So verwenden Sie Aufgabenlisten im Projektmanagement • BUOM

22. April 2021

Ähnlich wie To-Do-Listen organisieren Aufgabenlisten einzelne Verantwortlichkeiten und Projektmeilensteine. Diese Listen, die oft vom Projektmanager erstellt werden, helfen den Mitarbeitern, konzentriert und produktiv zu bleiben. Wenn Sie Teamleiter oder Manager sind, kann der Einsatz dieses Organisationstools dazu beitragen, die Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit Ihres Teams zu verbessern. In diesem Artikel definieren wir Aufgabenlisten im Projektmanagement, diskutieren deren Verwendung und Vorteile und geben Schritte und Tipps zur Verwendung einer Aufgabenliste im Projektmanagement.

Was ist eine Aufgabenliste im Projektmanagement?

Eine Aufgabenliste ist ein Projektmanagement-Tool, das Fachleuten dabei hilft, den Überblick über die Aufgaben ihres Teams zu behalten. Aufgabenlisten enthalten häufig Informationen wie den Hauptkontakt für das Projekt, die daran arbeitenden Personen, die Frist und eine Statusaktualisierung.

Manager und Teamleiter erstellen diese Listen normalerweise zu Beginn eines Projekts und überprüfen alle an der Aufgabe Beteiligten noch einmal, um sicherzustellen, dass die richtigen Details enthalten sind. Das Format der Aufgabenliste kann von der Größe des Projekts abhängen. Bei einem größeren Projekt kann die Aufgabenliste zusätzliche Details und einen bestimmten Zeitplan enthalten, bei einem kleineren Projekt ähnelt die Aufgabenliste jedoch möglicherweise einer To-Do-Liste.

Wann sollten Sie eine Aufgabenliste verwenden?

Aufgabenlisten können Fachleuten bei der Arbeit an mehrstufigen Projekten helfen. Diese Listen sind besonders nützlich, wenn Sie in einem Team von Fachleuten arbeiten, da sie dabei helfen, die Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters für das Projekt zu organisieren und zu klären.

Dieses Projektmanagement-Tool macht Ziele und Fristen auch leichter erreichbar, indem es jede Projektphase in einfachere Aufgaben unterteilt. Mit Aufgabenlisten können sich Fachleute auf die kleinen Details eines Projekts konzentrieren, ohne Gefahr zu laufen, Fristen zu verpassen, was zu einer verbesserten Arbeitsqualität führen kann.

Die Aufteilung eines Projekts in einzelne Aufgaben ermöglicht es Fachleuten außerdem, über jede Phase des Projekts nachzudenken, um ihren Prozess besser zu verstehen und Ideen für Effizienz zu entwickeln. Wenn beispielsweise ein Catering-Unternehmen eine Aufgabenliste für das Servieren von Speisen erstellt, stellt es möglicherweise fest, dass seine Mitarbeiter den größten Teil der Projektzeit damit verbringen, Zutaten für das Essen vorzubereiten. Das Wissen darüber kann dazu führen, dass bestimmte Einstellungsentscheidungen getroffen oder bessere Praktiken umgesetzt werden.

Vorteile der Verwendung einer Aufgabenliste

Eine Aufgabenliste ist ein Organisationstool, das Teams von Fachleuten dabei hilft, Fehler bei ihrer Arbeit zu reduzieren und die Projekteffizienz zu steigern. Hier ist eine Liste einiger Vorteile, die eine Aufgabenliste bieten kann:

• Verbessert die Produktivität: Durch die Verwendung einer Aufgabenliste wissen Fachkräfte oft genau, was ihre Manager von ihnen erwarten. Dieses Wissen kann Fachleuten helfen, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, was zu einer höheren Produktivität führt.

• Ermöglicht Delegation: Viele Aufgabenlisten ermöglichen es Fachleuten, gleichzeitig an demselben Projekt zu arbeiten. Zu diesem Zweck delegieren Manager jedem Spezialisten eine bestimmte Aufgabe, wodurch die Produktionsgeschwindigkeit des Teams erhöht werden kann.

• Steigert die Effizienz: Mithilfe einer Aufgabenliste können Teams ihre Zeit und Ressourcen optimal nutzen. Da Manager Aufgaben delegieren können und Spezialisten oft gleichzeitig an verschiedenen Teilen desselben Projekts arbeiten können, führen Teams Projekte oft effizienter durch.

• Priorisierung von Aufgaben. Durch die gemeinsame Nutzung einer Aufgabenliste können Expertenteams die Priorität einzelner Aufgaben im Vergleich zu anderen Aufgaben auf der Liste berücksichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Fachkräfte einzelne Aufgaben innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erledigen und das Projekt reibungslos voranschreitet.

• Fortschritt verfolgen: Da Aufgabenlisten oft Informationen über den Abschlussstatus einer Aufgabe enthalten, können Fachleute die Aufgabenliste ihres Teams heranziehen, um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen. Manager und Teamleiter können diese Informationen auch mit Kunden oder Klienten teilen, die am Projekt beteiligt sind.

