So schreiben Sie in 6 Schritten eine E-Mail mit einer Bitte um etwas • BUOM
14. September 2021
Egal, ob Sie nach einer Gelegenheit, einem Whitepaper oder einer Dienstleistung suchen, es gibt viele Gründe, warum Sie eine E-Mail mit der Bitte um etwas schreiben. Wie Sie an Ihre Nachricht herangehen, hängt möglicherweise davon ab, wonach Sie fragen, und von Ihrer persönlichen oder beruflichen Beziehung zum Empfänger. Wenn Sie wissen, was Sie in Ihre Nachricht aufnehmen und welchen Ton Sie verwenden sollten, können Sie den Leser überzeugen. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Sie eine E-Mail mit der Bitte um etwas schreiben, besprechen einige hilfreiche Tipps und geben ein Beispiel, das Ihnen beim Schreiben hilft.
Wie schreibe ich eine E-Mail mit der Bitte um etwas?
Wenn Sie eine E-Mail mit der Bitte um etwas schreiben möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Bestimmen Sie den Zweck des Briefes
Bevor Sie mit dem Verfassen Ihres ersten Entwurfs beginnen, ermitteln Sie den Zweck Ihrer Anfrage und den Grund für den Versand der E-Mail. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie erreichen möchten und warum Sie diese bestimmte Person fragen, kann dies dazu beitragen, dass Ihr Brief selbstbewusster und selbstbewusster klingt. Dies kann für Sie von Vorteil sein, da der Empfänger ermutigt wird, Ihrer Anfrage nachzukommen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, sich beim Schreiben zu konzentrieren und zu verhindern, dass es sich wiederholt, wortreich oder verwirrend wirkt.
2. Schreiben Sie einen Betreff und eine Begrüßung
Anschließend können Sie Ihre E-Mail mit einer informativen und leicht verständlichen Betreffzeile beginnen. Fügen Sie eine freundliche Begrüßung oder Begrüßung hinzu, um Ihre Nachricht positiv und freundlich zu beginnen. Wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, sollten Sie einen formellen Ton verwenden und den Zweck der E-Mail in der Betreffzeile hervorheben. Sie können sie mit ihrem Berufstitel und Nachnamen ansprechen, z. B. „Sehr geehrter Dr. Hernandez“. Wenn Sie jemanden, der Ihr Freund ist, um etwas bitten möchten, können Sie alternativ eine lockerere Sprache verwenden und ihn beim Vornamen nennen.
3. Veröffentlichen Sie Ihre Anfrage
Im Text der E-Mail können Sie Ihr Anliegen darlegen und beschreiben. Teilen Sie dem Empfänger mit, warum Sie ihm schreiben, und fügen Sie eine direkte Erklärung hinzu, in der Sie betonen, was Sie von ihm erhalten möchten oder erhalten möchten. So weiß der Leser, was Sie fragen, bevor er den gesamten Inhalt des Briefes liest, und kann Ihre unkomplizierte Herangehensweise schätzen.
Besprechen Sie, was der Empfänger Ihnen geben oder für Sie tun kann, damit er weiß, was als nächstes zu tun ist, wenn er daran interessiert ist, Ihrer Bitte nachzukommen. Es kann hilfreich sein, im gesamten Brief höflich und respektvoll zu bleiben und einen positiven und unaufdringlichen Ton beizubehalten.
4. Geben Sie eine Erklärung
Nachdem Sie Ihre Anfrage aufgeführt haben und dargelegt haben, was der Empfänger für Sie tun kann, sollten Sie darüber nachdenken, eine Erklärung und Beschreibung hinzuzufügen, warum Sie nach einem bestimmten Artikel oder einer bestimmten Dienstleistung fragen. Dies kann dem Leser einen Einblick geben, wie sich seine Großzügigkeit oder Zeit positiv auf Ihr Leben auswirken kann, was dazu beitragen kann, ihn davon zu überzeugen, Ihnen zu helfen.
Wenn Sie um einen beruflichen Gefallen bitten, beispielsweise um ein Empfehlungsschreiben, sollten Sie darüber sprechen, wie die Unterstützung des Bewerbers Ihnen dabei helfen kann, in Ihr ideales Hochschul- oder Berufsprogramm einzusteigen. Betonen Sie die positiven Vorteile, wenn Sie das erhalten, was Sie wünschen, und erklären Sie, warum Sie an der Zeit, dem Produkt oder der Botschaft des Kunden interessiert sind. Versuchen Sie, diesen Abschnitt kurz zu halten, da ein langer E-Mail-Text den Empfänger möglicherweise davon abhält, die gesamte Nachricht zu lesen.
