So schreiben Sie eine Antwort auf das Kündigungsschreiben eines Mitarbeiters (inklusive Muster und Vorlage)
Jeder Arbeitgeber muss früher oder später mit der Entlassung von Arbeitnehmern rechnen. Auch wenn es selbst unter den besten Umständen nicht einfach ist, ist es wichtig, dass Sie Ihre Kündigung höflich, taktvoll und professionell einreichen. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, wie wichtig es ist, auf die Kündigung eines Mitarbeiters zu reagieren, und bieten Anleitungen zum Verfassen eines Aufnahmeschreibens, das sowohl den Abschied des Mitarbeiters bedeutet als auch den arbeitsrechtlichen Vorschriften entspricht. Wir haben auch eine hilfreiche Vorlage und einige Beispiele beigefügt, die Ihnen beim Verfassen Ihrer eigenen Antwort auf Ihr Kündigungsschreiben helfen sollen.
Warum ist es wichtig, auf ein Kündigungsschreiben zu antworten?
Wenn ein Arbeitnehmer seine Kündigungsabsicht mündlich zum Ausdruck bringt, ist es am besten, wenn Sie als Arbeitgeber dafür sorgen, dass die Einzelheiten der Kündigung umgehend mit einem formellen schriftlichen Kündigungsschreiben nachgefasst werden. Der Arbeitgeber muss dann sicherstellen, dass der Arbeitnehmer eine Bestätigung über die Annahme seines Rücktritts und das Datum seiner endgültigen Beschäftigung unterzeichnet. Darüber hinaus sollte der Arbeitgeber versuchen, eine schriftliche Begründung für die Kündigung des Arbeitnehmers zu erhalten.
Aus mehreren Gründen ist es wichtig, diese Schritte durchzuführen und zu bestätigen. Es kommt nicht selten vor, dass Mitarbeiter ihre Kündigung einreichen und dann ihre Meinung ändern. Wenn der Arbeitgeber den Rücktritt nicht offiziell (schriftlich) angenommen hat, kann der Arbeitnehmer argumentieren, dass der Rücktritt nie angenommen wurde oder dass die Kündigung nie stattgefunden hat. Der Arbeitnehmer kann sogar behaupten, dass es sich bei der Kündigung tatsächlich um eine Entlassung handelte, und dann Arbeitslosigkeit melden. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Arbeitgeber zeitnah eine formelle Antwort gibt. Dadurch wird Folgendes erreicht:
Notieren Sie das Kündigungsschreiben des Arbeitnehmers und die Einwilligung des Arbeitgebers für die Zukunft
Beschreiben Sie den Kündigungsprozess, damit der Mitarbeiter vor seinem letzten Arbeitstag weiß, was ihn erwartet.
Legen Sie Termine für die Erledigung von Aufgaben wie der Rückgabe eines Gebäudeschlüssels, eines Personalausweises oder eines Laptops fest.
Natürlich können Sie entschlossen sein, Ihren Mitarbeiter zu behalten. Viele Unternehmen begegnen der Entlassung ihrer Mitarbeiter mit einem attraktiveren Angebot, um sie zum Bleiben zu bewegen. Unabhängig davon, wie Sie antworten möchten, ist es immer eine gute Idee, das Antwortschreiben mit einem Anwalt des Unternehmens zu prüfen, bevor Sie es dem Mitarbeiter vorlegen, da das staatliche Arbeitsrecht möglicherweise eine bestimmte Sprache erfordert.
So antworten Sie auf ein Kündigungsschreiben
Es ist wichtig, auf die Kündigung eines Arbeitnehmers richtig zu reagieren. Während es am besten ist, einen Anwalt für Arbeitsrecht zu konsultieren, um herauszufinden, was erforderlich ist, finden Sie hier einige Schritte, die Sie unternehmen können, um auf die Kündigung eines Mitarbeiters zu reagieren:
Vorabbestätigung
Offizielle Antwort
Annahme
Zeigen Sie Mitgefühl
Schütze dich selbst
1. Vorläufige Bestätigung
Bestätigen Sie Ihre Absicht, die Entlassung des Arbeitnehmers zu akzeptieren. Wenn der Mitarbeiter mündlich seine Kündigungsabsicht mitteilt, antworten Sie mündlich, dass die Zustimmung schriftlich erteilt wird, wenn das Kündigungsschreiben eingeht.
