So schreiben Sie einen Spendenbrief in 7 Schritten (mit Vorlage) • BUOM
25. März 2022
Organisationen benötigen in der Regel Finanzmittel, um neue Initiativen und Strategien zu starten und zu unterstützen. Vor allem Non-Profit-Organisationen beschaffen sich häufig das benötigte Geld durch Fundraising. In diesem Szenario ist ein aussagekräftiges Spendenschreiben von entscheidender Bedeutung, um Einzelpersonen und Unternehmen über die Spendenbemühungen der Organisation zu informieren. In diesem Artikel geben wir praktische Tipps zum Erstellen eines attraktiven Spendenbriefs und eine Vorlage, die Sie für Ihren eigenen Brief verwenden können.
Was ist ein Spendenbrief?
Ein Fundraising-Brief, auch Vorschlagsbrief genannt, ist ein Brief, in dem die Bedürfnisse und Ziele einer gemeinnützigen Organisation erläutert werden. Potenzielle Spender erfahren hier, warum und wie sie die Organisation unterstützen können.
Ein überzeugendes Spendenschreiben hilft gemeinnützigen Organisationen, Zuschüsse von Institutionen zu erhalten, Unterstützung für einen neuen Plan zu erbitten und um Spenden, Sponsoring, ehrenamtliche Zeit und Sachspenden zu bitten. Durch effektives Schreiben verbinden sich Organisationen mit potenziellen Finanzierungsquellen, teilen ihre Geschichte, demonstrieren die Wirkung der Organisation und gewinnen Unterstützung, um diese Mission zu erreichen.
So schreiben Sie einen effektiven Spendenbrief
Befolgen Sie beim Verfassen eines Spendenbriefs die folgenden Schritte, um ein überzeugendes Dokument zu erstellen:
Kontaktieren Sie den Leser persönlich
Jemanden beim Namen zu nennen ist normalerweise ein Zeichen von Respekt und Anerkennung. Es kann auch eine effektive Möglichkeit sein, ein Gespräch zu beginnen und die Aufmerksamkeit des Lesers zu fesseln und zu halten. Sprechen Sie den Empfänger mit seinem Namen an, um die E-Mail zu personalisieren und ihm das Gefühl zu geben, dass er speziell für den Empfang der E-Mail ausgewählt wurde. Wenn Sie dem Brief einen förmlichen Ton verleihen möchten, sprechen Sie die Person mit einer Anrede wie „Frau“ oder „Herr“ an und geben Sie dann ihren Nachnamen an.
erzähl mir eine Geschichte
Erklären Sie das Problem einer gemeinnützigen Organisation mit einer gut geschriebenen, aber kurzen Geschichte. Erregen Sie die Aufmerksamkeit des Lesers mit einer Frage, einer interessanten Tatsache oder einem Wortspiel. Konzentrieren Sie die Geschichte dann auf eine Figur, die Hilfe benötigt, beispielsweise einen Hund in einem Tierheim. Fügen Sie interessante Informationen über die Menschen hinzu, denen Sie helfen möchten, und wie der Beitrag des Spenders diese Mission unterstützt.
Beenden Sie die Geschichte, indem Sie den Spender als Helden darstellen, der etwas verändern kann. Heben Sie ihre Hilfe als wesentlichen Teil der Lösung des Problems hervor. Dies trägt dazu bei, den Bystander-Effekt zu verringern, ein psychologisches Phänomen, bei dem Menschen weniger wahrscheinlich helfen, wenn sie das Gefühl haben, dass andere etwas beizutragen haben.
Formulieren Sie das Problem deutlich
Die Handlung Ihres Briefes führt den potenziellen Spender in ein Problem ein, das finanzielle Unterstützung benötigt. Stellen Sie nach Abschluss Ihrer Geschichte das genaue Problem dar, das die gemeinnützige Organisation lösen möchte. Die Kombination einer Geschichte mit einer einfachen Erklärung hilft dem Spender, die Situation klar zu verstehen. Anhand dieser Fakten können sie dann entscheiden, ob sie das Anliegen unterstützen wollen.
