So schreiben Sie einen Willkommensbrief an einen neuen Mitarbeiter (mit Vorlagen und Beispielen)

25. Februar 2021

Eines der wichtigsten Elemente bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ist, ihnen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein. Ein persönlich adressiertes Begrüßungsschreiben des neuen Managers oder Vorgesetzten kann dem neuen Mitarbeiter helfen, sich einen guten Eindruck von seinem neuen Job und seinen Kollegen zu machen. Wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz in den Einstellungsprozess involviert sind, müssen Sie unbedingt wissen, wie Sie ein wirkungsvolles Willkommensschreiben verfassen. In diesem Artikel besprechen wir, warum Willkommens-E-Mails für neue Mitarbeiter wichtig sind, wie man eine E-Mail schreibt und schauen uns Beispiele an, wie eine erfolgreiche Willkommens-E-Mail für einen neuen Mitarbeiter aussieht.

Mehr Details: Einen neuen Job beginnen

Warum ist ein Willkommensschreiben für neue Mitarbeiter wichtig?

Willkommens-E-Mails für neue Mitarbeiter helfen neuen Mitarbeitern, sich sicher und begeistert von ihrem neuen Job zu fühlen. Bei diesen E-Mails handelt es sich häufig um die erste offizielle Mitteilung, nachdem der Mitarbeiter der Besetzung der Stelle zugestimmt hat, sodass die E-Mails häufig den Ton für die Arbeitserfahrung des Mitarbeiters angeben. Ein gutes Willkommensschreiben gibt dem neuen Mitarbeiter das Gefühl, wertgeschätzt und wertgeschätzt zu werden. Außerdem erhalten Sie wichtige Informationen darüber, was sie am ersten Tag erwarten können.

Willkommensbriefe beeinflussen die Meinung eines neuen Mitarbeiters über die Kultur und Atmosphäre des Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass Ihre Briefe die Persönlichkeit des Arbeitsplatzes genau widerspiegeln. Der Ton der E-Mail, die Effektivität der Kommunikation und die Art der bereitgestellten Informationen beeinflussen alle den Eindruck, den ein Arbeitgeber von seinem neuen Arbeitgeber hat. Wenn die E-Mail des neuen Mitarbeiters positiv, informativ und freundlich ist, ist es wahrscheinlicher, dass sich der neue Mitarbeiter am neuen Arbeitsplatz zu Hause fühlt.

Was in einem Willkommensbrief an einen neuen Mitarbeiter enthalten sein sollte

Mehrere wichtige Elemente machen ein erfolgreiches Mitarbeiter-Begrüßungsschreiben aus. Die E-Mail sollte nicht zu lang oder kompliziert sein, aber es gibt einige wichtige Punkte, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten. Die wichtigsten Elemente sind:

• Persönliche Begrüßung

• Erwartetes Startdatum

• Ein kurzer Blick auf ihren ersten Tag

• Anforderungen an die Kleiderordnung (Krawatte, Rock, bequeme Schuhe usw.)

• Was sollten sie mitbringen (offizielle Dokumente, Mittagessen, Werkzeug, Sicherheitsausrüstung usw.)

• Anweisungen zur Ankunft (wie man zum Büro kommt, wen man fragen kann, wo man parken kann usw.)

• Kontaktinformationen für ihren neuen Manager

• Informationen zu allen Aktivitäten am ersten Tag (Onboarding, Schulung, Bürorundgang, Begrüßungsessen usw.)

• Einweisung in den Pausenraum (Standort von Kaffee, Snacks oder Wasser und Informationen zur Etikette)

• Eine offene Einladung, alle Fragen zu stellen, die sie haben könnten

Möglicherweise möchten Sie detaillierte Diskussionen über Dinge wie Verhaltensstandards, Urlaubsanträge oder Leistungsbeurteilungen aufheben, bis der Mitarbeiter mit der Schulung im Büro beginnt. Es kann jedoch hilfreich sein, eine schriftliche Kopie dieser Informationen zu haben, auf die sie während ihrer Einführungssitzungen zurückgreifen können. Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter einen direkten Kontakt zu jemandem hat, dem er vertrauen kann und der alle weiteren Fragen beantworten kann.

