So signieren Sie Online-Dokumente in 5 Schritten elektronisch (plus Tipps) • BUOM

8. April 2022

Viele Unternehmen nutzen elektronische Dokumente für verschiedene Transaktionen wie Angebotsschreiben, Rechnungen und Verträge. Fachleute verwenden in der Regel die elektronische Signatur oder elektronische Signatur, um diese Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und zu genehmigen. Wenn Sie ein Dokument online erhalten, ist es hilfreich zu wissen, wie Sie Ihre elektronische Signatur anbringen, damit Sie das Dokument effizient und professionell genehmigen können. In diesem Artikel erklären wir, was eine elektronische Signatur ist, beschreiben einige ihrer häufigsten Verwendungszwecke und stellen eine Liste von Schritten zum elektronischen Signieren von Dokumenten bereit, damit Sie Ihre Signatur zu wichtigen elektronischen Aufzeichnungen hinzufügen können.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur, was für elektronische Signatur steht, ist ein digitales Format einer handschriftlichen Unterschrift. Es bestätigt die Zustimmung des Unterzeichners zum Inhalt des elektronischen Formulars, Dokuments oder Vertrags. Anstatt ein Dokument physisch mit einem Stift zu unterzeichnen, fügt der Unterzeichner seine elektronische Signatur dem elektronischen Dokument bei. Elektronische Signaturen erscheinen auf Dokumenten oft als Abbild der handschriftlichen Unterschrift des Unterzeichners. In den meisten Fällen ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich, was bedeutet, dass der Unterzeichner gesetzlich verpflichtet ist, alle im Dokument enthaltenen Bedingungen oder Vereinbarungen zu befolgen oder einzuhalten.

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, verschiedene Geschäftstransaktionen oder Vereinbarungen elektronisch abzuwickeln, da dies in der Regel schneller ist als das Versenden von Dokumenten, das Versenden von Faxen oder das Scannen von Dokumenten. Unternehmen können ihre Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden auffordern, elektronische Signaturen für verschiedene Transaktionen zu verwenden, wie zum Beispiel:

• Briefe mit Vorschlägen

• Zulassungsunterlagen

• Verkaufs- und Kaufverträge

• Konten

• Aufträge

• Spesenabrechnungen

• Finanzunterlagen

• Ablehnung der Verantwortung

• Geheimhaltungsvereinbarungen

• Absichtserklärungen

• Vereinbarungen mit Lieferanten

Welche Vorteile bietet die Verwendung einer elektronischen Signatur?

Das Anhängen einer elektronischen Signatur an ein elektronisches Dokument kann für Fachleute eine schnelle und bequeme Möglichkeit sein, Dokumente zu signieren und zu genehmigen. Die Verwendung einer elektronischen Signatur zur Überprüfung Ihrer Identität und zur Genehmigung von Online-Dokumenten bietet viele Vorteile. Zu diesen Vorteilen zählen unter anderem:

• Sparen Sie Zeit: Durch die Verwendung einer elektronischen Signatur können Sie Ihre Arbeitsabläufe verbessern und Zeit sparen, indem Sie Ihre Signatur schnell zu Dokumenten hinzufügen und diese per E-Mail an den Absender senden.

• Kosten senken: Mit elektronischen Dokumenten können Sie die Kosten für Papier, Porto und Druck senken, da Sie Dokumente virtuell unterschreiben.

• Flexibilität des Angebots. Wenn Sie über ein Gerät mit PDF-Reader verfügen, beispielsweise einen Laptop, ein Tablet oder ein Telefon, können Sie Dokumente praktisch von überall aus elektronisch signieren und sind so flexibel.

So signieren Sie elektronische Dokumente online

Hier sind die Schritte, die Sie unternehmen können, um Online-Dokumente elektronisch zu signieren:

1. Installieren Sie einen PDF-Reader oder laden Sie ihn herunter

Installieren Sie einen PDF-Reader auf Ihrem Gerät oder laden Sie ihn herunter, um elektronische Dokumente zu öffnen, zu lesen und zu signieren. Es gibt viele kostenlose PDF-Reader, mit denen Sie Dokumenten eine elektronische Signatur hinzufügen können. Suchen Sie im Internet nach Optionen oder fragen Sie die IT-Abteilung Ihres Unternehmens nach Empfehlungen. Der Prozess des Signierens eines Online-Dokuments kann je nach gewähltem PDF-Reader variieren, obwohl viele Apps ein ähnliches Format verwenden.