2. Offizielle Antwort
Verwenden Sie ein formelles Geschäftsbriefformat. Dazu müssen Sie ein Dokument mit Ihren Kontaktinformationen, dem Datum und den Kontaktinformationen des Mitarbeiters in der oberen linken Ecke erstellen und den Brief mit einer handschriftlichen Unterschrift und Ihrem Namen am unteren Rand abschließen.
3. Geben Sie Ihr Einverständnis
Der erste Absatz Ihres Zulassungsschreibens sollte den Mitarbeiter darüber informieren, dass Sie sein Kündigungsschreiben erhalten und akzeptiert haben. Es ist äußerst wichtig, in diesem Absatz den offiziellen letzten Tag der Beschäftigung des Arbeitnehmers im Unternehmen anzugeben.
4. Zeigen Sie Mitgefühl
Drücken Sie im zweiten Absatz Ihr Verständnis aus. Ihre Antwort sollte zwar im Allgemeinen professionell bleiben, aber zum Ausdruck bringen, dass Sie traurig sind, den Mitarbeiter gehen zu sehen, aber dass Sie seine Entscheidung respektieren und verstehen. Gegebenenfalls können Sie anbieten, dem Mitarbeiter ein Empfehlungsschreiben auszuhändigen.
5. Schützen Sie sich
Aufzeichnungen machen. Kopieren Sie Ihren Zulassungsbescheid, senden Sie eine Kopie an den Mitarbeiter und behalten Sie eine Kopie für sich.
So antworten Sie auf ein Kündigungsschreiben per E-Mail
Das Senden eines Kündigungsschreibens per E-Mail ist im Allgemeinen eine akzeptable Möglichkeit zum Rücktritt, abhängig von der Unternehmenskultur und den im Arbeitsvertrag festgelegten Besonderheiten. In diesem Fall können Sie auch per E-Mail antworten. Denken Sie an die Regeln der professionellen Etikette und bemühen Sie sich, die Interaktion so positiv wie möglich zu gestalten. Hier sind einige Tipps zur Einhaltung der Richtlinien für die Annahme eines Kündigungsschreibens per E-Mail:
Verwenden Sie ein professionelles Format.
Merken Sie sich die Betreffzeile des Briefes.
Laden Sie den Mitarbeiter ein, in Kontakt zu bleiben.
Korrigieren Sie den Brief.
1. Verwenden Sie ein professionelles Format
Während es akzeptabel ist, Teile von Kontaktinformationen und eine handschriftliche Unterschrift wegzulassen, sollte der Rest Ihres Briefes im formellen Geschäftsbriefformat verfasst sein. Verwenden Sie eine professionelle Sprache, die für die professionelle Korrespondenz geeignet ist.
2. Merken Sie sich die Betreffzeile
Wenn Sie der Meinung sind, dass es notwendig und angemessen ist, Ihrem Büro Ihren Austritt mitzuteilen, verfassen Sie eine neue E-Mail, anstatt auf die Rücktritts-E-Mails aller anderen zu antworten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine geeignete Betreffzeile verwenden, die den Betreff der E-Mail kurz vorstellt. Zum Beispiel: „Akzeptieren Sie den Rücktritt – Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem neuen Weg.“ Es ist eine gute Idee, den anderen Mitarbeitern das Datum des letzten Arbeitstages des ausscheidenden Mitarbeiters mitzuteilen, nicht jedoch den Grund oder andere Details, um ihnen die Möglichkeit zu geben, sich zu verabschieden.
3. Ermutigen Sie den Mitarbeiter, in Kontakt zu bleiben
Erwägen Sie ggf. die Angabe Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse oder LinkedIn-Verbindung in Ihrer Antwort und geben Sie an, dass Sie gegebenenfalls bereit wären, in Zukunft einen Link oder eine Empfehlung bereitzustellen. Sie können auch ein Dankeschön für die geleistete Arbeit und ein Lob hinzufügen, um sie auf ihren neuen Weg zu bringen.
