So schreiben Sie Besprechungsprotokolle • BUOM
22. Februar 2021
Bei Firmenbesprechungen werden oft viele wichtige Details und Maßnahmen besprochen. Wenn Teilnehmer gehen oder Mitarbeiter abwesend sind, müssen sie möglicherweise an alle getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen erinnert werden. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, dass ein Mitarbeiter ein Protokoll der Besprechung erstellt, um wichtige Themen für seine Mitarbeiter zu dokumentieren.
In diesem Artikel erklären wir, was Besprechungsprotokolle sind, wie man Besprechungsprotokolle verfasst und geben Tipps zum Verfassen effektiver Besprechungsprotokolle.
Was sind Sitzungsprotokolle?
Minuten des Treffens sind Notizen, die erzählen, was während einer Firmenbesprechung passiert ist. Normalerweise macht sich der Mitarbeiter während der Besprechung Notizen, während wichtige Themen besprochen werden. Sobald die Notizen fertig sind, tragen sie sie in die Protokolle formeller Besprechungen ein, holen die Genehmigung von jemandem in der Geschäftsleitung ein und senden die Protokolle dann an die entsprechenden Mitarbeiter.
Besprechungsprotokolle dienen oft als Aufzeichnung darüber, welche Aktivitäten während der Besprechung stattgefunden haben, einschließlich zugewiesener Projekte, wem diese Projekte zugewiesen wurden und anderer wichtiger Entscheidungen am Arbeitsplatz. Dies hilft den an der Besprechung teilnehmenden Mitarbeitern, sich daran zu erinnern, was besprochen wurde. Es hilft auch Mitarbeitern, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, zu wissen, was besprochen wurde, sodass ihnen keine wichtigen Informationen entgehen.
Was in Besprechungsprotokolle enthalten sein sollte
Wenn Sie Besprechungsprotokolle dokumentieren, sollten Sie bestimmte Details angeben, die für Mitarbeiter hilfreich sein können, die in Zukunft darauf zurückgreifen müssen. Hier sind die Elemente, die in das Sitzungsprotokoll aufgenommen werden sollten:
Warum fand das Treffen statt?
Namen der Teilnehmer
Datum und Uhrzeit des Treffens
Zugewiesene Projekte, wem sie zugewiesen wurden und Fristen
Entscheidungen, die von Mitarbeitern und Management auf der Sitzung getroffen werden
Eventuelle Korrekturen zu früheren Sitzungsprotokollen
Bewegungen, die erfolgreich waren oder fehlschlugen
Gegebenenfalls Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens
So schreiben Sie Protokolle einer Besprechung
In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Sie Besprechungsprotokolle verfassen und diese an die Mitarbeiter verteilen.
Bereiten Sie vor dem Meeting eine Vorlage vor.
Machen Sie sich Notizen zu wichtigen Aktionen, Entscheidungen, zugewiesenen Projekten und Diskussionen.
Sammeln Sie Kopien aller Berichte oder Präsentationen.
Überprüfen Sie Ihre Notizen und stellen Sie abschließende Fragen.
Geben Sie Ihre Besprechungsnotizen in leicht verständlichen Absätzen ein.
Fordern Sie die Genehmigung des Managements an.
Senden Sie das Protokoll an Ihre Mitarbeiterliste.
1. Bereiten Sie vor dem Meeting eine Vorlage vor
Um sicherzustellen, dass Sie auf die Besprechung vorbereitet sind, können Sie entweder vor der Besprechung oder unmittelbar nachdem Sie sich in den Besprechungsbereich gesetzt haben, eine Vorlage mit den erforderlichen Informationen erstellen. Sie können vorab eine Vorlage mit Platzhaltern für bestimmte Besprechungselemente und Informationen erstellen.
Es kann einfacher sein, diese Vorlage zu erstellen, wenn Sie mit dem Besprechungsleiter besprechen, welche Informationen für Sie wichtig sind und in das Protokoll aufgenommen werden sollen. Sie können auch eine Überprüfung früherer Besprechungen anfordern, um frühere Formatierungen zu überprüfen und besser zu verstehen, was einbezogen werden soll. Sobald Sie wissen, was in das Protokoll aufgenommen werden soll, können Sie Ihre Vorlage erstellen und mit dem Ausfüllen der Lücken beginnen.
Hier sind die gängigen Platzhalter in der Vorlage, die Sie verwenden können:
Name der Organisation
Ziel des Treffens
Start- und Endzeit
Datum und Ort
ggf. Liste der An- und Abwesenden
Platz für wichtige Informationen wie angenommene Bewerbungen oder Fristen
Platz für Ihre Unterschrift und die Unterschrift des Sitzungsleiters
Tagesordnung, sofern der Besprechungsleiter Ihnen eine zur Verfügung gestellt hat
Es kann einfacher sein, früher zu Ihrer Besprechung zu erscheinen, um vor Beginn der Besprechung so viel wie möglich von der Vorlage auszufüllen.
