So versenden Sie ein Dokument per Fax über verschiedene Geräte • BUOM

8. April 2022

Per Fax können Privatpersonen und Unternehmen Dokumente zum Ausdrucken direkt an den vorgesehenen Empfänger senden. Dies kann eine sichere und sofortige Übermittlung wichtiger oder vertraulicher Informationen gewährleisten. Wenn Sie den Faxvorgang verstehen, können Sie ein Dokument versenden, das empfangen und gelesen werden kann. In diesem Artikel besprechen wir, was beim Versenden eines Faxes zu beachten ist, wie Sie ein Fax versenden und welche Tipps Ihnen dabei helfen, Dokumente erfolgreich zu faxen.

Was ist beim Faxversand zu beachten?

Mehrere Faktoren können den Prozess beeinflussen, den Sie beim Senden eines Faxes verwenden. Beim Faxen eines Dokuments sind folgende Punkte zu beachten:

Gerätefunktionalität

Wenn Sie kein Faxgerät haben, können Sie zur Erledigung Ihrer Arbeit viele andere Geräte mit Faxfunktion verwenden. Möglicherweise verfügen Sie über einen Drucker, der Dokumente scannen und versenden kann, ein Telefon, das Bilder erfassen und anzeigen kann, oder ein anderes Gerät mit einer Kamera und einer Internetverbindung. Diese Geräte bieten Ihnen die Funktionen, die Sie zum Senden eines Faxes benötigen.

Dokumentgröße

Neben der Funktionalität des Geräts kann sich auch die Größe Ihres Dokuments auf die Qualität und Zustellbarkeit Ihres Faxes auswirken. Bei einigen Geräten gelten möglicherweise Seiten- oder Dateigrößenbeschränkungen für Dokumente, die die Auflösung Ihres Faxes verringern oder die Zustellung an die angegebene Faxnummer verhindern können. Überprüfen Sie unbedingt die Einschränkungen und Funktionen Ihres Geräts, um zu verstehen, wie viele Seiten oder Dateigrößen Sie senden können, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen.

Faxziel

Berücksichtigen Sie den Zweck Ihres Faxes, um festzustellen, welche Faxmethode für Sie am besten geeignet ist. In manchen Büros ist es aus Sicherheitsgründen erforderlich, dass Sie ein Fax senden. Daher ist es wichtig, dass diese Faxe direkt gesendet werden, um die Möglichkeit einer Dokumentenfälschung zu minimieren. Für sichere Faxe können Sie Dokumente von einem anderen Faxgerät direkt an ein anderes senden oder eine sichere E-Mail-Adresse verwenden, um ein Dokument an ein Faxgerät zu senden, um die Echtheit des Dokuments zu überprüfen.

Online-Tools

Möglicherweise verfügen Sie über zusätzliche Ressourcen, die Sie für den erfolgreichen Versand Ihres Faxes nutzen können. Suchen Sie im Internet oder in Dokumentenanwendungen nach Tools, mit denen Sie beim Scannen von Dokumenten die Größe von Dateien ändern, die Auflösung ändern, Bilder schärfen oder das Rauschen reduzieren können, um ein klares, lesbares Fax zu erhalten. Einige mobile Geräte oder Desktop-Apps verfügen möglicherweise über Tools, die Ihre Bilder automatisch anzeigen, Text erkennen und Ihre Dokumenteinstellungen anpassen, um ein lesbares Bild zum Drucken zu erstellen.

Empfängereinstellungen

Ihr Faxempfänger kann bestimmte Präferenzen angeben, wie er das Fax erhalten möchte. Sie verfügen möglicherweise über separate Faxleitungen für unterschiedliche Dokumentzwecke, Formatierungsbeschränkungen, Seitenbeschränkungen, Anschreibenanforderungen oder Empfangsfenster, die bestimmen, wann sie Faxe annehmen. Erkundigen Sie sich unbedingt beim Empfänger nach seinen Faxeinstellungen, um sicherzustellen, dass er Ihr Fax korrekt empfängt.

So versenden Sie Dokumente per Fax

Abhängig von Ihrem Faxgerät gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, ein Dokument zu scannen und an das Faxgerät des Empfängers zu senden. Berücksichtigen Sie beim Faxen eines Dokuments die folgenden Schritte:

1. Schalten Sie Ihr Gerät ein

Schließen Sie Ihr Gerät an und starten Sie es, um sicherzustellen, dass es für den vollständigen Faxversand ausreichend Strom hat. Einige Geräte verfügen möglicherweise über eine eingeschränkte Energiesparfunktion. Wenn Sie Ihr Gerät also während des Scanvorgangs angeschlossen lassen, kann dies dazu beitragen, dass Sie den Scan abschließen können. Möglicherweise müssen Sie die Ein-/Aus-Taste oder die Starttaste drücken, um Ihr Gerät vollständig einzuschalten.

