So planen Sie ein Meeting per E-Mail • BUOM
Das Versenden einer E-Mail zur Vereinbarung eines Meetings gehört zur normalen Geschäftskommunikation. Es kann aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, eine Besprechungsanfrage per E-Mail zu senden, z. B. um ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren, einen Geschäftskontakt weiterzuverfolgen oder ein Projekt mit einem potenziellen Kunden zu sondieren. Zu wissen, wie man ein Meeting richtig und klar plant, ist eine Kommunikationsfähigkeit, die Ihnen im Laufe Ihrer Karriere von Nutzen sein kann.
In diesem Artikel erklären wir, wie Sie ein Meeting per E-Mail planen, mit Vorlagen und Beispielen, die Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Meetings helfen.
Welche Vorteile bietet die Organisation eines Meetings per E-Mail?
In der E-Mail mit der Besprechungsanfrage werden Sie aufgefordert, eine Uhrzeit, ein Datum und einen Ort zu vereinbaren, an dem Sie und der Empfänger sich sehen können. In einigen Fällen können Sie einen vorab vereinbarten Termin vereinbaren und diesen bestätigen. Die Planung von Geschäftstreffen per E-Mail hat viele Vorteile:
Sie und der Empfänger können später in der E-Mail auf Besprechungsdetails wie Ort, Uhrzeit, Ort, Kontaktinformationen oder Grund der Besprechung verweisen.
Sie und der Empfänger können Besprechungsdetails mit nur wenigen Klicks sofort in einen Kalender oder eine Organisations-App übertragen.
Die E-Mail kann Links zu Antworten auf Fragen und Wegbeschreibungen enthalten.
Mit E-Mail können Sie die Genauigkeit von Zeit, Ort und Datum des Meetings kontrollieren. Wenn Sie ein Meeting mündlich organisieren, besteht die Möglichkeit von Fehlern in den Notizen.
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So beantragen Sie ein Treffen per E-Mail
Machen Sie sich bei der Planung eines E-Mail-Meetings Ihre Ziele klar. Mit diesen Schritten können Sie ein E-Mail-Meeting effektiv planen:
Schreiben Sie eine klare Betreffzeile
Verwenden Sie eine Begrüßung
Stellen Sie sich vor (falls erforderlich)
Erklären Sie, warum Sie sich treffen möchten
Seien Sie zeitlich und örtlich flexibel
Fordern Sie eine Antwort oder Bestätigung an
Senden Sie eine Erinnerung
1. Schreiben Sie ein klares Thema
Die Betreffzeile sollte kurz und klar sein und interessante oder persönliche Informationen enthalten, die den Empfänger interessieren. Fügen Sie das Wort „Besprechung“ oder „Zeitplan“ ein. Wenn die E-Mail an jemanden adressiert ist, der sie nicht erwartet, versuchen Sie, Informationen anzugeben, die die Person dazu bewegen, die E-Mail zu öffnen, beispielsweise den Namen eines gemeinsamen Freundes.
Sie können beispielsweise Betreffzeilen wie „Anfrage zur Vereinbarung eines Treffens“, „Bitte antworten Sie auf den besten Zeitpunkt für ein Treffen“ oder „Claire Hollowell hat ein Treffen vorgeschlagen“ verwenden.
2. Verwenden Sie eine Begrüßung
Daher ist die Verwendung eines Geschäftsformats in einer Arbeitsumgebung immer angemessen Beginnen Sie mit Ihrer E-Mail mit einer Begrüßung, wie mit einem Geschäftsbrief. Typischerweise „Sehr geehrte Damen und Herren.“ und der Nachname des Empfängers ist angemessen. Wenn Sie jemandem mit einem unbekannten Namen schreiben und sich über das Geschlecht nicht sicher sind, können Sie dessen Vor- und Nachnamen verwenden: „Lieber Anshu Jose.“ Wenn Sie mehr als eine Person einladen, können Sie einen Gruppennamen wie „Sehr geehrte Fachbereichsleiter“ oder „Alle Mathe-Lehrassistenten“ verwenden.
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3. Stellen Sie sich vor (falls erforderlich)
In manchen Situationen müssen Sie möglicherweise ein Treffen mit jemandem vereinbaren, der Ihren Brief nicht erwartet und Sie möglicherweise nicht kennt. Stellen Sie sich in der E-Mail vor und geben Sie relevante Informationen an, damit sie sicher sein können, dass die E-Mail echt ist.
