So verwenden Sie Excel für das Projektmanagement (Vorteile und Tipps) • BUOM

Organisiert zu bleiben und Ihre Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele zu verfolgen, sind Schlüsselelemente für ein erfolgreiches Projektmanagement. Viele Unternehmen nutzen Tabellenkalkulationssoftware wie Excel, um den Projektfortschritt zu verfolgen und Datenpunkte im Zusammenhang mit Budgets, Zeitplänen und Ressourcen zu organisieren. Das Erlernen der Verwendung von Excel für das Projektmanagement, einschließlich seiner Vorteile und anwendbaren Funktionen, kann Ihnen dabei helfen, die Software in Ihre Projektstrategie zu integrieren. In diesem Artikel erklären wir die Vorteile der Verwendung von Tabellenkalkulationen für das Projektmanagement und geben einige Tipps, wie Sie Excel für die Verwaltung Ihres nächsten Projekts verwenden können.

Welche Vorteile bietet die Verwendung von Excel für das Projektmanagement?

Obwohl es viele Optionen für Projektmanagement-Software gibt, bietet die Verwendung von Excel mehrere Vorteile. Hier sind einige Vorteile der Verwendung dieser Software zur Verwaltung Ihrer Projekte:

Einfachheit

Einer der größten Vorteile dieses Programms ist seine Einfachheit. Insbesondere für kleine Unternehmen, solche mit begrenztem Personal oder diejenigen, die jeweils nur an einem Projekt arbeiten, bietet Excel viele der Kernfunktionen, die Sie für das Projektmanagement benötigen, ohne die Ablenkungen, die mit komplexeren Programmen verbunden sein können. Seine relative Einfachheit erleichtert die Navigation und Bedienung, wodurch Sie Zeit beim Erlernen des Programms und bei der Optimierung seiner Verwendung sparen können.

Leichtigkeit des Zugangs

Für viele ist Excel eine kostengünstige und benutzerfreundliche Option. Viele Menschen besitzen bereits Microsoft Office und haben daher bereits Zugriff auf die Tabellenkalkulationssoftware. Es kann auch günstiger sein als andere Projektmanagement-Software. Da Programme, die speziell für das Projektmanagement entwickelt wurden, häufig erweiterte Funktionen zur Durchführung spezifischer Projektmanagementaufgaben enthalten, können sie teurer sein als einfache, generische Programme. Wenn Sie bereits über Software verfügen, können Sie durch die Suche nach Möglichkeiten, diese in Ihrem Projektmanagementplan anzuwenden, eine bereits vorhandene Ressource nutzen.

Anpassbarkeit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Tabellenkalkulationen an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Es gibt mehrere kostenlose, herunterladbare Vorlagen, die Sie auf Ihre Tabellenkalkulationen anwenden können, um Ihre Projektmanagementdaten zu organisieren, Budgets und Fristen zu verfolgen und Projektberichte zu erstellen. Diese Vorlagen sind einfach zu verwenden und können Ihnen bei der Erstellung von Datensätzen für verschiedene Aspekte Ihres Projekts helfen. Diese Vorlagen bieten zwar Orientierung, indem sie vorgefertigte Funktionen und Layouts bieten, sind aber auch anpassbar, sodass Sie sie flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

So verwenden Sie Excel für das Projektmanagement

Hier finden Sie einige Tipps, Tools, Funktionen und Ideen zur Verwendung von Excel in Ihrer Projektmanagementstrategie:

1. Projektzeitmanagement

Eine Möglichkeit, eine Tabellenkalkulation zu verwenden, besteht darin, Projektpläne zu erstellen und diese auf dem Weg zu wichtigen Meilensteinen zu verfolgen. Das Programm umfasst Funktionen, mit denen Sie Zeitleisten und Diagramme erstellen können, um Ihren Projektzeitplan zu visualisieren. Diese Diagramme können zeigen, wie lange bestimmte Aufgaben dauern könnten, wann jede Aufgabe beginnt und welche Frist für jede Aufgabe oder jedes Projektziel gilt. Im Programm stellt das Diagramm jede Aufgabe als horizontale Linie oder Balken dar und erstellt so einen klaren visuellen Zeitplan, der auf einen Blick leicht zu lesen ist.

