So schreiben Sie eine E-Mail über ein verschobenes Meeting • BUOM
22. Februar 2021
Wenn Sie eine Besprechung verschieben müssen, ist es wichtig, die Teilnehmer per E-Mail zu benachrichtigen. Wenn Sie wissen, wann Sie eine solche E-Mail senden und wie Sie sie formatieren, können Sie bessere Arbeitsbeziehungen mit Ihren Kollegen pflegen. In diesem Artikel erklären wir, was eine E-Mail für eine verschobene Besprechung ist, wann sie gesendet werden sollte, listen die Schritte zum Verfassen einer E-Mail für eine verschobene Besprechung auf und stellen Ihnen eine Vorlage, Beispiele und hilfreiche Tipps zur Verfügung.
Was ist ein Brief für eine verschobene Besprechung?
Eine E-Mail zur verschobenen Besprechung ist eine E-Mail, die Sie senden, wenn Sie Datum und Uhrzeit einer bevorstehenden Besprechung ändern müssen. Die E-Mail informiert die Besprechungsteilnehmer darüber, dass Sie sich nicht mehr zu Ihrem ursprünglichen Datum und Ihrer ursprünglichen Uhrzeit treffen können. Es kann ihnen auch einen Grund nennen, warum Sie sich nicht mehr zum ursprünglichen Datum und zur ursprünglichen Uhrzeit treffen können, und einen neuen Termin und eine neue Uhrzeit vorschlagen.
Wann sollten Sie eine E-Mail über ein verschobenes Meeting senden?
Wenn Sie eine Besprechung verschieben müssen, ist es wichtig, so schnell wie möglich eine E-Mail über die verschobene Besprechung zu senden. Indem Sie diese E-Mail so schnell wie möglich senden, zeigen Sie, dass Sie die Zeit und den Zeitplan jedes Teilnehmers respektieren. Es ermöglicht Ihren Empfängern außerdem, an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit etwas anderes zu planen.
So schreiben Sie einen Brief über ein verschobenes Meeting
Bevor Sie eine E-Mail schreiben, stellen Sie sicher, dass Sie einen guten Grund für die Terminverschiebung haben. Vielleicht müssen Sie sich vor Ihrem Meeting noch mit einem Kunden treffen oder sind krank. Befolgen Sie dann diese Schritte, um eine E-Mail über das verschobene Meeting zu schreiben:
1. Beginnen Sie mit einer Begrüßung
Schreiben Sie am Anfang des Briefes eine Begrüßung, gefolgt vom Namen des Empfängers. Du könntest zum Beispiel „Lieber James“ oder „Hallo Cassandra“ schreiben. Wenn Sie an eine Gruppe von Menschen schreiben, können Sie sagen: „Hallo allerseits.“
2. Geben Sie den Zweck Ihrer E-Mail an
Erwähnen Sie nach Ihrer Begrüßung das Treffen sowie dessen ursprüngliches Datum und Uhrzeit. Die Erwähnung des Treffens erinnert sie an die Details und lässt sie verstehen, warum Sie schreiben.
3. Antrag auf Verschiebung eines Meetings
Senden Sie eine Anfrage zur Verschiebung Ihres Termins. Teilen Sie dem Empfänger mit, dass Sie die Besprechung dennoch abhalten möchten. Sie müssen sie lediglich auf einen anderen Termin oder eine andere Uhrzeit verschieben. Geben Sie ihnen so viele Informationen wie möglich über den Grund der Überweisung.
4. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie verfügbar sind.
Sobald Sie eine Anfrage zur Verschiebung Ihres Termins gestellt haben, suchen Sie nach einem neuen Termin. Wenn Sie wissen, wann Sie sich treffen möchten, fragen Sie sie, ob sie an diesem Datum und zu dieser Uhrzeit verfügbar sind. Sie können auch zusätzliche Daten und Zeiten vorschlagen, die am besten zu ihnen passen könnten. Erwägen Sie das Hinzufügen eines Links zu Ihrem Online-Kalender, über den der Empfänger Ihre Verfügbarkeit sehen kann.
Wenn Sie ein Meeting mit mehreren Teilnehmern verschieben, warten Sie, bis alle wissen, dass sie verfügbar sind, bevor Sie ein neues Datum und eine neue Uhrzeit für das Meeting festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder an der neuen Sitzung teilnehmen kann.
5. Beenden Sie den Brief
Am Ende des Briefes danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und entschuldigen sich für die Unannehmlichkeiten, die durch die Verschiebung entstanden sein könnten. Eine Entschuldigung ist nicht nur eine aufrichtige Geste, sondern zeigt auch Ihre Wertschätzung für ihre Flexibilität.
6. Schreiben Sie eine Quittung
Schreiben Sie einen professionellen Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem Namen. Sie können auch Ihre Telefonnummer angeben, falls sie Fragen haben oder mit Ihnen über eine telefonische Terminverschiebung sprechen möchten.
