6 Elemente eines Projektausführungsplans (mit Best Practices) • BUOM

Ein Projektausführungsplan kann ein wertvolles Hilfsmittel für die effektive Umsetzung und Erledigung einer wichtigen Arbeitsaufgabe sein. Die Erstellung eines Projektausführungsplans kann Ihnen dabei helfen, die notwendigen Aufgaben, Ressourcen und Ergebnisse zu identifizieren, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Wenn Sie die Elemente dieser Pläne verstehen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Team seine Ziele und die Erwartungen der Aktionäre erreicht. In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein Projektausführungsplan ist, welche Elemente darin enthalten sein müssen und welche Richtlinien Ihnen bei der Erstellung eines Plans für Ihr Team helfen.

Was ist ein Projektausführungsplan?

Ein Projektausführungsplan (PEP) ist ein Dokument, das definiert und beschreibt, wie ein Team eine große Arbeitsaufgabe erledigen möchte. Es beschreibt typischerweise die konkreten Zielvorgaben des Projekts und wie und wann das Team diese erreichen will. Dieses Dokument leitet die Arbeit und das Management des Projekts und legt die relevanten Bedingungen und Schritte fest, die abgeschlossen werden müssen, um die Anforderungen des Vertrags zu erfüllen. Wichtige Projektteilnehmer erstellen diesen Plan mit dem Projektmanager und aktualisieren ihn, wenn sich ihre Aufgaben ändern oder zunehmen.

6 Elemente eines Projektausführungsplans

Ein Projektausführungsplan kann verschiedene Elemente enthalten, die einen endgültigen und umsetzbaren Implementierungs- und Ausführungsplan erstellen. Berücksichtigen Sie beim Erstellen eines Projektausführungsplans die folgenden Elemente:

1. Projektumfang

Die Festlegung des Umfangs ist ein wichtiger Aspekt des Projektausführungsplans. Beim Scoping geht es darum, die Ziele des Projekts klar und konkret zu identifizieren und zu formulieren. Durch die Definition des Projektumfangs können die Beteiligten einen Überblick über die Ziele und Vorgaben des Projekts erhalten. Bei der Erstellung einer Umfangserklärung geht es darum, das Gesamtziel des Projekts zu definieren und alle beteiligten Elemente im Detail zu beschreiben. Dies kann Folgendes umfassen:

• Projektstellenbeschreibung: Eine Projektstellenbeschreibung kann die Rollen und Verantwortlichkeiten einzelner Teammitglieder veranschaulichen und wichtige Elemente hervorheben, die sich auf das Endergebnis des Projekts auswirken können.

• Einschränkungen und Grenzen. Der Umfang kann die Einschränkungen und Grenzen der verfügbaren Ressourcen oder Informationen umfassen und erläutern, wie sich dies auf das Ergebnis des Projekts auswirken kann.

• Zeitleiste und Meilensteine. Das Team kann auch einen Zeitplan und Projektmeilensteine ​​in die Definition des Umfangs einbeziehen, um sicherzustellen, dass angemessene Fristen eingehalten werden, und um Stakeholder über die Dauer einzelner Aufgaben zu informieren.

• Endgültige Ergebnisse: Das Team kann endgültige Ergebnisse in die Definition des Umfangs einbeziehen. Dies können Berichte, Produkte, Dienstleistungen oder neue Softwareentwicklungen sein und bestimmen, was Kunden oder Stakeholder nach Abschluss einer Aufgabe erhalten.

• Erfolgskriterien: Der Umfang kann auch eine Beschreibung enthalten, wie das Team den Erfolg des Projekts und einzelner Projektteilnehmer messen möchte. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder seine Erwartungen klar versteht und für wichtige Leistungen anerkannt wird.

