So verwenden Sie die Dokumentfreigabefunktion in Microsoft Word • BUOM
8. April 2022
Wenn Sie in einem Bereich arbeiten, der Recherche und Zusammenarbeit erfordert, verwenden Sie möglicherweise häufig Microsoft Word. Das Programm verfügt über mehrere Optionen zum Teilen von Dokumenten mit Kollegen und Kollegen und bietet außerdem einen kollaborativen Bearbeitungsprozess in Echtzeit. Wenn Sie sich über die Techniken zum Teilen von Microsoft Word-Dokumenten informieren, erfahren Sie, wie Sie Dateien effizienter teilen und die Art und Weise optimieren können, wie Sie Feedback geben und erhalten.
In diesem Artikel definieren wir, was die Microsoft Word-Dokumentfreigabefunktion ist, erläutern die verschiedenen Word-Dokumentfreigabeoptionen, beantworten einige häufig gestellte Fragen zu dieser Funktion und stellen eine Liste mit Tipps zur Verfügung, die Ihnen bei der Navigation durch den Dateifreigabeprozess helfen.
Was ist die Funktion zum Teilen von Dokumenten?
Die Dokumentenfreigabe ist eine Funktion, mit der Sie Ihre Arbeit über die Microsoft Word-Anwendung mit anderen Fachleuten teilen können. Sie können die Dokumentfreigabefunktion verwenden, um mit mehreren Personen an demselben Dokument zusammenzuarbeiten, einen Link zu senden, damit andere es später anzeigen können, oder eine E-Mail zu senden, um andere darüber zu informieren, dass sie die Berechtigung zum Anzeigen des Dokuments haben. Sie können auch die mit dieser Funktion verbundenen Berechtigungen verwalten, z. B. wer Ihr Dokument anzeigen, Änderungen vornehmen oder es mit anderen teilen kann.
So teilen Sie ein Word-Dokument
Hier sind drei Möglichkeiten, Textdokumente mit anderen Fachleuten zu teilen, mit Anweisungen, die Ihnen beim Ausfüllen der einzelnen Dokumente helfen:
1. Geben Sie Ihr Dokument über OneDrive frei
Eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihr Dokument für mehrere Personen freizugeben, ist die Verwendung der Freigabefunktion von OneDrive. Um diese Methode durchzuführen, können Sie die unten aufgeführten Schritte ausführen:
Speichern Sie die Datei und laden Sie sie auf OneDrive herunter. Andernfalls wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem Sie zum Herunterladen aufgefordert werden.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf die Schaltfläche „Teilen“.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie Ihr Dokument teilen möchten, oder wählen Sie deren E-Mail-Adressen aus der Dropdown-Liste „Gespeicherte Kontakte“ aus.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Personen, die auf den Link klicken, die Bearbeitungsberechtigung zu erteilen.
Wenn Sie spezifisches Feedback anfordern oder Kontext dazu hinzufügen möchten, warum Sie das Dokument teilen, können Sie eine Nachricht hinzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.
2. Teilen Sie Ihr Dokument als Link
Wenn Sie Ihren Kollegen beim Lesen Ihres Dokuments eine gewisse Entscheidungsfreiheit geben möchten, können Sie es als Link teilen. Außerdem können Benutzer Ihr Dokument im Browser bearbeiten, auch wenn sie kein Microsoft-Konto haben. Um diese Option zu nutzen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument speichern.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf die Schaltfläche „Teilen“.
Klicken Sie auf die Funktion „Link abrufen“.
Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Personen, die auf den Link klicken, die Bearbeitungsberechtigung zu erteilen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Link erstellen“.
Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn per geschäftlicher oder geschäftlicher E-Mail mit Ihren Kollegen.
3. Senden Sie ein Dokument mit Outlook
Wenn Sie Microsoft Outlook als primäre E-Mail-Methode verwenden, können Sie damit Dokumente als Anhänge versenden. Dies ist eine der effizientesten Möglichkeiten, Dokumente außerhalb von OneDrive zu teilen, da Sie Zeit sparen, die Sie sonst für das Kopieren von Links und das Versenden über Ihre persönliche E-Mail-Adresse aufwenden müssten. Um Dokumente mit dieser Methode freizugeben, können Sie die unten aufgeführten Schritte ausführen:
Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument speichern.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und dann auf die Schaltfläche „Teilen“.
Wählen Sie im Abschnitt „Teilen“ die Registerkarte „E-Mail“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Anhang senden“, um das Dokument automatisch an die E-Mail anzuhängen.
Verfassen Sie Ihre Nachricht, wählen Sie aus, an wen Sie sie senden möchten, und klicken Sie auf Senden.
Häufig gestellte Fragen zum Teilen von Word-Dokumenten
Hier sind einige Fragen, die häufig zum Teilen von Dokumenten über Microsoft Word gestellt werden:
Warum lernen, ein Word-Dokument zu teilen?
