So schließen Sie ein Projekt in 7 Schritten ab (plus Tipps) • BUOM

Ein effektiver Projektabschluss kann Projektmanagern dabei helfen, die Kommunikation mit anderen Stakeholdern zu verbessern und ihre gesamten Entwicklungsabläufe zu verbessern. Jede Phase des Projektabschlussprozesses kann von einer sorgfältigen Planung profitieren, damit alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten besser verstehen können. Indem Sie lernen, wie Sie die Abschlussphase eines Projekts abschließen, können Sie ermitteln, welche Strategien Ihren Bedürfnissen und den Erwartungen des Unternehmens am besten entsprechen. In diesem Artikel besprechen wir, was die Projektabschlussphase ist, erklären, warum diese Phase wichtig ist, listen die wichtigsten Schritte zum Abschluss auf und geben einige hilfreiche Tipps.

Was ist die letzte Phase des Projekts?

Die Projektabschlussphase besteht aus einer Reihe von Aktivitäten, die das Team durchführt, um das Projekt offiziell abzuschließen. Bei diesen Aktivitäten geht es häufig darum, einem externen Stakeholder ein Produkt oder ein bestimmtes Ergebnis vorzustellen und anschließend die Schritte des Prozesses zur späteren Bezugnahme und Aufzeichnung zu besprechen. Dazu kann auch die Überprüfung von Projektanforderungen und Verträgen gehören, um sicherzustellen, dass das Team alle erforderlichen Aufgaben erledigt hat.

Hier sind die Hauptkriterien für den Abschluss der Projektabschlussphase:

• Abgeschlossene Aufgaben. Teams erstellen in der Regel ein Projektumfangsdokument, das jede Aufgabe und deren Ausführung beschreibt. Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, ist es wichtig, dass das Team alle Projektaufgaben abschließt oder etwaige Änderungen erklärt.

• Abgeschlossene Prozesse. Projektmanager durchlaufen oft eine Reihe formaler Prozesse, bevor sie ein Projekt abschließen. Bei Abschluss des Projekts berichten sie über den jeweiligen Status.

• Abschließende Bestätigung: Oft ist es hilfreich, wenn sich alle wichtigen Stakeholder darüber einig sind, dass das Projekt abgeschlossen ist, bevor sich das Team auflöst oder mit den Vorbereitungen für einen neuen Prozess beginnt. Dieser Schritt kann die Einholung der Genehmigung des Kunden oder der Unternehmensleitung umfassen.

Warum ist die Projektabschlussphase wichtig?

Die Projektabschlussphase ist wichtig, da sie es Projektmanagern und ihren Teams ermöglicht, den Stakeholdern die Ergebnisse des Prozesses umfassend zu kommunizieren, über den Gesamtprozess nachzudenken und neue Strategien für zukünftige Vorhaben zu identifizieren. Hier sind einige Gründe, warum es wichtig ist, einen effektiven Projektabschluss zu entwickeln:

• Schonung der Projektressourcen. Für andere Abteilungen oder Partnerorganisationen ist es oft hilfreich zu wissen, dass ein Projekt abgeschlossen ist, damit sie daraus bestimmte Ressourcen zurückgewinnen können. Einige Beispiele können verbleibende Mittel oder Personal sein.

• Übertragen Sie das Projekt an ein neues Team: Nach Abschluss eines Projekts kümmert sich in der Regel ein anderes Team um die alltäglichen Aufgaben, die mit den zu erbringenden Leistungen verbunden sind, beispielsweise die Reproduktion des Produkts zum Verkauf. Wenn das Projekt in die konstruktive Abschlussphase des Projekts eintritt, können Sie sicherstellen, dass das neue Team alle notwendigen Informationen kennt.

• Erstellen Sie Richtlinien für ähnliche Projekte: Einige Projekte haben dieselben Elemente oder Ziele wie der vorherige Prozess, und ihre Manager überprüfen häufig frühere Aufzeichnungen, um Best Practices zu ermitteln. Durch den formellen Abschluss eines Projekts können Sie besser einschätzen, welche Dokumente und Berichte aufbewahrt werden sollten.

• Erkennen Sie die Bemühungen der Mitarbeiter: Sobald der Prozess abgeschlossen ist, können Sie sich etwas Zeit nehmen, um die Arbeit der Projektmitarbeiter zu bewerten. Dadurch können Sie eine starke Verbindung zu Ihren Teammitgliedern aufrechterhalten und sind besser aufgeladen, bevor Sie mit dem nächsten Projekt beginnen.

