So schreiben Sie eine Projektrezension in 5 Schritten • BUOM

25. März 2022

Wenn Sie ein Projekt planen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, organisiert zu bleiben und Ihre Ideen zu präsentieren. Ein Projektreview ist der erste Schritt zur Klärung Ihres Ziels und der Schritte, die Sie zur Erreichung dieses Ziels unternehmen möchten. Sobald Sie gelernt haben, eine detaillierte Projektübersicht zu verfassen, können Sie den Rest des Projektplans skizzieren. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Projektrezension ist, welche Vorteile das Verfassen einer solchen hat, was darin enthalten sein sollte und wie man eine Projektrezension schreibt.

Was ist eine Projektbewertung?

Eine Projektübersicht ist eine einseitige Zusammenfassung Ihres Projekts, die wichtige Informationen über das Problem, das Ihr Projekt löst, wie Sie es lösen möchten, den Projektzeitplan und die möglicherweise erforderlichen Ressourcen enthält. Mit dieser Übersicht können Sie Ihr Projekt Managern oder Investoren in einem leicht lesbaren Dokument vorstellen. Die Projektübersicht steht normalerweise am Anfang Ihres Projektvorschlags. Sie enthält weitere Dokumente, die detaillierter auf den Zeitplan und die Budgetaufteilung eingehen, sodass Ihre Übersicht als Zusammenfassung und Einleitung dienen kann.

Vorteile einer Projektbewertung

Hier sind einige Vorteile des Schreibens einer Projektrezension:

Funktioniert als Werbegag

Eine Projektübersicht kann Ihren Managern oder Investoren als Verkaufsargument dienen, da sie prägnant ist und die aktuellsten Informationen zu Ihrem Projekt enthält. Ein Investor oder Manager ist mehr an den Chancen interessiert, die ein Projekt seinem Unternehmen oder seiner Organisation bieten kann, als an den technischen Details des Projekts. Der Zweck Ihrer Ziele sind die Überzeugungselemente, mit denen Sie jemanden davon überzeugen können, in Ihre Idee zu investieren oder sie zu unterstützen. Eine Projektübersicht kann anderen Menschen helfen, Ihr Projekt effektiv zu verstehen, ohne viele verwirrende und technische Materialien lesen zu müssen.

Klärt den Fokus

Auch wenn Sie es niemandem zeigen möchten, kann die Erstellung einer Projektübersicht dabei helfen, Ihre Ideen auf einen Bereich des Projekts zu konzentrieren. Die Überprüfung konzentriert sich auf die übergeordneten Elemente des Plans, z. B. das Problem, das er löst, und die Vorteile, die es Ihrer Organisation bringt. Die Definition von Problemen auf höherer Ebene kann Ihnen später dabei helfen, die Einzelheiten Ihres Projekts zu definieren, da Sie sich über die Endziele, die Sie erreichen möchten, und den Zweck Ihrer Maßnahmen im Klaren sind.

Hilft Ihnen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren

Während Sie weiterhin an einem Projekt arbeiten, Aufgaben erledigen und Probleme identifizieren, die gemäß Ihrem ursprünglichen Zeitplan gelöst werden müssen, kann Ihnen die Überprüfung Ihres Zwecks, Ihrer Ziele und Ihres Geschäftswerts dabei helfen, bei der Entscheidungsfindung auf dem richtigen Weg zu bleiben. Wenn sich andere Umstände ergeben, können Sie zu Ihrer Projektüberprüfung zurückkehren, um Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie mit Ihrem Projekt am besten vorankommen.

Was sollte in eine Projektbewertung einbezogen werden?

Ihre Projektübersicht sollte kurz sein und technische Erläuterungen zum Projektplan enthalten. Kernelemente Ihrer Projektbewertung:

Informationsprojekt

Ihre Projektübersicht kann grundlegende identifizierende Informationen zu Ihrem Projekt enthalten. Die Übersicht ist besonders nützlich, wenn Ihr Projekt eines von mehreren ist, an denen Sie gerade arbeiten oder die Sie präsentieren. Relevante Informationen zu Ihrem Projekt, die in die Bewertung einbezogen werden sollen:

• Projektname: Der Name Ihres Projekts, damit Sie es leicht finden können.

• Projektmanager: Ihr Name, wenn Sie dieses Projekt leiten werden, oder der Name des Mitarbeiters, der Verwaltungsaufgaben übernehmen soll.

• Datum: Das Datum, an dem diese Bewertung vorgelegt wurde, damit Sie den Fortschritt des Projekts von Anfang bis Ende genau dokumentieren können.

• Executive Sponsor: Der Name des Managers oder Vorgesetzten in Ihrer Organisation, der dieses Projekt unterstützt oder überwacht.

Geschäftsfall

Der Business Case ist der Abschnitt der Überprüfung, der den Wert des Projekts für das Unternehmen oder die Organisation ermittelt. Wenn Sie ein Aufsatzformat verwenden, könnte dies Ihr zweiter Absatz nach der Vorstellung Ihres Projekts sein. Dieser Abschnitt enthält eine Erklärung, die das Projekt zusammenfasst. Listen Sie dann mindestens drei Möglichkeiten auf, wie das Projekt einen Mehrwert für das Unternehmen schafft. Sie können Möglichkeiten zur Verbesserung der Gewinne, der Effizienz oder der Erfahrung des Unternehmens einbeziehen. Überlegen Sie, warum Sie diese Aufgabe übernehmen möchten und warum Sie sie als Führungskraft genehmigen würden.