2. Machen Sie sich Notizen zu wichtigen Aktionen, Entscheidungen, zugewiesenen Projekten und Diskussionen.
Sobald das Meeting beginnt, können Sie damit beginnen, wichtige Notizen zu machen. Es kann einfacher sein, nur die wichtigen Faktoren des Meetings zu notieren, als zu versuchen, alles zu dokumentieren, was die Teilnehmer erwähnen. Wenn Teilnehmer versuchen, Vorschläge zu machen, dokumentieren Sie dies, indem Sie schreiben, wer um den Vorschlag gebeten hat, um welchen Vorschlag es sich handelte und ob er angenommen wurde. Sie sollten auch jede Abstimmung dokumentieren.
Notieren Sie alle Namen oder wichtigen Punkte von Personen, die Berichte oder Präsentationen bereitstellen. Sie können auch alle Zuweisungsaktualisierungen oder neuen Aufgaben notieren, die der Vorgesetzte dem Mitarbeiter gegeben hat. Achten Sie auf den Namen, wichtige Details der Aufgabe und das genaue Fälligkeitsdatum. Vorgesetzte und Führungskräfte verlangen selten, dass Sie Diskussionen oder Gespräche aufzeichnen. Wenn ja, sollten Sie sie objektiv aufschreiben und versuchen, die Verwendung von Adjektiven zur Beschreibung von Personen, ihren Handlungen oder Ihrer persönlichen Meinung zu vermeiden.
3. Sammeln Sie Kopien aller Berichte oder Präsentationen
Falls während des Meetings Vorträge oder Präsentationen gehalten wurden, sollten Sie diese Unterlagen nach dem Meeting beim Moderator anfordern. Wenn Ihnen kein physisches Exemplar zur Verfügung gestellt werden kann, können Sie darum bitten, es Ihnen per E-Mail zuzusenden. Wenn Sie die Protokolle an die richtigen Mitarbeiter senden, können Sie diese Berichte oder Präsentationen an das Dokument anhängen. Dies trägt dazu bei, die Erinnerungen der Besprechungsteilnehmer aufzufrischen. Dies wird auch Abwesenden helfen, wichtige Informationen, die sie während der Besprechung verpasst haben, besser zu verstehen.
4. Überprüfen Sie Ihre Notizen und stellen Sie abschließende Fragen.
Notieren Sie nach Beendigung der Besprechung den Zeitpunkt der Unterbrechung der Besprechung. Überprüfen Sie Ihre Notizen schnell, um festzustellen, ob beim Notieren wichtige Informationen übersehen wurden. Wenn die Person, von der Sie weitere Informationen benötigen, noch im Raum ist, können Sie diese Informationen anfordern, wenn sie nicht beschäftigt ist.
Wenn Sie keine weiteren Informationen persönlich von jemandem erhalten können, können Sie diese senden professionelle E-Mail Fordern Sie diese Einzelheiten kurz nach dem Treffen an.
5. Verfassen Sie Besprechungsnotizen in leicht verständlichen Absätzen.
Sobald Sie mit dem Schreiben Ihrer Notizen fertig sind und die Besprechung vertagt ist, sollten Sie das Besprechungsprotokoll abtippen, solange es noch in Ihrem Kopf ist. Schreiben Sie jede wichtige Entscheidung oder Maßnahme in den erforderlichen Einzelheiten in separaten Absätzen auf. Halten Sie die Besprechungsprotokolle im gesamten Dokument in der gleichen Gegenwartsform. Achten Sie darauf, dass die Formulierung sachlich und für die Teilnehmer verständlich ist. Sie möchten sich auf das konzentrieren, was in der Besprechung erreicht wurde.
Nachdem Sie Ihre Protokolle eingegeben haben, können Sie bei mehreren Seiten die Seiten nummerieren. Fügen Sie alle wichtigen Belege bei und lesen Sie sie auf Klarheit, Rechtschreib- und Grammatikfehler.
6. Bitten Sie das Management um Genehmigung
Sobald Sie Ihre Notizen eingegeben haben, können Sie das Dokument dem Besprechungsleiter zur Genehmigung vorlegen. Fragen Sie sie, ob jemand anderes das Dokument überprüfen und genehmigen muss. Senden Sie das Sitzungsprotokoll an alle erforderlichen Personen und lassen Sie es bei Genehmigung unterzeichnen. Wenn sie das Protokoll lesen und Korrekturen verlangen, wenden Sie diese schnell an und vermerken Sie im Protokoll, dass sie korrigiert und genehmigt wurden, bevor Sie sie einreichen.
