So schreiben Sie einen professionellen Sicherheitsbericht • BUOM

16. März 2021

Die Meldung von Sichtungen und Vorfällen ist ein wichtiger Bestandteil der Sicherheit eines physischen Standorts. Diese Berichte dokumentieren Verfahren, halten die Ordnung aufrecht, beschreiben spezifische Ereignisse und berichten über Bereiche mit Verbesserungsbedarf. Wenn Sie Sicherheitsbeauftragter sind oder ein Team von Sicherheitsbeauftragten leiten, ist es wichtig zu wissen, wie eine zuverlässige und zielgerichtete Dokumentation aussieht. In diesem Artikel stellen wir Schritte, Tipps und Beispiele zum Verfassen eines professionellen Sicherheitsberichts vor.

Was ist ein Sicherheitsbericht?

Bei diesem Bericht handelt es sich um ein Dokument, das von einem Sicherheitsbeamten oder Wachmann verfasst wurde. Es enthält viele Details zu den Ereignissen, die während der Schicht einer Person auftreten. Diese Berichte enthalten Untersuchungen, Interviews und Beobachtungen – und sie sind von entscheidender Bedeutung für die Gewährleistung von Sicherheit und Rechenschaftspflicht. Hier sind fünf verschiedene Arten von Sicherheitsberichten, die Sie möglicherweise bei der Arbeit benötigen:

• Tägliche Aktivitäten: Dies ist eine Zusammenfassung der Ereignisse und Aktivitäten, die während Ihrer Schicht stattfinden. Es enthält Details über Ihren Tagesablauf und alle ungewöhnlichen Dinge, die Ihnen auffallen.

• Vorfall: Ein Vorfallbericht beschreibt detailliert einen bestimmten Vorfall, der sich in einer Einrichtung ereignet hat, für deren Sicherheit Sie verantwortlich sind. Dazu können Dinge wie eine flüchtige Person, Diebstahl oder Schlägerei gehören.

• Unfall: Hier finden Sie Einzelheiten zu jedem Unfall, der sich auf dem von Ihnen geschützten Eigentum ereignet hat. Dazu können Dinge wie Stürze, zerbrochene Gegenstände oder große verschüttete Flüssigkeiten gehören.

• Wartung: Ein Wartungsbericht erfasst den Zustand der Sicherheitsausrüstung und der von Ihnen gesicherten Bereiche. Es bietet Informationen über Dinge, die aktualisiert, repariert oder ersetzt werden müssen.

• Zusammenfassung: Zusammenfassende Berichte bieten Feedback in einem breiteren Maßstab und erstrecken sich über einen Zeitraum, der länger als eine Schicht ist. Dies kann ein Wochen-, Monats- oder Quartalsrückblick sein. In diesem Bericht werden wir um Ihre Gedanken und Einschätzungen zu potenziellen Schwachstellen gebeten.

Warum sind Sicherheitsberichte wichtig?

Genaue Sicherheitsberichte sind für die Aufrechterhaltung der Ordnung und der physischen Sicherheit des Raums von entscheidender Bedeutung. Berichte, die angemessene Informationen über Ereignisse, Verfahren und Vorfälle bieten, liefern Einblicke und Informationen über potenzielle Gefahren oder Schwachstellen. Die Durchsicht dieser Berichte ermöglicht eine ehrliche Reflexion über Protokoll, Richtlinien und Verfahren, die für die Verhinderung oder Vorbeugung unsicherer Situationen von entscheidender Bedeutung sind. Gerichte, Detektive oder Anwälte können diese Dokumente auch als Beweismittel anfordern oder vorladen.