Um diese Funktion zu nutzen, sollten Sie die Vorlage „Projektzeitleiste“ herunterladen. Auch wenn es einige Zeit dauern kann, sich mit den Funktionen der Vorlage vertraut zu machen, können sie Ihnen Hinweise zum Erstellen einer Zeitleiste geben. Die Verwendung einer Vorlage kann auch Zeit sparen, die Sie andernfalls für die Erstellung Ihrer eigenen Zeitleiste ohne die Hilfe einer bereits vorhandenen Funktion aufwenden müssten, insbesondere wenn Sie weniger Erfahrung mit dem Programm haben. Wenn Sie Erfahrung mit der Software haben, können Sie Ihre eigene Zeitleiste erstellen, um mehr Kontrolle und Flexibilität bei der Anpassung an Ihre Bedürfnisse zu haben.

2. Überwachung der Aufgabenerfüllung

Sobald Sie einen Projektplan erstellt haben, kann die Verwendung eines Aufgabenmanagers eine gute Möglichkeit sein, Ihren Fortschritt bei bestimmten Projektaufgaben zu verfolgen. Sie können beispielsweise Ihre täglichen, langfristigen und kurzfristigen Aufgaben nach Startdatum, Enddatum und abgeschlossenem Prozentsatz verfolgen. Um diese Funktion nutzen zu können, verfügt jede Aufgabe über einen separaten Eintrag in der Tabelle. Fügen Sie Spalten für jeden Aspekt des Projekts ein, den Sie verfolgen möchten, und erwägen Sie die Erstellung einer Spalte zum Aufzeichnen von Notizen, damit Sie besser organisiert bleiben. Wenn Sie in einem Team arbeiten, sollten Sie darüber nachdenken, eine Spalte hinzuzufügen, um den Überblick darüber zu behalten, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist.

Sie können dieselbe Vorlage als Zeitleiste verwenden, um einen Aufgabenfortschrittsmonitor in Ihre Tabelle einzubinden. Durch die Einbindung Ihrer Zeitleiste und Aufgabenliste in dasselbe Dokument können Sie alle Ihre Termin- und Aufgabenplaninformationen ganz einfach zentral speichern. Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine Vorlage für Ihre Zeitleiste zu verwenden, können Sie manuell Ihr eigenes System zur Verfolgung des Aufgabenfortschritts erstellen, indem Sie jede Aufgabe direkt in Ihre Tabelle eingeben.

3. Planung und Verfolgung der Ressourcennutzung

Eine andere Möglichkeit, eine Tabellenkalkulation zu verwenden, besteht darin, Ressourcen während eines Projekts zu planen und zu verwalten. Zu den Ressourcen gehören physische Materialien, Personal und Ausrüstung. Abhängig von der Art und Menge der für Ihr Projekt benötigten Ressourcen möchten Sie möglicherweise für jeden von Ihnen verwalteten Ressourcentyp separate Blätter erstellen. Beispielsweise kann sich die Art und Weise, wie Sie eine Tabelle für die Materialverwaltung einrichten, von der Art und Weise unterscheiden, wie Sie eine Seite für die Personalverwaltung einrichten. Wenn Sie für diese Ressourcen separate Tabellenkalkulationen haben, können Sie jedes Dokument so gestalten, dass es den spezifischen Planungs- und Nachverfolgungsanforderungen jeder Ressource entspricht.

4. Kontrolle der Projektstunden

Mithilfe einer Tabellenkalkulation können Sie überwachen, wie viele Stunden Ihr Team für ein Projekt aufwendet. Die Verfolgung der Stundenarbeit ist wichtig, wenn Ihre Kunden stundenweise zahlen oder Ihre Teammitglieder stundenweise bezahlt werden. Die in dieser Tabelle aufgezeichneten Daten können Ihnen auch dabei helfen, die Zeit, die für die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigt wird, besser zu verstehen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass einige Aufgaben länger als erwartet oder weniger Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant. Wenn Sie wissen, wie lange bestimmte Aufgaben durchschnittlich dauern, können Sie Ihren Projektzeitplan anpassen und genauere Zeitmanagementprognosen erstellen.

Das Programm bietet eine Vorlage zum Erstellen von Arbeitszeitnachweisen. Dies kann eine einfache und bequeme Möglichkeit sein, Stundenzettel in Ihr Dokument zu integrieren. Sie können auch Ihre eigenen erstellen, um mehr Kontrolle darüber zu haben, welche Informationen Sie in Ihrem Zeitplan sammeln. Beispielsweise können Sie Ihren Zeitplan so einfach oder komplex gestalten, wie es das Projekt erfordert. Wenn Sie ein kleines Team von Stundenlohnmitarbeitern leiten, benötigen Sie möglicherweise kein umfangreiches Zeiterfassungssystem. Wer ein großes Team von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Verdiensten leitet, benötigt möglicherweise ein detaillierteres Tracking-System.

