So schreiben Sie eine E-Mail zur Ablehnung eines Kandidaten • BUOM

26. Februar 2021

Das Versenden einer detaillierten Ablehnungs-E-Mail ist ein wichtiger Teil des Einstellungsprozesses. Wenn Sie eine Ablehnungs-E-Mail senden, kann der Kandidat weiter nach anderen Möglichkeiten suchen, ohne auf Ihre Antwort warten zu müssen. Eine positive E-Mail kann Ihnen dabei helfen, eine offene Kommunikation mit dem Kandidaten aufrechtzuerhalten, um künftige Möglichkeiten zu finden, die besser zu seinen Qualifikationen passen. In diesem Artikel erklären wir, wie man einem Kandidaten eine Ablehnungs-E-Mail schreibt, und stellen eine Vorlage und ein Beispiel bereit.

Wann sollten Sie eine Job-Ablehnungs-E-Mail senden?

Senden Sie eine E-Mail mit der Ablehnung einer Stelle, sobald Sie wissen, dass der Kandidat für die Stelle nicht geeignet ist. Die Diskrepanz kann auf mangelnde Qualifikation oder ein gescheitertes Vorstellungsgespräch zurückzuführen sein. Das schnellstmögliche Versenden einer E-Mail ist eine professionelle Höflichkeit, die Arbeitssuchende zu schätzen wissen. Je früher sie wissen, dass sie für die Stelle nicht mehr in Frage kommen, desto eher können sie weitermachen und sich nach anderen Möglichkeiten umsehen.

Wie schreibe ich ein Ablehnungsschreiben?

Es gibt bestimmte Dinge, die Sie in Ihre E-Mail aufnehmen sollten, um sie so effektiv wie möglich zu gestalten. Berücksichtigen Sie die folgenden Schritte zum Erstellen einer E-Mail zur Ablehnung eines Bewerbers:

1. Seien Sie einfühlsam

Empathie bedeutet, auf die Gefühle des anderen Rücksicht zu nehmen und sich der Situation bewusst zu sein, in der er sich befindet. Für einen Kandidaten ist es oft schwierig, eine E-Mail mit einer Stellenabsage zu erhalten. Versuchen Sie, bei der Übermittlung dieser Nachricht sensibel zu sein, indem Sie über Ihre eigenen Erfahrungen mit der Ablehnung eines Jobs nachdenken.

2. Fügen Sie ein klares Thema hinzu

Eine klare Betreffzeile teilt dem Kandidaten bereits vor dem Öffnen der E-Mail mit, warum Sie ihn kontaktieren. Bitte geben Sie in der Betreffzeile der E-Mail das Unternehmen an, für das Sie arbeiten, und die Stelle, auf die es sich beworben hat. Halten Sie die Betreffzeile einfach und klar.

3. Kontaktieren Sie den Kandidaten persönlich

Stellen Sie sicher, dass Sie den Kandidaten persönlich ansprechen. Verwenden Sie in der Einleitung ihren bevorzugten Namen, z. B. „Liebe Gemma“.

4. Danken Sie dem Kandidaten für seine Zeit

Danken Sie dem Kandidaten für seine Zeit, indem Sie Ihre Dankbarkeit in Ihrer E-Mail klar zum Ausdruck bringen. Dies ist eine freundliche Geste, die den Aufwand und die Zeit anerkennt, die Sie für das Ausfüllen der Bewerbung und des Vorstellungsgesprächs aufgewendet haben. Die Wertschätzung des Kandidaten fördert eine gute berufliche Beziehung zum Kandidaten.

5. Erläutern Sie Ihre Argumentation

Erklären Sie kurz, warum Sie sie nicht für die Stelle ausgewählt haben. Diese Erklärung kann dazu beitragen, dass sie sich wohler fühlen und ihnen zeigen, worauf sie ihre berufliche Entwicklung konzentrieren können. Wenn Sie beispielsweise jemanden mit Erfahrung in der Computerprogrammierung benötigen, teilen Sie dem Kandidaten mit, dass ihm diese Anforderung fehlt. Ihre Argumentation könnte sie ermutigen, fehlende Fähigkeiten zu erwerben und sich auf zukünftige Jobs vorzubereiten.

6. Fügen Sie Feedback hinzu

Das Einbeziehen von Feedback ist eine großartige Möglichkeit, dem Kandidaten etwas Wertvolles zu geben. Feedback gibt dem Kandidaten die Möglichkeit zu erfahren, was Sie von ihm halten, und Ihren Rat bei zukünftigen Einstellungen und Vorstellungsgesprächen zu nutzen. Überlegen Sie, was Sie von der Bewerbung gehalten haben und wie sie sich während des Vorstellungsgesprächs verhalten haben, und wählen Sie dann eine oder zwei Eigenschaften aus, über die Sie kurz schreiben möchten.