4. Bearbeiten Sie Ihren Brief
Überprüfen Sie Ihre Nachricht immer, bevor Sie sie senden. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht fehlerfrei ist, stellen Sie sicher, dass das Dokument professionell und legitim ist.
Musterbewerbung für eine Anstellung auf eigenen Wunsch
Verwenden Sie diese Vorlage für ein Kündigungsschreiben, um Ihr eigenes zu erstellen:
(Datum)
(Name des Arbeitgebers)
(Arbeitgeber Adresse)
{Telefonnummer des Arbeitgebers)
(Mitarbeitername)
(Mitarbeitertitel)
(Abteilung)
Lieber (Name des Mitarbeiters),
Dieses Schreiben bestätigt den Erhalt und die Annahme Ihres Kündigungsschreibens, das Sie erhalten haben (Datum des Eingangs des Schreibens) für die Position (Name des Titels) bei (Name des Unternehmens) mit Wirkung zum Datum des letzten Arbeitstags.
Bitte geben Sie sämtliches (Firmen-)Eigentum spätestens am letzten Arbeitstag zurück, einschließlich Schlüssel, Laptop, vom Unternehmen ausgestelltes Mobiltelefon, Firmen-Kreditkarte, Ausweis, Parkausweis und sonstiges Firmeneigentum.
Im Anhang finden Sie Informationen für ausscheidende Mitarbeiter zum Versicherungsschutz, zum Abschlussentgelt und zu weiteren Informationen, die Sie in Zukunft möglicherweise benötigen. Wenn Sie Fragen haben oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung unter (HR-Telefonnummer) oder (HR-E-Mail-Adresse).
Wenn Sie möchten, können Sie an einem Exit-Interview teilnehmen, um dem Unternehmen wertvolles Feedback zu geben. Wenn Sie an einem Austrittsgespräch teilnehmen möchten, gehen Sie bitte an die folgende Adresse, um den Austrittsfragebogen auszufüllen. Dieser Vorgang ist anonym und völlig optional. Wenn Sie sich für die Teilnahme an einem persönlichen Austrittsgespräch entscheiden, benachrichtigen Sie bitte die Personalabteilung telefonisch. (HR-Telefon) oder per E-Mail (HR-E-Mail).
Vielen Dank für Ihre Arbeit hier bei (Unternehmen). Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen Unternehmungen.
Aufrichtig,
(Unterschrift des Betreuers)
(Eingegebener Name des Vorgesetzten)
Beispiele für einen Antrag auf Annahme einer Entlassung
Hier sind hilfreiche Beispiele für Antworten auf Kündigungsschreiben, die Ihnen beim Verfassen Ihres Kündigungsschreibens helfen sollen:
Beispiel 1: Akzeptanz
1. Mai 2020
Julio Santos
Leitender Finanzmanager
Powell Financial Group, Inc.
136 Hauptstr. 7
Middleton, Iowa 41122
Giles Bronson
Junior-Spezialist für Vermögensverwaltung
Lieber Giles,
Ihr Kündigungsschreiben für die Stelle als Wealth Management Associate ist bei uns eingegangen und wurde wie gewünscht mit Wirkung zum 1. Mai 2020 bzw. mit Wirkung zum 15. Mai 2020 angenommen. Obwohl wir traurig sind, dass Sie gehen, hat das PFG-Team keinen Zweifel daran, dass Ihre Fähigkeiten und Ihre Professionalität Ihnen bei Ihren zukünftigen Unternehmungen helfen werden.
Bitte geben Sie sämtliches PFG-eigenes Eigentum spätestens am letzten Geschäftstag, dem 15. Mai 2020, zurück, einschließlich Schlüssel, Laptop, von PFG ausgestelltes Mobiltelefon, Firmenkreditkarte, Ausweis, Parkausweis und anderes firmeneigenes Eigentum.
Im Anhang finden Sie Informationen zu Ihrem Leistungsumfang, Ihrem letzten Gehalt und Ihren letzten Schritten. Bitte kontaktieren Sie die Personalabteilung unter 816-278-9403 oder (email protected)wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen.