Gelegenheit

Nennen Sie im zweiten Absatz die Möglichkeiten, die dieses Projekt bietet. Sie können auch über ein spezifisches Problem in Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen nachdenken und aufzeigen, wie die Ergebnisse dieses Projekts zur Lösung dieses Problems beitragen können. Wenn Sie eine neue Chance für das Unternehmen erkannt haben, zu wachsen, den Gewinn zu steigern oder die Produktivität zu verbessern, identifizieren Sie das Problem, das diese Erfolge verhindert hat, und wie dieses Projekt sie löst. Versuchen Sie, mindestens drei Probleme zu nennen, die dieses Projekt löst, und wie es sie löst.

Ziele

Geben Sie an, welche Ziele mit dem Abschluss dieses Projekts erreicht werden würden. Überlegen Sie, wie die Branche oder das Geschäftsumfeld durch die Umsetzung dieses Projekts verbessert werden kann, und formulieren Sie diese als Ziele. Versuchen Sie, sich drei erreichbare Ziele auszudenken. Sie können bei der Erstellung Ihrer Ziele auch die SMART-Methode anwenden, um sicherzustellen, dass diese erreichbar sind. SMART-Ziele sind:

• Spezifisch

• Messbar

• Erreichbar

• Realistisch

• zum Zeitpunkt

So schreiben Sie eine Projektrezension

Sie können diesen Schritten folgen, um eine Projektrezension zu schreiben:

1. Erforschen Sie Ihre Branche

Bevor Sie eine Projektübersicht verfassen, können Sie sich einen klaren Überblick über Ihre Branche, ihre Probleme und die bereits laufenden Projekte zu deren Lösung verschaffen. Dies kann Ihnen dabei helfen, das Ziel Ihres Projekts einzugrenzen und die besten Vorgehensweisen zur Erreichung dieses Ziels zu finden. Sie können sich auch darüber informieren, welche Ressourcen Ihnen möglicherweise zur Verfügung stehen. Überprüfen Sie relevante Dokumente in Ihrer Organisation, um Empfehlungen oder Feedback zu erhalten, die Sie in Ihren Projektplan integrieren können. Sie können auch mehr über die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden erfahren, um Ihre Ziele und Vorgaben zu definieren.

2. Legen Sie den Umfang Ihres Projekts fest

Der zweite Schritt beim Verfassen einer Projektübersicht besteht darin, den Umfang Ihres Projekts festzulegen. Bestimmen Sie, was Ihre Ziele sind und welchen Zeitrahmen Sie haben. Zu verstehen, was Sie erreichen möchten und warum, ist ein wichtiger Teil der Erstellung eines Überblicks über Ihr Projekt, da es Ihrem Team und Management die Richtung vorgibt. Bevor Sie mit dem Schreiben einer Projektübersicht beginnen, versuchen Sie, allgemeine Informationen zu Folgendem zu ermitteln:

• Wie die Ergebnisse aussehen werden

• Ihr Projektplan

• Welche Teammitglieder gehören zu Ihnen?

• Wie möchten Sie eine Bewertung abgeben?

3. Kommunizieren Sie mit Ihren Kunden

Wenn Sie beginnen, einen Überblick über Ihr Projekt zu schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Kunden oder dem Managementteam kommunizieren, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt seine Ziele erreicht. Sie möchten einen klaren Eindruck von ihrer Vision für das Projekt bekommen, damit Sie sicherstellen können, dass Ihr Team mit den Zielen übereinstimmt und Ihr Projektziel darauf ausgerichtet ist, diese zu erreichen. Erwägen Sie, über Zeitpläne, ihre Präferenzen hinsichtlich der Art und Weise, wie die Ergebnisse aussehen sollten, und alle weiteren Stakeholder zu sprechen, die ein Interesse an den Ergebnissen des Projekts haben. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, ihre Erwartungen an das Projekt im Auge zu behalten.

4. Finden Sie Ihr Format

Überlegen Sie beim Verfassen einer Projektübersicht, wie Sie die Ziele und Vorgaben, die Sie einbeziehen möchten, formatieren. Das Format beeinflusst, wie leicht Ihre Projektübersicht von Ihren Kunden, Teammitgliedern und Investoren gelesen wird. Sie können eine Projektskizze erstellen, indem Sie einen Zeitplan einfügen, der Aufgaben und Ergebnisse aufschlüsselt und auf die oben genannten Grundelemente einer Projektübersicht eingeht, oder Sie können einen Einführungsbrief schreiben, der die Ideen in Absätze aufschlüsselt. Unabhängig von Ihrem Format sollte Ihre Übersicht die Ziele, Werte und Lösungen Ihres Projekts darstellen.

5. Teilen Sie es mit Ihrem Team

Nachdem Sie eine Projektübersicht erstellt haben, besteht der letzte Schritt darin, diese mit Ihrem Team zu teilen. Diese Überprüfung kann Ihrem Team helfen, die Ziele hinter den von Ihnen zugewiesenen Ergebnissen und Aufgaben zu verstehen. Indem sie einen Überblick über das Projekt mit ihnen teilen, können sie eine praktische Referenztabelle für die umfassenderen Ideen hinter dem Projekt erhalten. Nachdem sie es gelesen haben, können Sie einen Termin, Zeitpunkt und Ort für die Kontaktaufnahme vereinbaren und Fragen zum Zweck des Projekts und der damit verbundenen Arbeit stellen. Das Teilen einer Projektübersicht kann dazu beitragen, diese Ideen im Team zu stärken, was zu weniger Verwirrung und mehr Effizienz führt.