2. Öffnen Sie ein Dokument

Sobald Sie einen PDF-Reader installiert oder heruntergeladen haben, öffnen Sie das Dokument. In den meisten Anwendungen können Sie ein Dokument öffnen, indem Sie auf „Datei“ und dann auf „Öffnen“ klicken oder indem Sie das Dokument in die Anwendung ziehen. Wenn Sie das Dokument sehen, das Sie signieren möchten, suchen Sie nach dem Signatursymbol. Einige Apps zeigen dieses Symbol möglicherweise als Stift an, während andere möglicherweise ein Symbol mit der Aufschrift „Unterschreiben“ oder „Ausfüllen und unterschreiben“ haben. Klicken Sie auf dieses Symbol, um Ihre elektronische Signatur zum Dokument hinzuzufügen.

3. Fügen Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzu

Wenn Sie einem Dokument eine elektronische Signatur hinzufügen, wählen Sie die gewünschte Stiloption aus. Die meisten PDF-Reader bieten mehrere Optionen zum Hinzufügen einer elektronischen Signatur zu einem Dokument. Zu den häufigsten Optionen gehören:

• Typ: Mit dieser Option geben Sie Ihre Unterschrift in einer voreingestellten Schriftart in das Dokument ein, die oft wie eine handschriftliche Unterschrift aussieht. Einige Apps fordern Sie möglicherweise auf, ein Textfeld für Ihre Signatur zu erstellen, indem Sie mit der Maus oder dem Touchpad klicken und ziehen.

• Zeichnen: Mit dieser Option können Sie Ihre Unterschrift in Ihrer eigenen Handschrift zeichnen. Verwenden Sie Ihre Maus, Ihr Touchpad oder Ihren Finger, um Ihrem Dokument eine elektronische Signatur hinzuzufügen.

• Bild: Verwenden Sie diese Option, wenn Sie ein Bild Ihrer physischen handschriftlichen Unterschrift hochladen oder scannen möchten, um ein Dokument elektronisch zu signieren. Befolgen Sie die Anweisungen, um dieses Bild zu Ihrem Dokument hinzuzufügen.

4. Passen Sie Ihre E-Mail-Signatur an

Sobald Sie Ihre Unterschrift eingegeben, gezeichnet oder ein Bild hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Übernehmen“ oder „Fertig“, um sie an Ihr Dokument anzuhängen. Passen Sie bei Bedarf Ihre E-Mail-Signatur an, um sicherzustellen, dass sie korrekt und professionell aussieht. Bei den meisten PDF-Readern können Sie die Größe der Signatur ändern, indem Sie auf die Ecken des Textfelds klicken und diese ziehen, um sie zu verkleinern oder zu vergrößern. Sie können Ihre elektronische Signatur auch an die gewünschte Stelle im Dokument verschieben. Ziehen Sie die E-Mail-Signatur mit Ihrer Maus, Ihrem Touchpad oder Ihrem Finger an die gewünschte Stelle, beispielsweise an den unteren Rand des Dokuments.

5. Speichern Sie das PDF

Sobald Ihre E-Mail-Signatur im Dokument erscheint und Sie sie eingerichtet haben, speichern Sie die PDF-Datei und laden Sie sie herunter. Klicken Sie in den meisten Anwendungen auf „Datei“ und dann auf „Speichern“ oder „Speichern unter“, um die Datei zu speichern. Benennen Sie die Datei und wählen Sie einen Speicherort für das Dokument aus, beispielsweise Ihren Desktop. Nachdem Sie das PDF gespeichert haben, öffnen Sie die Datei erneut, sodass Ihre elektronische Signatur auf dem Dokument erscheint. Anschließend senden oder scannen Sie das signierte Dokument per E-Mail an den Absender zur Überprüfung.

