So erstellen Sie einen Baufortschrittsbericht • BUOM

6. Mai 2021

Baufortschrittsberichte helfen Bauunternehmen und ihren Kunden bei der Planung aktueller und zukünftiger Kosten. Buchhalter und Management nutzen diese Berichte häufig, um den Status eines Projekts zu verstehen. Mithilfe eines Berichts über den laufenden Baufortschritt können Sie Bruttogewinntrends anhand der Dauer der Bauarbeiten ermitteln. In diesem Artikel besprechen wir, was Work-in-Progress (WIP) ist, warum Work-in-Progress-Berichte wichtig sind, wie WIP-Berichte erstellt werden und vieles mehr.

Was bedeutet „in Arbeit“?

„Work in Progress“ ist ein Begriff für Lieferkettenmanagement und Fertigung oder Bau, der teilweise abgeschlossene Projekte beschreibt, die auf ihre Fertigstellung warten. Unter WIP versteht man die Arbeits-, Rohstoff- und Gemeinkosten, die für ein Bauprojekt in verschiedenen Phasen des Bauprozesses anfallen. Die Arbeit am Projekt ist ein wesentlicher Bestandteil der Bilanzierung der Vorräte in der Bilanz. Die Kosten können Sie anschließend auf die Projektabrechnung und letztlich auf die Umsatzkosten umbuchen.

Da es sich bei den unfertigen Erzeugnissen auch um einen kurzfristigen Vermögenswert in der Bilanz handelt, spiegeln ihre Zahlen nur den Gesamtwert der Produktion oder der unfertigen Erzeugnisse während der Bauphase wider. Buchhalter verwenden unterschiedliche Methoden, um teilweise abgeschlossene Projekte in Arbeit zu identifizieren. Mithilfe des WIP-Berichts ermitteln sie die Gewinnentwicklung bis zum aktuellen Baufortschritt und erfahren, wie sie nach Fertigstellung des Bauvorhabens davon profitieren können.

Welche Bauarbeiten sind im Gange?

Die laufenden Bauarbeiten sind ein wichtiges Finanzinstrument, das als Hauptbuch dient und in dem die Gesamtkosten für den Bau eines Projekts erfasst werden können. Angesichts der erheblichen Kosten, die mit Bauprojekten verbunden sind, kann dies eines der wichtigsten Anlagevermögenskonten sein. Diese Konten weisen einen Sollsaldo auf, der in der Bilanz unter „Sachanlagen“ ausgewiesen wird. Sie können Bauarbeiten auch als eine der genauen Methoden definieren, um die tatsächliche Rentabilität von Vertragsarbeiten zu ermitteln.

Baukosten für Sachanlagen werden im Konto „Bauarbeiten“ erfasst, bis das Projekt fertiggestellt und in Betrieb genommen wird. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, können die aufgelaufenen Kosten als Belastung des entsprechenden Anlagen-, Projekt- und Gerätekontos erfasst werden. Im Bauprozess gibt es drei Haupttypen von Bauphasen und Inventaren, darunter:

• Rohstoffe: Dies sind die Materialien, die für Bauprojekte benötigt werden. Diese variieren je nach Projekt und den zur Fertigstellung des Projekts benötigten Materialien.

• Bau im Bau: Wie bereits definiert, bezieht sich der Begriff Bau im Bau auf Bauprojekte, die sich noch im Bau befinden oder in abgeschlossene Projekte umgewandelt werden.

• Fertige Projekte. Abgeschlossene Projekte haben die letzte Bestandsaufnahme erreicht und Sie können sie an potenzielle Kunden verkaufen. Dabei handelt es sich um Bauprojekte, bei denen der Bauprozess abgeschlossen ist.

Der Unterschied zwischen diesen Konten basiert auf den unterschiedlichen Bauphasen des Projekts. Sie können jedoch je nach konkretem Bauunternehmen und Projekt variieren. Diese Phasen basieren auf dem Lebenszyklus der Bestandserledigung des gesamten Bestands.

Warum sind Baufortschrittsberichte wichtig?

Baufortschrittsberichte sind wichtige Instrumente für das Geschäftsrisikomanagement, von denen Bauunternehmen, Versicherungen und Banken profitieren. Auftragnehmer können mithilfe von Work-in-Progress-Berichten den Fortschritt ihrer Bauprojekte verfolgen und diese Informationen nutzen, um die Leistung ihrer Aufträge zu analysieren. Sie verlassen sich auch auf Work-in-Progress-Berichte, um den Überblick über wichtige Finanzdaten zu ihren aktuellen und früheren Bauprojekten zu behalten. Identifizieren Sie andere wichtige Bau-WIP-Berichte, einschließlich:

• Erhöhte Transparenz: Baufortschrittsberichte zeigen, was ein Unternehmen auf einer Baustelle erreicht hat. Sie machen den Projektbetreiber auf potenzielle Probleme aufmerksam, beispielsweise auf einen unerwarteten Kostenanstieg oder einen versäumten Meilenstein. Auftragnehmer verwenden WIP-Berichte, um Probleme zu identifizieren und zu beheben, um erfolgreiche Projekte sicherzustellen.