Wenn Sie möchten, können Sie an einem Exit-Interview teilnehmen, um dem Unternehmen wertvolles Feedback zu geben. Wenn Sie an einem Austrittsgespräch teilnehmen möchten, besuchen Sie die Website des Unternehmens und klicken Sie auf der Registerkarte „Ressourcen“ auf „Austrittsumfrage“. Dieser Vorgang ist anonym und völlig optional. Wenn Sie sich für die Teilnahme an einem persönlichen Austrittsgespräch entscheiden, benachrichtigen Sie bitte die Personalabteilung unter der Rufnummer 816-278-9403 oder per E-Mail (email protected)einen Termin vereinbaren.
Es war mir eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und die Powell Financial Group wünscht Ihnen alles Gute für die Zukunft. Fordern Sie gerne ein Empfehlungsschreiben an.
Aufrichtig,
Julio Santos (unterzeichnet)
Julio Santos (gedruckt)
Beispiel 2: E-Mail
Betreff: Annahme des Rücktritts und gute Wünsche
Liebe Leah,
Es tut mir leid zu hören, dass Sie JRS Inc. verlassen, aber ich bin zuversichtlich, dass Sie in Ihrer neuen Position große Erfolge erzielen werden.
Diese E-Mail stellt für mich den formellen Empfang und die Annahme Ihres offiziellen Rücktritts dar. Ihr letzter Tag wird wie gewünscht der 27. Juni 2020 sein. Bleiben Sie gerne in Kontakt und fragen Sie mich gerne, wenn Sie jemals ein Empfehlungsschreiben benötigen. Meine persönliche E-Mail-Adresse lautet (email protected)und die Mobiltelefonnummer ist 764-897-3647.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle unternehmenseigenen Materialien, die Ihnen am oder vor dem 27. Juni 2020 ausgehändigt wurden, einschließlich Büroschlüssel, Laptop und von JRS ausgegebenes Mobiltelefon, zurückgeben. Diese Gegenstände und alle anderen in Ihrem Besitz befindlichen JRS-Eigentümer können während der normalen Geschäftszeiten an die Personalabteilung zurückgegeben werden. Außerdem erhalten Sie von der Personalabteilung ein Schreiben über den Status Ihres letzten Gehaltsschecks und alle anderen Details, die vor Ihrer Abreise geklärt werden müssen.
Vielen Dank für alles, was Sie für JRS getan haben. Wir wünschen Ihnen alles Gute für die Zukunft.
Mit besten Grüßen,
Jim Barton
Kommunikationsmanager, JRS Inc.
(email protected)
764-153-4577
Beispiel 3: Verhandlungen
13. März 2020
Samuel B. Grabowski
Geschäftsführender Gesellschafter
Pearson, Grabowski & Witt, TOO
176 Central Street, st. 14
Kipton, PA 61132
Catherine Burge, Rechtsanwältin
Liebe Katherine,
Dieses Schreiben bestätigt den Eingang Ihres Kündigungsschreibens vom 12. März 2020. Ich habe Ihre Anfrage mit anderen Partnern besprochen und wir alle möchten einen Weg finden, Sie davon zu überzeugen, bei uns zu bleiben.
Wir verstehen den Stress, den eine Vollzeitbeschäftigung in der Anwaltschaft mit sich bringen kann, wenn man sich um ein Familienmitglied wie Sie kümmert. Wir möchten, dass Sie wissen, dass Sie immer ein vorbildlicher Mitarbeiter waren, auf den wir in unserem Unternehmen stolz sind. Wir sind jedoch nicht bereit, Ihren wertvollen Beitrag für dieses Unternehmen zu verlieren.
Wir möchten Ihnen empfehlen, sich an begrenzte Mengen zu halten. Während Ihre häusliche Situation weiterhin besteht, möchte Ihnen die Kanzlei eingeschränkte Arbeitszeiten und die Möglichkeit bieten, bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten. Wir glauben, dass diese Lösung Ihnen mehr Freiheit geben kann, Ihre persönlichen und beruflichen Verantwortlichkeiten effektiv in Einklang zu bringen.
Bitte denken Sie darüber nach und teilen Sie mir Ihre Meinung mit. Wir werden Ihre Entscheidung in jedem Fall respektieren, hoffen aber, dass Sie sich für einen Aufenthalt bei uns entscheiden.
Aufrichtig,
Samuel B. Grabowski
Geschäftsführender Gesellschafter, Pierson, Grabowski und Witt, LLP