So schreiben Sie einen Sicherheitsbericht

Die Berichterstattung ist eine Kernaufgabe des Sicherheitspersonals. Um Sicherheit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten, müssen Sie wissen, wie diese Art von Dokumenten detailliert beschrieben werden. Hier sind fünf Schritte zum Verfassen effektiver Sicherheitsberichte:

1. Machen Sie sich Notizen

Details und Beobachtungen machen den Großteil Ihrer Sicherheitsberichte aus. Die Genauigkeit dieser Angaben ist für die Gewährleistung der zukünftigen Sicherheit des Gebiets von größter Bedeutung. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Gedächtnis – tragen Sie immer einen Notizblock, einen elektronischen Notizblock oder ein Diktiergerät bei sich. Schreiben Sie auf, was Sie beobachten. Dazu sollten Ihre Gewohnheiten und Ihr Tagesablauf gehören. Es sollte auch alles enthalten, was Sie sehen oder erleben und was Sie stört. Um Zeit zu sparen, möchten Sie möglicherweise in Stenografie schreiben, da es sich bei diesem Dokument nicht um Ihren Bericht handelt. Ihre Notizen dienen als Material, auf das Sie später zurückgreifen können, wenn Sie ein formelles Dokument fertigstellen.

2. Beginnen Sie mit einem Lebenslauf

Der Sicherheitsbericht umfasst in der Regel zwei schriftliche Abschnitte sowie auszufüllende Standardabschnitte. Der erste schriftliche Abschnitt sollte eine allgemeine Zusammenfassung sein. Wenn Sie einen Vorfall- oder Unfallbericht ausfüllen, geben Sie einen allgemeinen Überblick über das von Ihnen beschriebene Ereignis. Dies hilft Menschen, die Dokumente zu finden, die sie in Zukunft benötigen. Dies kann auch Verwaltungsmitarbeitern dabei helfen, den Papierkram ordnungsgemäß zu erledigen. Dieser Abschnitt muss nicht alle Details enthalten, sollte aber grundlegende Informationen über die Art der Situation und das Gesamtergebnis enthalten.

Beispiel: „Beamter Mark Adams reagierte auf eine Beschwerde wegen ordnungswidrigen Verhaltens in Abschnitt 10-A des Gebäudes. Die Person wurde als Eleanna Ryan identifiziert. Die Situation erforderte Deeskalationstaktiken und wurde durch eine freiwillige Entfernung im Namen von Frau Ryan gelöst. “

3. Erläutern Sie die Erzählung detailliert

Der Erzählteil ist der zweite schriftliche Teil. Er vertieft die Zusammenfassung, indem er zusätzliche Details zur Situation liefert. Es enthält Schritt-für-Schritt-Aufzeichnungen der Handlungen jeder Person und gibt Ihren persönlichen Bericht über das Ereignis wieder. Hier sind vier Punkte, die Sie in Ihre Erzählung einbeziehen sollten, um sicherzustellen, dass sie vollständig, leicht lesbar und als Beweis oder Referenz geeignet ist:

• Fünf Ws. Fünf Fragen: Wer, Was, Wann, Wo und Warum. Versuchen Sie bei der Kommunikation, warum etwas passiert ist, keine Annahmen über die Absichten anderer Menschen zu treffen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Ihre Handlungen und machen Sie deutlich, dass Ihre Motivation aus der Einhaltung des Protokolls resultiert. Die Einbeziehung dieser Details liefert Antworten auf mögliche Fragen des Lesers zur Veranstaltung. Nachdem Sie Ihre Erzählung geschrieben haben, überprüfen Sie Ihre Arbeit und stellen Sie sicher, dass sie die fünf Ws enthält.

• Genaue Zeitstempel. Sehen Sie sich Ihre Notizen an, um sicherzustellen, dass die Zeiten, die Sie für die Beobachtungen aufzeichnen, korrekt sind. Sorgfalt in diesem Bereich verleiht Ihrer Geschichte Glaubwürdigkeit und kann dabei helfen, Sicherheitsprobleme zu erkennen, die zu bestimmten Tageszeiten spezifisch sind.

• Logische Seitenumbrüche. Überspringen Sie eine Zeile, um zu zeigen, wo eine Idee endet und eine andere beginnt. Seitenumbrüche tragen dazu bei, dass ein Dokument leichter lesbar ist.