Beschreiben Sie Ihre Mission und Ziele
Geben Sie den Zweck Ihres Spendenbriefs an und stellen Sie sicher, dass er mit der Mission und Vision der Organisation übereinstimmt. Sagen Sie dem Leser, was Sie erreichen möchten und welche Kennzahlen Sie zur Erfolgsmessung verwenden. Zum Beispiel: „Wir müssen bis zum 1. Dezember 10.000 US-Dollar sammeln, um 500 bedürftigen Familien einen warmen und erfüllenden Urlaub zu ermöglichen.“ Erklären Sie, wohin der Beitrag des Spenders fließt, wie die Organisation ihn verwenden will und wer davon profitiert.
Beschreiben Sie die Wirkung der Spende
Beschreiben Sie deutlich die Wirkung des Spenderbeitrags und wie er sich auf die Organisation und ihre Mission auswirkt. Generell möchten Spender wissen, welchen Nutzen ihr Geld hat. Erklären Sie, wie ihre Antwort auf den Spendenbrief dazu beitragen kann, das Problem zu lösen, das die Organisation lösen möchte. Beispiel: „Jede 20 US-Dollar, die Sie spenden, ernährt eine vierköpfige Familie eine Woche lang.“
Aktivieren Sie ein Gefühl der Dringlichkeit
Ein Gefühl der Dringlichkeit kann die Chancen erhöhen, dass Ihr Empfänger für den guten Zweck spendet. Schaffen Sie Dringlichkeit, indem Sie eine Frist festlegen, um ein Spendenziel zu erreichen oder eine entsprechende Spende zu erhalten. Wiederholen Sie zur Betonung den Grund für die Dringlichkeit im Nachwort oder Aufruf zum Handeln.
Sei präzise
Halten Sie Ihren Spendenbrief so kurz wie möglich und lassen Sie den Inhalt die Länge bestimmen. Um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen und Verwirrung zu vermeiden, geben Sie nur die notwendigen Informationen an. Verwenden Sie Leerzeichen, um große Textblöcke aufzuteilen und Ihre E-Mail leichter lesbar zu machen.
Vorteile eines effektiven Spendenbriefs
Während gemeinnützige Organisationen auf verschiedene Weise Geld sammeln können, unter anderem durch Spendenaktionen, Telefonanrufe und Online-Aktivitäten, bietet ein effektiver Spendenbrief die folgenden Vorteile:
Erfordert kein physisches Treffen
Mit einem Spendenbrief können Sie einen Spender kontaktieren, ohne ihn treffen oder anrufen zu müssen. Die Empfänger erhalten ein umfassendes Verständnis des Problems, das Sie lösen möchten, und können entscheiden, ob die Ursache ihre Ressourcen wert ist. Dies ist eine praktische Möglichkeit, ein großes Publikum zu erreichen.
Spart Zeit und Mühe
Im Gegensatz zu Strategien wie Sonderveranstaltungen und Kapitalkampagnen, die monatelange sorgfältige Planung erfordern, sind Spendenbriefe schnell und einfach zu erstellen. Sie können sie in Tagen oder Wochen statt in Monaten planen, erstellen und versenden. Die Organisation kann Spenden innerhalb weniger Tage per Post erhalten.
Stärkt bestehende Beziehungen
Während Bankette und Spendenaktionen eine großartige Möglichkeit sind, Spenden zu sammeln, um mit Unterstützern in Kontakt zu treten, können sie zeitaufwändig, teuer und häufig schwierig zu organisieren sein. Fundraising-Briefe und Kommunikationsmethoden wie Newsletter sind praktische Optionen, um Vertrauen und Beziehungen zu Spendern aufzubauen. Sie tragen auch dazu bei, Spender über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten, ohne dass der gemeinnützigen Organisation dadurch Kosten entstehen.
Kommuniziert effektiv
Fundraising-Möglichkeiten wie Telekommunikation erfordern, dass sich der Empfänger in der Nähe seines Telefons befindet. Bei Präsenzveranstaltungen muss der Zeitplan einer Person freigegeben werden, damit sie teilnehmen kann. Bei Fundraising-E-Mails kann der Empfänger die Nachricht jederzeit lesen und antworten. Alles, was Sie brauchen, ist ein gut geschriebener Brief und eine gültige Adresse.
