So schreiben Sie eine Angebotsanfrage (mit RFP-Vorlage und Beispiel) • BUOM

Unternehmen müssen häufig andere Organisationen beauftragen, um bestimmte Projekte abzuschließen. Dies kann der Fall sein, wenn eine bestimmte Aufgabe nicht in die Zuständigkeit der Organisation fällt oder wenn mehrere Aufgaben im gleichen Zeitraum erledigt werden müssen. Wenn Unternehmen Auftragnehmer einstellen möchten, veröffentlichen sie in der Regel eine Ausschreibung (RFP). In diesem Artikel erklären wir, wie man eine Ausschreibung schreibt und stellen eine Vorlage und ein Beispiel zur Verfügung, die Sie verwenden können.

Was ist eine Ausschreibung?

Ein RFP ist ein Dokument, das Organisationen verwenden, um ihren Bedarf an bestimmten Dienstleistungen in einer Gemeinschaft oder einem Pool von Auftragnehmern zu definieren. Angebotsanfragen können sowohl für Projektmanager als auch für Bieter eine unschätzbar wertvolle Kommunikationsform sein. Unternehmen beziehen sich bei der Ausarbeitung ihrer Angebote auf RFPs. Manager können leicht feststellen, welche Vorschläge ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, und Unternehmen, die ein Angebot für ein Projekt abgeben, können ermitteln, was für die Stelle erforderlich ist.

Tipps zum Verfassen einer RFP

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Verfassen einer effektiven RFP helfen:

1. Definieren Sie Ihre Ziele

Bevor Sie Ihre Ausschreibung schreiben, ist es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, was genau das Projekt erreichen soll. Erwägen Sie den Einsatz einer Projektmanagement-Software, um Ihren Planungsprozess zu optimieren. Möglicherweise möchten Sie auch darüber nachdenken, wie Sie mit anderen Projektmanagern, Partnern und Teammitgliedern zusammenarbeiten können, um einen möglichst ganzheitlichen Überblick über die Anforderungen Ihres Projekts zu erhalten. Beziehen Sie je nach Umfang Ihres Projekts wichtige Stakeholder in die Diskussion ein.

2. Beschreiben Sie Ihre Anfrage nach Vorschlägen

Planen Sie die Struktur Ihrer Angebotsanfrage anhand der spezifischen Ziele, die für den Vertragsteil Ihres Projekts als notwendig ermittelt wurden. Die Vorlage kann Sie im Planungsprozess unterstützen, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen angeben, die Unternehmen für eine erfolgreiche Bewerbung benötigen.

3. Schreiben Sie Ihre Angebotsanfrage

Verwandeln Sie Ihren Plan in eine vollständig geschriebene Ausschreibung, indem Sie Details hinzufügen, Ideen verbinden, Übergangswörter und -phrasen verwenden und alle unentwickelten Bereiche klären. Wenn Sie mit einem Partner oder Team zusammenarbeiten, sollten Sie erwägen, an einem Ort zusammenzuarbeiten oder Kollaborationssoftware wie gemeinsame digitale Dokumente zu verwenden, um Ihre Arbeit zu optimieren.

4. Überarbeiten und Korrekturlesen

Die Klarheit Ihrer Ausschreibung kann sich direkt auf die Qualität der Antworten auswirken, die Sie erhalten. Überarbeiten Sie sie daher sorgfältig, fügen Sie fehlende Informationen hinzu und entfernen Sie überflüssige Anfragen. Korrekturlesen zur Beseitigung etwaiger Fehler in Rechtschreibung, Grammatik und Mechanik. Die Qualität Ihres Schreibens kann potenziellen Auftragnehmern auch ein Beispiel für die Professionalität Ihrer Organisation in der Kommunikation sein.

5. Senden, teilen oder veröffentlichen Sie Ihre Angebotsanfrage

Verschiedene Arten von Unternehmen veröffentlichen RFPs an unterschiedlichen Orten, sodass Sie die beliebtesten Orte recherchieren können, an denen Auftragnehmer in Ihrer Branche nach RFPs suchen. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Verwendung traditioneller Medien, sozialer Medien, Pressemitteilungen und direkter E-Mail-Listen, um ihre RFPs zu veröffentlichen.