Tipps zum elektronischen Signieren von Online-Dokumenten

Hier sind einige Tipps für die Verwendung einer elektronischen Signatur zum Signieren elektronischer Dokumente:

Lesen Sie das Dokument sorgfältig durch

Bevor Sie Ihre elektronische Signatur an ein Dokument anhängen, lesen Sie es sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass Sie seinen Inhalt verstehen. Wenn Sie einen Vertrag oder eine formelle Vereinbarung elektronisch unterzeichnen, stellen Sie sicher, dass Sie den Bedingungen zustimmen, bevor Sie Ihre elektronische Signatur hinzufügen. Wenn Sie Fragen zu einem Dokument haben, bitten Sie den Absender, Ihren Vorgesetzten oder einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter um Klärung, bevor Sie Ihre elektronische Signatur hinzufügen. Eine elektronische Signatur dient wie eine handschriftliche Unterschrift als Nachweis Ihrer Identität und gibt Ihre rechtsgültige Zustimmung bzw. Zustimmung zum Inhalt des Dokuments.

Entdecken Sie PDF-Reader

Mit PDF-Readern können Sie eine Vielzahl von Dokumenten elektronisch öffnen, lesen und signieren. Daher sind diese Programme eine ausgezeichnete Wahl, wenn Sie ein Dokument elektronisch signieren müssen. Entdecken Sie verschiedene PDF-Reader, um den zu finden, der Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Sie können viele kostenlose PDF-Reader herunterladen, die die Möglichkeit bieten, Dokumente elektronisch zu signieren. Wenn Sie häufig elektronische Dokumente signieren möchten, sollten Sie ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version eines PDF-Readers in Betracht ziehen, der möglicherweise zusätzliche Funktionen für elektronische Signaturen bietet. Bei der Erkundung dieser Apps möchten Sie möglicherweise verschiedene Faktoren berücksichtigen, wie zum Beispiel:

• Kompatibel mit verschiedenen Betriebssystemen

• Sicherheitsfunktionen

• Verfügbare Dateikonvertierungen

• Optionen für elektronische Signaturen

• Programmgröße

Speichern Sie Ihre E-Mail-Signatur

Bei den meisten PDF-Readern können Sie Ihre elektronische Signatur für die zukünftige Verwendung speichern. Nachdem Sie Ihre elektronische Signatur zum ersten Mal eingegeben haben, werden Sie möglicherweise von der Anwendung gefragt, ob Sie Ihre elektronische Signatur speichern möchten. Klicken Sie auf „Ja“ oder „Akzeptieren“, um Ihre Signatur zu speichern. Wenn Sie das nächste Mal einen PDF-Reader verwenden und zum Hinzufügen Ihrer Signatur klicken, können Sie Ihre gespeicherte elektronische Signatur verwenden. Die meisten Programme bieten die Möglichkeit, mehrere Versionen einer elektronischen Signatur zu speichern, beispielsweise ein Bild und eine gedruckte Signatur. Durch das Speichern einer elektronischen Signatur können Sie beim Unterzeichnen elektronischer Dokumente Zeit sparen, insbesondere wenn Sie diese häufig unterzeichnen.

Bewahren Sie Kopien von Dokumenten auf

Es ist hilfreich, Kopien Ihrer elektronisch signierten Dokumente aufzubewahren, damit Sie sie für Ihre Unterlagen aufbewahren können. Wenn Sie Fragen zu einem Dokument haben, das Sie elektronisch signiert haben, können Sie es später überprüfen, um diese Informationen zu finden. Um Gesetze und Vorschriften einzuhalten, können Unternehmen von ihren Mitarbeitern verlangen, Kopien bestimmter Aufzeichnungen aufzubewahren, beispielsweise von Rechtsdokumenten oder Buchhaltungsunterlagen. Bewahren Sie elektronische Dokumente an einem Ort auf, an dem sie leicht zu finden und zugänglich sind. Sie können diese Dokumente auf Ihrem Computer, in einer Datenbank oder in einem Cloud-System speichern.

Dieser Artikel dient nur zu Informationszwecken und ist nicht als Rechtsberatung gedacht; Bei allen rechtlichen Fragen sollten Sie einen Anwalt konsultieren.