So verwenden Sie Besprechungsaktionselemente in 5 Schritten (plus Managementtipps)

Wenn Sie ein Meeting veranstalten oder daran teilnehmen, haben Sie die Möglichkeit, neue Ideen zu besprechen, mit Kollegen zusammenzuarbeiten und Ihre Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele zu bewerten. Das Verständnis der Bedeutung von Besprechungsmaßnahmen und deren Gestaltung kann die Produktivität solcher Besprechungen verbessern. Die Vorbereitung von Besprechungsaktivitäten im Voraus kann auch dazu beitragen, zu klären, was Gruppenleiter von ihren Mitgliedern erwarten. In diesem Artikel erfahren Sie, was Aktionselemente für Besprechungen sind, wie sie Ihre Arbeit verbessern können, wie Sie Aktionselemente für Besprechungen in fünf Schritten verwenden und Tipps für die Verwaltung von Aktionselementen nach der Besprechung erhalten.

Was sind Tagungsaktivitäten?

Ein Besprechungsaktionselement ist eine Aufgabe, die Teammitgliedern zugewiesen wird. Manager oder Teamleiter erledigen diese Aufgaben häufig in Besprechungen, die sich auf laufende Projekte beziehen können. Die Organisation von Besprechungen kann einen erheblichen logistischen Planungs- und Ressourcenaufwand erfordern. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die den Aktivitäten zugewiesenen Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten vollständig verstehen, bevor die Besprechung endet.

Warum sind Meeting-Aktionen wichtig?

Hier sind drei Möglichkeiten, wie Aktionselemente Meetings effektiver machen können:

Vorteile der Meeting-Optimierung

Wenn Sie ein Meeting abhalten, bei dem Sie Aufgaben delegieren und den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, diese zu besprechen, können Sie sicherstellen, dass jeder seine Verantwortlichkeiten vollständig versteht. Nutzen Sie diese Zeit, um zu sehen, wie die Erwartungen übereinstimmen, und überprüfen Sie die Details des Projekts oder der Aufgabe. Wenn Teammitglieder Bedenken hinsichtlich des Projekts, des Zeitplans oder anderer Aspekte haben, ist das Treffen der optimale Zeitpunkt, um potenzielle Probleme anzusprechen, da so alle von den vorgestellten Lösungen profitieren können.

Verfolge deinen Fortschritt

Es ist oft einfacher, Ihre Ziele zu erreichen, wenn Sie mögliche Hindernisse im Voraus erkennen. Ein Besprechungsaktionsplan kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Probleme zu identifizieren und die Umsetzung von Lösungen zu planen. Um den Fortschritt zu verfolgen, sollten Sie erwägen, den Teammitgliedern zu einem festgelegten Zeitpunkt nach der Besprechung E-Mail-Erinnerungen an die ihnen zugewiesenen Aktionen zu senden.

Gewährleistung der Verantwortlichkeit

Besprechungsaktivitäten können dazu beitragen, die Verantwortung der Teammitglieder zu verbessern. Sie können die aktuelle Leistung jedes Teammitglieds demonstrieren und Ihnen eine Vorstellung davon geben, welche Mitglieder möglicherweise zusätzliche Hilfe oder Aufmerksamkeit benötigen. Sie können beispielsweise jedes Meeting beginnen, indem Sie die Liste der Aktionen überprüfen, zu deren Durchführung Sie sich im vorherigen Meeting bereit erklärt haben.

So verwenden Sie Besprechungsaktionselemente in 5 Schritten

Berücksichtigen Sie die folgenden fünf Schritte, um Aktionselemente in Besprechungen einzusetzen:

1. Notieren Sie die Aktionen

Jedes Mal, wenn Sie einem Aktionspunkt zustimmen, notieren Sie ihn, einschließlich der verantwortlichen Teammitglieder und aller Unteraufgaben oder Ergebnisse. Das Einfügen einer kurzen Beschreibung des Aktionspunkts kann die Diskussion über zukünftige Schritte erleichtern, die unternommen werden müssen. Wenn Teilnehmer später weitere Erläuterungen zu einem Problem benötigen, überprüfen Sie Ihre Besprechungsnotizen.

2. Besprechen Sie das Ziel

Nachdem Sie die Aktion aufgeschrieben haben, besprechen Sie, warum die Aktion notwendig ist. Dieser Schritt bietet die Möglichkeit zu erklären, wie sich das Aktionselement in das Gesamtprojekt oder Ziel einfügt. Wenn Sie beispielsweise eine Website für Ihr Unternehmen entwickeln und die Verbesserung der SEO der Website Ihre gewählte Aufgabe war, sprechen Sie darüber, warum dies ein wichtiger Teil der Website-Entwicklung sein könnte.

