So priorisieren Sie Aufgaben am Arbeitsplatz • BUOM

4. Januar 2021

Wenn Sie jeden Tag mehrere Arbeitsaufgaben erledigen müssen, müssen Sie möglicherweise ein effektives System zu deren Verwaltung entwickeln. Bei der Priorisierung handelt es sich um eine Möglichkeit, anhand der Wichtigkeit zu bestimmen, was Sie zuerst tun sollten. Wenn Sie wissen, wie Sie Aufgaben am besten priorisieren, können Sie am Arbeitsplatz Zeit sparen.

In diesem Artikel besprechen wir, was Priorisierung ist, wie man Aufgaben priorisiert, und stellen Beispiele für Fähigkeiten bereit, die Ihnen dabei helfen, effektiv Prioritäten zu setzen.

Was hat Priorität?

Bei der Priorisierung geht es darum, zu entscheiden, in welcher Reihenfolge Aufgaben aufgrund ihrer Wichtigkeit erledigt werden sollen. Diese Strategie kann Ihnen helfen, Ihre Zeit effektiver zu verwalten. Dadurch lernen Sie, wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen, Fristen einzuhalten und mehr Zeit für die Erledigung größerer Aufgaben zu haben. Priorisierungsfähigkeiten helfen Ihnen dabei, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen.

So priorisieren Sie Ihre Arbeit

Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung von Aufgaben am Arbeitsplatz die folgenden Schritte:

1. Entscheiden Sie, welche Aufgaben am wichtigsten sind

Entscheiden Sie zunächst, welche Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste am wichtigsten sind. Sie können dies anhand der Fristen, die Sie für die Woche haben, der Kundenerwartungen oder der Anfragen von Kollegen bestimmen. Beispielsweise könnten Sie sich auf einen Marketingbericht konzentrieren, der am Ende des Tages fertiggestellt werden muss, bevor Sie mit anderen Aufgaben fortfahren.

2. Tragen Sie Ihre Aufgaben in einen Kalender ein

Wenn Sie entschieden haben, welche Aufgaben am wichtigsten sind, planen Sie sie in Ihrem Kalender ein. Das Priorisieren Ihrer Zeit kann einfacher sein, wenn Sie Ihre Aufgabenliste jeden Tag sehen. Sie werden möglicherweise feststellen, dass Sie sich besser auf die täglichen Aufgaben konzentrieren können, wenn Sie eine visuelle Erinnerung an jede Aufgabe haben, die Sie erledigen müssen. Das Abschließen kann auch ein Erfolgserlebnis vermitteln.

3. Grenzen setzen

Sobald Sie sich auf Ihre Aufgaben für diesen Tag konzentriert haben, können Sie weitere Prioritäten setzen, indem Sie eine bestimmte Zeit festlegen, zu der Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren möchten. Möglicherweise haben Sie Kollegen, die regelmäßig anrufen, E-Mails senden oder an Ihren Schreibtisch kommen, um mit Ihnen über nicht dringende Probleme zu sprechen. Es ist angebracht, ihnen mitzuteilen, dass Sie sich auf das Projekt konzentrieren und später mit ihnen sprechen werden. Sie können sie bitten, Sie morgens nicht zu stören, sich aber nachmittags gerne mit Ihnen zu unterhalten.

Eine andere Möglichkeit, Ihre Zeit zu priorisieren, besteht darin, eine Abwesenheits-E-Mail-Nachricht einzurichten, damit die Leute wissen, zu welcher Tageszeit Sie auf E-Mails antworten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie sich besser konzentrieren und mehr Aufgaben erledigen können, wenn Sie sich eine bestimmte Zeit zum Arbeiten ohne Unterbrechungen festlegen.

Mehr Details: Zeitmanagementfähigkeiten: Definitionen und Beispiele

Tipps zur Priorisierung am Arbeitsplatz

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Verantwortlichkeiten am Arbeitsplatz priorisieren können, was Sie zu einem produktiveren Mitarbeiter machen kann:

Berücksichtigung von Ablenkungen

Es ist normal, tagsüber abgelenkt zu sein, egal ob Sie Ihre Aufmerksamkeit auf eine andere Aufgabe lenken oder einem Kollegen antworten. Möglicherweise benötigen Sie auch über den Tag verteilt Pausen, um sich zu entspannen und zu konzentrieren. Sobald Sie akzeptieren, dass es zu Ablenkungen kommen wird, wird es Ihnen leichter fallen, diese in Ihren Zeitplan zu integrieren. Sie können sogar Pausen einplanen, beispielsweise eine 10-minütige Kaffeepause am Vormittag und einen 15-minütigen Spaziergang am Nachmittag.

