So schreiben Sie ein RFP-Ablehnungsschreiben (mit Vorlage und Beispielen) • BUOM

5. August 2021

Sobald ein Unternehmen eine Ausschreibung einreicht, können berechtigte Lieferanten und Kleinunternehmen Geschäftsvorschläge zur Prüfung durch das Unternehmen erstellen. Nachdem das Unternehmen diese Vorschläge geprüft hat, informiert es die Lieferanten über seine Auswahl, indem es ein RFP-Ablehnungsschreiben sendet. Wenn Sie für die Prüfung von Geschäftsvorschlägen für Ihr Unternehmen verantwortlich sind, ist es wichtig zu wissen, wie man ein Ablehnungsschreiben verfasst. In diesem Artikel erklären wir, was ein RFP-Ablehnungsschreiben ist, einschließlich der verschiedenen Arten, und stellen Schritte, Tipps, Beispiele und eine Vorlage vor, um Ihnen zu zeigen, wie Sie ein RFP-Ablehnungsschreiben schreiben.

Was ist ein RFP-Ablehnungsschreiben?

Ein RFP-Ablehnungsschreiben ist eine formelle Mitteilung, die ein Unternehmen an einen Lieferanten sendet, um dessen Angebotsanfrage abzulehnen. Ein RFP oder eine Angebotsanfrage lädt kleine Unternehmen und Lieferanten ein, auf die Bitte einer größeren Organisation um Hilfe bei einem Projekt zu antworten. Fachleute reichen RFPs aus verschiedenen Gründen ein, z. B. weil sie Werbehilfe, neue Grafikdesigner oder Finanzberater suchen.

Da Unternehmen viele Antworten auf ihre RFPs erhalten und die Erstellung dieser Lieferanten mit großem Aufwand verbunden ist, ist das Versenden eines Ablehnungsschreibens an Lieferanten, die das Unternehmen nicht ausgewählt hat, eine gute und höfliche Geschäftspraxis.

Arten von Ablehnungsschreiben

Die Art des Ablehnungsschreibens, das Sie senden, hängt möglicherweise vom Grund der Ablehnung und der Methode ab, die Sie zur Benachrichtigung der Anbieter verwenden. Hier sind einige der häufigsten Arten von RFP-Ablehnungsschreiben:

Inkonsistenz

Möglicherweise müssen Sie ein Ablehnungsschreiben für die Ausschreibung wegen Nichteinhaltung einreichen, wenn der Lieferant die Richtlinien für die Einreichung nicht befolgt hat. Dies kann passieren, wenn der Lieferant nicht das richtige Angebotsformat befolgt oder ein irrelevantes Angebot sendet. Wenn eine Nichtkonformität abgelehnt wird, können Sie den Lieferanten an die Regeln erinnern, damit er den Antrag erneut einreichen kann, wenn noch Zeit dafür ist. Dadurch kann Ihr Unternehmen nützlichere RFP-E-Mails erhalten, sodass Sie mehr Optionen in Betracht ziehen können.

Preisverhandlungen

In Ihrem RFP-Ablehnungsschreiben können Sie den Lieferanten bitten, einen ermäßigten Preis anzubieten, oder ihm mitteilen, dass Ihr Unternehmen sein Angebot aufgrund der hohen Kosten nicht annehmen kann. Möglicherweise müssen Sie einen solchen Verzicht einreichen, wenn die Gebühr des Anbieters nicht in das Projektbudget passt oder Sie mit ihm keinen anderen Preis aushandeln können. Durch das Versenden eines Opt-out-Briefs zur Preisverhandlung können Sie anbieten, künftig Angebote von deren Lieferanten zu erhalten, wenn das Budget Ihres Unternehmens steigt oder diese ihre Preise senken.

