So verwenden Sie einen Projektmanagementplan (mit Tipps) • BUOM

Projektmanager unterstützen Teams bei der Erstellung, Entwicklung und Bereitstellung von Produkten für ihr Unternehmen oder ihre Kunden. Als Projektmanager können Sie verschiedene Arten von Plänen verwenden, um Ihr Team fokussiert zu halten und sich darüber im Klaren zu sein, was Sie tun müssen, um das fertige Produkt zu liefern. Wenn Sie verstehen, wie Sie diese Pläne nutzen, können Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten verbessern und Ihrem Unternehmen zugute kommen. In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie mithilfe eines Projektmanagementplans erfolgreiche Produkte erstellen können, einschließlich der Vorteile eines Projektmanagementplans und Tipps, wie Sie ihn effektiver nutzen können.

Was ist ein Projektmanagementplan?

Ein Projektmanagementplan ist eine Reihe von Dokumenten, die von einem Projektmanager erstellt werden und die verschiedenen Elemente detailliert beschreiben, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Diese Elemente sind häufig Teile des Projekts, die der Projektmanager kontrollieren muss. Daher nutzt er Vorkenntnisse, um vorherzusagen, wie sich diese Elemente auf sein Projekt auswirken könnten. Diese Elemente können die Personen im Team, die Qualität und die Kosten der Produktion sowie die Zeit bis zum Abschluss des Projekts sein und sie bestimmen, ob und wann das Team das fertige Produkt an die Beteiligten liefern kann.

Mit einem Projektmanagementplan können Sie vorhandenes Wissen und aktuelle Informationen, wie z. B. Leistungskennzahlen, nutzen, um sich auf das Projekt vorzubereiten und zu lernen, wie Sie das Projekt effektiv verwalten. Beispielsweise wissen Sie möglicherweise, dass Ihr Vorgesetzter Jahresbudgets für die Abteilungen Ihres Unternehmens erstellt, und vermerken daher in Ihrem Projektmanagementplan, dass Ihr Projektbudget möglicherweise nicht sehr hoch und das Budget niedriger ist. Wenn Sie feststellen, dass das tatsächliche Budget höher ist als Ihre Schätzung, führt diese Information nicht zu einer Verzögerung Ihres Projekts, da Sie mit einem niedrigeren Budget veranschlagt haben.

Vorteile der Verwendung eines Projektmanagementplans

Projektmanagementpläne sind sehr nützlich, wenn Sie jedes Detail eines Projekts planen und den Fortschritt genau im Auge behalten möchten. Diese Art von Plan eignet sich für Projekte, die besondere Liebe zum Detail erfordern, kann aber auch nützlich sein, wenn Sie ein Projekt starten, mit dem Sie noch nie zuvor konfrontiert waren, beispielsweise die Planung eines Projekts für eine neue Abteilung. Schauen wir uns einige der Vorteile des Einsatzes von Projektmanagement am Arbeitsplatz genauer an:

• Seien Sie besser vorbereitet: Mit einem gründlichen Projektmanagementplan kann sich Ihr Team auf die vielen Situationen und Probleme vorbereiten, die auftreten können, indem es über einen Plan verfügt, der es durch jeden Aspekt des Projekts führt. Diese zusätzliche Vorbereitung ermöglicht einen reibungsloseren Ablauf von Projekten und verringert den Stress, den Beteiligten rechtzeitig ein Qualitätsprodukt zu liefern.

• Einhaltung des Zeitplans. Ein weiterer Vorteil eines detaillierten Kontrollplans besteht darin, dass er Ihre Fähigkeit verbessern kann, den Projektzeitplan einzuhalten, da Sie alle Elemente kennen, die zu einer Verzögerung führen könnten, und alle Aufgaben, die Ihr Team erledigen muss. Da Zeit oft ein Faktor für die erfolgreiche Lieferung eines Produkts ist, ist es wichtig zu verstehen, was getan werden muss, um den Zeitplan einzuhalten.

• Probleme antizipieren: Mit einem Projektmanagementplan können Sie Probleme auch effektiver antizipieren, da ein Teil des Planungsprozesses die Prognose und Entwicklung von Möglichkeiten zur Bewältigung unterschiedlicher Situationen umfasst. Wenn während Ihres Projekts ein Problem auftritt, kann ein umfassender Kontrollplan Ihrem Team helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und sich an auftretende Änderungen anzupassen.