Vorlage für eine Angebotsanfrage

Angebotsanfragen enthalten je nach Art der erforderlichen Arbeit unterschiedliche Informationen, die meisten enthalten jedoch einige Variationen derselben Abschnitte. Hier ist eine RFP-Vorlage mit gemeinsamen Komponenten:

Zusammenfassung und Hintergrund

In diesem Abschnitt wird kurz beschrieben, wozu die Ausschreibung dient und welchen Zweck das Projekt hat. Die meisten Einzelheiten zu den Anforderungen werden in den folgenden Abschnitten des Dokuments enthalten sein. Es kann Hintergrundinformationen über das Unternehmen enthalten, das Vorschläge einholt, einschließlich seiner Geschichte, Größe und anderen relevanten Informationen. Dies kann potenziellen Bietern helfen, im Voraus zu wissen, ob sie weiterlesen und möglicherweise einen Vorschlag einreichen möchten.

Angebotsrichtlinien

In diesem Abschnitt wird beschrieben, was der Vorschlag der antwortenden Organisation enthalten muss. In Angebotsanfragen werden am Anfang des Dokuments formelle Angebotsrichtlinien erläutert, damit potenzielle Bieter bei der Planung ihres Angebots die erwartete Grundlage kennen. Es muss einen Zeitplan für die Einreichung des Vorschlags enthalten. Alle Anforderungen, die in den Vorschlag aufgenommen werden müssen, müssen hier detailliert beschrieben werden.

Zweck und Beschreibung des Projekts

Dieser Abschnitt erweitert die Projektzusammenfassung, indem er so viele Details wie möglich zum Zweck und zur Beschreibung des Projekts bereitstellt. Dies stellt sicher, dass Unternehmen korrekte Vorschläge vorlegen. Geben Sie bestimmte Arten der auszuführenden Arbeiten an und lassen Sie den Bietern Raum, Alternativen vorzuschlagen. Manchmal kann dies eine Chance für effektivere oder kostengünstigere Strategien bieten.

Projektumfang

Bei Bedarf können in diesem Abschnitt die Einschränkungen des Vorgangs näher erläutert werden. Es beschreibt genau, was erforderlich ist und was nicht im Projekt enthalten ist. Es umfasst häufig eine Überprüfung der Dinge, die aus dem Projekt ausgeschlossen werden sollten, da sie in die Verantwortung interner Mitarbeiter oder anderer Auftragnehmer fallen.

Zeitrahmen für die Projektumsetzung

Obwohl die Frist für die Einreichung eines Bietervorschlags normalerweise im zusammenfassenden Abschnitt der Ausschreibung angegeben wird, enthält dieser Abschnitt eine detaillierte Erläuterung, wann die Arbeiten abgeschlossen sein müssen. Dabei handelt es sich in der Regel um erwartete Start- und Enddaten, Meilensteindaten und die erwartete Dauer. Alle bekannten Fristen oder Zeitrahmen sollten in diesem Abschnitt aufgeführt werden. Diese Informationen können in der Regel in Zusammenarbeit zwischen der einstellenden Organisation und dem Auftragnehmer geändert werden.

Budget

Im Budgetabschnitt der Ausschreibung wird das erforderliche Format für die Finanzinformationen des Vorschlags erläutert. Dieser Abschnitt ist häufig nach Kostenvariabilität kategorisiert und enthält oft eine Liste oder Tabelle.

Anforderungen

In diesem Abschnitt wird erläutert, was Bieter in ihren Vorschlägen für Budgetposten angeben müssen. In einer Ausschreibung werden Bieter häufig aufgefordert, einen bestimmten Preis anzugeben oder genau zu beschreiben, was im Angebotspreis enthalten sein soll. Häufig erscheinen hier Anforderungen an Unternehmensgröße, Unternehmensart und Personal, aber auch Referenzen oder Empfehlungen.

Bieterqualifikation

In diesem Abschnitt werden die Auswahlkriterien erläutert, denen die einstellende Organisation folgen wird. Er kann nach Arbeitsbeispielen, Kontaktinformationen, Unternehmensgeschichte, Managementerfahrung, Organigrammen oder anderen Informationen fragen, die bei der Entscheidungsfindung hilfreich sind. Es hilft, Auswahlstandards für jede Anforderung in die Ausschreibung aufzunehmen, damit Organisationen ihre Vorschläge so gründlich wie möglich vorbereiten können.