Anfrage abbrechen

Wenn sich die Pläne Ihres Unternehmens geändert haben oder Sie mit den erhaltenen Vorschlägen unzufrieden sind, können Sie ein Ablehnungsschreiben senden, in dem Sie die ursprüngliche Angebotsanfrage Ihres Unternehmens stornieren. Wenn Sie ein solches Ablehnungsschreiben verfassen, können Sie häufig eine E-Mail oder eine Mitteilung an alle Anbieter senden, die sich beworben haben. Das Senden eines Ablehnungsschreibens, in dem Ihre ursprüngliche Anfrage storniert wird, kann auf eine Projektverzögerung oder eine Änderung der Prioritäten hinweisen. Wenn Sie ein Projekt verschieben, ist es hilfreich, ein Datum anzugeben, an dem Lieferanten Ihr Unternehmen erneut kontaktieren können.

Vergabebenachrichtigung

Wenn Sie keine Zeit haben, personalisierte Ablehnungsschreiben zu versenden, können Sie stattdessen eine E-Mail mit einer Vergabebenachrichtigung senden. Das Zuschlagsbenachrichtigungsschreiben informiert jeden Lieferanten, der eine Angebotsanfrage eingereicht hat, darüber, dass Ihr Unternehmen den Lieferanten ausgewählt hat. Obwohl sich diese Art von Schreiben von einem herkömmlichen RFP-Ablehnungsschreiben unterscheidet, wird durch die Benachrichtigung aller Lieferanten, dass Ihr Unternehmen das Angebot zur Annahme ausgewählt hat, deutlich, dass ihr Angebot nicht das Gewinnerangebot war.

So schreiben Sie ein RFP-Ablehnungsschreiben

Um ein RFP-Ablehnungsschreiben zu verfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bedanken Sie sich für ihr Angebot.

Beginnen Sie Ihren Brief, indem Sie den Verkäufer höflich ansprechen, entweder mit seinem Namen oder indem Sie sein Geschäft allgemein begrüßen. Es ist höflich, dem Anbieter zunächst für das Senden der Angebotsanfrage zu danken, da diese Angebote oft einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand erfordern. Bestätigen Sie, dass Sie ihren Vorschlag gelesen haben und glauben, dass dies eine professionelle und respektvolle Art ist, ein Ablehnungsschreiben zu beginnen.

2. Sie lehnen ihr Angebot eindeutig ab

Lehnen Sie ihr Angebot klar und deutlich ab. Indem Sie dies bereits in Ihrem Ablehnungsschreiben angeben, respektieren Sie die Zeit des Verkäufers und informieren ihn schnell über Ihre Entscheidung. Versuchen Sie, Ihre Ablehnung auf eine sanfte und freundliche Art und Weise zum Ausdruck zu bringen, die keinen Raum für Interpretationen lässt.

3. Geben Sie Ihre Begründung an

Obwohl Sie keine ausführliche Erklärung abgeben müssen, versuchen Sie doch, den Grund für die Ablehnung darzulegen. Dies kann dem Lieferanten mitteilen, ob er einen bestimmten Verbesserungsbereich hat, oder einfach eine faire Erklärung dafür liefern, warum Sie sich nicht für sein Angebot entscheiden. In manchen Fällen können Sie einfach eine allgemeine Erklärung abgeben, z. B. indem Sie dem Lieferanten mitteilen, dass Sie mit einem anderen Angebot arbeiten und dies nicht aus persönlichen Gründen der Fall ist.

4. Schließen Sie den Brief professionell ab

Schließen Sie Ihr Ablehnungsschreiben professionell ab, indem Sie dem Verkäufer alles Gute für seine zukünftigen Bemühungen wünschen und mit Ihrem Namen unterschreiben. Wenn Sie bereit sind, in Zukunft mit dem Lieferanten zusammenzuarbeiten, können Sie dies erwähnen, es ist jedoch oft hilfreich, das Schreiben so kurz wie möglich zu halten. Sie können auch Kontaktinformationen angeben, wenn Sie Fragen des Anbieters zu dessen Ablehnung haben.

