So schreiben Sie einen Präsentationsbrief für eine Veranstaltung (mit Beispielen) • BUOM

3. Januar 2022

Ein Pitch Letter ist ein Instrument, um Interesse für ein Produkt, eine Idee oder eine Veranstaltung zu wecken. Bei Erfolg kann die Präsentation in den Medien Beachtung finden und zu einem erfolgreichen Ergebnis führen. Wenn Sie in der Öffentlichkeitsarbeit oder im Marketing tätig sind, müssen Sie möglicherweise einen Werbebrief verfassen. In diesem Fall ist es wichtig zu verstehen, was dieser Brief beinhaltet. In diesem Artikel erklären wir, was ein Präsentationsschreiben ist, beschreiben die Schritte zum Verfassen eines Präsentationsschreibens für eine Veranstaltung und stellen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Ihnen helfen.

Was ist ein Pitch Letter?

Ein Pitch Letter, auch Medienpräsentation genannt, ist eine Form der Korrespondenz, die an einen Medienvertreter oder Medienfachmann gesendet wird, um Interesse an einer Idee, einem Produkt oder einer Veranstaltung zu wecken. Der konkrete Empfänger des Angebots ist häufig ein Journalist oder Redakteur einer Zeitung oder Zeitschrift oder ein Produzent eines Radiosenders oder Fernsehsenders. Auch Medienschaffende in alternativen Medien wie Blogs und Podcasts erhalten häufig Angebote. Heutzutage sind E-Mail und Social-Media-Plattformen die gängigsten Methoden zum Versenden von Briefen. Telefon und Post sind weniger verbreitet, werden aber dennoch genutzt.

Der Absender des Werbebriefs ist in der Regel ein PR- oder Marketingfachmann. Die Nachricht ist normalerweise kurz und umfasst zwischen 150 und 400 Wörter. Bei einem Pitch versucht der Einsender, Interesse für das jeweilige Thema zu wecken. Sie erklären, warum es berichtenswert ist, warum es für die Öffentlichkeit wertvoll ist und wie die Berichterstattung über die Geschichte der Gastgeberorganisation zugute kommen kann. Ein erfolgreicher Pitch-Brief ermutigt den Empfänger, mit Interesse zu antworten und möglicherweise ein Angebot zur Fortsetzung der Berichterstattung anzubieten.

So schreiben Sie einen Werbebrief für eine Veranstaltung

Befolgen Sie diese Schritte, um einen Werbebrief für eine Veranstaltung zu schreiben:

1. Verstehen Sie das Format

Wenn Sie planen, ein Angebotsschreiben per Post oder als E-Mail-Anhang zu versenden, können die Struktur und das Erscheinungsbild des Dokuments die Entscheidung einer Person beeinflussen, Ihr Angebot anzuhören. Obwohl es keine spezifischen Regeln gibt, kann das folgende Format am effektivsten sein, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen:

• Verwenden Sie Briefkopf. Der Empfänger nimmt eine E-Mail, die professionell und formell aussieht, eher ernst.

• Geben Sie das Datum an. Dies ist das Datum, an dem Sie den Brief schreiben. Verwenden Sie das Format Monat/Tag/Jahr.

• Geben Sie den Namen und die Informationen des Empfängers an. Zu ihren Informationen gehören ihre Berufsbezeichnung, der Name ihrer Organisation und ihre Adresse. Platzieren Sie diese Informationen zwei Leerzeichen unter dem Datum.

• Legen Sie 1-Zoll-Ränder an. So breite Ränder verbessern nicht nur die Lesbarkeit, sondern sorgen auch für ein professionelles Erscheinungsbild.

• Verwenden Sie eine lesbare Schriftart. Beliebte Optionen sind 12-Punkt-Times New Roman oder 11-Punkt-Arial.

• Schreiben Sie im Blockformat. Im Blockformat haben einzelne Zeilen einen einfachen Zeilenabstand, Absätze jedoch einen doppelten Zeilenabstand.

• Sei präzise. Geben Sie diesen Punkt am besten so schnell wie möglich ein und beschränken Sie die Nachricht auf eine Seite.