Sie könnten etwas schreiben wie: „Mein Name ist Don Safino und ich bin Krankenpfleger mit 12 Jahren Erfahrung“ oder „Mein Name ist Harris Stevens und ich arbeite in der Screening-Abteilung im vierten Stock.“
4. Erklären Sie, warum Sie sich treffen möchten
Einige Probleme können per E-Mail oder Telefon gelöst oder besprochen werden, andere Gespräche sind jedoch persönlich effektiver. Erklären Sie den Grund, damit der E-Mail-Empfänger versteht, wie wichtig es ist, ein Treffen zu vereinbaren. Wenn Sie genau wissen, warum Sie sich verabreden, wird es dem Empfänger auch dabei helfen, sich vorzubereiten und Zeit und Ressourcen entsprechend einzuteilen.
Seien Sie konkret, wie zum Beispiel: „Ich würde gerne die Einstellung eines temporären Assistenten besprechen, um die Finley-Sammlung für das Field Museum zusammenzustellen“ oder „Ich möchte Ihnen genau zeigen, wie unser Unternehmen Ihnen dabei helfen kann, Ihre Online-Präsenz zu verbessern.“
5. Seien Sie zeitlich und örtlich flexibel
Wenn Sie dazu in der Lage sind, geben Sie dem Empfänger Optionen für das Meeting. Flexibilität kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass sie einen Zeitpunkt und einen Ort finden, der für Sie beide passt. Geben Sie in Ihrer E-Mail mehrere verschiedene Orte und Zeiten an, damit sie einen auswählen können.
Zum Beispiel: „Ich kann mich nächste Woche entweder am Dienstag oder Mittwoch um 8 Uhr oder am Donnerstag nach 16 Uhr treffen. Ich kann jederzeit einen Besprechungsraum in unserem Büro in der Westhill Street 2378 reservieren.“ Sie können jedoch deutlich machen, dass Sie für Vorschläge offen sind: „Wenn dieser Zeitpunkt für Sie nicht passt oder Sie sich woanders treffen möchten, lassen Sie es mich bitte wissen.“
6. Fordern Sie eine Antwort oder Bestätigung an
Bitten Sie den E-Mail-Empfänger, Ihnen mitzuteilen, ob er an der Besprechung teilnehmen kann. Dies hilft Ihnen bei der Reservierung, Bestellung von Speisen und Getränken oder bei der Planung eines Tagungsortes. Erklären Sie deutlich, wie der Eingeladene Ihnen mitteilen kann, ob er kommt. Sie können sagen: „Bitte rufen Sie meinen Assistenten unter (231) 457-8900 an, um die Besprechung abzuschließen“, „Bitte nehmen Sie diese Einladung bis zum 19. Oktober an“ oder „Bitte teilen Sie mir so bald wie möglich mit, welche der oben genannten Optionen in Frage kommt.“ eine Weile.” Für dich.”
7. Senden Sie eine Erinnerung
Sobald Sie die Bestätigung erhalten haben, senden Sie ein oder zwei Tage vor der Besprechung eine Erinnerung mit Angabe von Ort und Uhrzeit. In manchen Situationen müssen Sie möglicherweise ein Treffen für zwei andere Parteien vereinbaren, beispielsweise wenn Sie Verwaltungsassistent sind und ein Treffen zwischen Ihrem Vorgesetzten und einer anderen Person planen. Teilen Sie in diesem Fall unbedingt beiden Parteien den vereinbarten Zeitpunkt und Ort mit und erinnern Sie beide Parteien daran.
Sie könnten beispielsweise eine Nachricht senden wie: „Sehr geehrter Herr Rosenthal, ich wollte Sie nur an Ihr Treffen morgen um 10:30 Uhr mit Jennifer Leach von Sunset Designs erinnern.“ Ich habe für Sie beide eine Reservierung in der Fresh Harvest-Filiale in der Smythe St. 987 vorgenommen. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn sich etwas ergibt, das eine Verschiebung erfordert.“ Wenn sie sich ohne Begründung weigern, können Sie sie fragen, ob sie eine andere Zeit oder einen anderen Ort bevorzugen würden. Wenn Sie überhaupt keine Antwort von ihnen erhalten, ist es angebracht, einen höflichen Anruf zu tätigen, um den Eingang Ihrer E-Mail zu überprüfen.