Beispiel für einen Spendenbrief
Hier ist eine Vorlage zum Erstellen eines effektiven Spendenbriefs, damit Sie den Prozess verstehen und sich zum Verfassen Ihres eigenen Briefs inspirieren lassen können:
(Datum)
(Name)
(Organisation)
(Straße)
(Stadt, Staat, PLZ)
Lieber (Name des Empfängers),
(Beginnen Sie den Brief mit einer emotionalen Geschichte, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen. Stellen Sie sicher, dass sie für die Person relevant ist, um den Nebeneffekt zu reduzieren.)
Ja (Liste der Probleme, die die Organisation lösen möchte). Obwohl wir bereits (die aktuellen Lösungen einfügen, die Ihre gemeinnützige Organisation durchführt), benötigen wir Ihre Hilfe bei der Umsetzung (der neuen Lösung).
Sie können dabei helfen (Fügen Sie die Mission oder das Projekt ein, das Unterstützung erfordert). Ihre Hilfe ist entscheidend für die Lösung dieses dringenden Problems.
Könnten Sie über eine Spende (Betrag) nachdenken, um uns zu helfen (geben Sie an, welche Wirkung Sie erzielen möchten)?
Ihre Spende hat einen erheblichen Einfluss auf (die beteiligten Themen oder Einzelpersonen) und wird für (geplante Erfolge einfügen) verwendet. Sie können online unter (Website) spenden, uns unter (Telefonnummer) anrufen oder einen Scheck in dem vorfrankierten Umschlag senden, der Ihrem Brief beiliegt.
Aufrichtig,
(Unterschrift des Absenders)
(Eingegebener Name des Absenders)
PS: (Wiederholen Sie Ihren Aufruf zum Handeln).
Beispiel für einen Spendenbrief
Das folgende Beispiel stammt von einer gemeinnützigen Organisation, die finanzielle Unterstützung für Tierheime benötigt:
12. Dezember 2021
Julie Dubacher
Fütterungsergebnisse
15 Karlsbad
Cincinnati, Ohio, 45226
Liebe Dr. Emma Ryan,
Wenn ich zu Tierheimen reise, bin ich immer wieder schockiert, wenn Freiwillige schwache und hungrige Tiere aufnehmen. Ich werde diesen traurigen Anblick nie vergessen. Wir folgen stets dem Zweck unserer Reise, indem wir bedürftigen Tieren in der Region Hilfe anbieten. Unsere Belohnung sind glückliche, gesunde Haustiere, die adoptiert werden und sich ihren neuen Familien anschließen.
In Zeiten wie diesen werden wir daran erinnert, welche Auswirkungen unser Handeln hat und wie Ihr finanzieller Beitrag dazu beitragen kann, dass diese Tiere ein besseres Leben führen.
Derzeit werden jedes Jahr Millionen von Haustieren ausgesetzt oder in Tierheimen abgegeben. Während wir bereits den Großteil unserer Ressourcen jedes Jahr für die Fütterung und Pflege von fast einer Million Katzen und Hunden aufwenden, brauchen wir Ihre Hilfe, um noch mehr würdige Tiere anzulocken.
Sie können unsere Mission, dieses Jahr 500 Notunterkünfte mit Nahrungsmitteln und Medikamenten zu versorgen, finanziell unterstützen und so unsere Wirkung verdoppeln. Ihre Hilfe ist entscheidend für die Lösung der akuten Nahrungsmittelkrise auf diesem Kontinent.
Könnten Sie uns helfen, vor Neujahr 754.000 US-Dollar für die Pflege dieser gefährdeten Tiere zu sammeln?
Ihre Spende wird sich erheblich auf etwa 1 Million Katzen und Hunde auswirken. Ihr Beitrag wird zu 100 Prozent für die Bereitstellung von Nahrungsmitteln und Medikamenten verwendet. Sie können online unter Feedingrescues.org spenden, uns unter 583-959-1002 anrufen oder einen Scheck im vorfrankierten Umschlag senden, der Ihrem Brief beiliegt.
Aufrichtig,
Julie Dubacher
PS: Bitte unterstützen Sie dieses Anliegen, bevor das neue Jahr beginnt.