5. Beenden Sie Ihre Nachricht
Sie können Ihre Nachricht im gleichen Tonfall wie Ihre Begrüßung beenden und so professionell oder persönlich bleiben, wie es dem Empfänger passt. Erwägen Sie, dem Leser für die Zeit zu danken, die er sich zum Lesen Ihrer Anfrage genommen hat, und für seine Berücksichtigung. Sie können den Brief beenden, indem Sie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ schreiben und Ihren Vor- und Nachnamen hinzufügen.
6. Überprüfen und absenden
Nachdem Sie den ersten Entwurf Ihres Briefes fertiggestellt haben, sollten Sie ihn auf Rechtschreib- oder Grammatikfehler überprüfen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie die Nachricht fehlerfrei versenden, was dem Empfänger zeigen kann, dass Sie es mit der Anfrage ernst meinen. Erwägen Sie, die E-Mail laut vorzulesen, um sicherzustellen, dass Ihr Ton und Ihr Schreibstil in der gesamten Nachricht einheitlich sind. Sie können es auch einem vertrauenswürdigen Freund oder Kollegen vorlesen, um dessen Meinung und Feedback einzuholen.
Tipps zum Schreiben einer E-Mail mit der Bitte um etwas
Hier ist eine Liste mit Tipps, die Ihnen beim Schreiben einer E-Mail mit der Bitte um etwas helfen:
Verwenden Sie eine präzise Sprache: Wenn Sie eine E-Mail schreiben, kann es hilfreich sein, eine präzise Sprache zu verwenden, um den Zweck Ihrer Nachricht genau zu vermitteln und die nächsten Schritte zu beschreiben, die der Empfänger unternehmen kann, wenn er daran interessiert ist, Ihnen zu helfen. Eine kurze und direkte E-Mail kann den Empfänger dazu ermutigen, die gesamte Nachricht zu lesen.
Geben Sie eine Anfrage pro E-Mail an: Es kann hilfreich sein, nur eine Anfrage pro E-Mail zu besprechen, da so der Zweck Ihrer Nachricht klar und verständlich bleibt. Dies kann auch dazu beitragen, dass sich der Leser nicht mit Fragen überfordert fühlt und stattdessen eine Frage nach der anderen beantworten kann.
Bleiben Sie positiv und höflich: Bleiben Sie während der gesamten Nachricht positiv und respektvoll, damit sie taktvoll und locker klingt. Dies kann dazu beitragen, dass der Leser Ihrer Anfrage aufschlussreicher und aufgeschlossener gegenübersteht, was die Wahrscheinlichkeit erhöhen kann, dass er bereit ist, Ihnen ein Produkt, ein Dokument oder eine Dienstleistung zur Verfügung zu stellen.
Heben Sie gemeinsame Merkmale oder Erfahrungen hervor: Der E-Mail-Empfänger hilft Ihnen eher, wenn er sich auf persönlicher oder beruflicher Ebene mit Ihnen identifizieren kann. Das bedeutet, dass es für Sie hilfreich sein wird, über gemeinsame Merkmale oder Erfahrungen zu sprechen, wie z. B. den Abschluss an derselben Universität oder eine gemeinsame Leidenschaft für die Kochkunst.
Erwähnen Sie gemeinsame Freunde oder Kollegen: Wenn Sie in einer E-Mail um etwas von einem Bekannten oder Fachmann bitten, den Sie nicht besonders gut kennen, sollten Sie einen gemeinsamen Freund oder Kollegen erwähnen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass der Leser weiß, dass die Menschen, die er mag oder mit denen er eng zusammenarbeitet, Ihnen auch vertrauen und mit Ihnen gut auskommen.
Beispiel
Betrachten Sie dieses Beispiel einer E-Mail mit einer Anfrage:
Betreff der Nachricht: Antrag auf zweiwöchigen Urlaub
Sehr geehrte Frau Lander,
Bezüglich unseres Telefongesprächs heute Morgen möchte ich um zwei Wochen Urlaub bitten. Ich habe die Bestellpläne der Kunden überprüft und weiß, dass die Produktionsziele für die Herbstmonate relativ niedrig sind. Daher möchte ich in den ersten beiden Septemberwochen bezahlten Urlaub nutzen. Ich glaube, dass meine Abwesenheit während dieser Zeit keine negativen Auswirkungen auf den Rest meines Teams haben wird, und ich bin zuversichtlich, dass sie ihre beruflichen Aufgaben während meiner Abwesenheit auch ohne mich wahrnehmen können.
Ich habe dieses Jahr noch keine Zapfwelle genutzt und möchte die Urlaubsstunden, die ich in den letzten acht Monaten gesammelt habe, nutzen. Ich habe dafür gesorgt, dass mein Assistent während dieser zwei Wochen meine Anrufe und E-Mails beantwortete.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und ich freue mich auf Ihre Antwort.
Mit besten Grüßen,
Alex Alvaro