So schreiben Sie einen formellen Brief mit Vorlage und Beispiel • BUOM

22. Februar 2021

Der beste Weg, Ihre Meinung auszudrücken oder anderen wichtige Informationen mitzuteilen, ist ein formeller Brief. Dies ist eine professionelle Möglichkeit, sich mit einfachen und prägnanten Sätzen zu erklären, um die Zeit des Lesers nicht zu beanspruchen. Formelle Briefe haben eine bestimmte Struktur oder ein bestimmtes Format, das im gesamten Dokument beibehalten werden muss.

In diesem Artikel erklären wir, was ein formeller Brief ist, wie man einen formellen Brief schreibt und stellen eine Vorlage und ein Beispiel für einen formellen Brief bereit.

Was ist ein formeller Brief?

Ein formeller Brief, auch „formeller Brief“ genannt, ist ein Dokument, das professionell für ein anderes Unternehmen oder einen anderen Geschäftsmitarbeiter verfasst wurde. Sie können verwendet werden, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, eine Beschwerde einreichen, Interesse an einer Stelle bekunden oder sich bei jemandem bedanken. Formelle Briefe werden oft in einfachen und direkten Sätzen mit einer formellen Begrüßung und Unterschrift verfasst. Das Schreiben eines formellen Briefes erfordert normalerweise ein sehr strukturiertes und spezifisches Format.

Wie schreibe ich einen formellen Brief?

Das Erstellen eines prägnanten und klaren formellen Briefes kann dabei helfen, Ihre Absichten und Absichten so zu erläutern, dass Ihr Publikum sie leicht verstehen kann. Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um zu erfahren, wie Sie einen formellen Brief schreiben.

1. Passen Sie Schriftart und Ränder an.

2. Erstellen Sie Ihren Titel.

3. Schreiben Sie einen Gruß.

4. Verwenden Sie Hauptabsätze, um Ihre Gründe für das Schreiben darzulegen.

5. Fügen Sie einen abschließenden Absatz und eine Überschrift hinzu.

6. Erwähnen Sie Ihre Anhänge und fügen Sie sie hinzu.

7. Überprüfen Sie den Brief und senden Sie ihn ab.

1. Passen Sie Schriftart und Ränder an

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr Brief nicht nur leicht verständlich, sondern auch leicht zu lesen ist. Damit Sie sauber und professionell schreiben, sollten Sie auf jeder Seite des Dokuments einen Rand von 2,5 cm festlegen. Auch die Verwendung einfacher Schriftarten wie Verdana, Arial, Calibri oder Times New Roman in 12 Punkt verleiht Ihrem formellen Brief ein sauberes Aussehen.

2. Erstellen Sie Ihren Titel

Sobald Ihre Schriftarten installiert sind, können Sie mit dem Versenden Ihrer E-Mails beginnen. Schreiben Sie zunächst Ihren Namen in die obere linke Ecke der Seite. Bitte geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und das aktuelle Datum an. Sie können auch Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse angeben, wenn Sie eine weitere Kontaktaufnahme wünschen.

Sie können nun direkt unter Ihrer Adresse die Adressdaten des Empfängers eingeben. Schreiben Sie ihren Namen, den Namen ihrer Organisation, falls sie eine solche vertreten, und dann ihre Adresse. Überprüfen Sie den Namen und die Adresse Ihres Empfängers mehrmals, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Adresse angegeben und den Namen richtig geschrieben haben.

3. Schreiben Sie eine Begrüßung

Jetzt können Sie Ihren Leser professionell begrüßen. Eine übliche Anrede in formellen Briefen ist „Sehr geehrte Frau oder Herr Nachname“. Wenn Sie den Vor- oder Nachnamen kennen, können Sie diesen in Ihre Begrüßung einbeziehen. Du könntest zum Beispiel „Lieber Alex Smith“ schreiben. Wenn Sie ihr Geschlecht kennen, können Sie „Sehr geehrter Herr Alex Smith“ oder „Sehr geehrte Frau Alex Smith“ schreiben. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“ schreiben.

