So schreiben Sie in 7 Schritten einen Dankesbrief für ehrenamtliches Engagement • BUOM

3. Januar 2022

Viele Organisationen sind darauf angewiesen, dass Freiwillige ihre Zeit spenden, um sicherzustellen, dass sie ihre Standarddienste erbringen können. Einige Beispiele für Organisationen, die Freiwillige einsetzen können, sind Museen, Schulen und gemeinnützige Organisationen. Für Organisationen ist es wichtig sicherzustellen, dass sie den Freiwilligen mitteilen, wie sehr sie ihre Beiträge wertschätzen. In diesem Artikel besprechen wir weiter, warum es wichtig ist, Dankesbriefe an Freiwillige zu senden, erklären Ihnen, wie Sie einen Dankesbrief für ehrenamtliche Arbeit verfassen und stellen Ihnen eine Vorlage und einen Muster-Dankesbrief als Referenz zur Verfügung.

Warum ist es wichtig, Dankesbriefe an Freiwillige zu senden?

Das Versenden von Dankesbriefen an Freiwillige ist wichtig, um Ihre Wertschätzung für Ihre Freiwilligen zum Ausdruck zu bringen. Dies kann eine kostengünstige Möglichkeit sein, Menschen dafür zu danken, dass sie sich entschieden haben, ihre Zeit ehrenamtlich zur Unterstützung einer Organisation zur Verfügung zu stellen, ohne dafür eine Gegenleistung zu erhalten. Freiwillige können auch schätzen, wie Ihre Organisation ihre Ressourcen effektiv nutzt, um in ihre Dienste zu investieren, anstatt Gegenstände zu kaufen, um sie den Freiwilligen zu schenken.

Das Schreiben von Dankesbriefen an Freiwillige kann Ihnen dabei helfen, eine persönliche Beziehung zu Ihren Freiwilligen aufzubauen. Sie sind möglicherweise stolz, wenn sie Anerkennung erhalten. Diese Wertschätzung kann ein Zugehörigkeitsgefühl schaffen und ihnen das Gefühl geben, ein wertvoller Teil Ihrer Organisation zu sein. Dadurch können sie sich weiterhin ehrenamtlich bei Ihnen engagieren, was Ihre Bindungsrate an Freiwillige erhöht.

So schreiben Sie einen Dankesbrief für ehrenamtliches Engagement

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Dankesbrief an Freiwillige zu schreiben:

1. Erstellen Sie einen Titel

Fügen Sie am Anfang Ihrer E-Mail eine professionelle Überschrift hinzu. Geben Sie grundlegende Kontaktinformationen über die Organisation an, z. B. Adresse, Telefonnummer und Website. Anstatt Ihre Überschrift mit dem Namen der Organisation zu beginnen, schreiben Sie Ihren Brief auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation und drucken Sie das Logo der Organisation oben auf die Seite. Wenn Sie jedoch einen Dankesbrief in eine Grußkarte schreiben, können Sie diesen Schritt vollständig überspringen.

2. Danken Sie dem Freiwilligen

Begrüßen Sie den Freiwilligen mit einer freundlichen Begrüßung wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Hallo“. Geben Sie danach ihren Namen und ein Komma ein. Beginnen Sie den Text des Briefes mit einem allgemeinen Dankeschön für die ehrenamtliche Mitarbeit in Ihrer Organisation.

3. Geben Sie persönliche Informationen an

Geben Sie im Anschluss an den Brief konkrete Gründe an, warum Sie für ihren Beitrag dankbar sind. Versuchen Sie, mindestens ein konkretes Beispiel dafür anzuführen, was sie getan haben, als sie sich ehrenamtlich engagiert haben. Dies wird Ihnen helfen, eine persönliche Beziehung zum Freiwilligen aufzubauen und zu zeigen, dass Sie seine individuellen Beiträge anerkennen.

4. Betonen Sie ihren Wert

Im nächsten Absatz erläutern Sie kurz die Mission der Organisation. Besprechen Sie, wie die Handlungen oder die Persönlichkeit eines Freiwilligen die Mission der Organisation unterstützen und wie sie andere beeinflussen. Dies zeigt, dass Sie den Wert verstehen und schätzen, den Freiwillige für Ihre Organisation bringen.