7. Teilen Sie andere offene Stellen

Wenn möglich, teilen Sie dem Kandidaten weitere offene Stellen mit, für die er oder sie Ihrer Meinung nach geeignet wäre. Ermutigen Sie sie, sich auf diese Stellen für eine andere Stelle zu bewerben. Durch den Handel mit Positionen wird der Kandidat an sein Potenzial erinnert und erhält eine weitere Chance, für Ihr Unternehmen zu arbeiten.

8. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie ihren Lebenslauf aufbewahren.

Wenn Sie eine E-Mail zur Ablehnung einer Stelle verfassen, teilen Sie dem Kandidaten mit, dass Sie seinen Lebenslauf aufbewahren werden. Dies zeigt, dass Sie ihre Arbeit wertschätzen und sie für zukünftige Chancen in Betracht ziehen. Dieser Kandidat passt möglicherweise nicht gut zu der spezifischen Position, für die Sie derzeit einstellen, könnte aber in Zukunft eine gute Wahl sein.

9. Wünschen Sie dem Kandidaten viel Glück bei der Jobsuche

Am Ende des Briefes wünschen Sie dem Kandidaten viel Glück bei der Jobsuche. Dies zeigt, dass Sie verstehen, wie schwierig die Jobsuche ist und dass Sie das Beste für sie wollen. Dem Kandidaten viel Glück zu wünschen ist eine gute Möglichkeit, Ihrer E-Mail einen ermutigenden Ton zu verleihen.

10. Unterschreiben Sie mit Ihrem Namen

Unterschreiben Sie am Ende der E-Mail mit Ihrem Namen, um Ihre Nachricht zu vervollständigen. Geben Sie die erforderlichen Kontaktinformationen an, falls sie Ihnen antworten oder Sie in Zukunft kontaktieren möchten. Die Unterschrift mit Ihrem Namen zeigt auch, dass Ihre E-Mail personalisiert ist und Sie sich die Zeit genommen haben, sie individuell anzusprechen. Dies zeigt, dass Sie ihre Zeit als Kandidat respektieren und wertschätzen.

Vorlage für ein Ablehnungsschreiben

Es kann hilfreich sein, eine Vorlage zu erstellen, die Sie für alle Ihre Ablehnungsschreiben verwenden können. Hier ist eine Vorlage, die Sie anpassen können:

(Betreffzeile: Position im Unternehmen)

Lieber (Kandidatenname),

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich hier bei (Firmenname) für (offene Stelle) zu bewerben. Nach reiflicher Überlegung müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Kandidatur nicht weiterverfolgen werden. Obwohl wir Ihre Qualifikationen beeindruckend fanden, brauchen wir jemanden mit (spezifischen Fähigkeiten, Ausbildung oder Erfahrung, die dem Kandidaten fehlen). Es war mir eine Freude, Sie kennenzulernen und mehr über (spezifische Qualität oder Gesprächspunkt) zu erfahren. Wir würden uns freuen, in Zukunft weitere Beispiele Ihrer Arbeit zu sehen!

Schauen Sie sich gerne unsere Stellenangebote (mit ähnlichen offenen Stellen) an, die auch auf der Karriereseite unserer Website veröffentlicht sind. Wir freuen uns erneut über Ihr Interesse am Unternehmen. Wir bewahren Ihren Lebenslauf auf, falls sich eine weitere Gelegenheit ergibt.

Ich wünsche Ihnen viel Glück bei Ihrer Jobsuche.

Mit freundlichen Grüßen,

(Ihr Name)
(Berufsbezeichnung)
(Unternehmen)

Beispiel für ein Kündigungsschreiben

Verwenden Sie dieses Beispiel, um Ihre eigene E-Mail zu erstellen:

*Betreff der Nachricht: Position als Ingenieur bei Rockit Machinery*

Lieber Randy,

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich hier bei Rockit Machinery für die Position „Ingenieur I“ zu bewerben. Nach reiflicher Überlegung müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir Ihre Kandidatur nicht weiterverfolgen werden. Obwohl wir Ihre Qualifikationen beeindruckend fanden, suchen wir jemanden mit einer Ausbildung in C#-Programmierung. Es war mir eine Freude, Sie kennenzulernen und mehr über Ihre früheren Aufgaben als angehender Ingenieur zu erfahren. Wir würden uns freuen, in Zukunft weitere Beispiele Ihrer Arbeit zu sehen!

Schauen Sie sich gerne unsere Stellenangebote für Junior-Ingenieure an, die Sie auch auf der Karriereseite unserer Website finden. Wir freuen uns erneut über Ihr Interesse am Unternehmen. Wir bewahren Ihren Lebenslauf auf, falls sich eine weitere Gelegenheit ergibt.

Ich wünsche Ihnen viel Glück bei Ihrer Jobsuche.

Mit freundlichen Grüßen,

Jennifer Gray
Personalvermittler
Rokit-Maschinen