4. Geben Sie in Hauptabsätzen an, warum Sie schreiben.

In Hauptabsätzen können Sie die Hauptpunkte festhalten und dem Empfänger professionell Ihre Bedenken, Meinungen oder andere Informationen erläutern. Sie können sich kurz vorstellen und zunächst den Grund erläutern, warum Sie diesen Brief geschrieben haben. Sie können Ausdrücke verwenden, zum Beispiel: „Ich schreibe Ihnen heute, weil …“.

Nachdem Sie erklärt haben, was der Empfänger lesen wird, können Sie mit dem nächsten Absatz fortfahren. Fügen Sie Details hinzu, um Ihre erste Aussage zu untermauern. Wenn Sie beispielsweise ein Empfehlungsschreiben verfassen, können Sie die Fähigkeiten der Person, die Sie empfehlen, vertiefen, indem Sie sagen: „Averys Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten haben die Leistung meines Unternehmens seit Beginn des Quartals um 12 % gesteigert.“ „

Sie können so lange Beispiele nennen, bis Sie glauben, dass der Leser Ihren Standpunkt klar verstanden hat. Ihre Sätze sollten kurz, einfach und für den Leser leicht verständlich sein.

5. Fügen Sie einen abschließenden Absatz und eine Unterschrift hinzu

Zum Abschluss Ihres Briefes können Sie einen Schlussabsatz schreiben. Dieser Absatz kann kurz sein und schließt das Dokument ab, indem er den Hauptpunkt noch einmal wiederholt, mögliche nächste Schritte erläutert oder dem Empfänger dafür dankt, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihren Brief zu lesen.

Nachdem Sie den Brief geschlossen haben, können Sie am Ende des Dokuments Ihre endgültige Unterschrift hinzufügen. Beispiele für gängige Signaturen auf Briefen:

• Aufrichtig

• Mit freundlichen Grüßen

• Mit bestem Dank

• Danke

• Mit freundlichen Grüßen

• Mit freundlichen Grüßen

• Mit freundlichen Grüßen

Wählen Sie eine Schlussunterschrift und schreiben Sie Ihren Namen unten in den Brief.

6. Erwähnen Sie Ihre Anhänge und fügen Sie sie hinzu

Anhänge sind zusätzliches Material, das Ihrer E-Mail zur Unterstützung Ihres Dokuments hinzugefügt wird, ähnlich wie Sie eine Datei an eine E-Mail anhängen. Wenn Sie Ihrem Brief zusätzlich ein Dokument beifügen, müssen Sie dieses am Ende des Briefes einfügen. Um den Leser darüber zu informieren, dass ein zusätzliches Dokument beigefügt ist, können Sie am Ende des Briefes nach Ihrem Namen das Wort „Anhang“ einfügen. Sie können das Wort auch kürzen, indem Sie „encl“ schreiben.

7. Überprüfen Sie den Brief und senden Sie ihn ab

Nachdem Sie mit dem Schreiben fertig sind, können Sie den Brief lesen, um nach Grammatik- oder Rechtschreibfehlern zu suchen. Möglicherweise möchten Sie es auch überprüfen, um sicherzustellen, dass es sinnvoll und für den Empfänger klar genug ist. Nach der Überprüfung können Sie den Brief an den Empfänger senden. Wählen Sie einen schlichten weißen, quadratischen oder rechteckigen Umschlag. Falten Sie den Brief so, dass er in den Umschlag passt.

Schreiben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse in die obere linke Ecke des Umschlags, gefolgt vom Namen und der Adresse des Empfängers in der Mitte. Platzieren Sie einen Stempel in der rechten Ecke und versenden Sie den Brief an den gewünschten Empfänger.

