So stellen Sie sich in einer E-Mail vor (mit Beispielen) • BUOM
26. Mai 2021
Wichtigste Schlussfolgerungen:
Verwenden Sie eine professionelle Einleitung wie „Hallo“, „Grüße“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Verwenden Sie in Ihrer Begrüßung den vollständigen Namen des Empfängers oder nur seinen Namen, wenn Sie ihn persönlich kennen.
Verwenden Sie eine klare und einfache Betreffzeile und geben Sie zunächst den Grund für das Schreiben des Briefes an.
Stellen Sie sich mit Ihrem vollständigen Namen, Titel und anderen wichtigen Informationen vor, die der Empfänger wissen muss.
E-Mail ist die häufigste Kommunikationsform in der Geschäftswelt. Manche Fachleute erhalten täglich Hunderte oder sogar Tausende von E-Mails. Dies sind vielbeschäftigte Menschen, und um das Interesse des Empfängers aufrechtzuerhalten, müssen Sie eine klare und informative Einleitung über sich selbst schreiben.
Beschreibung des Bildes
Professionelles E-Mail-Format
Handlungsstrang
Grüße
Körper
Schließen
Unterschrift
Best Practices:
Definieren Sie Ihr Ziel, denken Sie an Ihr Publikum, seien Sie prägnant, passen Sie Ihre E-Mail-Adresse an, üben Sie die richtige Etikette aus und achten Sie auf die Nachbereitung.
In diesem Artikel erklären wir, wie Sie sich in einer E-Mail vorstellen und stellen Ihnen eine Vorlage und Beispiele für E-Mail-Einleitungen zur Verfügung, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer eigenen Einleitung helfen.
Was ist eine Einführungs-E-Mail?
Eine Vorstellungs-E-Mail ist eine Nachricht, die an jemanden gesendet wird, den Sie noch nie getroffen haben, mit Informationen darüber, wer Sie sind. Der Zweck der E-Mail ist normalerweise eine Anfrage, z. B. die Bitte um Informationen zu einem Job, die Bitte um Rat oder der Versuch, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. Um eine Antwort zu erhalten, muss eine Einführungs-E-Mail die Aufmerksamkeit und das Interesse des Empfängers wecken.
So stellen Sie sich in einer E-Mail vor
Verwenden Sie diese Schritte, um eine überzeugende Einführungs-E-Mail zu schreiben:
Finden Sie einen gemeinsamen Ansprechpartner
Verwenden Sie eine informative Betreffzeile
Personalisieren Sie Ihre Begrüßung
Schreiben Sie über eine andere Person
Erklären Sie, warum Sie sich bewerben
Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu
Danke und schließe
Korrekturlesen
1. Finden Sie einen gemeinsamen Ansprechpartner
Bevor Sie sich in einer E-Mail vorstellen, prüfen Sie zunächst, ob Sie jemanden kennen, der mit dem Empfänger etwas gemeinsam hat. Wenn Sie jemanden kennen, der im selben Unternehmen arbeitet oder mit ihm studiert hat, fragen Sie Ihren gemeinsamen Ansprechpartner, ob er bereit wäre, Sie vorzustellen oder Ihnen zu erlauben, seinen Namen in einer E-Mail zu verwenden.
2. Verwenden Sie eine informative Betreffzeile
Die Betreffzeile einer E-Mail ist das Erste, was der Empfänger sieht, und sie wird wahrscheinlich seine Entscheidung beeinflussen, ob er die E-Mail öffnet und liest. Sie sollten eine Betreffzeile schreiben, die professionell, informativ und prägnant ist. Wenn Sie nach einer offenen Stelle fragen, können Sie eine Betreffzeile wie „Anfrage für eine Stelle als Vertriebsmitarbeiter“ verwenden. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben oder Informationen anfordern, geben Sie Ihren Zweck an, z. B. „Bewerbung als Vertriebsmitarbeiter“ oder „Anfrage nach Informationen zu Marketingtrends“.
3. Personalisieren Sie Ihre Begrüßung
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer auf den Empfänger zugeschnittenen Begrüßung. Wenn Sie jemandem aus einer traditionell formellen Branche wie dem Finanz- oder Rechtswesen eine E-Mail senden, verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“. und der Nachname der Person. Wenn Sie sich jemandem aus einer eher informellen Branche wie Technologie oder Medien vorstellen, können Sie „Hallo“ sagen und seinen Namen nennen. Informieren Sie sich online über die Person und das Unternehmen, bevor Sie eine E-Mail schreiben, um herauszufinden, welche Begrüßung angemessen wäre.
4. Schreiben Sie über eine andere Person
Obwohl Sie sich am Anfang des Briefes mit Ihrem Namen und Ihrer Position vorstellen sollten, sollte sich Ihr erster Absatz auf den Empfänger konzentrieren. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie Interesse wecken, wenn Sie mit einem Kompliment beginnen. Sie können etwas Bestimmtes über ihre Arbeit erwähnen, das Ihnen gefällt oder das Sie an ihrer Organisation bewundern. Eine gute Möglichkeit, jemanden anzulocken, besteht darin, mit einem gemeinsamen Interesse zu beginnen, zum Beispiel, die gleiche Schule zu besuchen oder in der gleichen Nachbarschaft aufzuwachsen.