Vorlage
Wenn Sie eine E-Mail über ein verschobenes Meeting schreiben, müssen Sie einem bestimmten Format folgen. Verwenden Sie die folgende Vorlage, um eine E-Mail über ein verschobenes Meeting zu schreiben:
Lieber (Name),
Ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich unser Treffen auf (Grund des Treffens) am Dienstag, 10. Januar 2023, 10:56:36 Uhr um (Uhrzeit) verschieben muss. (Optionale Erläuterung des Grundes, warum Sie das Treffen verschieben müssen.) Obwohl ich den Termin verschieben muss, würde ich mich dennoch gerne treffen, um den Grund des Treffens zu besprechen.
Ich kann mich um (bevorzugter Besprechungstermin) um (bevorzugte Besprechungszeit) treffen. Wenn Ihnen dieses Datum und diese Uhrzeit nicht passen, teilen Sie mir bitte mit, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Sie sich treffen können.
Vielen Dank für Ihre Zeit. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten, die durch die Fahrplanänderung entstanden sind. Ich freue mich darauf, Sie an einem neuen Datum und zu einer neuen Uhrzeit kennenzulernen.
Aufrichtig,
(Ihr Name)
(Ihre Kontaktinformationen)
Beispiele
Sobald Sie wissen, wie Sie Ihre E-Mail für ein verschobenes Meeting formatieren, denken Sie über die neue Uhrzeit und das neue Datum nach, an dem Sie sich treffen möchten, und beginnen Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail. Verwenden Sie diese Beispiele, um Ihre eigene E-Mail für verschobene Besprechungen zu erstellen:
Beispiel 1
Hier ist ein Beispiel für einen Brief über ein verschobenes Treffen:
Liebe Lilie,
Ich muss Ihnen mitteilen, dass ich unser Treffen zur Besprechung der neuen Gebäudeerweiterung auf den 15. Januar um 10:00 Uhr verschieben muss. Leider habe ich an diesem Tag einige unvorhergesehene familiäre Verpflichtungen, um die ich mich kümmern muss. Auch wenn ich den Termin verschieben muss, würde ich mich dennoch gerne treffen, um Ihre Vision für eine Erweiterung zu besprechen.
Ich kann mich am 20. Januar um 12:00 oder 14:00 Uhr treffen. Wenn Ihnen dieses Datum oder diese Uhrzeit nicht passt, teilen Sie mir bitte mit, an welchem Datum und zu welcher Uhrzeit Sie sich treffen können.
Vielen Dank für Ihre Zeit. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten, die durch die Fahrplanänderung entstanden sind. Ich freue mich darauf, Sie an einem neuen Datum und zu einer neuen Uhrzeit kennenzulernen.
Aufrichtig,
Alexandra Castillo
555-555-5555
Beispiel 2
Hier ist ein weiteres Beispiel für einen Brief über ein verschobenes Treffen:
Hallo Carly,
Aufgrund unvorhergesehener familiärer Umstände muss ich unser für den 10. Januar um 15:00 Uhr geplantes Telefoninterview verschieben. Obwohl ich Datum und Uhrzeit des Treffens ändern musste, würde ich mich dennoch gerne treffen, um Ihre Qualifikationen und Ihre mögliche Zukunft mit Bamboo Creative zu besprechen.
Ich kann Sie am 12. Januar um 10:00 Uhr anrufen. Wenn Ihnen dieses Datum und diese Uhrzeit nicht passen, teilen Sie mir bitte mit, wann Sie verfügbar sind.
Vielen Dank für Ihre Flexibilität. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten, die durch die Fahrplanänderung entstanden sind. Ich freue mich darauf, zum neuen Termin und zur neuen Uhrzeit mit Ihnen zu sprechen.
Aufrichtig,
Finley Covington
555-555-5555
Rat
Wenn Sie eine E-Mail über ein verschobenes Meeting schreiben, suchen Sie nach Möglichkeiten, die Klarheit und das Gesamtformat zu verbessern. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um eine effektive und professionelle E-Mail zur Terminverschiebung zu verfassen:
Schreiben Sie eine ausführliche Betreffzeile. Neben einer beschreibenden E-Mail benötigen Sie auch eine detaillierte Betreffzeile, die Ihren Empfängern klar macht, warum Sie schreiben. Schreiben Sie eine informative Betreffzeile, die wichtige Informationen zur Besprechung enthält, z. B. Ihren Namen, das ursprüngliche Datum der Besprechung und den Namen Ihres Unternehmens. Je besser Ihre Betreffzeile ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Empfänger Ihre E-Mail öffnet.
Geben Sie rechtzeitig Bescheid. Aus Respekt vor den Besprechungsteilnehmern sollten Sie ihnen mindestens 24 Stunden im Voraus Bescheid geben. Wenn Sie Ihre E-Mail im Voraus senden, haben sie die Möglichkeit, ihren Zeitplan zu ändern und während der ursprünglichen Besprechungszeit andere Pläne zu schmieden.
Bieten Sie einige neue Treffen an. Auch wenn Sie ein bevorzugtes Datum und eine bevorzugte Uhrzeit für die Verschiebung Ihres Mailings haben, bieten Sie Ihren Empfängern die Möglichkeit, neue Daten und Uhrzeiten auszuwählen. Dadurch haben Sie eine bessere Chance, eine neue Zeit zu finden, in der sich alle treffen können.
