So schreiben Sie einen Entschuldigungsbrief oder eine E-Mail für ein Meeting (mit Beispielen)

1. April 2021

Gründe für eine Freistellung können persönliche Gründe, Urlaub oder unerwartete Ereignisse wie Krankheit oder Geschworenendienst sein. Möglicherweise können Sie mit anderen Teammitgliedern im Voraus persönliche Zeit- oder Urlaubstage vereinbaren.

Bei unerwarteten oder ungeplanten Abwesenheiten kann eine Entschuldigungs-E-Mail angebracht und manchmal auch notwendig sein. In diesem Artikel schauen wir uns an, wann Sie vor einem Meeting einen Brief oder eine E-Mail schreiben sollten, um sich zu entschuldigen, wie Sie eine Entschuldigungs-E-Mail schreiben können und zeigen Ihnen einige Beispiele für diese Art von Nachricht.

Wann Sie vor einem Meeting einen Entschuldigungsbrief schreiben sollten

Einige Unternehmen verlangen möglicherweise, dass Sie Ihre Abwesenheit von der Arbeit per E-Mail oder Brief dokumentieren. Hier sind einige Male, in denen es angebracht sein kann, vor einem Meeting eine Entschuldigungsnotiz zu schreiben:

Krankheit oder medizinische Gründe

Wenn Sie krank sind, können Sie möglicherweise nicht an der Sitzung teilnehmen. Eine Krankheit kann plötzlich auftreten, daher ist es angebracht, am Morgen des verpassten Termins eine Entschuldigungs-E-Mail zu schreiben. Wenn jedoch eine Operation geplant ist oder Ihre Krankheit länger andauert, müssen Sie möglicherweise Ihren Vorgesetzten oder Ihre Personalabteilung im Voraus darüber informieren, indem Sie ein Entschuldigungsschreiben senden.

Jurypflicht

Wenn Sie eine Vorladung erhalten, die Ihre Anwesenheit als Geschworener erfordert, benachrichtigen Sie Ihr Team und Ihren Vorgesetzten, sobald Sie die Mitteilung erhalten. Erwägen Sie, eine Entschuldigungs-E-Mail näher am tatsächlichen Termin des Erscheinens des Geschworenen zu senden. Sie können ein Entschuldigungsschreiben an die Besprechungsleiter, Ihren Vorgesetzten oder den HR-Experten senden und sie einige Tage vor den Besprechungen an Ihren Dienst erinnern. Ihre Mitteilung an Ihren Vorgesetzten kann bei Bedarf die Einberufung einer Jury beinhalten.

Schulveranstaltungen

In einigen Bundesstaaten ist es Mitarbeitern gestattet, bezahlten oder unbezahlten Urlaub zu nutzen, um an schulischen Aktivitäten der Kinder teilzunehmen. Wenn dies in Ihrem Bundesstaat zulässig ist, sollten Sie Ihren Vorgesetzten fragen, bevor Sie sich zu einer Schulveranstaltung verpflichten. Wenn Sie an Veranstaltungen teilnehmen können, denken Sie darüber nach, vorab eine Entschuldigungs-E-Mail an alle relevanten Parteien zu schreiben.

Trauerurlaub

Wenn in der Familie ein Todesfall eintritt, können Sie sich für anstehende Zusammenkünfte entschuldigen. Abhängig von den Urlaubsbestimmungen Ihres Unternehmens verfügen Sie möglicherweise über persönliche Tage, die Sie für beliebige Dienstleistungen nutzen können. Wenn Sie sich eine Auszeit nehmen, können Sie Ihrem Vorgesetzten und HR-Spezialisten eine Nachricht senden, in der Sie alle Besprechungen oder Veranstaltungen angeben, die Sie während Ihrer Abwesenheit von der Arbeit verpassen könnten.

Zeit zum Abstimmen

Einige Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, ihren Arbeitnehmern eine Freistellung zum Wählen zu gewähren. Wenn Sie planen, eine Pause einzulegen, um abzustimmen, erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten, ob dies möglich ist. Wenn Sie eine Entschuldigung schreiben, planen Sie im Voraus.

So schreiben Sie vor einem Meeting einen Entschuldigungsbrief

Hier sind ein paar Schritte, die Sie unternehmen sollten, um einen Entschuldigungsbrief für ein Meeting zu schreiben:

1. Fügen Sie Besprechungsinformationen hinzu

Geben Sie in der Betreffzeile das Datum, Ihren Namen und den Namen der Besprechung an, an der Sie nicht teilnehmen können. Dies kann Ihrem Vorgesetzten oder HR-Experten dabei helfen, E-Mails und Aufzeichnungen zu organisieren. Dies kann Ihnen auch helfen, wenn Sie eine Kopie des Briefes für Ihre Unterlagen aufbewahren möchten.