4. Folgen Sie dem Formular

Die Berichterstattung ist ein integraler Bestandteil der Sicherheit, weshalb die meisten Organisationen in ihrer Sicherheitsabteilung spezielle Formulare haben. Mithilfe von Formularen können Sie Ihre Beobachtungen organisieren und sicherstellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden. Füllen Sie unbedingt alle Abschnitte des Formulars so vollständig wie möglich aus.

5. Korrekturlesen

Fehler in der Rechtschreibung oder Grammatik können die Interpretation des Lesers negativ beeinflussen. Dies kann das Vertrauen verringern oder den Gesamtwert des Dokuments verringern. Bevor Sie einen Sicherheitsbericht einreichen, lesen Sie ihn bitte durch, um ihn auf Fehler, Redundanzen und fehlende Informationen zu prüfen.

Tipps zum Verfassen eines professionellen Sicherheitsberichts

Alle Aspekte der Sicherheit sind zeitkritisch und die Dokumentation bildet da keine Ausnahme. Ihr Sicherheitsbericht sollte zeitnah, professionell und leicht lesbar sein. Hier sind drei Tipps, die Ihnen helfen, sicherzustellen, dass die von Ihnen verfassten Dokumente objektiv und korrekt sind:

Vermeiden Sie emotionale Sprache

Ein Sicherheitsbericht ist kein kreatives Schreiben. Es sollte Details enthalten, die die Situation beschreiben, aber nicht Ihren persönlichen emotionalen Zustand widerspiegeln. Emotionale Sprache kann einen Verlust an Objektivität anzeigen und die Integrität Ihres Berichts untergraben. Um diesen Standard zu erreichen, schreiben Sie in der dritten Person und verwenden Sie die Vergangenheitsform. Die Sicht der dritten Person ermöglicht es dem Leser, Ihr Verhalten und Ihre Handlungen zu sehen und sollte nicht widerspiegeln, wie Sie sich in der Situation fühlen. Das Schreiben in der Vergangenheitsform eignet sich für sachliches Schreiben, da es weniger lebendig ist – dies löst beim Leser weniger Emotionen aus.

Vermeiden Sie Kontraktionen und Konjunktionen

Abkürzungen und Konjunktionen sind weniger formal und können ablenken oder zu Fehlinterpretationen führen.

Sei schnell

Wenn Sie mehr als 24 Stunden auf die Fertigstellung eines Berichts warten, kann dies dazu führen, dass Informationen verloren gehen oder fehlen. Selbst wenn Sie sich Notizen machen, kann eine verspätete Berichterstattung dazu führen, dass andere das Dokument als unzuverlässig ansehen.

Beispiel eines Sicherheitsberichts

Denken Sie daran, dass Ihr Bericht die Sicht einer dritten Person darstellen muss. Sie sollten auch in der Vergangenheitsform schreiben und Emotionen oder Voreingenommenheit vermeiden. Hier ist ein Beispiel für einen objektiven Sicherheitsbericht, der detaillierte Informationen über den Vorfall liefert:

Vorfallsbericht

*Name des diensthabenden Offiziers: Armando Valdez
Datum: 06.02.2019
Zeitpunkt der ersten Interaktion: 19:16.
Lösungszeit: 20:35.
Standort: Eingang im zweiten Stock von Delilah’s Accessories, Quadrant 2-C.
Die Namen der betroffenen Parteien sind: Madison Parker, Janelle Thomas, Andrew Parker, Vivienne Thomas, Roger Crane, Officer Armando Valdez und Officer Rachel Quan.
Bedrohungsstufe: Gelb
Anwendung körperlicher Gewalt: nein*