So erstellen Sie eine Projektaufgabenliste

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Aufgabenliste für Ihr Team zu erstellen:

1. Berücksichtigen Sie die Größe des Projekts

Die Größe Ihres Projekts kann sich auf die Struktur Ihrer Aufgabenliste auswirken. Für intensivere Projekte benötigen Sie möglicherweise eine detailliertere Aufgabenliste. Überlegen Sie, wie viele Aufgaben das Projekt haben könnte und wie viele Personen der Projektmanager diesen Aufgaben zugewiesen hat.

2. Bestimmen Sie den Projektzeitplan

Definieren Sie einen Projektzeitplan, der Ihnen bei der Entscheidung hilft, wann Fachkräfte jede Aufgabe auf der Liste erledigen sollen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, den Detaillierungsgrad Ihrer Liste auszuwählen. Wenn die Fertigstellung eines Projekts beispielsweise zwei Tage dauert, ist es möglicherweise nicht erforderlich, jeden Schritt des Prozesses im Detail zu beschreiben.

3. Teilen Sie das Projekt in Abschnitte

Überlegen Sie, wie Sie Ihr Projekt in separate Aufgaben aufteilen. Versuchen Sie dazu zu entscheiden, ob ein Aspekt des Projekts möglicherweise vor anderen angegangen werden muss. Wenn Sie beispielsweise an einem Projekt arbeiten, das Recherche, Schreiben und Bearbeiten erfordert, ist es wichtig, zuerst die Recherche für das Projekt abzuschließen, da Profis ohne diese Recherche nicht schreiben können.

4. Aufgaben delegieren

Weisen Sie bestimmten Personen Aufgaben zu, damit sich alle Projektbeteiligten besser konzentrieren können. Dies kann auch die Verantwortung jedes einzelnen Spezialisten erhöhen, da er die ihm übertragenen Aufgaben kennt.

Mehr Details: So delegieren Sie Arbeit an Mitarbeiter: Häufig gestellte Fragen und Tipps

5. Dokumentieren Sie Aufgaben und Fristen

Sobald Sie sich für die Einzelheiten des Projekts entschieden haben, erstellen Sie eine physische oder virtuelle Aufgabenliste. Dokumentieren Sie den Projekttitel, die Aufgaben, alle mit dem Projekt verbundenen Fristen und die Personen, die jede Aufgabe erledigen müssen.

Erwägen Sie, die Aufgabenliste mit dem gesamten Team zu teilen und jeder Person die Möglichkeit zu geben, die Liste mit Statusaktualisierungen zu bearbeiten. Dies stellt sicher, dass alle Ihre Teammitglieder verstehen, was sie tun müssen, und hält sie über die Gesamtergebnisse und Meilensteine ​​des Projekts auf dem Laufenden.

Tipps zur Verwendung einer Projektaufgabenliste

Um Ihre Projektaufgabenliste effektiv zu nutzen, beachten Sie die folgenden Tipps:

Verwenden Sie eine Tabellenkalkulation

Wenn Sie mit der Anwendung vertraut sind, sollten Sie die Verwendung einer Tabellenkalkulation zur Dokumentation Ihrer Aufgabenliste in Betracht ziehen. Mit diesem Tool können Sie Ihre Aufgabenliste organisierter und übersichtlicher formatieren. Da Sie Tabellenkalkulationen einfach aktualisieren und teilen können, helfen sie Ihrem Team, in Verbindung zu bleiben und informiert zu bleiben. Wer von einer physischen Kopie der Liste profitieren würde, kann die Tabelle auch für den persönlichen Gebrauch ausdrucken.

Bieten Sie Anreize

Da Sie mit Aufgabenlisten Projekte in einzelne Aufgaben aufteilen können, können Profis kleinere Aufgaben angehen und gleichzeitig weiter am Projekt arbeiten. Um diesen Fortschritt zu fördern und die Teammoral zu stärken, sollten Sie erwägen, Mitarbeitern, die ihre Ziele erreichen und die Projektfristen einhalten, kleine Belohnungen anzubieten.

Reflektieren Sie Ihre Arbeitsmethoden

Sehen Sie sich die Aufgabenliste Ihrer vergangenen Projekte an, um zu sehen, wo Sie und Ihr Team besonders gut abschneiden. Planen Sie zukünftige Projekte.

Kommunizieren Sie oft

Halten Sie während der Arbeit am Projekt eine ständige Kommunikation aufrecht. Dazu können Gruppenbesprechungen, die Aktualisierung und Genauigkeit der Aufgabenliste sowie die Abhaltung eines virtuellen Gruppenforums gehören, um eventuell auftretende Probleme zu klären. Durch die Kommunikation bleibt Ihr Team oft informiert und produktiv und Ihre To-Do-Liste wird effizienter.