei denn, Sie öffnen ihn erneut. Wenn Sie die Kette vollständig löschen möchten, können Sie Kette löschen anstelle von Kette zulassen auswählen. Dadurch entfällt die Möglichkeit, alle Kommentare und Antworten zu hinterlassen.

7. Kopieren Sie den Kommentarthread in eine andere Zelle

Sie können einen Kommentarthread auch einfach kopieren und in eine andere Zelle der Tabelle einfügen. Dazu können Sie die Zelle mit dem Kommentarthread auswählen und kopieren. Auf einem Mac können Sie dies erreichen, indem Sie „Befehl“ und „C“ drücken. Auf dem PC können Sie dies tun, indem Sie „Strg“ und „C“ drücken. Sie können dies auch auf jedem Computermodell tun, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Zelle klicken und im Menü die Option „Kopieren“ auswählen.

Um einen Thread einzufügen, können Sie im Menüband oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Startseite“ klicken. Dort können Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche „Einfügen“ klicken. Anschließend können Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche „Inhalte einfügen“ klicken. Wenn dieses Dialogfeld geöffnet wird, können Sie Kommentare und dann OK auswählen. Dies bereitet Sie darauf vor, die Kette in eine neue Zelle einzufügen. Anschließend können Sie die neue Zelle auswählen und auf einem Mac „Befehl“ und „V“ oder auf einem PC „Strg“ und „V“ drücken. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Zelle klicken und Einfügen auswählen.

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