In einem per E-Mail verschickten Pitch-Brief fehlt möglicherweise jegliche Formatierung in Bezug auf Datum, Empfängerinformationen und Felder. Es wird jedoch dennoch empfohlen, den Briefkopf in die E-Mail-Signatur aufzunehmen, eine lesbare Schriftart zu verwenden, in einem Blockformat zu schreiben und sich in der Kürze zu üben. Die Standardschriftart ist wahrscheinlich die beste Wahl für die E-Mail-Korrespondenz.

2. Identifizieren Sie die richtigen Kontakte

Bevor Sie die Medien über Ihre Veranstaltung informieren können, müssen Sie eine Liste relevanter Kontakte erstellen. Die Kontaktaufnahme mit bestimmten Medienvertretern und nicht mit den Medien im Allgemeinen kann die Chancen erhöhen, dass über Ihre Veranstaltung berichtet wird. Um die richtigen Kontakte zu identifizieren, bestimmen Sie zunächst, in welchen Rhythmus oder welches Nachrichtenthema Ihre Veranstaltung fällt.

Beispielsweise fällt eine Presseveranstaltung für eine Berühmtheit in die Kategorie Kunst und Unterhaltung. Die besten Medienkontakte für eine Veranstaltung sind daher die Journalisten und Redakteure, die in ihren jeweiligen Publikationen über Kunst und Unterhaltung berichten. Beachten Sie jedoch, dass einige Publikationen, insbesondere Nischenpublikationen und -programme, möglicherweise Mitarbeiter haben, die sich auf ihr Fachgebiet spezialisiert haben. Ein Netzwerk, das sich ausschließlich mit Nachrichten über Prominente beschäftigt, verfügt möglicherweise über Reporter, die über bestimmte Arten von Prominenten oder bestimmte Namen berichten. Daher ist es wichtig, jeden potenziellen Ausstiegspunkt zu untersuchen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Person kontaktieren.

3. Schalten Sie den Haken ein

Ein Hook ist ein Satz oder Absatz am Anfang einer Nachricht, dessen Zweck darin besteht, die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen und ihn zum Weiterlesen zu verleiten. Ein effektiver Hook ist informativ, ansprechend und für das Publikum relevant. Bei E-Mails beginnt der Hook mit der Betreffzeile. Schreiben Sie einen kurzen Titel, der klar zum Ausdruck bringt, wovon Sie sprechen.

Die Nachricht selbst bietet mehrere Möglichkeiten, den Empfänger zu fesseln. Erwägen Sie, mit einer Tatsache oder Anekdote zu beginnen oder auf eine populäre Meinung zu reagieren. Beispielsweise könnte ein Vorschlag, ein Buch von einem vermeintlich zurückgezogen lebenden Autor zu lesen, damit beginnen, dass man an seinen Ruf appelliert und ihn durch die Einleitung des Ereignisses zerstreut. Darüber hinaus können Sie den Empfänger fesseln, indem Sie ihn an seine Arbeit erinnern. Beziehen Sie sich auf ein ähnliches Ereignis oder eine ähnliche Geschichte und sprechen Sie darüber, welche Auswirkungen es auf Sie hatte, bevor Sie das Ereignis beschreiben, das Sie erzählen möchten. Wenn Sie auf die Leistungen des Empfängers eingehen, kann dies dazu führen, dass er für Ihre Präsentation empfänglicher wird.

4. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu

Ein Call-to-Action ist das, was Ihr Empfänger als Reaktion auf Ihre Präsentation tun soll. Bei einer Veranstaltung besteht Ihr Aufruf zum Handeln darin, in der Zeitschrift oder im Programm über die Veranstaltung zu berichten. Der Call-to-Action folgt direkt nach Ihrem Hook. Abhängig von der Länge des Hooks können Sie ihn entweder in denselben Absatz einfügen oder ihn in einen eigenen Absatz aufteilen.

Achten Sie beim Schreiben Ihres Call-to-Action darauf, nicht zu aufdringlich zu wirken. Passen Sie Ihren Ton an, um den Empfänger zu Möglichkeiten aufzufordern. Die Idee besteht darin, sie zu Entscheidungen zu führen, die ihnen und ihrem Ergebnis zugute kommen.

