So schließen Sie ein Projekt in 4 Schritten effektiv ab: • BUOM

18. November 2021

Aus verschiedenen Gründen müssen Projekte manchmal vor ihrem Fertigstellungstermin beendet werden. Es ist wichtig, Projektressourcen, Zeitpläne und Teilnehmer während des gesamten Abschlussprozesses zu verwalten, um einen reibungslosen und effizienten Übergang zum Projektabschluss zu gewährleisten. Wenn Sie wissen, wie ein Projekt abgeschlossen wird, können Sie den Projektabschluss korrekt umsetzen. In diesem Artikel definieren wir den Projektabschluss, untersuchen die beiden Haupttypen, untersuchen, wie ein Projekt in vier Schritten abgeschlossen werden kann, und diskutieren die Gründe dafür.

Was ist Projektabschluss?

Unter Projektabschluss versteht man den Abschluss eines Projekts, unabhängig davon, ob es abgeschlossen ist oder nicht. Dies kann dazu führen, dass alle Ressourcen für ein Projekt nicht mehr verfügbar sind und die Mitarbeiter möglicherweise zu anderen Projekten wechseln oder ihre Verträge kündigen. Der rechtzeitige Abschluss eines Projekts kann einem Unternehmen oder einem Team möglicherweise Zeit und Geld sparen. Projekte werden aus verschiedenen Gründen abgebrochen, aber letztendlich liegt die Entscheidung, ein Projekt abzubrechen, beim Projektmanager oder -leiter.

Arten des Projektabbruchs

Wenn Sie sich über die verschiedenen Arten des Projektabbruchs informieren, können Sie besser verstehen, warum es dazu kommt. Hier sind die beiden Hauptarten des Projektabschlusses:

1. Natürlicher Abschluss des Projekts

Der natürliche Projektabbruch erfolgt, wenn das Projekt seine Endziele erreicht und auf natürliche Weise abgeschlossen wird. Beispielsweise kann ein Entwicklungsteam sein Softwareentwicklungsprojekt beenden, wenn es dem Kunden den endgültigen Softwareentwurf liefert. Der erfolgreiche Abschluss eines Projekts ermöglicht es dem Team, alle Projektanforderungen abzuschließen und mit einem anderen Projekt fortzufahren oder eine Ruhephase einzulegen, bevor es mit der nächsten Aufgabe beginnt. Außerdem kann das Team Projektdateien speichern, Berichte bereitstellen und die Geschwindigkeit und Effizienz des Projekts messen.

2. Unnatürlicher Abschluss des Projekts

Ein unnatürlicher Projektabbruch liegt vor, wenn ein Projekt aus vielen Gründen vorzeitig beendet wird. Finanzielle Gründe wie die Einstellung der Finanzierung, ein plötzlicher Wechsel der Investoren oder eine Unternehmensverkleinerung führen oft zu einem unnatürlichen Ende eines Projekts. Beispielsweise kann ein Softwareentwicklungsprojekt vorzeitig beendet werden, weil der Projektinitiator beschließt, ein anderes Softwareentwicklungsunternehmen mit größeren Ressourcen mit der Fertigstellung des Projekts zu beauftragen.

So schließen Sie ein Projekt

Der Abschluss eines Projekts kann mehrere Schritte erfordern, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen oder Abteilungen benachrichtigen, alle Projektressourcen berücksichtigen und das Projekt ordnungsgemäß gemäß den Unternehmensverfahren abschließen. So schließen Sie ein Projekt in vier Schritten effektiv ab:

1. Benachrichtigen Sie alle über den Abschluss des Projekts

Informieren Sie Projektmanager, Mitarbeiter und Kunden darüber, dass das Projekt beendet wird, und erläutern Sie ehrlich den Grund für die Beendigung des Projekts. Beim Abschluss eines Projekts ist eine gute Kommunikation wichtig, damit jeder versteht, warum das Projekt endet und was er als Nächstes tun kann. Wenn Sie mit Kunden sprechen, ist es wichtig, geduldig zu sein und zu erklären, warum Sie das Endprodukt nicht liefern können. Es kann hilfreich sein, ein anderes Unternehmen oder andere Dienstleistungen vorzuschlagen, die Sie anbieten können, um ihnen bei der Umstellung zu helfen. Für eine persönlichere Herangehensweise können Sie auch darüber nachdenken, ein persönliches Treffen abzuhalten.