• Chancen identifizieren: WIP-Berichte können einem Auftragnehmer dabei helfen, Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz eines Bauprojekts zu identifizieren. Projektmanager können Bereiche identifizieren, in denen mehr Personal erforderlich ist, und festlegen, wie Arbeitskräfte zur Verbesserung der Effizienz eingesetzt werden können. Sie können auch andere Möglichkeiten identifizieren, die dem Unternehmen helfen können, seine Kosten zu senken und den Gewinn zu maximieren.

• Durchsetzung des Vertrages. In einigen Verträgen ist festgelegt, dass das Bauvorhaben bestimmte Standards erfüllen muss. Ein Bau-WIP-Bericht hilft den Mitarbeitern des Unternehmens, die notwendigen Schritte zu unternehmen und gleichzeitig die Vertragsspezifikationen einzuhalten. Es dient auch als Nachweis dafür, dass der Auftragnehmer die Vertragsbedingungen eingehalten hat, wenn der Auftraggeber mit dem beteiligten Bauunternehmen nicht einverstanden ist.

So erstellen Sie einen Baufortschrittsbericht

Bau-WIP-Berichte können viele Formen annehmen, abhängig von der Art der vom Projektinhaber benötigten Informationen und dem gewählten Format. Hier sind hilfreiche Schritte, die Ihnen bei der Erstellung eines Baufortschrittsberichts helfen:

1. Listen Sie die Details des Auftrags auf

Beginnen Sie jeden WIP-Bericht mit Konstruktionsgrundlagen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Projektnamen, die Bauphase, das Startdatum, das voraussichtliche Fertigstellungsdatum und die Bauart angeben. Sie können auch das Datum des Berichts, den für die Baufortschrittsberichte verantwortlichen Manager, Ihre Adresse und alle anderen relevanten Informationen angeben.

Die in einem Work-in-Progress-Bericht enthaltenen Informationen bieten einen umfassenden Überblick über das Projekt und Hintergrundinformationen zum Stand des Bauvorhabens. Dies hilft dem Projektinhaber auch, den Bericht zu verstehen, den Sie liefern möchten.

2. Bestimmen Sie das Wetter

Die Wetterbedingungen können sich stärker auf die Baubranche auswirken als auf jeden anderen Beruf. Fügen Sie frühzeitig eine Liste der Wetterbedingungen in Ihren Bericht ein und zeigen Sie Projektinhabern, wie sich das Wetter auf ein Bauprojekt auswirken kann. An einem regnerischen Tag kann es beispielsweise sein, dass ein Auftragnehmer zusätzliche Zeit benötigt, um das Projekt eines Kunden abzuschließen. Durch die Beschreibung der Wetterbedingungen kann der Auftragnehmer den Mitarbeitern bestimmte Arbeiten zuweisen, die sie noch am selben Tag erledigen sollen.

Wenn Sie einen Baufortschrittsbericht verfassen, schreiben Sie eine kurze Erklärung, die dem Projekteigentümer einen hervorragenden Überblick über das Wetter während des Baus und die von Ihnen ergriffenen Abhilfemaßnahmen gibt.

3. Fügen Sie abgeschlossene Aufgaben hinzu

Nachdem Sie die Gesamtsituation des Bauvorhabens beschrieben haben, listen Sie in einem Fortschrittsbericht alle erledigten Aufgaben Ihrer Baumaßnahme auf. Erklären Sie in ein oder zwei kurzen Sätzen die Aufgaben, die Ihr Unternehmen bisher erledigt hat, und erläutern Sie, wie lange es gedauert hat, die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Beschreiben Sie, was vom gesamten Projekt noch übrig ist, da dies dem Projektinhaber helfen kann, die Fortschritte zu verstehen, die Sie jeden Tag machen, und ob Sie erwarten, den Projekttermin einhalten zu können.

4. Listen Sie die geleisteten Arbeitsstunden und die am Bau beteiligten Mitarbeiter auf.

Nachdem Sie berichtet haben, was Ihr Team getan hat, listen Sie auf, wie Sie Ihre Bauressourcen, einschließlich Arbeitskräfte, Materialien und Ausrüstung, genutzt haben. Beginnen Sie mit den Arbeitskräften und listen Sie jeden Mitarbeiter zusammen mit seiner Position und Beschäftigungsdauer auf. Beziehen Sie bei der Erstellung von Work-in-Process-Berichten unbedingt alle Mitarbeiter mit ein, auch Subunternehmer. Addieren Sie alle geleisteten Arbeitsstunden und erstellen Sie eine Liste der Personen, die auf die Baustelle kamen und nicht im Arbeitsplan standen, aber trotzdem einige Arbeiten erledigt haben.

