So schreiben Sie ein Kündigungsschreiben (und Tipps zur Mitarbeiterbindung)

22. Februar 2021

Führungskräfte müssen im Rahmen ihrer Tätigkeit eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben wahrnehmen. Zusätzlich zu den branchenspezifischen Verantwortlichkeiten und der Mitarbeiteraufsicht müssen Manager auf Indiskretionen der Mitarbeiter reagieren. Irgendwann in Ihrer Karriere müssen Sie als Führungskraft möglicherweise ein Kündigungsschreiben verfassen. In diesem Artikel erklären wir, was ein Kündigungsschreiben ist, beschreiben, wie man ein Kündigungsschreiben verfasst, stellen eine Vorlage und ein Beispiel für ein Kündigungsschreiben bereit und geben Tipps zur Mitarbeiterbindung.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Ein Kündigungsschreiben ist ein Dokument, das von einem Manager oder Vorgesetzten als Reaktion auf die übermäßige und unerklärliche Abwesenheit eines Mitarbeiters vom Arbeitsplatz verfasst wird. Das Kündigungsschreiben beschreibt das konkrete Fehlverhalten des Arbeitnehmers und enthält Einzelheiten im Zusammenhang mit der Kündigung.

Die meisten Unternehmen geben die Anzahl der Tage, Schichten oder Stunden an, die ein Mitarbeiter ausfallen lassen muss, um seinen Arbeitsplatz aufzugeben. Sobald ein Mitarbeiter die Kündigungsschwelle wegen übermäßiger Abwesenheit erreicht, verfasst sein Manager oder Vorgesetzter in der Regel ein Kündigungsschreiben und übersendet ihn an den Mitarbeiter, wodurch sein Arbeitsverhältnis bei der Organisation effektiv beendet wird.

Wie schreibe ich ein Kündigungsschreiben?

Die meisten Kündigungsschreiben sind kurze und einfache Dokumente. Nutzen Sie diese Schritte, um einen effektiven Brief zu verfassen, der dem Mitarbeiter alle Informationen liefert, die er für die Beendigung seiner beruflichen Beziehung mit Ihrem Unternehmen benötigt:

1. Geben Sie Kontaktinformationen an

Beginnen Sie Ihren Brief mit Kontaktinformationen zu Ihrer Person, Ihrem Unternehmen und dem Empfängermitarbeiter. Geben Sie neben einer Begrüßung, die den betreffenden Mitarbeiter direkt anspricht, auch Adressen und Berufsbezeichnungen an. Fügen Sie das Datum, an dem Sie den Brief verfasst und gesendet haben, direkt über der Begrüßung hinzu.

2. Achten Sie auf die Unternehmensrichtlinien

Öffnen Sie den Brief mit einer Erklärung, in der der Zweck des Briefes erläutert wird. Schließen Sie dieser Erklärung unverzüglich eine Erläuterung der Unternehmensrichtlinien an. Verwenden Sie die Formulierungen in Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder einem anderen Dokument, in denen die Einzelheiten einer Kündigung aufgrund von Abwesenheit beschrieben werden.

3. Listen Sie das Fehlverhalten des Mitarbeiters auf

Geben Sie die genauen Tage und Zeiten an, zu denen der Mitarbeiter nicht zur Arbeit erschienen ist, und machen Sie deutlich, inwiefern dies gegen die Beschäftigungsrichtlinien des Unternehmens verstößt. Beachten Sie die Bemühungen von Ihnen, dem Vorgesetzten oder einem anderen Vorgesetzten, den Mitarbeiter zu kontaktieren und ihn zu ermutigen, sich anzumelden oder zur Arbeit zu kommen. Sie möchten zeigen, dass das Unternehmen aktive Schritte unternommen hat, um die Entlassung zu verhindern.

4. Legen Sie die Konsequenzen fest

Beginnen Sie einen neuen Absatz, der mit dem Datum und der Uhrzeit beginnt, zu der der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat. In den meisten Fällen handelt es sich bei dieser Art der Kündigung um eine freiwillige Kündigung, weil der Arbeitnehmer sich entschieden hat, sich nicht zur Arbeit zu melden oder seinem Vorgesetzten seine Abwesenheit zu erklären. Bitte vermerken Sie dies in diesem Abschnitt des Schreibens. Dies ist wichtig, da es die Fähigkeit eines Arbeitnehmers beeinträchtigt, bestimmte Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld zu beantragen.

