So schreiben Sie einen Sponsorenbrief für eine Veranstaltung (mit Beispiel) • BUOM

3. Januar 2022

Gemeinnützige Organisationen nutzen oft mehrere Strategien, um Spender zu finden und enge Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Sponsorenbriefe für die Veranstaltungen der Organisation zu versenden. Wenn Sie sich für gemeinnützige Arbeit interessieren, kann es hilfreich sein, sich über diese Briefe zu informieren. In diesem Artikel definieren wir diese Briefe, besprechen die verschiedenen Typen, erklären, wie man einen Sponsorenbrief für eine Veranstaltung schreibt, und stellen ein Beispiel zur Verfügung, das als Leitfaden dienen kann.

Was ist ein Sponsoringbrief für eine Veranstaltung?

Ein Event-Sponsoring-Brief ist ein Dokument, das eine gemeinnützige Organisation verfasst und an einen potenziellen Sponsor sendet. In diesen Briefen wird eine Einzelperson oder ein Unternehmen um Sponsoring für eine bestimmte Veranstaltung, Initiative oder die langfristige Unterstützung einer gemeinnützigen Organisation gebeten. In der Regel können diese Briefe gemeinnützigen Organisationen dabei helfen, Beziehungen zu Spendern aufzubauen, um die Spendenbemühungen der Organisation zu unterstützen. Sponsoring-Briefe können Sponsoring-Anreize bieten und erklären, warum ein potenzieller Sponsor möglicherweise mit Ihrer Organisation zusammenarbeiten möchte. Ihre gemeinnützige Organisation kann diese Briefe als Mittel zur Mittelbeschaffung oder zum Aufbau von Partnerschaften mit Menschen und Unternehmen in Ihrer örtlichen Gemeinde nutzen.

Arten von Sponsoringbriefen

Hier sind zwei verschiedene Arten von Sponsoring-Briefen, die Sie an potenzielle Sponsoren schreiben können:

Allgemeines Sponsoring

Ein Brief, den Sie an potenzielle Spender senden können, ist ein allgemeiner Sponsorenbrief. Diese Briefe können Spendern die Möglichkeit bieten, auf unterschiedliche Weise mit Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten. Anstatt um Sponsoring für eine bestimmte Veranstaltung zu bitten, bieten diese Briefe den Sponsoren alternative Möglichkeiten zur Teilnahme. Sie können beispielsweise um eine wiederkehrende Spende, Freiwillige für regelmäßige Programme oder Outreach-Veranstaltungen oder Sachspenden wie Materialspenden bitten.

Sponsoring-Events

Ein weiterer Brief, den Sie an Sponsoren senden können, ist ein Event-Sponsoring-Brief. Diese Briefe enthalten in der Regel detaillierte Informationen darüber, wie eine Einzelperson oder ein Unternehmen bei einer bestimmten Veranstaltung mit Ihrer Organisation zusammenarbeiten kann. Unabhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie planen, kann der Einsatz von Sponsoren den Erfolg steigern. Beispielsweise könnten Sie regelmäßige Spender bitten, ihre Spenden ein Jahr vor der Veranstaltung zu erhöhen, um die Kosten zu decken. Sie können Unternehmen auch bitten, Gegenstände für eine stille Auktion zu spenden. Sie können Sponsoring-Briefe sowohl an reguläre als auch an neue Sponsoren senden, um Ihre Ergebnisse zu verbessern.

So schreiben Sie einen Sponsorenbrief für eine Veranstaltung

Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte, um effektiv einen Sponsorenbrief für eine Veranstaltung zu verfassen:

1. Verstehen Sie die Notwendigkeit

Bevor Sie anfangen, Briefe an potenzielle Spender zu schreiben, ist es wichtig zu verstehen, was Ihre Organisation braucht. Erwägen Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung die Erstellung einer Liste oder Datenbank aller Materialien, Einrichtungen oder Ressourcen, die für den Erfolg der Veranstaltung erforderlich sind. Diese Liste kann Ihnen dabei helfen, konkrete Anfragen an Ihre Spender zu richten, damit diese genau wissen, wie sie helfen können. Wenn Sie wissen, was Ihre Organisation braucht, können Sie auch sicherstellen, dass Sie nur die Beiträge erhalten, die für eine bestimmte Veranstaltung benötigt werden.

2. Recherchieren Sie nach potenziellen Sponsoren

Ein weiterer wichtiger Schritt vor dem Versenden von Briefen ist die Suche nach potenziellen Sponsoren. Während Sie E-Mails an bestehende Partner senden können, ist es auch wichtig, die Veranstaltung als Möglichkeit zu nutzen, Ihre Unterstützung zu erweitern. Wenn Sie mehrere Unternehmen oder Einzelpersonen gefunden haben, die mit Ihrer Organisation in Verbindung stehen, sollten Sie über eine Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail nachdenken, um mit der entsprechenden Person in diesem Unternehmen in Kontakt zu treten. Dieser erste Kontaktpunkt kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass dieses Unternehmen einen Beitrag zur Veranstaltung Ihrer Organisation leistet.

