So schreiben Sie einen Arbeitsvorfallbericht • BUOM

6. Mai 2021

Wenn sich am Arbeitsplatz ein Unfall ereignet, kann die Verwendung eines Arbeitsunfallberichts die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ähnliche Situationen in der Zukunft auftreten. Darüber hinaus sind Berichte über Arbeitsvorfälle nützlich, um einen Vorfall für rechtliche Zwecke zu dokumentieren. Wenn Sie wissen, wie Sie die Meldung von Arbeitsvorfällen nutzen, können Sie den Prozess für Sie und andere HR-Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vereinfachen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Arbeitsvorfallbericht ist, wie man einen Arbeitsvorfallbericht erstellt und welche Vorteile diese Dokumente haben. Außerdem geben wir Tipps für die ordnungsgemäße Dokumentation von Vorfällen, damit Sie die Praktiken Ihres Unternehmens aufrechterhalten können.

Was ist eine Meldung über Vorfälle am Arbeitsplatz?

Ein Arbeitsvorfallbericht ist eine formelle Dokumentation mit spezifischen Details, die die Ereignisse eines Arbeitsvorfalls, wie z. B. einen Unfall oder eine Verletzung, beschreiben. Ihr Zweck besteht darin, die Ursachen und Ereignisse zu erkennen, die als Folge eines Unfalls oder einer Verletzung auftreten, um ähnliche Ereignisse in der Zukunft zu verhindern. Arbeitgeber nutzen die Informationen in den Berichten, um Strategien zu planen und Maßnahmen zur Risikominderung mit Personalmitarbeitern und anderen relevanten Mitarbeitern zu besprechen. Unternehmen können die in einem Arbeitsunfallbericht enthaltenen Informationen auch nutzen, um Sicherheitsschulungsprogramme für Mitarbeiter zu entwickeln.

So erstellen Sie einen Vorfallbericht

Das Ausfüllen eines Vorfallberichts besteht aus vielen Komponenten. Die folgenden Schritte führen Sie durch jeden Teil des Vorfallberichts und erklären, wie Sie auf die einzelnen Abschnitte reagieren:

1. Halten Sie alle grundlegenden Fakten bereit

Damit ein Vorfallbericht nützlich ist, ist es hilfreich, dass alle im Bericht aufgeführten Fakten spezifisch und korrekt sind. Zu den ersten und grundlegendsten Elementen eines Vorfallberichts gehören:

• Dein Standpunkt

• Name des Managers

• Datum

• Zeit

• Namen von Zeugen

• Schauplatz des Vorfalls

• Ihre Handlungen im Vorfeld des Unfalls

Denken Sie bei der Beantwortung dieser Fragen über jede Komponente des Vorfalls nach. Erinnern Sie sich beispielsweise an Fakten wie den Zeitpunkt des Vorfalls, die Handlungen der Mitarbeiter während des Vorfalls und Ihren Standort zum Zeitpunkt des Vorfalls. Spezifische Details wie diese können Ihrem Vorgesetzten mehr Einblick geben, der den Vorfallbericht zur Planung zukünftiger Sicherheitsmaßnahmen verwendet.

2. Erklären Sie den Ablauf Schritt für Schritt

Im nächsten Teil des Vorfallberichts werden Sie etwa gefragt: „Beschreiben Sie Schritt für Schritt, was zu der Verletzung/dem Fehlschlag geführt hat.“ Nehmen Sie sich für diesen Teil des Berichts Zeit, da es wichtig ist, in Ihrer Antwort so viele Details wie möglich anzugeben. Erwägen Sie, in der Ich-Form zu schreiben und alle mit dem Ereignis verbundenen Details zu notieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Genauigkeit bei der Erklärung des Unfalls beizubehalten. Es ist außerdem wichtig, dass Ihr Bericht klar und prägnant ist, damit die Mitarbeiter, die ihn prüfen, den Ablauf der Ereignisse vor, während und nach dem Vorfall verstehen.

3. Analysieren Sie den Vorfall

Nach der Beschreibung der Ereignisse vor, während und nach dem Vorfall ist es wichtig, die Ursachen zu analysieren. Ein Bericht über einen Arbeitsunfall könnte beispielsweise Fragen enthalten, die Sie dazu anregen, über die Faktoren nachzudenken, die zum Arbeitsunfall beigetragen haben, wie zum Beispiel: „Hätten Sie etwas anderes tun können, um diesen Vorfall zu verhindern?“

Wenn Sie auf diesen Teil des Berichts reagieren, sollten Sie Aspekte des Vorfalls analysieren, um alle Faktoren zu identifizieren, die dazu beitragen, wie z. B. Behinderungen am Arbeitsplatz, fehlerhafte Ausrüstung oder andere Faktoren. Es ist auch wichtig, die Verantwortung für die Rolle zu übernehmen, die Sie möglicherweise bei dem Vorfall gespielt haben, und Ihre Erklärung im Bericht abzugeben. Der Nachweis von Integrität und die Bereitstellung eines wahrheitsgetreuen Berichts können Ihrem Unternehmen dabei helfen, Ereignisse zu analysieren und ähnliche Vorfälle in der Zukunft zu verhindern.

