So planen Sie den Personalbestand effektiv: Der ultimative Leitfaden • BUOM

Bei der Zukunftsplanung prüfen Unternehmen häufig verschiedene Bereiche ihres Unternehmens, darunter Finanzen, Strategien und Personalbestand. Die Sicherstellung der richtigen Anzahl an Mitarbeitern und Fähigkeiten im Rahmen Ihres Budgets ist ein wichtiger Schritt bei der Planung des zukünftigen Geschäftserfolgs. Wenn Sie die Planung in diesem Bereich untersuchen, können Sie feststellen, ob Ihre Organisation von dieser Aktivität profitieren könnte. In diesem Artikel besprechen wir, was Personalplanung bedeutet, wie man sie umsetzt und was Sie für eine erfolgreiche Umsetzung benötigen.

Was ist Personalplanung?

Personalplanung ist der Prozess, bei dem eine Organisation ihre Mitglieder und Struktur überprüft, um die Übereinstimmung mit ihren Zielen sicherzustellen. In diesem Prozess identifiziert das Management jeden Mitarbeiter zusammen mit seinen Rollen und Fähigkeiten, um zu sehen, ob er über die geeignete Organisation verfügt, um seine Strategien innerhalb des Budgets umzusetzen. An diesem Prozess sind häufig Spezialisten aus verschiedenen Gruppen wie Finanzen, Personalwesen und Abteilungsleitern beteiligt, um sicherzustellen, dass ihnen alle benötigten Informationen zur Verfügung stehen. Nach der Planung kann das Managementteam entscheiden, ob es die richtigen Leute hat, ob eine Umstrukturierung durchgeführt werden kann oder ob es Mitarbeiter einstellen oder entlassen sollte, um seinen Bedürfnissen gerecht zu werden.

So planen Sie den Personalbestand

Die Personalplanung umfasst mehrere Schritte, von denen jeder für den Gesamterfolg entscheidend ist. Zu den Schritten, die Sie bei der Planung Ihres Personalbestands berücksichtigen können, gehören:

1. Identifizieren Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial

Die Planung des Personalbestands beginnt oft dann, wenn Sie eine Chance für Veränderungen in der Organisation erkennen. Es kann beispielsweise klar sein, dass das Unternehmen zusätzliche Vertriebsmitarbeiter benötigt, um die Nachfrage nach einem neuen Produkt zu decken. Mithilfe von Prognosetools können Sie basierend auf der prognostizierten Geschäftsentwicklung und Marktveränderungen planen, was Sie in Zukunft nutzen können. Anhand dieser Informationen können Sie ermitteln, welche Daten Sie möglicherweise über die Fähigkeiten, Verantwortlichkeiten und die gesamte Teamstruktur der Mitarbeiter benötigen.

2. Organisieren Sie Ihre Daten

Es gibt viele Datenpunkte in einem Unternehmen, die Ihnen Aufschluss darüber geben können, ob Sie den Personalbestand anpassen. Zu den Daten, die hilfreich sein können, gehören:

• Einkommensziele

• Voraussichtliche Kosten

• Budget

• Anzahl der Arbeiter

• Positionsanforderungen

• Mitarbeiterfähigkeiten

• Leistungsbewertungen

• Hierarchie

• Mitarbeitergehalt

Jeder dieser Faktoren kann Auswirkungen auf die Änderungen haben, die Sie vornehmen können. Wenn Sie beispielsweise für das nächste Jahr mit einem kleineren Budget rechnen, können Sie Daten zu den Gehältern, der Mitarbeiterzahl und den voraussichtlichen Ausgaben der Mitarbeiter sammeln, um zunächst festzustellen, ob Sie innerhalb des Budgets innerhalb derselben Struktur agieren können.

3. Analysieren Sie Daten und Befehle

Sobald Sie die Daten gesammelt haben, kann Ihnen die Analyse der Daten und der Struktur einzelner Teams dabei helfen, zu entscheiden, welche Änderungen Sie vornehmen können. Hier können Sie feststellen, ob Ihr Budget zur Unterstützung Ihrer Belegschaft ausreicht, Qualifikationslücken zur Bewältigung zukünftiger Herausforderungen identifizieren und etwaige Einstellungsprioritäten oder potenzielle Entlassungen in bestimmten Abteilungen ermitteln. Sie können auch dafür sorgen, dass die Manager in ihrem Team gleichmäßig verteilt sind, um sicherzustellen, dass sie die Unterstützung erhalten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, oder um sicherzustellen, dass hochqualifizierte Mitarbeiter einen Weg zur Führung finden.