Holen Sie sich Hilfe von der Technologie

Fortschritte in der Technologie haben eine Fülle von Produktivitätstools hervorgebracht, die Ihnen helfen können, Prioritäten zu setzen und sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Indem Sie eine App auf Ihren Computer herunterladen, um die Zeit zu verfolgen, die Sie für eine bestimmte Aufgabe aufwenden, können Sie sehen, wie effizient Sie arbeiten. Sie können auch einen Timer verwenden, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren und Pausen einzuplanen. Sie können beispielsweise einen Timer für eine Arbeitsstunde einstellen und danach eine fünfminütige Pause einplanen.

Priorisieren Sie jeweils eine Aufgabe

Es kann verlockend sein, Multitasking zu betreiben, um mehr zu erledigen, aber oft ist es besser, sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren. Diese Strategie kann sicherstellen, dass Sie sich voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren, sodass Sie sie effektiv erledigen können, bevor Sie mit dem nächsten Punkt auf Ihrer Liste fortfahren. Es ist möglicherweise wahrscheinlicher, dass Sie qualitativ hochwertige Arbeit leisten, wenn Sie nicht durch andere Aufgaben abgelenkt werden.

Nutzen Sie das Planungstool

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben, indem Sie alles aufschreiben, was Sie für den kommenden Monat haben. Bestimmen Sie von dort aus, was täglich, bis zum Ende jeder Woche und bis zum Ende des Monats erledigt werden muss. Sie können dies in einer Tabelle aufschreiben und die Aufgaben dann in einem Kalender organisieren. Die Planung von Aufgaben auf der Grundlage von Fristen kann Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben und effizienter zu arbeiten.

Aufgaben delegieren

Wenn Sie Verantwortlichkeiten zuweisen oder Verantwortlichkeiten mit Kollegen teilen können, können Sie eine Liste aller Dinge erstellen, die Sie bis zum Ende der Woche erledigen müssen, und bestimmte Aufgaben an andere delegieren. Entscheiden Sie, welche Aufgaben andere ohne Ihre Aufsicht erledigen können, und weisen Sie sie Ihren Kollegen zu, damit Sie sich auf Probleme konzentrieren können, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Auf diese Weise können Sie die Aufgaben priorisieren, die Sie schnell erledigen müssen.

So heben Sie Priorisierungsfähigkeiten hervor

Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren, können Sie zu einem qualifizierteren Bewerber werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie bei der Bewerbung auf eine neue Stelle die Fähigkeit zur Priorisierung hervorheben können:

Fähigkeiten zur Priorisierung Ihres Lebenslaufs

Ein aussagekräftiger Lebenslauf sollte Beispiele für die Priorisierungsfähigkeiten auflisten, die Sie bei Ihrem aktuellen oder früheren Arbeitgeber einsetzen. Sie können mehrere Fähigkeiten auflisten und erklären, wie Sie sie einsetzen. Sie können beispielsweise Folgendes in Ihrem Lebenslauf oder Ziele in Ihrem Lebenslauf sagen:

„Ein leitender Marketingmanager mit drei Jahren Erfahrung nutzt Priorisierungsfähigkeiten, um Aufgaben nach Wichtigkeit zu organisieren und Fristen für die Marketingabteilung festzulegen, um sicherzustellen, dass alle Projekte pünktlich abgeschlossen werden.“

In Verbindung gebracht: 6 universelle Regeln zum Verfassen eines Lebenslaufs

Fähigkeiten zur Priorisierung Ihres Anschreibens

Ihr Anschreiben bietet Ihnen die Möglichkeit, detaillierter auf Ihre Aufgabenpriorisierung einzugehen. Sie können es an die Position anpassen, auf die Sie sich bewerben, indem Sie die Stellenausschreibung sorgfältig lesen und bestimmte Schlüsselwörter erwähnen, die zeigen, dass Sie wissen, wie man Prioritäten setzt, wie z. B. Pünktlichkeit oder gute Organisation. Über Ihre Fähigkeiten zur Priorisierung könnten Sie in Ihrem Anschreiben beispielsweise so sprechen:

„In meiner vorherigen Position als Rezeptionistin war ich dafür verantwortlich, jeden Tag Besprechungen für die Personalabteilung zu planen. Da ich jeden Tag eine große Anzahl von Anrufen und E-Mails von potenziellen Mitarbeitern erhielt, habe ich meine Aufgaben priorisiert, indem ich morgens ihre Anrufe entgegennahm. Ich beendete meine E-Mails am Nachmittag, wenn nicht so viel los war, weil sie nicht so dringend waren.“