So schließen Sie die Projektabschlussphase ab

Hier sind die wichtigsten Schritte zum Abschluss der Projektabschlussphase:

1. Überprüfen Sie alle Projektaufgaben und -prozesse

Bewerten Sie das Projektumfangsdokument, den Zeitplan und alle anderen Checklisten, um sicherzustellen, dass das Team alle erforderlichen Aufgaben und Prozessschritte abgeschlossen hat. Identifizieren Sie dann alle außerhalb des Geltungsbereichs liegenden Elemente, die Aktivitäten beschreiben, die außerhalb der aktuellen Budgetbeschränkungen und Planungspläne liegen. Wenn Sie unvollendete Aufgaben finden, wenden Sie sich an den Kunden oder Vorgesetzten, um zu erfahren, ob diese lieber vom Team bearbeitet werden sollen. Sobald alle potenziellen Probleme gelöst sind, können Sie die verbleibenden Elemente der Abschlussphase des Projekts planen.

2. Projektelemente liefern

Die Übermittlung der Projektergebnisse an den endgültigen Eigentümer ist ein wichtiger Teil dieser Projektphase. Holen Sie zunächst die Genehmigung des Kunden oder der Führungskraft des Unternehmens ein und bereiten Sie dann alle erforderlichen Unterlagen vor, um sicherzustellen, dass diese Person den korrekten Bestand erhält. Anschließend ernennen Sie einen neuen Manager, der sich um die täglichen Abläufe des Projekts, beispielsweise die Herstellung der Produkte, kümmert. Nach einer bestimmten Zeit können Sie dieser Person auch die Verantwortung oder finanzielle Verpflichtung übertragen und den Liefervorgang offiziell abschließen.

3. Vertragsanforderungen erfüllen

Überprüfen Sie Projektverträge und andere Dokumente, um sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Verpflichtungen gegenüber Geschäftspartnern, Lieferanten und Lieferanten erfüllt haben. Verarbeiten Sie dann alle notwendigen Zahlungen an wichtige Projektbeteiligte, einschließlich Ihrer Teammitglieder. Sie können beispielsweise Rechnungen für verschiedene Transaktionen ausstellen oder die Ausrüstungsmiete bezahlen. Wenn Sie mit der Buchhaltung eines Unternehmens zusammenarbeiten, informieren Sie diese unbedingt darüber, wann Sie den Vertrag abschließen möchten, da diese möglicherweise die Erledigung bestimmter Aufgaben bevorzugen.

4. Projektdokumente archivieren

Entwickeln Sie einen robusten Archivierungsprozess, um sicherzustellen, dass Ihr Team wichtige Informationen für den nächsten Projektmanager aufbewahrt. Unternehmensabteilungen können Ihre Aufzeichnungen auch überprüfen, um wichtige Informationen über den Projektprozess zu erhalten und Probleme zu lösen, einschließlich Rechtsteams und Personalspezialisten. Es kann hilfreich sein, ein digitales Ablagesystem zu verwenden, das Benutzern eine einfache Suche nach Dokumenten ermöglicht und Sicherheit bietet. Erwägen Sie die Überprüfung einer breiten Palette von Dokumenten für Ihre Archivierungsbemühungen, darunter Projektberichte, Prozessnotizen und wichtige Datensätze.

Hier sind einige Beispiele für Projektberichte, die Sie speichern können:

• Annahmeprotokolle: Dieses Dokument enthält eine Aufzeichnung der erwarteten Ereignisse des Projekts und der auftretenden Einschränkungen. Annahmeprotokolle können Menschen dabei helfen, die frühen Phasen eines Projekts und seine spezifischen Bedingungen besser zu verstehen.

• Änderungsprotokolle: Diese Dateien verfolgen in der Regel alle angeforderten Änderungen am Projektumfang oder -plan und ob das Team dazu berechtigt ist. Änderungsprotokolle können wichtige Informationen über die täglichen Ereignisse eines Projektprozesses liefern.

• Grundlage für Schätzungen: Dieses Dokument kann zur Prognose von Projektzeitplänen, benötigten Ressourcen und Kosten verwendet werden. Für andere Projektmanager kann es hilfreich sein, dieses Dokument mit den Projektergebnissen zu vergleichen, um ihre Prognosen zu verbessern.

• Meilensteinliste: Dieses Dokument beschreibt die wichtigen Schritte des Projekts und gibt Auskunft darüber, wann das Team die einzelnen Aktivitäten abgeschlossen hat. Stakeholder können diese Informationen nutzen, um die Teamleistung zu messen und neue Zeitplanstrategien vorzubereiten.

Hier sind einige zusätzliche Berichte, die Sie archivieren können:

• Problemprotokolle

• Projektkommunikation

• Qualitätskontrollberichte

• Lieferbedingungen

• Berichte zur Kosten-Nutzen-Analyse

• Risikoberichte

5. Freisetzung von Projektressourcen und Personal

Benachrichtigen Sie alle wichtigen Mitarbeiter über den Projektabschluss, einschließlich Zahlungs- und anderer vertragsbezogener Informationen. Ihre Teammitglieder freuen sich möglicherweise über eine formelle Mitteilung, damit sie mit der Arbeit an anderen Projekten beginnen oder nach neuen Möglichkeiten suchen können. Je nach Bedarf können Sie Mitarbeiter einem anderen laufenden Projekt zuordnen. Geben Sie anschließend alle externen Projektressourcen frei, z. B. geleaste Geräte oder geleaste Standorte.