5. Fügen Sie die erforderlichen Details hinzu

Fügen Sie bei Bedarf weitere Details zum Weggang des Mitarbeiters hinzu, z. B. das Datum, bis zu dem er Firmeneigentum zurückgeben muss, oder die Person, an die Sie sich wenden müssen, um das Gebäude zu betreten, seinen Arbeitsbereich zu reinigen und persönliche Gegenstände mit nach Hause zu nehmen. Sie sollten auch Informationen über alle verbleibenden Leistungen angeben, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat.

6. Unterschreiben Sie den Brief und senden Sie ihn ab

Beenden Sie den Brief mit einer professionellen Abschiedsrede und Ihrer Unterschrift. Direkt über der Abschiedsnotiz können Sie Kontaktinformationen für die Personalabteilung oder jeden anderen Mitarbeiter angeben, an den sich der gekündigte Mitarbeiter wenden kann, wenn er weitere Fragen zur Kündigung hat. Senden Sie nach Abschluss eine E-Mail an den Mitarbeiter.

Muster-Kündigungsschreiben

Mit dieser Vorlage können Sie Ihr eigenes Ablehnungsschreiben erstellen:

(Name der Firma)
(Firmenanschrift)
(Ihr Name)
(Sie Titel)

(Mitarbeitername)
(Mitarbeiteradresse)

(Datum)

Sehr geehrter (Name des Mitarbeiters),

(Firmenname) hat am Arbeitsplatz eine strenge Berichtsrichtlinie, die in unserem Mitarbeiterhandbuch wie folgt beschrieben ist:

(Sprache bezüglich Arbeitsabbruch aus dem Mitarbeiterhandbuch).

Sie sind in den folgenden Fällen nicht zur Arbeit bei (Firmenname) erschienen:

• (Datum und Uhrzeit des Vorfalls 1)

• (Datum und Uhrzeit des zweiten Vorfalls)

• (Datum und Uhrzeit des dritten Vorfalls)

In folgenden Fällen habe ich persönlich versucht, Sie zu kontaktieren:

• (Kontaktversuch eins)

• (Kontaktversuch zwei)

• (Kontaktversuch drei)

Andere Mitarbeiter des Unternehmens haben in folgenden Fällen versucht, Sie zu kontaktieren:

• (Mitarbeitername: Kontaktversuch eins)

• (Name des Mitarbeiters: Kontaktversuch zwei)

• (Mitarbeitername: Kontaktversuch drei)

Da Sie es versäumt haben, Ihren zugewiesenen Schichten mitzuteilen, dass Sie die im Mitarbeiterhandbuch genannten Grenzwerte überschritten haben, und mich oder ein anderes Mitglied des Managementteams nicht kontaktiert haben, kündigen wir Ihr Arbeitsverhältnis unter (Firmenname) mit sofortiger Wirkung. Bitte beachten Sie, dass wir Ihr Handeln als freiwilligen Rücktritt betrachten, da die Entscheidung, die Arbeit ohne Vorankündigung zu versäumen, Ihre eigene Entscheidung war.

Bitte geben Sie sämtliches Unternehmenseigentum, einschließlich (Liste des Unternehmenseigentums), bis zum (Datum) zurück. Wenn Sie persönliche Gegenstände aus dem Büro entfernen möchten, wenden Sie sich bitte an (Name des Mitarbeiters) unter (Telefonnummer), um einen Termin für den Zutritt zu vereinbaren. Wenn wir bis zum (Datum) nichts von Ihnen hören, werden wir alle verbleibenden Artikel zu diesem Zeitpunkt entsorgen. Alle (Vorteile), die Sie über (Firmenname) erhalten, bleiben bis zum (Datum) bestehen. Danach haben Sie keinen Anspruch mehr.

Für weitere Informationen zu Ihrer Kündigung können Sie sich bei Bedarf an (Name des Mitarbeiters) wenden.

Aufrichtig,

(Ihr Name)

Muster-Kündigungsschreiben

Sehen Sie sich dieses Muster-Kündigungsschreiben an, um Ihren eigenen Brief für einen abwesenden Mitarbeiter zu verfassen:

Truman Rasenpflege
123 Hauptstraße
Kent, OR 12345
Pat Jenkins
Regionalleiter

Leslie Hardin
567 Wasserstraße
Kent, OR 12345

6. März 2021

Liebe Leslie,

Truman’s Lawn Care verfügt über eine strenge Berichtsrichtlinie, die in unserem Mitarbeiterhandbuch wie folgt dargelegt ist:

„Alle Mitarbeiter werden sich innerhalb von 30 Minuten nach ihrer zugewiesenen Schicht zur Arbeit melden. Sollte ein Mitarbeiter erkranken oder aus anderen Gründen arbeitsunfähig sein, hat er sich innerhalb einer Stunde nach Schichtbeginn mit dem diensthabenden Vorgesetzten in Verbindung zu setzen. Wenn sich der Mitarbeiter ohne vorherige Ankündigung oder Kontaktaufnahme für mehr als drei Schichten (aufeinanderfolgende oder nicht aufeinanderfolgende) zur Arbeit meldet, erhält er ein Kündigungsschreiben und wird sein Beschäftigungsverhältnis bei Truman’s Lawn Care beenden.“

Sie erscheinen nicht zur Arbeit bei Truman’s Lawn Care, wenn:

• 1. März 2021, 8:00 Uhr

• 2. März 2021, 9:00 Uhr

• 5. März 2021, 8:00 Uhr

In folgenden Fällen habe ich persönlich versucht, Sie zu kontaktieren:

• 1. März 2021, 9:00 Uhr

• 1. März 2021, 10:00 Uhr

• 5. März 2021, 10:00 Uhr

• 5. März 2021, 11:00 Uhr

Andere Mitarbeiter des Unternehmens haben in folgenden Fällen versucht, Sie zu kontaktieren:

• Ryan Bolden, CEO: 2. März 2021, 10:00 Uhr.

• Ryan Bolden, General Manager: 2. März 2021, 11:00 Uhr.

Da Sie es versäumt haben, Ihre zugewiesenen Schichten darüber zu informieren, dass Sie die im Mitarbeiterhandbuch festgelegten Grenzwerte überschritten haben, und Sie es versäumt haben, mich oder ein anderes Mitglied des Managementteams zu kontaktieren, beenden wir Ihr Arbeitsverhältnis bei Truman’s Lawn Care mit sofortiger Wirkung. Bitte beachten Sie, dass wir Ihr Handeln als freiwilligen Rücktritt betrachten, da die Entscheidung, die Arbeit ohne Vorankündigung zu versäumen, Ihre eigene Entscheidung war.

Bitte geben Sie sämtliches Firmeneigentum, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Uniformen, Mobiltelefone und Rasenpflegegeräte, bis zum 12. März 2021 zurück. Wenn Sie persönliche Gegenstände aus dem Büro entfernen möchten, kontaktieren Sie bitte Alex Martin unter 555-123-4567, um einen Abholtermin zu vereinbaren. Sollten wir bis zum 12. März 2021 nichts von Ihnen hören, entsorgen wir die restlichen Artikel zu diesem Zeitpunkt. Alle Gesundheitsleistungen, die Sie durch Truman’s Lawn Care erhalten, bleiben bis zum 31. März 2021 in Kraft, danach haben Sie keinen Anspruch mehr.

Bei Bedarf können Sie sich für weitere Informationen zu Ihrer Kündigung an Alex Martin wenden.

Aufrichtig,

Pat Jenkins

Tipps zur Mitarbeiterbindung

Die Mitarbeiterbindung ist der beste Weg, um das Verfassen von Kündigungsschreiben zu vermeiden. Nutzen Sie diese Tipps, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, während der ihnen zugewiesenen Schichten engagiert und präsent zu bleiben:

• Stellen Sie sicher, dass sich die Mitarbeiter unterstützt fühlen. Wenn Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, über die Tools, Ressourcen oder Unterstützung zu verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, werden sie wahrscheinlich nicht lange in Ihrem Unternehmen bleiben.

• Bieten Sie bezahlten Urlaub. Geben Sie Ihren Mitarbeitern bezahlte Freistellung, um sich von einer Krankheit zu erholen, sich um persönliche Angelegenheiten zu kümmern und sich eine Auszeit zu nehmen.

• Denken Sie an Urlaub. Einige Mitarbeiter haben persönlich oder innerhalb ihrer Familien kurz- oder langfristige gesundheitliche Probleme, die eine Auszeit von der Arbeit erfordern. Erwägen Sie, diesen Mitarbeitern Urlaub zu gewähren, um Fehlzeiten zu vermeiden.

• Bieten Sie eine wettbewerbsfähige Bezahlung. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeitern wettbewerbsfähige Löhne zahlen, um ihre Loyalität gegenüber Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten.

• Mentor neuer Mitarbeiter. Bieten Sie neuen Mitarbeitern Mentoring an, um ihnen zu helfen, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln und ihren Platz im Unternehmen zu finden.

• Trainieren und weiterentwickeln. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern berufliche Weiterentwicklung und Schulung an, um die erforderlichen Fähigkeiten weiter zu verbessern.

• Erkennen Sie Erfolge an. Würdigen Sie Mitarbeiter privat und öffentlich für ihre beruflichen Leistungen, um zu zeigen, dass Sie ihre Arbeit und ihr Engagement für das Unternehmen wertschätzen.