So verschlüsseln Sie eine Excel-Datei (Schritt für Schritt) • BUOM

8. April 2022

Dateiverschlüsselung ist eine Praxis, die exponentiell zunimmt, da Menschen, Unternehmen und Bundesbehörden immer mehr Informationen auf Computern speichern. Fachleute in verschiedenen Branchen verwenden Programme wie Microsoft Excel, um Tabellenkalkulationen, Tabellen und Diagramme zu erstellen, in denen vertrauliche Informationen wie Finanzen, Verkäufe und Mitarbeiterhistorie gespeichert sind. Wenn Sie mit Programmen wie Excel in einem Bereich arbeiten oder vorhaben, in einen Bereich einzutreten, in dem vertrauliche Informationen verarbeitet werden, kann es hilfreich sein, den Prozess zu verstehen, der zum Kennwortschutz von Dateien erforderlich ist, und sicherzustellen, dass sie für Unbefugte nicht zugänglich sind.

In diesem Artikel besprechen wir, was es bedeutet, eine Datei in Excel zu verschlüsseln, beschreiben, wann es angebracht ist, Dateien zu schützen, und stellen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bereit, die Ihnen beim Verschlüsseln Ihrer eigenen Arbeit in Microsoft Excel hilft.

Was bedeutet es, eine Excel-Datei zu verschlüsseln?

Unter Dateiverschlüsselung versteht man den Prozess des Schutzes vertraulicher oder persönlicher digitaler Materialien mithilfe eines bestimmten Schlüssels, normalerweise in Form eines Passworts für alltägliche Zwecke, das vom Eigentümer der Datei ausgewählt wird. Dabei handelt es sich um eine Form der Sicherheit, die verhindern soll, dass potenziell gefährliche Personen oder Organisationen auf Informationen zugreifen, für die sie keine Zugriffsberechtigung haben. Da die Technologie immer weiter voranschreitet, steigt der Bedarf an Verschlüsselung, da Menschen, Unternehmen, Regierungen und Organisationen immer mehr sensible Informationen digital speichern. Während die häufigste Form der Verschlüsselung von Dateien darin besteht, sie mit einem Passwort zu schützen, umfassen andere Methoden verschlüsselten Text und eine Reihe verschlüsselter Zahlen, für deren Zugriff ein Schlüssel erforderlich ist.

Wann sollte eine Excel-Datei verschlüsselt werden?

Es gibt mehrere Gelegenheiten, in denen Sie Ihren persönlichen Dateien eine zusätzliche Schutzebene hinzufügen möchten. Hier sind einige der häufigsten Szenarien, in denen Sie die Verschlüsselung einer Datei in Microsoft Excel in Betracht ziehen könnten:

Persönliche Angaben

Möglicherweise möchten Sie eine Excel-Datei mit einem Passwort schützen, wenn Sie über ein Arbeitsblatt verfügen, das vertrauliche persönliche Informationen über Sie oder andere Parteien enthält. Viele Arbeitsplätze nutzen Programme wie Excel, um Mitarbeiterkontaktinformationen wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Privatadressen zu verfolgen. Personalabteilungen können Organisationstools wie Excel verwenden, um Zahlungsinformationen oder -historien anzuzeigen, zu denen auch Bankdaten der Mitarbeiter gehören können. Die Verschlüsselung kann Hackern oder Unbefugten den Zugriff auf diese Dateien erschweren.

Finanzdaten

Eine andere Art von Excel-Datei, die Sie verschlüsseln können, ist jede Datei, die Finanzinformationen enthält. Bei Unternehmen versuchen Konkurrenten möglicherweise, Dateien zu hacken, um die Finanzhistorie der Vergangenheit und andere Elemente wie Umsätze, Gewinne, Verluste und Gesamteinnahmen herauszufinden. Auch Geschäftspraktiken wie Investitionen, Partnerschaften und Käufe sind sensibel und können von einer zusätzlichen Schutzebene in Form eines Passworts oder Codes profitieren.

Rechtsgeschichte

Die Wahrung der Rechtshistorie und die Vertraulichkeit von Informationen haben für viele Menschen und Unternehmen Priorität. Daher ist es wichtig, Tabellenkalkulationen mit solchen Daten zu verschlüsseln. Hacker sind möglicherweise auf der Suche nach Informationen über Gesetze und vergangene Konflikte. Daher kann der Schutz Ihrer Daten mit einem Passwort dazu beitragen, den Ruf und Erfolg Ihres Unternehmens, Ihres Unternehmens oder Ihrer persönlichen Existenz zu wahren. Beispiele für den Rechtsverlauf, den Sie möglicherweise verschlüsseln möchten, sind Klagen, Gerichtstermine, Verhaftungen, Bewährungsstrafen, Verwarnungen, Strafzettel, Verstöße und alle anderen privaten rechtlichen Informationen.