Muster-Ablehnungsschreiben für eine Angebotsanfrage

Befolgen Sie beim Verfassen eines RFP-Ablehnungsschreibens diese allgemeine Vorlage:

sehr geehrter (Anbieter- oder Firmenname),

(Verwenden Sie den ersten oder zweiten Satz, um dem Anbieter für seine Einreichung zu danken. Erwägen Sie, bestimmte Aspekte des Angebots anzuerkennen, um eine persönlichere Antwort zu erhalten, oder sich einfach für die Zeit zu bedanken.) (Verwenden Sie diesen Satz, um das Angebot des Anbieters eindeutig abzulehnen.)

(Sprechen Sie Ihr Beileid aus und erläutern Sie kurz, warum Sie den Vorschlag ablehnen.) (Erwägen Sie, ihm in Zukunft eine Zusammenarbeit anzubieten, oder wünschen Sie ihm alles Gute für seinen nächsten Vorschlag.) (Sie können ihm noch einmal für die Beendigung seines Vorschlags danken.) Ihren Brief, dies ist jedoch optional.)

Aufrichtig,

(Ihr Name)
(Dein Arbeitstitel)
(Name der Firma)
(Optionale Kontaktinformationen)

Beispiele für Ablehnungsschreiben für Angebotsanfragen

Hier sind einige Beispiele für RFP-Ablehnungsschreiben, auf die Sie beim Verfassen Ihres eigenen Schreibens zurückgreifen können:

Allgemeiner Misserfolg

Hier ist ein Beispiel für ein allgemeines Ablehnungsschreiben:

Lieber Scott,

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen. Leider haben wir uns entschieden, Ihren Vorschlag vorerst nicht weiterzuverfolgen.

Obwohl Ihr Vorschlag beeindruckend ist, können wir Ihre Arbeit nicht in unser Budget integrieren. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen Aufgaben und freuen uns auf die Gelegenheit, in Zukunft zusammenzuarbeiten. Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie weitere Informationen zur Ablehnung Ihres Angebots benötigen. Vielen Dank für Ihre Zeit.

Aufrichtig,

Sam Reynolds
Marketingleiter
Geheime Studios
(email protected)

Ablehnungsschreiben wegen Nichteinhaltung

Hier ist ein Beispiel für ein Ablehnungsschreiben, in dem auf die Nichteinhaltung der Einreichungsrichtlinien durch einen Lieferanten hingewiesen wird:

Lieber Scott,

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen. Nachdem Sie sich Ihr Portfolio angesehen haben, sieht es so aus, als hätten Sie beeindruckende Arbeiten vor sich. Wir haben uns jedoch entschieden, Ihr Angebot abzulehnen.

Leider entspricht Ihr Vorschlag nicht den in unserer Ausschreibung genannten Anforderungen. Wenn Sie bereit sind, das Format Ihres Vorschlags zu ändern, prüfen wir Ihren Vorschlag gerne noch einmal, können die Annahme jedoch nicht garantieren. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, auf unsere Angebotsanfrage zu antworten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren nächsten Geschäftsvorhaben.

Am besten,

Sam Reynolds
Marketingleiter
Geheime Studios
(email protected)

Stornierung des Angebotsablehnungsschreibens

Falls Ihr Unternehmen eine Bewerbungspause einlegt oder ein Projekt verschiebt, können Sie ein Ablehnungsschreiben wie folgt versenden:

Lieber Scott,

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen. Zum jetzigen Zeitpunkt müssen wir Ihr Angebot jedoch ablehnen.

Wir haben beschlossen, dieses Projekt auf Eis zu legen, um anderen Initiativen in unserem Unternehmen Vorrang einzuräumen. Wir hoffen, im Januar nächsten Jahres zu diesem Projekt zurückkehren zu können. Wenn Sie weiterhin Interesse an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen haben, reichen Sie Ihr Angebot bitte erneut ein.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Wenn Sie Fragen zur Ablehnung Ihres Angebots haben, kontaktieren Sie mich bitte.