5. Zeigen Sie, warum das Ereignis berichtenswert ist.

Ein berichtenswertes Ereignis bedeutet, dass es das Potenzial hat, öffentliche Aufmerksamkeit zu erregen. Erklären Sie dem Empfänger nach dem Hook, warum Ihre Veranstaltung für Leser und Zuschauer interessant ist. Medienschaffende erhalten oft jede Woche eine große Anzahl an Präsentationen. Versuchen Sie daher, Ihre Präsentation zu differenzieren, indem Sie sich auf einen einzigartigen oder wichtigen Aspekt Ihrer Veranstaltung konzentrieren. Beispielsweise könnten Sie bei der obigen Buchlesung die Tatsache hervorheben, dass dies die erste öffentliche Veranstaltung des Autors seit einer bestimmten Anzahl von Jahren sein wird.

6. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus und wiederholen Sie den Aufruf zum Handeln

Schließen Sie Ihren Pitch-Brief ab, indem Sie dem Empfänger dafür danken, dass er sich die Zeit genommen hat, über Ihre Präsentation nachzudenken, und wiederholen Sie Ihren Aufruf zum Handeln, indem Sie sagen, dass Sie sich darauf freuen, dieses Thema in naher Zukunft zu diskutieren. Wenn Sie per Post oder als E-Mail-Anhang senden, geben Sie unbedingt Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und bevorzugte Kommunikationsmethode an. Wenn Sie eine E-Mail senden, geben Sie bitte in der Signatur Ihre Telefonnummer an und geben Sie alternative Kommunikationswege außer E-Mail an.

7. Abonnieren

Um Ihren Brief zu beenden, fügen Sie eine Begrüßung wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Wünsche“, ein Komma und dann unten Ihren Namen ein. Unabhängig davon, ob Sie einen formellen Brief oder eine E-Mail schreiben, stellen Sie sicher, dass Ihr Name und Ihre Organisation in Ihrer Nachricht enthalten sind. Sie können diese direkt unter Ihrem Namen einbinden. Wenn Sie Ihre E-Mail-Signatur so angepasst haben, dass sie Ihren Header enthält, können Sie diesen Schritt überspringen.

Vorlagen für Veranstaltungsbriefe

Sie können diese Vorlagen verwenden und anpassen, um Ihnen beim Verfassen Ihrer Event-E-Mail zu helfen:

Vorlage 1

Diese Vorlage ist für einen formellen Brief gedacht, der per Post oder als E-Mail-Anhang versendet werden soll:

(Datum)

(Name des Empfängers)
(Titel des Empfängers)
(Name der Organisation)
(Straßenadresse der Organisation)
(Stadt, Bundesland und Postleitzahl der Organisation)

lieber (zutreffender Ehrentitel und Nachname des Empfängers),

(Schreiben Sie einen Aufhänger, um den Empfänger einzubeziehen. Erwägen Sie, mit einer Tatsache, einer Anekdote oder einer Antwort auf eine Idee zu beginnen, die sich auf Ihre Veranstaltung bezieht. Fügen Sie anschließend einen Aufruf zum Handeln hinzu, der Ihre Veranstaltung vorstellt und den Empfänger einlädt, darüber zu berichten.)

(Geben Sie Details über das Ereignis an und zeigen Sie dem Empfänger, warum es einer Berichterstattung wert ist. Erwägen Sie, es mit aktuellen Ereignissen, Umständen im Zusammenhang mit verbundenen Personen oder einem anderen Folgeaspekt des Ereignisses zu verknüpfen, der es von anderen unterscheidet.)

(Danken Sie dem Empfänger, dass er darüber nachdenkt, über die Veranstaltung zu berichten. Geben Sie an, dass Sie sich darauf freuen, die mögliche Berichterstattung über die Veranstaltung zu besprechen. Erwähnen Sie Ihre bevorzugte Kontaktmethode und wie er Sie erreichen kann.)