4. Definieren Sie einen Plan

Mithilfe von Daten können Sie Bereiche identifizieren, in denen die Organisation Anpassungen benötigt. Führen Sie eine Brainstorming-Sitzung durch, in der Sie Ihre Optionen für die Zukunftsplanung bewerten können. Um beispielsweise erwartete Volumensteigerungen bewältigen zu können, möchten Sie möglicherweise Ihr Budget überarbeiten und mehr Vollzeit-, Teilzeit- oder Zeitarbeitskräfte einstellen. Weitere Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen könnten, sind Mitarbeiterschulungen und Cross-Training, das Anbieten von Beförderungen, Gehaltsanpassungen oder Umstrukturierungen. Je nachdem, was die Daten zeigen, können sie alle dabei helfen, die Mitarbeiterzahl Ihres Unternehmens an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

5. Veränderungen managen

Bei der Umsetzung des Plans kann das Änderungsmanagement einen reibungslosen Übergang für aktuelle Mitarbeiter und alle von Ihrem Unternehmen neu eingestellten Mitarbeiter gewährleisten. Überlegen Sie, wie Managementteams effektiv mit ihren Teams kommunizieren können, um sicherzustellen, dass sie verstehen, was die Strategie ist, wie sie mit den Geschäftszielen übereinstimmt und welche Verantwortlichkeiten sie haben, insbesondere wenn sich einige Rollen ändern. Es kann auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass sich Finanz-, Personal- und Führungsteams treffen, bevor Änderungen eingeleitet werden, damit die Personalabteilung etwaige Personalanforderungen bewältigen kann und die Finanzabteilung Budgetinformationen bereitstellen kann, um sicherzustellen, dass alle Bereiche des Unternehmens aufeinander abgestimmt sind.

6. Planen Sie Zeit ein, um Pläne zu überprüfen.

Personalpläne können am effektivsten sein, wenn Teams sie regelmäßig überprüfen. Da sich Märkte und Technologien häufig ändern, kann eine Belegschaft, die die neuesten Anforderungen widerspiegelt, einem Unternehmen helfen, sich an diese Veränderungen anzupassen. Es kann hilfreich sein, die Daten- und Organisationsstruktur regelmäßig zu überprüfen, um festzustellen, ob sie effektiv zur Erreichung der Geschäftsziele beiträgt. In einem Einzelhandelsunternehmen können Filialleiter beispielsweise jedes Jahr die Weihnachtszeit planen, um sicherzustellen, dass sie über ausreichend Personal verfügen, um das zusätzliche Volumen zu bewältigen.

Was wird für die Personalplanung benötigt?

Es gibt mehrere Schlüsselkomponenten, die zu einem erfolgreichen Planungsprozess beitragen können:

• Projektmanager: Ein Projektmanager kann bei der Organisation dieses Planungsprojekts helfen, indem er relevante Teammitglieder zusammenstellt, Besprechungen arrangiert, Anforderungen und Verantwortlichkeiten definiert und Daten sammelt. Einige Unternehmen verfügen möglicherweise über spezielle Personalplaner, die darauf spezialisiert sind, sicherzustellen, dass die Belegschaft innerhalb des Unternehmensbudgets bleibt.

• Daten: Daten sind bei der Personalplanung von entscheidender Bedeutung, da sie Aufschluss darüber geben können, welche Änderungen in einem Unternehmen vorgenommen werden müssen, um die Geschäftsleistung zu verbessern. Dies kann dabei helfen, Daten zu sammeln, wenn Sie mit der Planung beginnen, und Änderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen, um Trends zu erkennen, die Sie bei der Prognose zukünftiger Anforderungen nutzen können.

• Personalabteilung: Personalabteilungen sind häufig an der Rekrutierung, Einstellung, Einarbeitung und Vergütung von Mitarbeitern beteiligt. Bei allen Änderungen, die das Management beschließt, kann die Personalvertretung sicherstellen, dass die Organisation über die erforderlichen Unterlagen verfügt und alle in den Arbeitsverträgen aufgeführten gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

• Finanzabteilung: Finanzabteilungen erstellen Budgets für Organisationen und stellen diese Informationen dem Planungsteam und dem Projektmanager zur Überprüfung zur Verfügung, wenn organisatorische Änderungen in Betracht gezogen werden. Möglicherweise verfügen sie auch über Finanzprognosen, aus denen hervorgeht, ob das Unternehmen mit Budget- oder Umsatzänderungen zu rechnen hat, die ihre Entscheidungen beeinflussen könnten.

• Geschäftsleitung: Da der Personalbestandsplanung häufig eine Überprüfung der strategischen Planung und Ziele des Unternehmens folgt, kann die Geschäftsleitung häufig Änderungen zustimmen. Sie überprüfen regelmäßig Daten und Empfehlungen und bestätigen, dass ihr Management alle auf den Daten basierenden Pläne umsetzen kann.

Vorteile der Personalplanung

Die Personalplanung hat mehrere entscheidende Vorteile:

• Anpassungsfähigkeit: Die Personalplanung ermöglicht es einer Organisation, sich an veränderte Märkte, Technologien und Unternehmenskulturen anzupassen. Durch die regelmäßige Überprüfung der Personalbestandspläne können Unternehmen bei der Verwaltung ihres Personalbestands flexibel bleiben.

• Effizienz. Da es sich bei gemeinsamen Datenpunkten oft um die Fähigkeiten und beruflichen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter handelt, können alle Änderungen, die Sie in diesem Bereich vornehmen, die Effizienz verbessern. Dadurch wird sichergestellt, dass das qualifizierteste Personal seinen Fähigkeiten entsprechende Aufgaben wahrnimmt.

• Talent Management. Personalführungsteams ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäftsziele an Talentausgaben wie Gehaltsspannen und Boni auszurichten. Dies kann Mitarbeiter zu besseren Leistungen motivieren und dazu beitragen, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.