4. Beschreiben Sie etwaige Verletzungen

Zu den letzten Schritten bei der Einreichung eines Arbeitsunfallberichts gehört eine Beschreibung aller durch den Vorfall erlittenen Verletzungen. Wenn ein Mitarbeiter verletzt wird, müssen Einzelheiten über den Mitarbeiter, den Ort, an dem die Verletzung aufgetreten ist, und die medizinische Versorgung, die er in Anspruch nimmt, angegeben werden. Wenn ein Mitarbeiter wegen einer Verletzung einen Arzt aufsuchen muss, muss der Vorfallbericht auch Informationen über die medizinische Einrichtung, den Arzt und den Behandlungsplan enthalten. Darüber hinaus muss der Bericht das Datum und die Uhrzeit enthalten, zu der die Mitarbeiter wegen ihrer Verletzungen ärztliche Hilfe in Anspruch genommen haben.

5. Überprüfen Sie Ihre Arbeit

Ein Vorfallbericht ist ein formelles Dokument, das die meisten Manager zum späteren Nachschlagen aufbewahren und zur Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen verwenden, um ähnliche Vorfälle am Arbeitsplatz zu verhindern. Es ist wichtig, dass alle Informationen, die Sie in den Bericht schreiben, korrekt sind. Überprüfen Sie beim Korrekturlesen eines vollständigen Vorfallberichts die sachliche Richtigkeit, Grammatik und Zeichensetzung und stellen Sie sicher, dass der Bericht klar und lesbar ist.

6. Senden Sie einen Bericht

Senden Sie den Vorfallbericht an den Abteilungsleiter, Direktor, Vorgesetzten oder Personalfachmann, der für die Überwachung der Vorfallberichte verantwortlich ist. Seien Sie darauf vorbereitet, Fragen zu beantworten, wenn Ihr Manager oder Vorgesetzter nach der Durchsicht des Berichts eine Klärung benötigt. Wenn Sie Ihre Meldung per Post oder E-Mail einreichen, rufen Sie unbedingt innerhalb von 10 Tagen an, um sicherzustellen, dass die Meldung die richtige Person erreicht.

Vorteile eines Vorfallberichts

Das Erstellen eines Unfallberichts am Arbeitsplatz hat viele Vorteile, wie zum Beispiel:

• Formale Aufzeichnungen: Es ist nützlich, sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer eine rechtliche Aufzeichnung des Vorfalls zu führen, für den Fall, dass diese später als formelles Dokument des Geschehens benötigt wird.

• Arbeitnehmerentschädigung: Wenn Sie eine Entschädigung für eine bei einem Arbeitsunfall erlittene Verletzung benötigen, können im Unfallbericht des Arbeitnehmers alle spezifischen Umstände des Unfalls aufgeführt werden, falls er einen Anspruch geltend machen muss.

• Untersuchungen und Trendanalysen: Die Personalabteilung und andere Mitarbeiter können Untersuchungsanalysen durchführen, um die Ursache wiederkehrender Vorfälle zu ermitteln und das Risiko ähnlicher Vorfälle zu verringern, wenn Mitarbeiter neue Projekte übernehmen.

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Tipps zum Verfassen eines Vorfallberichts

Hier sind einige Tipps zum Verfassen eines überzeugenden Vorfallberichts, von dem Sie, Ihr Unternehmen und möglicherweise auch andere in der Zukunft profitieren werden:

• Handeln Sie schnell und sofort. Erwägen Sie, einen Vorfallbericht 24 bis 48 Stunden nach seinem Auftreten aufzuzeichnen, damit sich alle Mitarbeiter genau und vollständig an die Details erinnern können.

• Verwenden Sie nur Fakten. Halten Sie Emotionen und Meinungen aus dem Vorfallbericht heraus. Geben Sie nur überprüfte Fakten über den Vorfall an.

• Haben Sie unterstützende Beweise. Wenn Sie über Fotos oder Videos des Vorfalls selbst oder der durch den Vorfall erlittenen Verletzungen verfügen, fügen Sie diese dem Bericht bei. Dies wird denjenigen, die die Details Ihres Berichts überprüfen, mehr Klarheit verschaffen.

• Sammeln Sie Beweise von Zeugen. Wenn jemand den Vorfall beobachtet hat, lassen Sie ihn Ihren Bericht unterzeichnen, um die darin enthaltenen Fakten zu überprüfen.