2. Unterbrechen Sie alle Fortschritte im Projekt

Sobald Sie alle über das Ende des Projekts informiert haben, können Sie den gesamten Fortschritt pausieren. Dies kann das Schließen von Programmen oder das Entfernen des Zugriffs auf bestimmte Tools bedeuten, um zu verhindern, dass das Projekt voranschreitet. Es ist wichtig, die Arbeiten schnell zu beenden, um finanzielle Verluste für das abgeschlossene Projekt zu vermeiden. Beispielsweise könnte ein Remote-Mitarbeiter eine Entlassungsmitteilung erhalten und die Arbeit an einem Projekt einstellen, um dem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen.

3. Abrechnung aller Projektressourcen

Wenn Sie ein Projekt auf Eis legen, berücksichtigen Sie alle seine Ressourcen, einschließlich aller Tools, Programme oder physischen Ressourcen, die Sie dem Projekt zugewiesen haben. Diese Ressourcen haben in der Regel einen finanziellen Wert, und wenn Sie sie zurückgewinnen, können Sie sie in zukünftigen Projekten verwenden. Vergleichen Sie die von Ihnen verbuchten Ressourcen mit der ursprünglichen Schätzung, um festzustellen, wie viel das Team bereits verbraucht hat und was für zukünftige Projekte übrig bleibt. Es kann Ihnen auch dabei helfen, einen detaillierteren und genaueren Projektabschlussbericht zu erstellen.

4. Sammeln Sie Projektberichte und reichen Sie Dokumente ein

Typischerweise umfasst ein abgeschlossenes Projekt einen Bericht, der den Fortschritt und die Fertigstellung des Projekts beschreibt. Es kann hilfreich sein, vor dem Verfassen und Einreichen des Berichts so viele Informationen wie möglich über das Projekt zu sammeln. Einige Unternehmen verlangen keine Dokumentation für aufgegebene Projekte. Wenn Sie jedoch detaillierte Dokumente für sich selbst aufbewahren, können Sie den Überblick über jedes Projekt behalten. Mithilfe dieser Aufzeichnungen können Sie auch Muster in Unternehmensprojekten erkennen, um möglicherweise künftige Entlassungen zu verhindern.

Gründe für den Abschluss Ihres Projekts

Hier sind einige häufige Gründe für den Projektabschluss:

• Mangelnde Finanzierung: Manchmal ist die anfängliche Schätzung eines Projekts falsch und das Projekt kann aufgrund fehlender Mittel vorzeitig beendet werden. Ein Projektmanager kann ein Projekt beenden, wenn die Kosten dieses Projekts die verfügbaren Mittel oder die Fertigstellungsschätzung des Projekts übersteigen.

• Kundenmeinung: Kunden können ihre Meinung zu einem Unternehmen oder Projekt jederzeit ändern. Manchmal stellen Kunden fest, dass der Preis eines Projekts ihr Budget übersteigt und sie das Projekt abbrechen müssen, um finanzielle Ressourcen zu sparen oder ihre Erwartungen bei einem anderen Unternehmen zu erfüllen.

• Projektdauer: Wenn Projekte ihren ursprünglichen Zeitrahmen überschreiten, können sie teurer werden und eine Beendigung erforderlich machen. Das Beenden eines Projekts, ohne dass ein Ende in Sicht ist, kann dazu beitragen, Projektkosten zu senken und es Ihnen zu ermöglichen, Mitarbeiter anderen Projekten zuzuteilen, die Aufmerksamkeit erfordern.

• Unrealistische Erwartungen: Manchmal hat der Kunde Erwartungen, die über die Fähigkeiten des Unternehmens oder Teams, das das Projekt ausführt, hinausgehen. Das Stoppen solcher Projekte trägt dazu bei, dass die Erwartungen der Kunden realistischer werden und die Teammitglieder weniger ermüdet werden.

• Naturphänomene: Die Natur kann ein Bestandteil der Projektabwicklung sein, da sie oft unvorhersehbar ist. Naturkatastrophen wie Hurrikane oder Erdbeben können den Projektabschluss aufgrund möglicher Schäden an Infrastruktur oder Gebäuden verhindern.