5. Listen Sie die Ausrüstung und ihre Verwendung auf

Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Erstellung Ihres Arbeitsfortschrittsberichts alle auf einer Baustelle verwendeten Geräte auflisten. Suchen Sie nach den entsprechenden Gerätenummern, um die Verwendung und Bedeutung der Geräte im Projekt zu bestimmen. Wenn während des Baus ein Geräteproblem auftritt, einschließlich Schäden, Wartung oder Reparatur, erstellen Sie eine zusätzliche Notiz, um den Projekteigentümer zu benachrichtigen.

Listen Sie alle Geräte vor Ort auf, die nicht verwendet wurden, da dies den Projektinhabern dabei helfen kann, Möglichkeiten zur Abfallreduzierung zu finden. Notieren Sie in Ihrem Bericht, wann die Ausrüstung eingetroffen ist, das Datum, an dem sie sie verlassen hat, und ob sie sich noch vor Ort befindet.

6. Berücksichtigen Sie Materialien und Verwendungszwecke

Materialien sind weitere wichtige Elemente, die in den Fortschrittsbericht aufgenommen werden müssen. Projekteigentümer können von Ihnen verlangen, dass Sie alle Materialien auflisten, die Sie und Ihr Team auf der Baustelle verwendet haben. Achten Sie darauf, die Sendungen nach Materialtyp zu trennen und vermerken Sie alle verspäteten Lieferungen. In Ihrem Bericht muss möglicherweise dargelegt werden, wie Ihr Unternehmen diese Materialien zum Abschluss des Projekts verwendet hat.

7. Identifizieren Sie mögliche Verzögerungen

Verzögerungen sind ein Problem, von dem Auftragnehmer wissen, dass sie sich auf ihre Projekte auswirken können. Viele Auftragnehmer möchten die besten Wege zur Lösung dieser Probleme finden. Listen Sie in Ihrem Bericht über den laufenden Bau alle Ereignisse auf, die Ihre Bauarbeiten zum Scheitern bringen könnten, und geben Sie die möglichen Ergebnisse an. Beispielsweise könnte die Lieferung von Materialien eine potenzielle Verzögerung darstellen, die dazu führen könnte, dass Ihr Team die geplante Arbeit an diesem Tag nicht abschließen kann.

Bestimmen Sie die besten Abhilfemaßnahmen, die Ihnen bei der Bewältigung von Verzögerungen helfen. Wenn Sie Mitarbeiter anderen Aufgaben zuweisen, um Verzögerungen zu bewältigen, können Sie in Ihrem Fortschrittsbericht eine Notiz machen, um zu zeigen, wie Sie Verzögerungen vermieden haben.

8. Fügen Sie einen Sicherheitsbericht hinzu

Jeder WIP-Bericht kann einen kurzen Sicherheitsbericht enthalten, in dem alle Sicherheitsprobleme oder Inspektionen während der Bauarbeiten aufgeführt sind. Wenn das Bauteam im Berichtszeitraum keine Zwischenfälle hatte, fügen Sie lediglich eine Erklärung bei, in der beschrieben wird, ob eine Inspektion durchgeführt wurde, und in der darauf hingewiesen wird, dass keine Sicherheitsvorfälle aufgetreten sind.

Fügen Sie einen detaillierten Bericht auch über kleinere Sicherheitsprobleme auf der Baustelle bei und beschreiben Sie die Schritte, die zur Behebung dieser Probleme unternommen wurden. Möglicherweise möchten Sie Ihrem Bericht auch eine Erklärung beifügen, aus der hervorgeht, wie Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Sicherheit auf der Baustelle geschult haben.

9. Fügen Sie Fotos und relevante Dokumente bei

Mit mancher Baumanagementsoftware können Sie Fortschrittsberichte erstellen, die Fakten enthalten und veranschaulichen, was auf der Baustelle geschieht. Mit diesen Apps können Sie relevante Dokumente und Fotos hochladen, die dann in Ihren WIP-Bericht aufgenommen werden können.

Fotos sind nützliche Elemente, die Sie einem Baufortschrittsbericht hinzufügen können, da sie den Arbeitsablauf auf Ihrer Baustelle veranschaulichen. Dokumente ergänzen auch Bestellungen oder Zeichnungen, um einige der Informationen zu unterstützen, die Sie im Bericht beschreiben.