Am besten,

Sam Reynolds
Marketingleiter
Geheime Studios
(email protected)

5 Tipps zum Verfassen eines RFP-Ablehnungsschreibens

Hier sind einige Tipps, die Sie beim Verfassen eines RFP-Ablehnungsschreibens berücksichtigen können:

1. Seien Sie klar und prägnant

Stellen Sie sicher, dass Ihr Ablehnungsschreiben klar und prägnant ist. Dies kann dazu beitragen, Verwirrung hinsichtlich Ihrer Entscheidung bezüglich des Angebots des Lieferanten zu vermeiden. Um Ihren Brief kurz zu halten, versuchen Sie, jeden Punkt des Briefes in ein oder zwei Sätzen auszudrücken. Ein direkter und ehrlicher Umgang mit dem Verkäufer kann Ihnen beiden auch Zeit sparen.

2. Erwägen Sie Networking-Möglichkeiten.

Wenn Sie daran interessiert sind, in Zukunft mit dem Lieferanten zusammenzuarbeiten, sollten Sie eine erneute Verbindung in Betracht ziehen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, später mit dem Lieferanten zusammenzuarbeiten, falls Ihr Projekt erweitert wird oder der von Ihnen ausgewählte Lieferant nicht gut zu Ihrem Unternehmen passt. Um eine Gelegenheit zum Networking zu schaffen, sollten Sie den Anbieter über Ihr professionelles Social-Media-Konto kontaktieren oder ihn bitten, Sie in Zukunft zu kontaktieren.

3. Reichen Sie es rechtzeitig ein

Auch wenn es mehrere Wochen dauern kann, bis die RFP-Antwortschreiben, die Ihr Unternehmen erhält, bearbeitet werden, versuchen Sie, Ablehnungsschreiben so schnell wie möglich zu versenden. Dies zeigt Respekt vor der Zeit anderer Fachleute und ermöglicht es Ihnen, weiter an dem Projekt zu arbeiten, ohne zu viel Zeit mit dem Schreiben von Ablehnungsschreiben zu verbringen. Erwägen Sie die Verwendung einer gemeinsamen Vorlage, die Sie für jeden Anbieter ändern, um Zeit und Aufwand zu sparen.

4. Verwenden Sie einen höflichen Ton

Versuchen Sie, im gesamten Brief einen höflichen und freundlichen Ton zu verwenden und dabei die Gefühle des Verkäufers zu berücksichtigen. Dies ist eine professionelle Praxis, die Respekt zeigt. Um höflich zu bleiben, achten Sie auf einen ausgeglichenen Ton und drücken Sie Ihr Bedauern über die Ablehnung aus. Es ist auch hilfreich, eine Sprache zu verwenden, die darauf hinweist, dass Sie das Angebot ablehnen und nicht der Lieferant. Obwohl die Konsequenzen einer Ablehnung dieselben sind, kann die Verwendung einer Formulierung, die die Ablehnung auf das Angebot ausdehnt, für den Lieferanten weniger persönlich erscheinen.

5. Berücksichtigen Sie das Format

Viele Fachleute versenden RFP-Ablehnungsschreiben per E-Mail, da dies schnell und einfach ist. Sie können jedoch stattdessen auch eine physische Kopie des Ablehnungsschreibens senden. Für welches Format Sie sich auch entscheiden, es ist wichtig, das Format Ihres Briefes an das Medium anzupassen. Wenn Sie beispielsweise einen Brief per Post versenden, sollten Sie darüber nachdenken, die Kontaktinformationen des Anbieters zusammen mit Ihren eigenen am Anfang des Briefs anzugeben, um den restlichen Inhalt des RFP-Ablehnungsschreibens einzuleiten.