3. Weisen Sie Aktionen zu

Eine Strategie, die Sie bei der Entscheidung über die Zuweisung von Aktivitäten berücksichtigen sollten, könnte darin bestehen, Aufgaben entsprechend den Stärken und Schwächen der Personen in Ihrem Team zuzuweisen. Es kann auch dabei helfen, die Komplexität jeder Aufgabe im Verhältnis zu den Verantwortlichkeiten zu analysieren, die die Teammitglieder bereits haben. Erwägen Sie, vor dem Ende des Meetings Aktivitäten zuzuweisen, um die Verantwortlichkeiten aller anwesenden Teammitglieder zu klären. Durch die Zuweisung aller Aktivitäten während einer Besprechung können Sie Zeit sparen, die Sie mit der Zuweisung von Verantwortlichkeiten per E-Mail oder in anschließenden Einzelgesprächen verbringen müssten.

4. Vereinbaren Sie Fristen

Bei der Entscheidung, welches Fälligkeitsdatum angemessen sein könnte, ist es wichtig, die für die Erledigung der Aufgabe erforderliche Zeit zu berücksichtigen. Erwägen Sie, alle an der Aktivität beteiligten Teammitglieder um Beiträge zur Festlegung des Fälligkeitsdatums zu bitten. Stellen Sie außerdem sicher, dass die vorgeschlagenen Fertigstellungstermine mit dem für die Fertigstellung des gesamten Projekts vorgesehenen Zeitrahmen übereinstimmen, damit Ihr Team den Zeitplan einhält.

5. Geben Sie die nächsten Schritte an

Bevor Sie das Meeting beenden, besprechen Sie mit den Teammitgliedern, was die nächsten Schritte sein werden, nachdem sie ihre zugewiesenen Aufgaben erledigt haben. Sie können sie beispielsweise bitten, den Abschluss mit dem Teamleiter oder dem Projektmanager zu bestätigen, oder Sie können sie bitten, einen Bericht einzureichen. Wenn vor Abschluss einiger Aufgaben ein weiteres Meeting geplant ist, können Sie die Teammitglieder bitten, beim nächsten Meeting einen Fortschrittsbericht vorzulegen.

Tipps zum Verwalten von Aktionen nach der Besprechung

Hier sind einige Tipps für die Verwaltung von Aktivitäten nach dem Meeting:

Visualisieren Sie Aufgaben an einem Ort

Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie alle auf dem Bildschirm angezeigten Aktionselemente sehen und so den Fortschritt aller zugewiesenen Aufgaben verfolgen. Sie können auch ein visuelles Diagramm erstellen, um Ihre aktuellen Aufgaben und Zeitpläne anzuzeigen, und es dort platzieren, wo Sie es häufig sehen. Unabhängig davon, ob Sie sich für die Verwendung eines Projektmanagement-Tools oder eines visuellen Diagramms entscheiden, aktualisieren Sie es, wenn sich der Status der Aktionselemente ändert.

Aktionen organisieren

Organisieren Sie alle Ihre Aufgaben klar und leicht lesbar in einem Projektmanagement-Tool oder einem visuellen Diagramm. Wenn Aufgaben beispielsweise an unterschiedlichen Terminen fällig sind, können Sie sie nach Fälligkeitsterminen anordnen. Sie können ggf. auch Aufgaben für das Team oder die ihm zugewiesene Person oder den Kunden farblich kennzeichnen.

Melden Sie alle Änderungen

Bei der Arbeit an einem Projekt ist es sehr wichtig, bereit zu sein, sich an Veränderungen anzupassen. Wenn beispielsweise ein Teammitglied eine Änderung seines Zeitplans wünscht, ist es wichtig zu überlegen, ob ein anderes Teammitglied einen Teil seiner Arbeit übernehmen kann oder ob möglicherweise Fristen angepasst werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Team alle Änderungen so früh wie möglich mitteilen.

Meilensteine ​​schaffen

Manche Aufgaben lassen sich schnell erledigen, andere erledigt man am besten in Etappen. Durch das Erstellen von Meilensteinen können Sie Ihre Teammitglieder motivieren, indem Sie ihnen ein Erfolgserlebnis vermitteln, wenn sie eine Aufgabe erledigt haben. Durch die Aufteilung eines großen Projekts in kleinere Schritte mit Meilensteinen kann das Projekt leichter zugänglich gemacht werden. Das Verfolgen der Meilensteine, die Teammitglieder im Laufe der Zeit erreichen, kann ein noch größeres Erfolgserlebnis und die Arbeitszufriedenheit fördern.