5. Erklären Sie, warum Sie sich bewerben
Erklären Sie kurz, warum Sie die E-Mail an den Empfänger senden. Geben Sie an, woher Sie sie kennen und wie Sie ihre E-Mail-Adresse erhalten haben. Erklären Sie beispielsweise, dass ein gemeinsamer Kontakt Ihnen seine E-Mail-Adresse gegeben hat und Sie ihn nach offenen Stellen in seinem Unternehmen fragen wollten.
6. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu
Der letzte Abschnitt der E-Mail sollte eine Bitte oder einen Aufruf zum Handeln an den Empfänger enthalten. Halten Sie Ihre Anfrage kurz und konkret, z. B. um ein Treffen zur Besprechung eines bestimmten Themas, um eine Bewerbung oder um Informationen zu einer offenen Stelle. Formulieren Sie Ihren Call-to-Action unbedingt als höfliche Bitte und nicht als Forderung. Zum Beispiel: „Ich habe meinen Lebenslauf beigefügt, in der Hoffnung, dass Sie mich für diese Position in Betracht ziehen.“
7. Danke und schließe
Bevor Sie Ihren Brief beenden, danken Sie dem Empfänger für seine Zeit. Erkennen Sie, dass sie wahrscheinlich einen vollen Terminkalender haben und dass Sie ihre Zeit schätzen. Verwenden Sie einen professionellen Abschluss, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, und geben Sie Ihre Kontaktinformationen unter Ihrer Unterschrift an. Sie können auch Links zu Ihrem Online-Berufsprofil oder Arbeitsportfolio einfügen.
8. Korrekturlesen
Überprüfen Sie vor dem Versenden einer E-Mail diese auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Eine fehlerfreie E-Mail hinterlässt eher einen guten Eindruck. Machen Sie vor dem Korrekturlesen eine kurze Pause oder bitten Sie einen vertrauenswürdigen Freund, den Text noch einmal durchzulesen, da ein neuer Leser eventuelle Fehler entdecken könnte. Sie können die E-Mail auch zunächst an sich selbst senden, um zu sehen, wie sie aussieht, wenn der Empfänger sie öffnet.
Offizielle Einführungs-E-Mail-Vorlage
Erwägen Sie die Verwendung dieser Vorlage, um eine formelle Einführungs-E-Mail zu schreiben:
Thema: (Hauptthema)
Lieber (Name des Empfängers),
Mein Name ist (fügen Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein) und ich (fügen Sie ein Kompliment über den Empfänger hinzu). Ich schreibe Ihnen heute, weil (erläutern Sie Ihren Grund kurz, aber konkret). Ich hoffe (fügen Sie hier Ihren Aufruf zum Handeln ein).
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Zeit.
Aufrichtig,
(Ihr Name)
(Kontaktinformationen)
Beispiele für E-Mail-Einführungen
Hier sind drei E-Mail-Beispiele, die Sie vielleicht dazu inspirieren, Ihre eigene zu schreiben:
Bewerbungs-E-Mail
Offene Stellenanfrage
Informationsanfrage
Bewerbungs-E-Mail
Betreff: Aussage eines IT-Spezialisten
Sehr geehrter Herr Arnault,
Mein Name ist Lidia Renata und ich bewundere wirklich die Arbeit, die Bright Technology an neuen Softwareanwendungen leistet. Ich melde mich heute bei Ihnen, weil ich gesehen habe, dass Ihre E-Mail-Adresse als Kontaktperson für eine offene Stelle als IT-Spezialist online aufgeführt ist. Ich habe diesem Schreiben meinen Lebenslauf und mein Anschreiben beigefügt und hoffe, dass Sie mich für diese Stelle in Betracht ziehen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Zeit.
Aufrichtig,
Lydia Renata
(email protected)
(452) 893-2314
(email protected)
Offene Stellenanfrage
Thema: Bewerbung um eine Stelle als Geschichtslehrer
Sehr geehrte Frau Perez,
Ich habe kürzlich im Herald einen Artikel über Ihre Arbeit mit benachteiligten Schülern gesehen und möchte Ihnen zu Ihrem Erfolg als Rektor der Mount Crystal High School gratulieren. Mein Name ist Mark Santini und ich interessiere mich für die offene Stelle für einen Geschichtslehrer, die auf Ihrer Website aufgeführt ist.
Ich bitte um weitere Informationen zu dieser Stelle. Ist es Vollzeit oder Teilzeit und welche Kurse stehen auf dem Lehrplan? Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie auf diese E-Mail antworten oder mich unter der unten angegebenen Nummer anrufen würden.
Vielen Dank für Ihre Zeit.
Aufrichtig,
Mark Santini
(email protected)
(452) 893-2314
Informationsanfrage
Thema: Marktforschungsinterview.
Sehr geehrte Frau Fournier,
Ich habe kürzlich ein Profil über Ihren Erfolg als Immobilienmakler gelesen, herzlichen Glückwunsch!
Mein Name ist Annie Arcatto und ich bin eine Doktorandin, die sich mit der Erforschung von Trends auf dem Immobilienmarkt beschäftigt. Ich wende mich an Sie, weil ich hoffe, Sie für mein Projekt interviewen zu können, um mehr Einblick in Ihre Arbeit und deren Verbindung zur Marktforschung zu gewinnen. Gerne treffe ich mich zu einem für Sie passenden Zeitpunkt und an einem für Sie passenden Ort.
Vielen Dank für Ihre Zeit und ich hoffe, bald von Ihnen zu hören.
Aufrichtig,
Annie von Arcato
(email protected)
(452) 893-2314