3. Fügen Sie eine Einleitung hinzu

Wenn Sie mit dem Schreiben von Briefen beginnen, beginnen Sie am besten mit einer Einleitung. In diesem Abschnitt können Sie erklären, wer Sie sind, was Ihre Organisation tut und einige Details zur bevorstehenden Veranstaltung. Erwägen Sie, diese Einleitung für jede E-Mail zu personalisieren, damit die Spender das Gefühl haben, direkt mit ihnen zu sprechen. Eine Einführung ist eine nützliche Möglichkeit für den Empfänger, sowohl die Veranstaltung als auch die Organisation besser zu verstehen.

4. Erklären Sie den Grund für den Brief

Als nächstes ist es wichtig, den Grund für das Schreiben des Briefes zu erläutern. Da es sich bei dem von Ihnen beantragten Sponsoring um ein veranstaltungsspezifisches Sponsoring handelt, sollten Sie mehrere Beispiele nennen, wie der Empfänger helfen kann. Diese Liste kann finanzielle Unterstützung, veranstaltungsspezifische Materialien, Freiwillige oder andere Ressourcen enthalten, die Ihre Organisation benötigt. Geben Sie in diesem Abschnitt am besten Einzelheiten an, damit der Empfänger weiß, wonach Sie fragen.

5. Stellen Sie Informationen über Ihr Publikum bereit

Weitere Informationen, die Sie in Ihren Brief aufnehmen sollten, können Informationen über die Bevölkerung oder das Publikum sein, dem Ihre gemeinnützige Organisation dient. Diese Art von Details kann den Empfängern Ihrer E-Mails helfen, eine persönliche oder emotionale Verbindung zur Arbeit Ihrer Organisation zu spüren. Der Aufbau dieser Verbindung kann auch die Chancen eines Sponsors erhöhen, einer Partnerschaft mit Ihrer Organisation für eine bestimmte Veranstaltung zuzustimmen.

6. Erklären Sie den Zweck der Veranstaltung

Bei der Planung Ihrer Veranstaltung hat Ihre Organisation möglicherweise eine Liste mit Zielen erstellt, die Sie erreichen möchten. Versuchen Sie, diese Ziele zum Inhalt Ihrer Sponsoring-E-Mails hinzuzufügen. Durch die Einbeziehung von Veranstaltungszielen können Sie den Sponsoren genau zeigen, was Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten. Diese Ziele können Sponsoren als Leitfaden dienen, um den Zweck der Veranstaltung besser zu verstehen und herauszufinden, was zu ihrer Verwirklichung erforderlich ist.

7. Fügen Sie eine Signatur hinzu

Erwägen Sie beim Ausfüllen von Sponsoringbriefen das Hinzufügen einer handschriftlichen Unterschrift. Dies kann dem Empfänger zeigen, dass sich Ihre Organisation die Zeit genommen hat, den Brief mit einer persönlichen Note zu verfassen. Das Hinzufügen dieser Signatur kann Ihre Chancen erhöhen, eine Antwort von den Empfängern zu erhalten.

8. Kontaktieren Sie die Empfänger

Sie können in den Brief einen Satz darüber einfügen, wie Sie den Empfänger kontaktieren möchten. Sie können beispielsweise erwähnen, dass sie in einer Woche mit einem Anruf von Ihnen rechnen können. Wenn Sie sich für die Angabe dieser Informationen entscheiden, ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie das halten, was Sie versprechen. Durch das Verfolgen der Briefe haben die Empfänger die Möglichkeit, Fragen zu stellen und mehr darüber zu erfahren, wie sie sich engagieren können.

Beispiel eines Sponsorenbriefs für eine Veranstaltung

Hier ist ein Beispiel für einen Sponsorenbrief für eine Veranstaltung:

Liebe Beth,

Ich hoffe, es geht dir gut. Mein Name ist Bruce und ich bin Entwicklungsleiter bei Small Steps for Change. Wir sind eine gemeinnützige Organisation, die sich für die Jugendbildung einsetzt, indem wir kleine Schritte zu großen Veränderungen unternehmen. Unser jährlicher 5-km-Lauf rückt immer näher und wir sind auf der Suche nach potenziellen Sponsoren, die dabei helfen, diese Veranstaltung Wirklichkeit werden zu lassen.

Wir glauben, dass Ihr Unternehmen mit unserer Mission übereinstimmt, da Sie hart daran arbeiten, einen strengen Lehrplan für Grundschulen in unserer Region zu erstellen. Wir brauchen deine Hilfe. Damit der 5K-Lauf ein Erfolg wird, sind wir auf Geld- und Sachspenden angewiesen. Zu den Dingen, die wir am meisten brauchen, gehören Geldspenden, Hilfsmittel wie Laufnummern und Freiwillige am Tag der Veranstaltung.

Das Ziel von 5K ist es, 10.000 US-Dollar für außerschulische Bildungsprogramme für Schulen in unserer Region zu sammeln. Zu diesem Zweck hoffen wir, die benötigten Materialien bereitzustellen, außerschulische Leiter zu bezahlen und die Einrichtungen des Programms zu renovieren. Wenn Ihre Organisation zu unserem Anliegen beiträgt, bieten wir Ihnen gerne Werbemöglichkeiten an. Unsere Organisation wird Ihr Unternehmen in Werbematerialien für den 5K-Lauf, auf unserer Website und im Jahresbericht der gemeinnützigen Organisation vorstellen.

Ich habe vor, Sie in den nächsten zwei Wochen telefonisch zu kontaktieren. Ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen und Ihre Fragen zu beantworten.

Bis,
Bruce
Director of Development