• Erhöhter Erfolg: Da der Managementplan so sorgfältig ist und verschiedene Situationen berücksichtigt, kann er die Chancen Ihres Teams verbessern, das Produkt erfolgreich zu liefern und Fehler während des Projekts zu vermeiden. Wenn Sie Ihren Plan nutzen können, um viele Situationen vorherzusagen und zu überwachen, ist es oft einfacher, frühzeitig im Produktionsprozess Änderungen vorzunehmen und Fehler zu korrigieren.

So verwenden Sie einen Projektmanagementplan

Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um zu verstehen, wie Sie einen Projektmanagementplan erfolgreich am Arbeitsplatz einsetzen können:

1. Verstehen Sie den Zweck und Umfang des Projekts

Bevor Sie einen Projektplan erstellen können, müssen Sie zunächst den Zweck und Umfang des Projekts verstehen. Besprechen Sie dies mit Ihrem Vorgesetzten und dem Kunden oder Klienten, der das Produkt anfordert, damit Sie die Entwurfsparameter berücksichtigen können, auf denen Sie Elemente Ihres Kontrollplans aufbauen können. Versuchen Sie beispielsweise herauszufinden, wie viel Zeit Ihr Team für die Fertigstellung des Projekts hat, wie viele und welche Art von Ressourcen Sie möglicherweise für die Fertigstellung des Produkts benötigen und welchen Zweck das Produkt für den Kunden hat.

2. Überlegen Sie, was Sie kontrollieren können.

Sobald Sie den Zweck und Umfang des Projekts verstanden haben, können Sie darüber nachdenken, welche Elemente Sie in Ihrem Plan prognostizieren, verfolgen und steuern können. Häufig fallen diese Elemente in eine von vier Kategorien, darunter:

Es gibt Aspekte dieser Kategorien, die Sie steuern oder planen können, z. B. welche Mitarbeiter zu Ihrem Team gehören und wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe im Projekt aufwenden können. Bei Aspekten, die Sie nicht kontrollieren können, wie etwa unerwartete Änderungen, können Sie versuchen, mögliche Ergebnisse in Ihrem Projektplan vorherzusagen und einzuplanen. Ein Beispiel wäre ein Geräteausfall, der zu Qualitätsfehlern und Produktionsverzögerungen führt. Beim Erstellen eines Plans stellen Sie möglicherweise fest, dass die Ausrüstung veraltet ist und häufig ausfällt. Daher können Sie für diese Situation einen Backup-Plan erstellen, um die Produktion im Zeitplan zu halten.

3. Sammeln Sie Informationen zu verschiedenen Elementen

Sammeln Sie Informationen über Projektelemente, um Ergebnisse zu überwachen oder Probleme vorherzusagen und so einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen. Überprüfen Sie jedes Element und finden Sie heraus, wie es sich auf Ihre Projektziele auswirken könnte, indem Sie mit den zuständigen Abteilungsleitern wie Finanzen und IT sowie dem Manager sprechen, der Ihnen das Projekt zugewiesen hat. Durch gründliche Recherchen können Sie Probleme besser verstehen und vorhersagen, Budgets abschätzen und einen nützlichen Kontrollplan erstellen.

4. Schreiben Sie Ihre Pläne auf

Ein Projektmanagementplan besteht oft aus mehreren kleineren Plänen im Zusammenhang mit dem Projekt, die Sie in einem großen Dokument zusammenfassen, damit Ihr Team darauf zurückgreifen kann. Beispiele für spezifische Pläne sind Kostenschätzungen und Budgets, Fristen für die Erledigung von Aufgaben und die Art und Weise, wie Kunden und andere Manager über den Fortschritt informiert werden. Erstellen Sie diese verschiedenen Pläne unter Verwendung aller Informationen, die Sie aus Quellen an Ihrem Arbeitsplatz gesammelt haben, und kombinieren Sie sie in einem einzigen Dokument, das Ihnen hilft, das gesamte Projekt zu verstehen und zu verstehen, was Ihr Team tun muss, um erfolgreich zu sein.

5. Entscheiden Sie, wie Sie den Fortschritt verfolgen möchten

Um Ihren Projektmanagementplan optimal nutzen zu können, entscheiden Sie, wie Sie den Fortschritt Ihres Teams verfolgen und ihn dem Kunden oder Ihrem Manager mitteilen möchten. Es empfiehlt sich, diese Informationen Ihrem Produktkontrollplan hinzuzufügen, um sie Ihrem gesamten Team zugänglich zu machen, und zu überlegen, wie Sie den Fortschritt und die Änderungen für jedes einzelne Element verfolgen können. Indem Sie die Leistung Ihres Teams und Ihres Projekts regelmäßig verfolgen, können Sie Fehler oder mögliche Verzögerungen besser erkennen und Ihre Fortschritte Kunden und Managern mitteilen, die die Details wissen möchten.