Vorlagen zum Planen einer Besprechungs-E-Mail
Hier sind zwei Vorlagen, die Ihnen beim Schreiben einer E-Mail zum Planen eines Meetings helfen können:
Muster 1: Ein Treffen mit jemandem vereinbaren, den Sie kennen
(Betreff)
Lieber (Herr/Frau Nachname),
Ich schreibe Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren (schreiben Sie den Zweck Ihres Treffens auf). Wenn die Zeit für Sie richtig ist, würde ich mich gerne am Dienstag, 10. Januar 2023, 12:12:42 Uhr um (Uhrzeit) um (Ort) treffen.
Bitte bestätigen Sie, ob dies für Sie funktioniert oder ob ein anderer Zeitpunkt und Ort besser ist. Ich freue mich auf unser Treffen.
Danke,
(Ihr Name)
Muster 2: Vereinbaren Sie ein Treffen mit jemandem, den Sie nicht kennen
(Betreff)
Lieber (Herr/Frau Nachname),
Меня зовут (vollständiger Name) и я пишу вам, потому что (Erklären Sie, warum Sie ein Treffen vereinbaren möchten. Wenn Sie einen gemeinsamen Bekannten haben, der Sie empfohlen hat, ist dies ein guter Zeitpunkt, diesen Namen zu erwähnen.)
Ich würde mich gerne irgendwann zum (Frühstück/Kaffee/Mittagessen in Ihrem Büro/in meinem Büro/irgendwo anders) treffen (benennen Sie einen Zeitraum, z. B. „nächste Woche“), wenn das für Sie in Frage kommt.
Bitte teilen Sie mir mit, wann und wo Sie sich treffen möchten. Ich freue mich auf ein persönliches Gespräch mit Ihnen.
Aufrichtig,
(Ihr Name)
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Musterbriefe mit einer Einladung zu einem Treffen
Hier sind drei Beispiele für E-Mail-Besprechungseinladungen, die Sie als Inspiration zum Verfassen eigener Einladungen nutzen könnten:
Beispiel 1
Betreff: Besprechungsanfrage für MH-Weihnachtsfeier.
Sehr geehrter Herr Snyder,
Ich arbeite hier im Mercy Hospital in der Lebensmittelabteilung. Ich wurde kürzlich mit der Organisation der jährlichen Weihnachtsfeier unserer Abteilung beauftragt, da sich unsere Managerin im Mutterschaftsurlaub befindet.
Ich würde mich gerne mit Ihnen treffen, um einen Eindruck von meinem Budget, der Anzahl der Gäste und unseren üblichen Lieferanten für eine solche Veranstaltung zu bekommen. Meine Arbeitsschicht beginnt um 11:00 Uhr und meine Mittagspause ist um 14:00 Uhr, sodass ich mich nächste Woche an jedem Wochentag um 10:00 oder 14:00 Uhr treffen kann. Ich komme gerne in Ihr Büro, lassen Sie mich aber bitte wissen, wenn Sie sich lieber woanders treffen möchten.
Vielen Dank.
Aufrichtig,
Aleisha Johnson
Beispiel 2
Betreff: Treffen mit Vertreter Walton, Betreff: Wasserbeschränkungen; Antwort erbeten
Sehr geehrter Herr Wood,
Ich schreibe im Namen des Repräsentantenhauses Jesse Walton, um ein Treffen mit Ihnen zu vereinbaren, um die Wasserbeschränkungen in Temple Terrace zu besprechen. Er kann sich am nächsten Dienstag, dem 15. August, um 10:30, 11 oder 16:30 Uhr in seinem Büro in 3278 W. 14th Street, Tampa, treffen.
Bitte bestätigen Sie Ihren Termin so bald wie möglich.
Danke,
Shailene Cobb
Personalassistentin Jessie Walton
Beispiel 3
Betreff: Brian Wallace hat ein Treffen vorgeschlagen
Liebe Teresa McMahon,
Mein Name ist Essie High und ich bin Immobilienmaklerin in Jacksonville. Ich habe Ihren Freund Brian Wallace gestern Abend bei einer Bürgerversammlung getroffen und er hat mir gesagt, dass ich Ihnen beim Umzug Ihres Büros helfen könnte. Ich habe erfolgreich ein neues Zuhause für mehrere lokale Unternehmen mit komplexen Bedürfnissen gefunden, darunter eine Brauerei und eine gemeinnützige Vorschule, daher bin ich zuversichtlich, dass ich Ihnen helfen kann.
Ich würde Sie gerne nächste Woche zum Mittagessen treffen, vielleicht im Straub Steakhouse in der Nähe Ihres aktuellen Büros. Ich bin jeden Tag von Montag bis Donnerstag erreichbar.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Ich freue mich auf deine Antwort.
Aufrichtig,
Essie High