So verschlüsseln Sie eine Excel-Datei

Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen hilft, den Prozess der Verschlüsselung einer Datei in Microsoft Excel zu verstehen.

1. Öffnen Sie die Excel-Anwendung

Der erste Schritt zum Verschlüsseln einer Excel-Datei besteht darin, die Excel-Anwendung auf Ihrem Computer zu öffnen und zum Abschnitt „Datei“ im oberen Menüband des Bildschirms zu wechseln. Gehen Sie zu „Informationen“, einem großen Bereich mit verschiedenen Optionen zum Bearbeiten Ihrer Arbeitsmappe, z. B. „Scheckbuch“ und „Versionsverlauf“. Scrollen Sie zur Option „Arbeitsmappe schützen“, wo Sie mit der Verschlüsselung Ihrer Datei beginnen.

2. Öffnen Sie „Arbeitsmappe schützen“.

Wenn Sie sich auf der Registerkarte „Arbeitsmappe schützen“ befinden, klicken Sie darauf, um im Dropdown-Menü eine Reihe von Optionen anzuzeigen. Gehen Sie zum Dropdown-Menü, um herauszufinden, wo „Mit Passwort verschlüsseln“ steht. Hier geben Sie ein Passwort ein, das Ihr Excel-Dokument vor allen schützt, die den erforderlichen Code nicht kennen.

3. Wählen Sie ein Passwort

Im nächsten Schritt wählen Sie das Passwort aus, mit dem Sie Ihre Excel-Datei schützen möchten. Bei der Auswahl eines Passworts für eine Microsoft-App ist es wichtig, eines zu wählen, das Sie sich wahrscheinlich merken, da Microsoft Passwörter nicht wie bei einem E-Mail- oder Social-Media-Konto abrufen kann. Wenn Sie ein Passwort gewählt haben, das einzigartig und stark genug ist, um Hacker fernzuhalten, notieren Sie es an einem sicheren Ort, wo Sie bei Bedarf später darauf zurückgreifen können.

4. Geben Sie Ihr Verschlüsselungskennwort ein

Nachdem Sie auf „Mit Passwort verschlüsseln“ geklickt haben, werden Sie vom Programm aufgefordert, ein neues Passwort einzugeben, um diese bestimmte Excel-Datei zu schützen. Geben Sie das neue Passwort in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf OK. Excel fordert Sie dann auf, das Passwort erneut einzugeben, um zu bestätigen, dass es übereinstimmt und somit das richtige Passwort ist, das Sie eingeben wollten. Klicken Sie erneut auf OK, um das Passwort zu bestätigen, das Ihre Excel-Tabelle offiziell verschlüsseln sollte.

5. Überprüfen Sie Ihr Passwort

Der nächste Schritt beim Verschlüsseln einer Datei in Excel besteht darin, einen Test durchzuführen, um sicherzustellen, dass das Arbeitsblatt vor externen Benutzern geschützt ist. Öffnen Sie dazu die Excel-Anwendung und navigieren Sie zu Ihren „Zuletzt verwendeten“ Dateien in der Seitenleiste Ihres Startbildschirms. Suchen Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf Öffnen. Das Programm sollte Sie dann auffordern, ein Passwort einzugeben. Geben Sie das Passwort ein, das Sie für diese bestimmte Datei gewählt haben, und klicken Sie auf OK, um zu sehen, ob Ihnen Zugriff gewährt wurde oder nicht.

6. Teilen Sie Ihr Passwort mit autorisierten Parteien

Nachdem Sie Ihre Excel-Datei verschlüsselt haben, müssen Sie im letzten Schritt sicherstellen, dass alle berechtigten Parteien mit dem Passwort, das Sie dem Arbeitsblatt zugewiesen haben, Zugriff darauf haben. Wenn Sie Ihr Passwort weitergeben, sollten Sie erwägen, dies persönlich oder über einen sicheren Kommunikationskanal, beispielsweise eine schriftliche Notiz, zu tun. Sie können Empfänger bitten, ihr Passwort zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Zugriff auf den Inhalt der Datei haben.