Es ist wichtig zu lernen, wie man verschiedene Methoden zum Teilen von Word-Dokumenten verwendet, da es Ihnen die Zusammenarbeit mit anderen Fachleuten erleichtert. Wenn Sie Feedback zum ersten Entwurf Ihres Aufsatzes benötigen, können Sie es über OneDrive mit Ihren Kollegen teilen und ihnen in Echtzeit dabei zusehen, wie sie Änderungen vornehmen. Sie können Ihr Dokument auch in wenigen Schritten in einen Link umwandeln, es an Personen in einem Gruppenchat senden und es ihnen zeigen lassen, wenn sie bereit sind. Da die Funktion über mehrere Optionen zum Teilen von Dokumenten verfügt, können Sie je nach Kontext die Option verwenden, die für Sie am besten geeignet ist.
Es ist auch wichtig zu lernen, wie man Word-Dokumente teilt, da die meisten Fachleute es für Arbeiten verwenden, die Recherche, Datenerfassung und das Verfassen von Berichten erfordern. Viele Personalmanager in den meisten Karrierewegen, wie Sie, verstehen den Einsatz dieser Tools als grundlegende Computerkenntnisse.
Wie kann man Dokumente gemeinsam in Echtzeit bearbeiten?
Wenn Sie ein Dokument über OneDrive teilen, erteilen Sie anderen die Berechtigung zum Bearbeiten und klicken Sie auf Änderungen automatisch freigeben. Sie können auf die Option „Fragen“ klicken, um festzulegen, wann Änderungen angezeigt werden, oder Sie können auf die Option „Immer“ klicken, um alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit anzuzeigen. Wenn Ihre Kollegen ein Word-Dokument öffnen, sehen Sie, wer welche Änderungen vorgenommen hat, da diese mit einer farbigen Flagge und ihrem Namen gekennzeichnet sind. Wenn Sie beim gemeinsamen Verfassen auf einen bestimmten Teil eines Dokuments klicken, sperrt Word andere Teile dieses Abschnitts, bis Sie fertig sind, und verhindert so übermäßige Duplikate.
Wie kann ich steuern, wer meine freigegebenen Dokumente bearbeitet?
Durch die Verwaltung von Bearbeitungsberechtigungen können Sie sicherstellen, dass Sie nur Feedback erhalten, das Ihren Anforderungen entspricht. Um die Bearbeitungsberechtigungen an Ihre idealen Einstellungen anzupassen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf die Registerkarte „Überprüfen“, gehen Sie zum Abschnitt „Sicherheit“ und wählen Sie „Bearbeitung einschränken“ aus.
Gehen Sie zum Abschnitt „Format- und Bearbeitungsbeschränkungen“ und aktivieren Sie „Bearbeitungsbeschränkungen“.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Nur diese Art der Bearbeitung zulassen“.
Wählen Sie alle gewünschten Einschränkungen aus, einschließlich Optionen, die es den Benutzern nur ermöglichen, das Dokument zu lesen, ohne Änderungen vorzunehmen.
Klicken Sie auf das Feld Formatierungsbeschränkungen, wenn Sie mehr Kontrolle über den Stil und das Format Ihrer Arbeit wünschen.
Klicken Sie unter „Formatierungsbeschränkungen“ auf „Einstellungen“ und wählen Sie die Einschränkungen aus, die Sie aktivieren möchten.
Gehen Sie im Abschnitt „Bearbeitungsbeschränkungen“ zum Feld „Ausnahmen“ und geben Sie die E-Mail-Adressen aller Peers ein, denen Sie vollen Bearbeitungszugriff gewähren möchten.
Tipps zum Teilen eines Word-Dokuments
Hier sind einige Tipps, die Sie beim Navigieren im Dateifreigabe- und Zusammenarbeitsprozess beachten sollten:
Kontrollieren Sie, wer Ihre Dokumente teilt. Um Ihre Dateien sicherer zu machen, können Sie einschränken, wer sie öffnet, kopiert oder teilt. Erwägen Sie die Prüfung von Dateietiketten, wenn Sie bestimmte Aspekte Ihrer Privatsphäre kontrollieren und bestimmte Dokumente privat machen möchten.
Zeichnen Sie Änderungen mit „Änderungen verfolgen“ auf. Wenn Sie alle an Ihren Dokumenten vorgenommenen Änderungen visualisieren möchten, können Sie die Funktion „Änderungen verfolgen“ aktivieren. Diese Funktion zeigt an, wer Ihre Arbeit bearbeitet hat, und ermöglicht es ihnen, Kommentare zu hinterlassen, sodass Sie mehr Kontext für ihre Änderungen haben.
Übertragung des Eigentums an der Datei. Abhängig vom Projekt möchten Sie möglicherweise den Besitz der Datei aufteilen oder sie vollständig an eine andere Person übertragen. Wenn Sie über die richtigen Administratoranmeldeinformationen für den Computer verfügen, von dem aus Sie teilen, können Sie schnell jemand anderem die Kontrolle über die Bearbeitungs- und Freigabeberechtigungen erteilen.
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