2. Bereiten Sie Dokumente vor

Stellen Sie die Dokumente zusammen, die Sie an den Empfänger faxen möchten. Ihr Empfänger kann von Ihnen verlangen, dass Sie bestimmte zu faxende Dokumente unterschreiben oder ausfüllen. Überprüfen Sie daher Ihre Seiten, um sicherzustellen, dass Sie die Dokumente wie verlangt ausgefüllt haben. Einige Büros verlangen möglicherweise auf der ersten Seite Ihres Faxes zu Aufbewahrungs- und Organisationszwecken ein Faxanschreiben, in dem der Absender, der vorgesehene Empfänger, die Kontaktinformationen und die Faxdetails aufgeführt sind.

3. Definieren Sie den Empfänger

Suchen Sie die spezifische Faxnummer für den beabsichtigten Empfänger. Büros verfügen möglicherweise über mehrere Faxleitungen, um bestimmte Dokumente anzunehmen oder an bestimmte Abteilungen zu senden. Sie können den Empfänger direkt kontaktieren, um die Faxnummer zu überprüfen, bevor Sie die Nummer eingeben und Dokumente per Fax versenden. Auf Ihrem Faxgerät können Sie die Faxnummer über die Tastatur eingeben, während andere Online-Tools möglicherweise über ein Textfeld zur Eingabe der Faxnummer verfügen.

4. Senden Sie ein Fax

Klicken oder tippen Sie auf Ihrem Gerät auf die Schaltfläche „Senden“ oder „Fax“, um den Scan- und Sendevorgang zu starten. Überwachen Sie den Fortschritt Ihres Faxes, um sicherzustellen, dass die Seiten Ihres Dokuments in der richtigen Reihenfolge und Ausrichtung gesendet werden. Wenn Sie ein Fax über ein Faxgerät senden, das die Dokumente beim Senden scannt, achten Sie darauf, die Dokumente richtig auszurichten, um mögliche Papierstaus in Ihrem Gerät zu vermeiden.

5. Bestätigen Sie den Empfang des Faxes

Faxgeräte und andere Geräte verfügen häufig über ein Fenster oder eine Benachrichtigung, die Sie benachrichtigt, wenn ein Scan erfolgreich abgeschlossen wurde. Einige Geräte können auch eine Seite ausdrucken, die bestätigt, dass der Empfänger Ihr Fax erhalten hat. Sie können Ihren Empfänger anrufen, um zu bestätigen, dass er das gescannte Bild direkt erhalten hat, und alle anderen Dokumente überprüfen, die er möglicherweise von Ihnen benötigt.

Fax-Tipps

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Ihre Dokumente vor und nach dem Faxvorgang empfangen und gelesen werden können. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, die Ihnen beim erfolgreichen Versenden eines Faxes helfen:

Scanflächen reinigen

Um störende Markierungen, Flecken oder andere Fehler im gescannten Bild zu vermeiden, halten Sie die Scanoberflächen, einschließlich der Scanplattform, der Kameralinse und der Dokumente, frei von Staub, Flusen oder Schmutz. Überprüfen Sie Ihre Dokumente und entfernen Sie Heftklammern, klappen Sie Seiten auf und decken Sie alle anderen Ablenkungen ab, um einen sauberen Scan des Dokuments mit minimalen Ablenkungen zu erhalten und ein gestochen scharfes Bild zum Faxen zu erhalten.

Überprüfen Sie die Dokumentdetails

Stellen Sie beim Scannen und Faxen wichtiger Dokumente sicher, dass die erforderlichen Details lesbar sind, und entfernen Sie potenziell sensible und irrelevante Informationen. Sie können vor dem Scannen Abschnitte des Dokuments hervorheben oder unterstreichen und andere Teile des Dokuments durchstreichen oder löschen. Sobald Sie ein Dokument gescannt haben, können Sie vor dem Faxversand eine Vorschau der Bilder anzeigen, um sicherzustellen, dass Sie die zum Faxen erforderlichen Informationen eingefügt oder bearbeitet haben.

Überprüfen Sie Ihre Faxversandeinstellungen

Die Scan-Übermittlungseinstellungen können Ihre letzten Faxeinstellungen beibehalten oder jedes Mal, wenn Sie mit dem Senden eines neuen Faxes beginnen, auf die Standardeinstellungen zurücksetzen. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Einstellungen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Faxeinstellungen des Empfängers oder andere notwendige Zustellungsanforderungen erfüllen. Sie können ein Testfax an sich selbst oder einen Kollegen senden, um zu sehen, wie der Empfänger das gescannte Dokument erhalten könnte, bevor Sie das Senden eines Direktfaxs abschließen.