So erstellen Sie eine Willkommens-E-Mail für einen neuen Mitarbeiter

Beim Schreiben eines Willkommensbriefs an einen neuen Mitarbeiter sind einige wichtige Schritte zu beachten. Hier die wichtigsten Punkte:

Mach es persönlich.

Verwenden Sie im Brief den Namen des neuen Mitarbeiters, damit dieser Sie als echte Person wahrnimmt. Lassen Sie sie wissen, dass Sie mit ihnen sympathisieren, da sie vor ihrem ersten Tag möglicherweise besorgt oder nervös sind. Wenn sie beruflich in eine neue Stadt ziehen, stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie sie Sie um Rat oder Empfehlungen zu örtlichen Schulen oder Gegenden bitten können. Geben Sie vor allem Ihr Bestes, um Ihre E-Mails auf die spezifischen neuen Mitarbeiter und deren Bedürfnisse abzustimmen.

Achten Sie auf Ihren Ton.

Behalten Sie in der gesamten E-Mail einen positiven Ton bei, damit sich der neue Mitarbeiter mit Ihnen identifizieren kann. Beginnen Sie Ihre E-Mail damit, dem neuen Mitarbeiter mitzuteilen, wie sehr Sie sich freuen, ihn als neues Mitglied im Team zu haben. Erklären Sie, warum Sie glauben, dass sie eine Bereicherung für das Unternehmen sein werden, und lassen Sie sie wissen, dass das Team sich darauf freut, sie kennenzulernen. Finden Sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Professionalität und Freundlichkeit und überlegen Sie, welcher Ton in Ihrem Unternehmen am authentischsten ist.

Effektiv kommunizieren.

Ein fünfseitiger Aufsatz ist im Allgemeinen nicht das beste Format, wenn es um die Begrüßung eines neuen Mitarbeiters geht. Idealerweise soll der Kontakt mit dem neuen Mitarbeiter freundlich, kurz und informativ sein. Um dies zu erreichen, halten Sie Ihre E-Mail relativ kurz, aber voller Informationen. Um Ihre E-Mail leichter lesbar zu machen, können Sie bei der Beschreibung wichtiger Schritte Aufzählungspunkte oder nummerierte Listen verwenden. Seien Sie sympathisch, aber bleiben Sie bei der Sache. Wenn der Mitarbeiter im Büro ankommt, bleibt genügend Zeit, ihn kennenzulernen.

E-Mail-Vorlage für neue Mitarbeiter

Wenn Sie einen Willkommensbrief an einen neuen Mitarbeiter schreiben, möchten Sie den Inhalt auf den Empfänger zuschneiden. Es kann jedoch dennoch hilfreich sein, der empfohlenen Vorlage zu folgen. Unser Vorschlag sieht so aus:

Hallo und willkommen bei (Firmenname)!

Wir freuen uns sehr, dass Sie unserem Team beigetreten sind. Ich hoffe, Sie freuen sich auch darauf, Ihre neue Rolle anzutreten und Ihre neuen Kollegen kennenzulernen. Wir haben Ihren Starttermin eingeplant (Startdatum einfügen). Wir werden um (passende Zeit einfügen) um (passende Adresse einfügen) auf Sie warten. Am ersten Tag können Sie auf allen freien Flächen parken. Wir stellen Ihnen so schnell wie möglich Ihren eigenen Raum zur Verfügung.

Wir haben einen Zeitplan für Ihren ersten Tag erstellt, damit Sie sich schnell einarbeiten können. Wir machen zunächst Halt an einer Café-Bar für einen Drink oder Snack und stellen Ihnen die Küche vor. Dann gehen wir zum Büro des CEO, damit Sie einige Unterlagen abgeben können. Bitte bring:

• Ihre ID

• Kopie des Arbeitsvertrages (unterschrieben)

• Ihre Sozialversicherungskarte

Sobald dies abgeschlossen ist, zeigen wir Ihnen Ihr neues Büro und verbinden Sie mit unseren Computer- und Bürokommunikationssystemen.