2. Behandle ihn angemessen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail oder Ihr Brief an die richtigen Parteien adressiert ist. Dies kann Ihr direkter Vorgesetzter oder Manager sein, aber auch der Besprechungsleiter oder HR-Spezialist. Wenn Sie beispielsweise krank sind und planen, eine Teambesprechung zu verpassen, können Sie Ihrem Vorgesetzten einen Entschuldigungsbrief schicken. Wenn Sie jedoch aufgrund Ihrer Pflicht als Jurymitglied eine Unternehmenskonferenz verpassen, können Sie Ihre Notiz bearbeiten, indem Sie Ihren HR-Experten und Ihren Vorgesetzten angeben.

3. Seien Sie professionell

Denken Sie darüber nach, Ihr Entschuldigungsschreiben kurz und ohne unnötige Details zu halten. In der Notiz können Sie erklären, warum Sie die Besprechung kurzzeitig verpasst haben, und dem Empfänger für seine Unterstützung danken. Anschließend können Sie die Nachricht schließen. Wenn Sie beispielsweise krank sind, könnten Sie sagen: „Es tut mir leid, dass ich heute eine Besprechung verpasst habe, aber ich bin krank“, anstatt: „Ich habe heute eine Besprechung verpasst, weil ich mit Migräne und einem sehr starken Rausch aufgewacht bin.“ Fieber.”

Sie können auch alle Schritte hervorheben, die Sie unternommen haben, um versäumte Arbeiten während Ihrer Abwesenheit nachzuholen. Wenn Sie beispielsweise normalerweise bei allen Teambesprechungen Notizen machen, erwähnen Sie unbedingt, dass Sie einen Teamkollegen gebeten haben, die Besprechung in Ihrer Abwesenheit aufzuzeichnen.

4. Bieten Sie zusätzliche Informationen an

Einige Unternehmen verlangen möglicherweise zusätzliche Unterlagen, wenn Sie Besprechungen oder Arbeit verpassen. Dies kann eine Vorladung der Geschworenen, ein ärztliches Attest oder ein Schulzeugnis sein. Sie können Ihre E-Mail schließen, indem Sie anbieten, die angeforderten zusätzlichen Informationen bereitzustellen.

5. Beenden Sie mit Ihrer Unterschrift.

Beenden Sie Ihre E-Mail oder Ihren Brief mit Ihrer Unterschrift und ggf. dem Titel Ihrer Arbeit. Wenn Sie eine Entschuldigung an Ihren HR-Experten richten, benötigt dieser möglicherweise zusätzliche Kontaktinformationen. Geben Sie daher Ihre Telefonnummer in Ihrer E-Mail-Signatur an.

Beispiel für einen Entschuldigungsbrief

Hier sind einige Beispiele, die Sie als Inspiration für eine Begründung aus einer Besprechungsnotiz verwenden können:

Beispiel 1

21. März 2020

Rayna Taylor
Marketingkoordinator, Simpsons Marketing Inc.
20 Homewood St.
Orlando, Florida 32827

Brittany Fox
Personalwesen, Simpsons Marketing Inc.
3205 Bloom St.
Lux C
Orlando, Florida 32827

Liebe Bretagne,
Bitte entschuldigen Sie, dass ich an diesem Freitag, dem 23. März, nicht an der Marketingsitzung teilnehmen kann. Ich habe die Pflicht, als Geschworener zu fungieren, aber ich habe Charles gebeten, mir das Protokoll der Sitzung zu schicken, damit ich meine Rückkehr nachholen kann. Ich habe diesem Schreiben eine Kopie meiner Vorladung als Geschworener beigefügt.

Danke für das Verständnis,

Mit freundlichen Grüßen,
Rayna Taylor

Beispiel 2

Von: Stephen Himes

5. Januar 2019

An wen: (email protected)

Betreff: Stephen Himes – Abwesenheit vom Meeting, 1/5

Sehr geehrter Herr Green,
Es tut mir leid, dass ich heute nicht an der Telefonkonferenz zu den unternehmensweiten Gewinnen teilnehmen kann. Leider wurde ich krank. Ich war heute Morgen beim Arzt und habe einen Folgetermin für Montag vereinbart, falls es mir nicht besser geht. Ich habe auch mit Maria gesprochen und sie gebeten, mir Notizen zu schicken und alles, was ich brauchte, im Büro abzuholen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.

Aufrichtig,
Stephen Himes