Kriterien zur Bewertung

In diesem Abschnitt sollte beschrieben werden, wie Vorschläge bewertet werden. Es sollte eine Liste der Kriterien enthalten, die berücksichtigt werden, und was für jedes Kriterium angemessen ist. Je mehr Details enthalten sind, desto vollständiger und umfassender werden die Vorschläge sein.

Laden Sie die Vorlage für die Angebotsanfrage herunter

Um eine Vorlage in Google Docs hochzuladen, wählen Sie „Datei“ > „Öffnen“ > und wählen Sie die richtige hochgeladene Datei aus.

Beispiel einer Angebotsanfrage

Sie können dieses Beispiel als Leitfaden beim Verfassen einer Ausschreibung verwenden und den Detaillierungsgrad an Ihre Situation anpassen:

Ausschreibung: Pflasterung von Spielplätzen

Zusammenfassung und Hintergrund

Building Blocks Preschool nimmt Vorschläge für einen Radweg auf dem Schulhof entgegen. Building Blocks ist seit 1992 im Geschäft und beschäftigt über 20 Familien. Die Zeit im Freien ist für das Wohlbefinden der Kinder von entscheidender Bedeutung. Deshalb planen wir, ab März einen Radweg einzurichten.

Diese Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wurde veröffentlicht, um Vorschläge für den Pflasterteil unseres Projekts zur Verbesserung des Spielplatzes in Columbus einzuholen. Bitte reichen Sie Vorschläge bis zum 24. März 2021 ein.

Leitfaden für Bieter

Bewerbungen für dieses Projekt nehmen wir bis zum 24. März 2021, 17:00 Uhr, entgegen. Sie müssen die Absicht des Unterauftrags klar darlegen. Alle Dokumente müssen von autorisierten Personen erstellt und unterzeichnet werden. Alle Ausgaben müssen in US-Dollar angegeben werden. Weitere Bedingungen unterliegen der Entwicklung bis zur Auswahl eines Vorschlags.

Zweck und Umfang des Projekts

Das Ziel des Projekts „Building Blocks Preschool Bike Path“ besteht darin, einen Außenbereich zu schaffen, in dem Kinder mithilfe von Outdoor-Geräten grobmotorische Fähigkeiten und soziale Interaktion üben können. Das Projekt umfasst einen 200 Fuß langen, 3 Fuß breiten groben Rundweg mit Asphaltoberfläche in einer Tiefe, die für die längste Lebensdauer des Gehwegs geeignet ist. Das Projekt umfasst auch eine 10 x 10 Fuß große Asphaltfläche, die als „Parkplatz“ für Kinderfahrräder dienen wird. Der Auftragnehmer ist für das Entfernen des Rasens, das Einebnen, Verdichten und Pflastern des Weges verantwortlich. Building Blocks Preschool wird auch die Garantiezeit besprechen, wenn Reparaturen innerhalb einer angemessenen Zeit erforderlich sind.

Vorschlagszeitplan und Projektfrist

Vorschläge müssen bis zum 24. März 2021, 17:00 Uhr, schriftlich bei Building Blocks Preschool eingereicht werden. Die Angebote werden bis zum 31. März 2021 ausgewertet. Danach werden alle Bieter innerhalb von drei Werktagen über ihren Status informiert. Sobald der Auftrag vergeben ist, müssen die Arbeiten innerhalb eines Monats abgeschlossen sein, damit die Kinder während der Sommersitzung der Building Blocks-Vorschule Zugang zur Strecke haben.

Budgetanforderungen

Jeder Vorschlag muss Folgendes zur Prüfung enthalten:

• Materialkosten

• Arbeitskosten

• Gemeinkosten

• Die Gesamtkosten des Projekts

Kriterien

Building Blocks Preschool bewertet Vorschläge anhand der folgenden Kriterien:

• Gesamtwert

• Unternehmenserfahrung

• Verweise

• Bieten Sie Professionalität und Qualität