Anschließend findet ein kurzes Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten statt. (Name des Vorgesetzten), der Ihnen unsere Richtlinien, Kultur und Vision vorstellt. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, sich mit Ihrem Büroleiter zu treffen, der für die Einarbeitung in Ihre neue Position im Unternehmen verantwortlich ist.

Unsere Kleiderordnung für Mitarbeiter (passenden Stil einfügen). Ziehen Sie in Erwägung, mehrere Schichten anzuziehen, da es im Büro tagsüber kühl werden kann.

Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, diese zu stellen. Bei Fragen zu den Unternehmensrichtlinien können Sie mich unter (geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein) oder telefonisch unter (geben Sie Ihre Telefonnummer ein) an mich richten. Ihr Vorgesetzter kann alle Fragen zu Ihren beruflichen Aufgaben telefonisch (E-Mail des Vorgesetzten) oder (Telefonnummer des Vorgesetzten) beantworten.

Nochmals herzlichen Glückwunsch zu Ihrer neuen Position! Wir freuen uns sehr, Sie im Team zu haben und hoffen, dass Sie Ihre Zeit bei (Firmenname) genießen.

Freue mich auf ein treffen mit dir,

(Ihr Name)

Beispiel für einen Willkommensbrief an einen neuen Mitarbeiter

Hier ist unsere Beispiel-E-Mail basierend auf der obigen Vorlage:

Lieber Jackson Sneed,

Willkommen bei der Griffith Music Group – wir freuen uns, Sie in unserem Team begrüßen zu dürfen und freuen uns darauf, Sie am Tag der Veröffentlichung, Montag, den 8. November, zu sehen. Wie ich in Ihrem Telefoninterview erwähnt habe, arbeiten wir ab 8:30 Uhr. Montag bis Donnerstag von 17:30 bis 17:30 Uhr. Wir möchten jedoch, dass Sie am 8. November bis 8 Uhr morgens bei uns eintreffen, damit wir Ihnen vor der Orientierung einen Rundgang durch das Büro geben und Ihnen das Team vorstellen können.

Alle Parkplätze auf dem Parkplatz stehen Ihnen zur Verfügung, mit Ausnahme derjenigen, die als „Ausstattung“ gekennzeichnet sind. Wenn Sie das Gebäude zum ersten Mal betreten, stellen Sie sich bitte Emily an der Rezeption vor. Sie gibt Ihnen ein vorläufiges Namensschild und leitet Sie zum Büro in Raum 225. Wenn Sie in unserem Büro ankommen, werde ich Sie zusammen mit Ihrer Vorgesetzten, Lisa Casey, begrüßen.

Das denken wir über Ihren Zeitplan für den ersten Tag:

• 8–8:30 Uhr: Bürorundgang und Treffen mit dem Team

• 8:30–10:30 Uhr: Orientierungssitzung mit HR-Direktor James Stone / Orientierungssitzung mit Vorgesetzter Lisa Casey

• 10:45–12: Gruppenbrunch (Ort: Olive Breakfast Room in der 53rd Street)

• 12:30–13:30 Uhr: Technische Einführung mit IT-Manager Eddie Jones.

• 13:30–17:30 Uhr: Üben Sie mit Manager Keith Lane

Einige wichtige Informationen:

Die Küche und der Aufenthaltsraum des Gebäudes befinden sich rechts neben den Aufzügen im ersten Stock. Wir versorgen ihn mit gesunden Snacks und verschiedenen Getränken. Die Kaffeemaschine steht Ihnen jederzeit zur Verfügung und Sie können Ihre eigene Tasse in die Kaffeekanne stellen.

Bitte bringen Sie am ersten Tag für unsere Unterlagen einen Lichtbildausweis und eine Sozialversicherungskarte mit.

Die Kleiderordnung im Büro lautet Business Casual.

Wenn Sie bis nächsten Montag Fragen haben, senden Sie mir bitte eine E-Mail oder rufen Sie mich unter 826-499-0000 an.

Willkommen zurück! Wir freuen uns darauf, Sie am 8. November kennenzulernen und freuen uns sehr, Sie in unserem Team zu haben.

Aufrichtig,
James Stone