Formeller Brief vs. informeller Brief

Da es sich bei formellen und informellen Briefen um schriftliche Dokumente handelt, mit denen Nachrichten an andere gesendet werden, kann es leicht zu Verwechslungen kommen.

Offizielle Briefe sind oft:

• Getippt und niemals handschriftlich

• Einhaltung strenger Standardregeln der Grammatik und der englischen Sprache

• Enthält kurze und prägnante Sätze

• Nutzung einer definierten Berufsstruktur

Informelle Briefe sind nicht so streng strukturiert wie formelle Briefe. Stattdessen enthalten offizielle Briefe:

• Weniger professionelle und lockerere Sprache

• Wörter handschriftlich oder getippt

• Es gibt keine bestimmte Formatierung oder Struktur, der sie folgen müssen.

Offizielle Briefarten

Menschen können aus verschiedenen Gründen formelle Briefe schreiben, einschließlich der beruflichen Interessenbekundung, Bedenken oder Meinungsverschiedenheiten. Zu den gängigen Arten formeller Briefe können gehören:

Rücktrittserklärungen

Wenn ein Mitarbeiter seine aktuelle Position verlässt, kann er ein Briefing einreichen Rücktrittsschreiben Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber oder Personalmanager, um den Grund für das Ausscheiden zu erläutern und einen Plan für den Übergangsprozess zu entwickeln.

Anschreiben

Das Verfassen eines Anschreibens ist eine der häufigsten Verwendungsmöglichkeiten für formelle Briefe. Kandidaten können Anschreiben verfassen, wenn sie sich für neue Stellen, Förderprogramme oder Bildungsprogramme bewerben.

Beschwerden

Viele Personen oder Unternehmen verwenden möglicherweise eine formelle Briefstruktur, um eine Beschwerde über ein Produkt oder eine Dienstleistung auszudrücken. Ein Mitarbeiter kann gebeten werden, im Namen eines Unternehmens, das mit einem von seinen Mitarbeitern verwendeten Produkt unzufrieden ist, einen Beschwerdebrief zu verfassen.

Professionelle Dankesbriefe

Nach dem Vorstellungsgespräch kann der Bewerber einen professionellen Dankesbrief verfassen, um dem Arbeitgeber seine Dankbarkeit dafür auszudrücken, dass er sich mit ihm getroffen und ihn für die Stelle in Betracht gezogen hat.

Interessenbekundung

Wenn ein Kandidat Interesse daran hat, für ein Unternehmen zu arbeiten, aber keine Stellenausschreibung für die gewünschte Position sieht, kann er schreiben Interessenbekundung mit der Aussage, dass sie bei Gelegenheit gerne weiter für das Unternehmen arbeiten würden.

Empfehlungsschreiben

Wenn sich ein Bewerber für eine Stelle oder ein Bildungsprogramm bewirbt, kann die Einrichtung ein Empfehlungsschreiben anfordern. Der Verfasser des Schreibens hat oft eng mit dem Bewerber zusammengearbeitet und bürgt für dessen Eignung für die Stelle.

Geschäftsankündigung

Unternehmen, die wesentliche Änderungen erwarten, werden eine Geschäftsmitteilung verfassen, die der Öffentlichkeit veröffentlicht wird. Dies kann die Ankündigung eines neuen Produkts, die Besetzung einer Führungsposition oder die Erläuterung einer bevorstehenden Veranstaltung sein, die sie veranstalten oder an der sie teilnehmen.

Was in einem formellen Brief enthalten sein sollte

Formelle Briefe werden oft in einem professionellen Ton verfasst und müssen bestimmte Elemente enthalten, um im gesamten Brief professionell und klar zu bleiben. Um die ordnungsgemäße formelle Briefetikette einzuhalten, sollten Sie die folgenden Elemente einbeziehen:

• Eine Kopfzeile, die Ihre Adresse und die Adresse des Empfängers anzeigt

• Offizielle Begrüßung

• Ein Absatz mit den Gründen für das Schreiben des Briefes

• Ein weiterer Absatz, der den ersten Absatz erweitert.