Zusammenfassung des Vorfalls:
Officer A. Valdez reagierte auf einen Anruf von Delilahs Hilfsassistenten Roger Crane bezüglich eines mutmaßlichen Ladendiebstahlvorfalls. Bei den Verdächtigen handelte es sich um die Jugendlichen Madison Parker und Janelle Thomas, und der Beamte und das gesamte andere Sicherheitspersonal folgten dem Minor-Protokoll. Es wurde festgestellt, dass die Minderjährige Madison Parker im Besitz unbezahlter Gegenstände war, und gegen Frau Parker wurde eine 30-tägige einstweilige Verfügung erlassen. Der Vorfall endete damit, dass beide minderjährigen Kinder von ihren Erziehungsberechtigten aus dem Gelände entfernt wurden.

Beschreibender Bericht:
Um 19:16 Uhr erhielt Officer Valdez einen Anruf von Delilahs Zubehörpartner Roger Crane. Herr Crane sagte, er habe den Verdacht, dass die beiden Mädchen versuchten, Gegenstände aus dem Laden zu stehlen. Um 19:19 Uhr meldete sich Officer Valdez zum Eingang im zweiten Stock von Delilah’s Accessories – Quadrant 2-C – um die Situation zu beurteilen. Zu diesem Zeitpunkt fragte der Beamte die Probanden nach Namen und Alter. Nachdem er ihr Alter angegeben hatte (Madison Parker, 14, und Janelle Thomas, 13), befolgte der Beamte das Minor Protocol.

Officer Valdez rief Officer Rachel Quan an, um den Standort zu melden. Die Beamten forderten die beiden Minderjährigen auf, mit ihnen zum Sicherheitsdienst zu kommen, um die Beschwerde zu besprechen. Frau Parker und Frau Thomas kooperierten und keiner der Beamten wandte Gewalt oder körperlichen Kontakt an. Officer Quan wollte Frau Parkers Jeansjacke und Handtasche sowie den Rucksack von Frau Thomas sehen. Anschließend untersuchte sie den Inhalt. Nachdem in Frau Parkers Handtasche Nagellack von Delilah’s Accessories und ein Armband entdeckt wurden, wurde die Befragung eingestellt. Die Erziehungsberechtigten beider Minderjähriger wurden kontaktiert und gebeten, in die Räumlichkeiten zu kommen, damit sie bei der Befragung anwesend sein konnten. Ihre Erziehungsberechtigten wurden darüber informiert, dass ein Eingreifen der Polizei erforderlich sei, wenn ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter nicht anwesend sein könne.

Sowohl Andrew Parker als auch Vivienne Thomas kamen gegen 19:50 Uhr im Sicherheitsbüro an. Officer Quan fotokopierte ihre Führerscheine und stellte fest, dass Andrew Parker der Vater von Madison Parker und Vivienne Thomas die Mutter von Janelle Thomas war. Zu diesem Zeitpunkt erklärte Officer Valdez Andrew und Vivienne die oben genannten Informationen. Der Rest des Interviews wurde in Anwesenheit von Herrn Parker und Frau Thomas geführt.
Madison Parker gab zu, dass sie Nagellack und ein Armband genommen hatte, ohne dafür zu bezahlen, und drückte ihr Bedauern darüber aus. Janelle Thomas gab an, dass sie nicht wisse, dass Frau Parker etwas aus dem Laden mitgenommen habe, und dass sie keine Gegenstände mitgenommen habe, ohne dafür zu bezahlen. Officer Valdez verwarnte Frau Thomas und verbot Madison Parker für 30 Tage die Einreise. Ihrem Vater wurden am Eingang die Unterlagen der Bar ausgehändigt. Sie erklärten auch, dass die Strafverfolgungsbehörden gerufen worden wären, wenn die Mädchen den Laden mit Sachen verlassen hätten.

Der Vorfall endete damit, dass beide minderjährigen Kinder von ihren Erziehungsberechtigten aus dem Gelände entfernt wurden. Officer Valdez fügte den Namen und das Alter von Madison Parker zur 30-Tage-Barliste am Eingang hinzu.