6. Organisieren Sie ein Obduktionstreffen

Kontaktieren Sie Ihre Teammitglieder, um ein Treffen zur Überprüfung der Projektleistung zu vereinbaren, bei dem jeder die Möglichkeit hat, kritisches Feedback abzugeben. Erwägen Sie die Organisation dieses Treffens, nachdem alle schwierigen Aspekte der Abschlussphase des Projekts abgeschlossen sind, damit sich die Teilnehmer besser auf ihre Bemühungen konzentrieren können. Es kann hilfreich sein, diese Leistungsüberprüfung zu quantifizieren, indem das geschätzte Projektbudget mit den endgültigen Kosten verglichen wird.

Hier noch ein paar Themen:

• Zeitmanagement: Besprechen Sie mit Ihren Teammitgliedern, wie viel Zeit jede Komponente des Projekts in Anspruch nehmen wird. Sie können auch Zeitmanagementstrategien teilen und Teammitglieder fragen, ob Sie Aufgaben effektiv delegiert haben.

• Kommunikation: Fragen Sie Ihr Team nach seinen Kommunikationsgewohnheiten und -stilen, einschließlich der Frage, ob sich jeder von ihnen befähigt fühlte, seine Ideen der gesamten Gruppe mitzuteilen. Wenn Probleme auftreten, nehmen Sie sich etwas Zeit, um nach Lösungen für den zukünftigen Prozess zu suchen.

• Kunden- oder Unternehmenszufriedenheit: Wenn Sie Feedback von wichtigen Stakeholdern erhalten haben, können Sie es während des Post-Mortem-Meetings überprüfen. Besprechen Sie die Gründe, warum das Team möglicherweise bestimmte Rückmeldungen erhalten hat, damit jeder sein Verhalten im Prozess besser reflektieren kann.

7. Identifizieren Sie die gewonnenen Erkenntnisse

„Lessons Learned“ bezieht sich in der Regel auf zugewiesene Überlegungen am Ende eines Projekts zu jedem Schritt des Prozesses, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Dazu gehört in der Regel die Durchsicht verschiedener Prozessnotizen und Ihrer Notizen aus der Besprechung nach dem Spiel, um konkrete Maßnahmen festzulegen. Sie können für jeden Projektteilnehmer, einschließlich Manager, Teammitglieder und Unternehmensleiter, ein separates Dokument erstellen. Speichern Sie diese Dokumente anschließend unbedingt in Ihren Projektarchivdateien, damit Sie später darauf zurückgreifen können.

Hier einige Beispiele für Reflexionselemente:

• Für Projektmanager ist es wichtig, erreichbare Fristen festzulegen und das Team bei der Einhaltung dieser Fristen zu unterstützen.

• Beziehen Sie das Feedback Ihres Projektmanagers und anderer Teammitglieder ein, um Ihre Methoden zu verbessern.

• Bereiten Sie bereits in der Planungsphase Budgets und Zeitpläne vor, um spätere Verzögerungen und andere Probleme zu vermeiden.

Tipps zum Abschluss der Projektabschlussphase

Hier sind einige Tipps für den effektiven Abschluss der Abschlussphase eines Projekts:

• Nutzen Sie Projektmanagement-Software. Der Einsatz eines digitalen Tools kann Ihnen dabei helfen, die Projektabschlussphase zu optimieren, da Sie mit den meisten Optionen gleichzeitig mehrere Dokumente anzeigen, Statusberichte erstellen und wichtige Daten messen können. Suchen Sie im Internet nach der Option, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

• Stellen Sie zusätzliche Unterstützung ein. Es kann hilfreich sein, dem Prozess der Lieferungen spezialisiertes Personal zuzuweisen, da es Ihre Anstrengungen zum Abschluss dieser letzten Phase des Projekts verstärken und besser sicherstellen kann, dass Sie alle Anforderungen erfüllen können.

• Entwickeln Sie eine Umfrage für Teammitglieder. Um zusätzliche Feedbackdaten zu erhalten, können Sie eine Umfrage erstellen, die Ihre Teammitglieder vor oder nach dem Exit-Meeting ausfüllen können. Mitarbeiter schätzen möglicherweise die Möglichkeit, ihre Gedanken anonymer mitzuteilen.

• Veranstalten Sie eine Party für Ihr Team. Veranstalten Sie eine Party oder ein kleines Treffen für Ihr Team, um seine Erfolge zu feiern. Bereiten Sie im Voraus eine Rede vor, damit Sie sich persönlich für die harte Arbeit bedanken können.