2. Qualität und technische Standards

Der Umfang des Projekts trägt dazu bei, klare Ergebnisse der Aufgaben zu erstellen, und eines der wichtigen Elemente bei der Ausführung dieser Prozesse sind ihre technischen und qualitativen Merkmale. Die Definition dieser Standards kann zum erfolgreichen Abschluss des Projekts beitragen. Zu den technischen und qualitativen Spezifikationsparametern können gehören:

• Klare und vereinbarte Definitionen. Die Definition relevanter Begriffe und Konzepte kann allen Teammitgliedern helfen, zu verstehen, wie die erforderlichen Prozesse effektiv durchgeführt werden können.

• Zeitgebundene Standards und Pläne: Es kann hilfreich sein, bestimmte Zeitrahmen in den Prozess einzubauen, damit alle Beteiligten wissen, wann mit einer bestimmten Anpassung oder Entwicklung zu rechnen ist.

• Beschreibungen, die Zahlen und Maße enthalten. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie eine beschreibende Sprache verwenden, die messbare Qualitätsstandards enthält, um die Identifizierung von Elementen und Prozessen zu erleichtern.

• Erreichbare Ziele: Dies kann einem Team helfen, motiviert und engagiert zu bleiben, wenn es das Gefühl hat, dass seine Ziele und Leistungsstandards erreichbar sind. Erwägen Sie, die Teammitglieder zu bitten, ihre Erwartungen zu äußern und diese in die Erstellung des PEP einzubeziehen.

3. Ziele

Der PEP kann auch Zielaussagen enthalten, die beschreiben, was das Team als Ergebnis des Projekts erreichen und erreichen möchte. Dazu können erwartete Ergebnisse, Meilensteine ​​und der Lebenszyklus wichtiger Arbeitsaufgaben gehören. Eine Zweckerklärung kann den Zweck des Projekts erläutern, warum das Team dies plant und welche Vorteile das Projekt seiner Meinung nach mit sich bringen wird. Es kann auch spezifische Risiken oder Probleme identifizieren und angeben, wie das Team diese überwinden oder minimieren will.

4. Ressourcenzuweisung

Das PEP-Dokument kann auch eine Liste der Ressourcen und deren Verteilung enthalten. Während in der Umfangserklärung, den Qualitätsmerkmalen und den Projektzielen dargelegt wird, wie das Team das Projekt abschließen will und was es liefern kann, definiert die Ressourcenerklärung, was das Team benötigt, um den Umsetzungsplan in die Tat umzusetzen. Zu den Projektressourcen können das Kapital, die Personen und die physischen Güter gehören, die zur Erledigung einer größeren Arbeitsaufgabe erforderlich sind. Durch die richtige Ressourcenverteilung kann sichergestellt werden, dass das Team die gewünschten Qualitätsstandards und Ziele erreicht.

5. Projektzeitplan

Die Planung ist ein integraler Bestandteil des PEP und leitet das Team durch alle Phasen des Projekts. Einige Projektmanager entscheiden sich möglicherweise dafür, Gesamtaufgaben in kleinere Teile aufzuteilen. Sie können auch Meilensteine ​​und Fristen festlegen, um die Erfolge des Teams während des gesamten Prozesses anzuerkennen.

Aufgrund möglicher Änderungen bei der Rohstoffversorgung, der Personalplanung der Lehrkräfte oder den Zeitanforderungen kann es hilfreich sein, Mitarbeiter und Interessenvertreter auf Zeitplanänderungen und Ausnahmen vorzubereiten. Der Projektmanager kann Anpassungen an Zielen oder Standards vornehmen, um sicherzustellen, dass der Projektabschluss im Zeitplan liegt. Manchmal muss die Produktivität beschleunigt werden, um Fristen einzuhalten, was dazu führen kann, dass Teammitglieder gleichzeitig an Aufgaben arbeiten.