• Der letzte Absatz, der den Brief beendet

• Unterschrift im Abschlussschreiben

• Erforderliche Anträge zur Unterstützung des Dokuments

Was in einem formellen Brief nicht enthalten sein sollte

Wenn Sie einen formellen Brief für die gewünschte Zielgruppe verfassen, sollten die professionelle Sprache und der Ton im gesamten Dokument einheitlich sein. Um dies zu erreichen, sollten Sie beim Verfassen eines offiziellen Briefes folgende Elemente vermeiden:

• Der Satz „Miss“ in Ihrer Begrüßung

• Seien Sie zu förmlich, sodass Ihr Text unklar, unpersönlich und schwer verständlich klingt

• Kontraktionen

• Unvollständige Sätze

• Bunte Schriftart oder Briefpapier

• Lange Sätze oder Absätze

Muster eines formellen Briefes

Die folgende Vorlage zeigt Ihnen, wie Sie einen formellen Brief richtig schreiben.

(Ihr Name)
(Ihr Straßenname und Ihre Hausnummer)
(Stadt

Bundesstaat
Postleitzahl)
(Name der Firma)

(Firmenstraßenname und -nummer)

(Stadt
Bundesstaat

Postleitzahl)

(Aktuelles Datum)

(Empfängername)

(Berufsbezeichnung des Empfängers)

Sehr geehrte(r) (Name des Empfängers),
(Der erste Satz Ihres ersten Absatzes ist eine Einleitung und erläutert, warum Sie dem Empfänger schreiben. Mit den nächsten zwei bis drei Sätzen können Sie das Thema Ihres Briefes näher erläutern. Versuchen Sie, bis zum zweiten Absatz keine Details oder Beispiele zu nennen .)
(Dieser zweite Absatz wird Ihren Standpunkt näher erläutern. Sie können Beispiele oder andere Details verwenden, um den Leser über Ihre Meinung oder wichtige Informationen zu informieren. Der zweite Absatz sollte etwa drei bis vier Sätze lang bleiben, d. h. Ihr Brief sollte kurz, prägnant und unkompliziert sein .)

(Dieser letzte Absatz soll den Brief abschließen. Sie können sich für die Zeit beim Lesen bedanken und eventuell notwendige Folgeschritte vorschlagen.)

(Abschlussabmeldung),

(Ihr Name)

(Unterschrift)
Korpus: (das von Ihnen beigefügte Belegdokument)
Muster eines formellen Briefes

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen formellen Brief. Sie können dies als Referenz verwenden, wenn Sie Ihren eigenen formellen Brief schreiben.
Avery May
123 Kansas Ln

Kansas City, MO 64105

Roberts Media Group
334 Sonnenblumen Ln

Kansas City, MO 64105

17. Dezember 2019

Cameron Jones

Kundenbetreuer

Sehr geehrte Frau Cameron Jones,

Ich schreibe Ihnen, um Sie über meinen Rücktritt von der Roberts Media Group als Account Coordinator zwei Wochen nach dem aktuellen Datum zu informieren.

Ich schätze all die Unterstützung, Ermutigung und Motivation, die ich während meiner Amtszeit in dieser Position erhalten habe. Ich habe mich für eine Position entschieden, bei der ich meine Teambuilding- und Führungsqualitäten stärker einsetzen kann. In den nächsten zwei Wochen werde ich meine Zeit weiterhin der Fertigstellung meiner restlichen Projekte widmen und die notwendigen Schulungen anbieten, um den Übergangsprozess zu erleichtern.
Nochmals vielen Dank für die Unterstützung, die Sie mir gegeben haben, und vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies zu lesen. Wenn Sie ein Treffen vereinbaren möchten, um dies weiter zu besprechen, würde ich mich gerne mit Ihnen unterhalten, wenn Sie verfügbar sind.
Aufrichtig,