6. Stellen Sie Ihr Team zusammen

Die Zusammenstellung eines kooperativen, sachkundigen Teams ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu erhöhen. Abhängig vom Projekt und seinen Parametern kann Ihr Vorgesetzter Ihnen ein Team zuweisen oder Sie können Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen auswählen. Versuchen Sie, Mitarbeiter auszuwählen, die gut zusammenarbeiten und über Expertenwissen über das Produkt verfügen, das Sie entwickeln, und delegieren Sie dann Aufgaben an jedes Mitglied, das seinen Fähigkeiten am besten entspricht.

7. Überarbeiten Sie es bei Bedarf

Während Ihr Team das Projekt durchläuft, überprüfen Sie Ihren Plan regelmäßig und überprüfen Sie Informationen, die sich seit seiner Erstellung geändert haben. Da der Zweck eines Kontrollplans darin besteht, Sie bei der Überwachung Ihres Projekts und der Antizipation von Problemen zu unterstützen, ist es wichtig, die Informationen im Plan auf dem neuesten Stand zu halten, wenn neue Probleme auftreten, um sie Ihrem Manager und Kunden genau zu melden und Ihrem Team zu helfen, am Ball zu bleiben Schiene. konzentriert sich auf die richtigen Aufgaben. Durch die Überprüfung behalten Sie außerdem den Überblick über neue Informationen und können die Planung für Ihr nächstes Projekt verbessern.

Tipps zur Verwendung eines Projektmanagementplans

Die folgenden Tipps können Ihnen helfen, Ihren Projektmanagementplan effektiver zu nutzen:

• Lernen Sie Ihr Team kennen. Die Kenntnis Ihres Teams ist ein wichtiger Schritt bei der Zuweisung von Aufgaben, die den Stärken und Fähigkeiten am Arbeitsplatz entsprechen. Lernen Sie Ihr Team durch Teambuilding-Übungen, lockere Meetings und Fortschrittsberichte ihrer Manager kennen, um besser zu verstehen, welche Elemente Ihres Projektplans sie gut umsetzen können.

• Überprüfen Sie die Kostenvoranschläge regelmäßig. Während es wichtig ist, alle Aspekte Ihres Kontrollplans zu überprüfen, sollten Sie Ihre Kostenschätzungen regelmäßig und gründlich überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie innerhalb des Budgets bleiben und die prognostizierten Ziele erreichen. Sie können dies tun, indem Sie Ihren Plan aktualisieren und dabei angeben, wie viel Geld Ihr Team für das Projekt ausgegeben hat und wie viel Ihnen noch übrig ist, um es abzuschließen.

• Nutzen Sie positive Kommunikation. Denken Sie daran, bei der Kommunikation mit Ihren Kunden, Managern und Teammitgliedern eine positive Sprache zu verwenden, auch wenn das Projekt nicht ganz nach Ihrem Plan verläuft. Eine positive Kommunikation ermutigt Ihre Kollegen und motiviert sie, weiterhin Herausforderungen zu meistern, um ein fertiges Produkt zu liefern.

• Ziehen Sie eine Projektplanungssoftware in Betracht. Projektplanungssoftware kann Ihnen dabei helfen, einen Projektplan effizienter zu erstellen und Zeit bei der Recherche und dem Kennenlernen Ihrer Teammitglieder zu sparen. Es gibt verschiedene Arten von Projektplanungssoftware, in die Sie Ihren Projektplan exportieren oder einen neuen erstellen können. Erkundigen Sie sich daher bei Ihrem Unternehmen oder Netzwerk, was andere Projektmanager verwenden.

• Verstehen Sie Ihre Stakeholder. Stakeholder oder Kunden Ihres Projekts haben möglicherweise spezifische Wünsche und Erwartungen an das fertige Produkt. Daher ist es hilfreich, ihre Wünsche zu verstehen und sie im Projektplan zu vermerken. Sie können beispielsweise ein Projektziel und eine Frist in Ihren Plan aufnehmen, die häufig von den Beteiligten festgelegt werden.