7. Senden Sie das Protokoll an Ihre Mitarbeiterliste
Wenn Sie bereit sind, Ihr Protokoll zu teilen, fragen Sie den Besprechungsleiter, wie Sie das Dokument verteilen sollen. Im Allgemeinen erfolgt der Versand von Besprechungsprotokollen in erster Linie per E-Mail. Finden Sie heraus, welche Methode das Management bevorzugt, und reichen Sie diese zusammen mit allen erforderlichen Dokumenten ein.
Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Dokument an alle erforderlichen und in Ihrer Liste fehlenden Teilnehmer senden. Sie sollten diese Liste auch mit dem Besprechungsleiter überprüfen und fragen, ob er möchte, dass Sie Besprechungsprotokolle an weitere Mitarbeiter senden.
Tipps zum Protokollieren von Besprechungen
Das Verfassen von Besprechungsprotokollen muss sorgfältig durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen als Referenz für die Mitarbeiter enthalten sind. Mit den folgenden Tipps erfahren Sie, wie Sie Besprechungsprotokolle richtig verfassen.
Bei Bedarf Anwesenheitsliste verteilen.
Zeichnen Sie nur die wichtigen Elemente des Meetings auf.
Verwenden Sie Kurzschrift, um schneller zu schreiben.
Wenn gewünscht, bringen Sie ein Aufnahmegerät mit.
Finden Sie eine vorgefertigte Vorlage.
Verteilen Sie bei Bedarf eine Anwesenheitsliste.
Da Sie häufig die Teilnehmer jeder Besprechung kennen müssen, um ihnen ein Dokument senden zu können, müssen Sie alle Teilnehmer der Besprechung kennen. Wenn Sie nicht alle Anwesenden kennen oder deren Kontaktinformationen nicht kennen, können Sie direkt nach Beginn der Besprechung eine Teilnehmerliste aushändigen. Dadurch werden deren Name und Kontaktinformationen erfasst, damit Sie das Dokument problemlos an die richtigen Mitarbeiter senden können.
Zeichnen Sie nur die wichtigen Elemente des Meetings auf
Viele Manager oder Besprechungsleiter verlangen selten, dass Sie alles dokumentieren, was in der Besprechung gesagt oder getan wurde. Sie können vorab prüfen, welche Artikel sie erfassen möchten. Sobald Sie wissen, was dokumentiert werden muss, können Sie sich darauf beschränken, nur wichtige Elemente des Meetings aufzuzeichnen, wie etwa ergriffene Maßnahmen oder getroffene Entscheidungen. Dadurch wird verhindert, dass Sie zu viele Notizen machen, und Sie können vorbereitet sein, wenn Sie wichtige Aktivitäten dokumentieren müssen.
Verwenden Sie Kurzschrift, um schneller zu schreiben
Wenn viele wichtige Dinge gleichzeitig besprochen werden, kann es schwierig sein, alles schnell aufzuschreiben. Daher können Sie eine Kurzschrift entwickeln, die Ihnen hilft, Informationen effektiv zu dokumentieren. Sie können Techniken wie das Schreiben der Initialen der Besprechungsteilnehmer anstelle ihrer vollständigen Namen verwenden oder Abkürzungen erstellen, die Sie leicht verstehen können, um gängige Ausdrücke darzustellen, die bei Besprechungen regelmäßig verwendet werden. Dies kann Ihnen helfen, bei der Besprechung auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Wenn Sie möchten, bringen Sie ein Aufnahmegerät mit
Um Ihnen das Aufzeichnen einer Besprechung zu erleichtern, insbesondere wenn der Besprechungsleiter mehr Informationen als gewöhnlich verlangt, möchten Sie möglicherweise ein Aufnahmegerät mitbringen. Sie können dieses Gerät später bei der Eingabe von Besprechungsprotokollen verwenden, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges übersehen wird. Stellen Sie sicher, dass dies vorab vom Besprechungsleiter genehmigt wird, und informieren Sie die Besprechungsteilnehmer darüber, dass sie aufgezeichnet werden, und holen Sie gegebenenfalls ihre Zustimmung ein.
Finden Sie eine vorgefertigte Vorlage
Wenn Sie noch nie zuvor Besprechungsprotokolle aufgeschrieben haben und keine Protokolle früherer Besprechungen erhalten können, finden Sie online eine vorgefertigte Vorlage, mit der Sie arbeiten können. Sie können es online finden, speichern und entsprechend Ihrem gewünschten Format bearbeiten. Sobald Sie eine Besprechungsprotokollvorlage erstellt haben, können Sie diese regelmäßig für jede Besprechung verwenden, um die Konsistenz zu gewährleisten und den Teilnehmern zu helfen, problemlos Informationen aus jeder Besprechung zu erhalten.