6. Organisatorische Komponenten

Organisatorische Überlegungen können ein wichtiger Aspekt für den Erfolg Ihres PEP sein, da sie dabei helfen können, die genauen Details festzulegen. Zu den zu berücksichtigenden organisatorischen Aspekten gehören:

• Grundlegende Informationen zum Personal. Der Projektmanager und andere wichtige Teammitglieder können unterschiedliche Rollen haben. Erwägen Sie, die besonderen Verantwortlichkeiten wichtiger Teammitglieder hervorzuheben, damit jeder gut darüber informiert ist, wer für welchen Prozess verantwortlich ist.

• Entscheidungsrollen: Die Festlegung, wer die Befugnis hat, bestimmte Entscheidungen zu treffen, kann dazu beitragen, dass ein Team kohärent arbeitet, und Teammitgliedern die Möglichkeit geben, zu bestimmen, an wen sie sich wenden können, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben.

• Methoden: Die Projektorganisation kann eine Vielzahl von Methoden umfassen, darunter Methoden zur Koordinierung und Berichterstattung über Ergebnisse sowie Methoden zur Überwachung des Projekts.

• Ansatz der Teambeteiligung: Ein weiteres organisatorisches Element ist die Festlegung, wie die Arbeit und Energie des Teams delegiert werden soll. Überlegen Sie, ob es verschiedene Gruppen von Teammitgliedern gibt, die unterschiedliche Aufgaben ausführen, oder ob das gesamte Team zusammenarbeitet, um jeweils eine Aufgabe zu erledigen.

Best Practices zum Erstellen eines Projektausführungsplans

Wenn Sie mit Ihrem Team einen PEP erstellen, können Ihnen die Einbeziehung wichtiger Vorteile und Strategien dabei helfen, effizient und effektiv zu arbeiten. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihres eigenen Projektausführungsplans die folgenden Richtlinien:

• Bitten Sie um Feedback. Bevor Sie sich entscheiden, einen Projektausführungsplan zu verfassen, sollten Sie Kunden oder Stakeholder um Feedback zu Ihren Ideen bitten. Sie können diese Informationen verwenden, um die Realisierbarkeit Ihres Projekts zu bewerten und ihre Ansichten zu Zielen und Ergebnissen zu berücksichtigen.

• Arbeiten Sie von Ihren Endzielen aus rückwärts. Absichtserklärungen sind ein integraler Bestandteil des PEP-Dokuments. Erwägen Sie, diese Ziele frühzeitig im Prozess zu definieren und dann Aufgaben und Meilensteine ​​rund um Ihre angestrebten Endziele zu erstellen. Sie können auch klare Verantwortlichkeits- und Anerkennungssysteme einrichten, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihrer Verantwortung nachkommen.

• Skizzieren Sie Pläne für kleine Einzelaufgaben. Erwägen Sie nicht nur die Erstellung eines PEP zur Entwicklung des Gesamtprojekts, sondern auch die Erstellung von Plänen für kleinere Aufgaben und Meilensteine. Dies kann Ihnen helfen, anhand ihres Kompetenzniveaus und ihrer Erfahrung zu bestimmen, an welche Teammitglieder Aufgaben delegiert werden sollen.

• Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre eigenen Geschichten für das Projekt zu schreiben. Einige Teamleiter verlangen von allen Teammitgliedern, dass sie ein Memorandum verfassen, in dem ihre individuelle Vision des Projekts und seiner Prozesse dargelegt wird. Dadurch kann jeder hervorheben, welche Ziele und Initiativen er für wichtig hält, und ein Umfeld schaffen, in dem sich alle Mitarbeiter wohl fühlen, einen Beitrag zu leisten.

• Konzentrieren Sie sich auf Begeisterung, um Schwung anzuregen. Wenn Sie den Fokus auf die Leidenschaft und das Engagement des Teams legen, können Sie einen effektiven PEP erstellen. Die Konzentration auf wichtige Meilensteine ​​und den Erfolg des Teams kann dazu beitragen, den Projektabschluss sicherzustellen, indem es den Teammitgliedern hilft, sich motiviert zu fühlen, ihre Ziele zu erreichen und Fristen einzuhalten.