5. Unterschreiben Sie den Brief

Beenden Sie Ihren Brief mit einem abschließenden Dankeschön und fügen Sie eine Schlusserklärung hinzu. Unterzeichnen Sie den Brief in Ihrem eigenen Namen und nicht allgemein, vorausgesetzt, dass er von jedem in der Organisation stammt. Auf diese Weise können Sie den persönlichen Brief, der auf den jeweiligen Freiwilligen zugeschnitten ist, verstärken. Die persönliche Note stärkt weiterhin Ihre Beziehung zu Ihrem Freiwilligen.

6. Beenden Sie den Brief

Überprüfen Sie den Brief nach dem Ausfüllen unbedingt. Suchen Sie nach Grammatik- oder Rechtschreibfehlern und bestätigen Sie, dass Sie die richtigen Freiwilligenangaben oder Beispiele angegeben haben. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail korrekt adressieren, und senden Sie sie dann ab. Es ist wichtig, so früh wie möglich E-Mails zu versenden, um die Bedeutung ihres Beitrags hervorzuheben.

7. Machen Sie es sich zur Gewohnheit

Versuchen Sie, das Versenden von Dankesbriefen für Ihre ehrenamtliche Tätigkeit zur Gewohnheit zu machen. Abhängig von der Größe Ihrer Organisation und der Anzahl der Freiwilligen sollten Sie erwägen, mindestens eine E-Mail pro Tag oder Woche an verschiedene Freiwillige zu senden. Versuchen Sie, Notizen über Ihre Interaktionen mit oder Beobachtungen von Freiwilligen zu machen, damit Sie Details haben, die Sie in Ihre Briefe aufnehmen können. Erwägen Sie außerdem den Kauf spezieller Karten oder die Suche nach einer Software, um die Kontaktinformationen der Freiwilligen und das Datum, an dem sie zuletzt Karten erhalten haben, zu organisieren, um Ihren Prozess effizienter und fairer zu gestalten.

Muster-Dankesbrief an Freiwillige

Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihren eigenen Dankesbrief an Freiwillige zu schreiben:

(Die Adresse Ihrer Organisation)
(Die Telefonnummer Ihrer Organisation)

(Datum)

(Anrede mit dem Namen des Freiwilligen),

(Bedanken Sie sich zunächst dafür, dass Sie sich ehrenamtlich für Ihre Organisation engagieren. Besprechen Sie das konkrete Ereignis, die Eigenschaft oder die Gewohnheit, die Sie an ihnen schätzen. Geben Sie bei Bedarf auch persönliche Details an, z. B. warum Sie dies schätzen oder welche Gefühle Sie dabei empfinden.)

(Erwähnen Sie den Kernwert oder die Mission Ihrer Organisation. Sprechen Sie darüber, wie ihre Handlungen diesen und die Ziele der Organisation unterstützen.)

(Bedanken Sie sich noch einmal.)

(Abschiedserklärung),
(Ihr Name)
(Dein Titel)
(Der Name Ihrer Organisation)

Beispiel eines Dankesbriefes an Freiwillige

Schauen Sie sich dieses Beispiel eines Dankesbriefes für ehrenamtliche Hilfe an:

1972 Bramble Path
St. Louis, Missouri
314-555-9876

10. Dezember 2021

Liebe Rebecca,

Vielen Dank, dass Sie letztes Wochenende ehrenamtlich bei uns mitgewirkt haben! Sie waren ein wichtiges Mitglied unseres Teams bei der Zusammenstellung von Taschen für die ganze Familie und haben diesem Prozess eine besondere Freude bereitet. Ihre positive Einstellung war ansteckend und ich glaube, Sie haben wirklich alle anderen Freiwilligen dazu inspiriert, genauso viel Spaß zu haben wie Sie.

Unsere Mission bei Arch Pantrys ist es, dafür zu sorgen, dass keine Familie im Großraum St. Louis hungert. Dank Ihrer Zeit, Ihres Organisationsgeschicks und Ihrer Fähigkeit, andere zu motivieren, haben wir bei unserem letzten Freiwilligeneinsatz dreimal so viele Taschen gepackt, wie wir geplant hatten. Das bedeutet, dass diese Woche nicht nur 200, sondern 600 Familien mit Grundnahrungsmitteln versorgt werden könnten. Ohne Sie könnten wir das nicht schaffen.

Nochmals vielen Dank, dass Sie sich entschieden haben, Arch Pantryes zu unterstützen. Sie sind der Grund für unseren Erfolg und ich bin sehr dankbar, Sie in unserem Team zu haben.

Am besten,
Michael Pascal
Freiwilligenkoordinator
Gewölbte Lagerräume von St. Louis