Mit besten Grüßen,
(Ihr Name)
(Dein Titel)
(Name Ihrer Organisation)

Vorlage 2

Diese Vorlage ist für einen Pitch-Brief per E-Mail gedacht:

Betreff: (Schreiben Sie eine prägnante Überschrift, die den Betreff der Nachricht klar angibt)

lieber (zutreffender Ehrentitel und Nachname des Empfängers),

(Schreiben Sie einen Aufhänger, um den Empfänger einzubeziehen. Erwägen Sie, mit einer Tatsache, einer Anekdote oder einer Antwort auf eine Idee zu beginnen, die sich auf Ihre Veranstaltung bezieht. Fügen Sie anschließend einen Aufruf zum Handeln hinzu, der Ihre Veranstaltung vorstellt und den Empfänger einlädt, darüber zu berichten.)

(Geben Sie Details über das Ereignis an und zeigen Sie dem Empfänger, warum es einer Berichterstattung wert ist. Erwägen Sie, es mit aktuellen Ereignissen, Umständen im Zusammenhang mit verbundenen Personen oder einem anderen Folgeaspekt des Ereignisses zu verknüpfen, der es von anderen unterscheidet.)

(Danken Sie dem Empfänger, dass er darüber nachdenkt, über die Veranstaltung zu berichten. Geben Sie an, dass Sie sich darauf freuen, die mögliche Berichterstattung über die Veranstaltung zu besprechen. Erwähnen Sie Ihre bevorzugte Kontaktmethode und wie er Sie erreichen kann.)

Mit besten Grüßen,
(Ihr Name)

Beispiele für Event-Pitch-Briefe

Betrachten Sie diese Beispiele, um Ihnen beim Schreiben zu helfen:

Beispiel 1

Dieses Beispiel basiert auf einer formellen Briefvorlage, die per Post oder als E-Mail-Anhang versendet wird:

13. Dezember 2021

Frau Dorothy Zimmerman
Redakteur für Kunst und Unterhaltung
Applewood Gazette
3500 Harbison Street, 12. Stock
Reading, PA 19601

Sehr geehrte Frau Zimmermann,

Der Autor Thomas P. Roth hatte lange den Ruf, ein Einsiedler zu sein, aber eine bevorstehende öffentliche Buchlesung am 26. Dezember scheint dieser Unterscheidung zu widersprechen. Wir möchten Sie und Ihre Publikation einladen, über dieses seltene Ereignis zu berichten.

Herr Roths letzter öffentlicher Auftritt erfolgte 1988 nach der Veröffentlichung seines gefeierten Debütromans. Seitdem soll er das Leben eines Einsiedlers gelebt und im ländlichen Pennsylvania geschrieben und gelesen haben. Er plant, diesen Ruf zu ändern und einige Mythen während einer Lesung zu zerstreuen, die um 19 Uhr im berühmten Pennsylvania Book Center in der Franklin Avenue stattfinden soll.

Vielen Dank, Frau Zimmerman, dass Sie sich die Zeit genommen haben, über die Verwendung Ihrer Ressourcen für diese Veranstaltung nachzudenken. Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort. Ich bevorzuge den Kontakt per Telefon und Sie erreichen mich unter 610-222-5555.

Mit besten Grüßen,
Helen Barger
PR-Spezialist
Schwerkraftpresse

Beispiel 2

In diesem Beispiel macht der Absender ein Angebot per E-Mail:

*Thema: Coretech plant, bei der Produkteinführung am 12. Dezember die neuesten Innovationen vorzustellen*

Sehr geehrter Herr Choi,

Als begeisterter Leser Ihrer Arbeit bei Tech Central weiß ich, dass Sie in Ihrem August-Artikel mit dem Titel „Was ist die Strategie von Coretech?“ über die Geheimhaltung von Coretech-Produkten gesprochen haben. Aufgrund Ihrer hervorragenden Berichterstattung in der Vergangenheit habe ich mich gefragt, ob Sie daran interessiert wären, über die bevorstehende Produkteinführung von Coretech am 12. Dezember zu berichten.

Als einer der führenden Anbieter im Technologiesektor ist Coretech bestrebt, seinen Wettbewerbsvorteil zu wahren, indem es seine Arbeit so vertraulich wie möglich behandelt. Selbst die Leaks im April, die Sie in Ihrem Artikel erwähnt haben, konnten nicht viel verraten. Ich gehe davon aus, dass diese Produkteinführung die Tech-News des Jahres sein wird.

Ich freue mich auf Ihre E-Mail-Antwort zu diesem Thema und danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit besten Grüßen,
Gina Borges