5. Speichern und Verfolgen von Budgetinformationen

Eine Excel-Tabelle kann auch eine gute Möglichkeit sein, Ihr Projektbudget zu planen und zu verwalten. Da die Software über verschiedene Finanzberechnungsoptionen verfügt, kann sie eine praktische Option zum Speichern und Verwalten der Finanzen Ihres Projekts sein. Sie können ein einfaches System erstellen, um Ihre Ausgaben zu verfolgen und sie mit Ihren Einnahmen zu vergleichen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt innerhalb des Budgets bleibt. Während andere Programme möglicherweise mehr Möglichkeiten zur Finanzplanung bieten, ist die Erstellung eines Budgets in Excel einfach und kann eine effektive Wahl für kleine oder mittlere Projekte sein.

6. Projektberichte erstellen

Mit dem Programm können Sie benutzerdefinierte Projektberichte erstellen, die auf den Daten basieren, die Sie in Ihre Tabellenkalkulationen eingeben. Mit diesen Berichten können Sie Ihre Leistung in wichtigen Phasen der Projektentwicklung bewerten. Sie können beispielsweise Berichte erstellen, die zeigen, wie effektiv Sie an der Erreichung Ihrer Ziele arbeiten, wie gut Sie Fristen und Budgetvorgaben einhalten und wie produktiv Ihr Team während der Arbeitszeit ist. Basierend auf diesen Berichten können Sie entweder Ihren Projektplan anpassen, um Ihre Ziele mit Ihrer Fähigkeit, diese zu erreichen, in Einklang zu bringen, oder Ihre Arbeitsgewohnheiten ändern, um Ihre Projektziele besser zu erreichen.

7. Verfolgen Sie kritische Pfade und Aufgabenprioritäten

Sie können eine Tabellenkalkulation auch verwenden, um Projektaufgaben zu analysieren und die Reihenfolge Ihrer Aufgaben festzulegen. Einige Projektaufgaben können von der Erledigung anderer Aufgaben abhängen. Daher kann Ihnen eine Tabellenkalkulation dabei helfen, den gesamten Umfang des Projekts zu planen und zu bestimmen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und wie lange das gesamte Projekt dauern könnte. Wenn Sie wissen, wie lange jede Phase der Projektentwicklung dauern kann, können Sie Ihren Projektzeitplan besser planen und Aufgaben priorisieren.

Um diese Funktion in Ihre Tabelle aufzunehmen, können Sie die Vorlage „Critical Path Tracking“ herunterladen. Die Vorlage erstellt eine visuelle Darstellung, die identifiziert, welche Aufgaben für Ihr Projekt kritisch und welche nicht kritisch sind. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Die Vorlage enthält außerdem Start- und Enddaten für jede Aufgabe, sodass Sie Ihre Fristen verwalten und bei Bedarf Anpassungen an den Fristen vornehmen können. Obwohl Sie einen Critical-Path-Tracker ohne Vorlage erstellen können, erstellt eine Vorlage ein visuelles Diagramm, das praktischer sein kann, als ein eigenes Diagramm zu erstellen.

8. Beobachtung und Festlegung von Projektphasen

Schließlich können Sie eine Tabellenkalkulation verwenden, um die Meilensteine ​​Ihres Projekts zu verfolgen. Mit einer Tabellenkalkulation können Sie jeden wichtigen Meilenstein in der Entwicklung Ihres Projekts identifizieren und auflisten. Sie können es als Checkliste verwenden, um Ihre Erfolge zu verfolgen und Ihre Fortschritte bei der Erreichung Ihrer wichtigsten Ziele zu messen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Gesamtfortschritt bei einem Projekt zu messen und kann gut als Teil eines Projektzeitplans funktionieren. Die Integration der Meilensteinverfolgung in Ihre Zeitleiste bietet einen weiteren visuellen Indikator für Ihre Produktivität und kann Ihnen dabei helfen, Ihren Fortschritt gegenüber Teammitgliedern oder Projektbeteiligten zu demonstrieren.

Sie können eine Projektmeilensteinvorlage einbinden, die eine visuelle Darstellung der erreichten oder erwarteten Meilensteine ​​erstellt. Durch die visuelle Darstellung können Sie Ihren Fortschritt auf einen Blick erkennen, was für die Kommunikation mit Projektbeteiligten und Ihren Teammitgliedern hilfreich sein kann. Möglicherweise benötigen Sie keine Vorlage, wenn Sie Meilensteine ​​für interne oder persönliche Zwecke verfolgen. Da das Einrichten einer Vorlage einige Zeit in Anspruch nehmen kann, möchten Sie möglicherweise lieber eine einfache oder informelle Meilenstein-Checkliste als Teil eines Projektzeitplans oder eines Planungsdokuments führen.

Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.