So organisieren Sie den Papierkram in 7 Schritten • BUOM

20. September 2021

Manche Aufgaben erfordern die Fähigkeit, mit einer großen Menge und Vielfalt an Dokumenten zu arbeiten. Unabhängig davon, ob Sie mit digitalen oder physischen Dokumenten arbeiten, ist es wichtig, Ihre Dateien und Ihren Arbeitsbereich so zu organisieren, dass Ihre Produktivität unterstützt und die Effizienz verbessert wird. In diesem Artikel werden Methoden zum Erstellen eines effektiven Ablagesystems für Ihren Arbeitsbereich erläutert.

So organisieren Sie Dokumente

Die folgenden Schritte helfen Ihnen beim Sortieren, Kategorisieren und Speichern von Papierdokumenten und helfen Ihnen bei der Entwicklung eines effektiven Dokumentenablagesystems:

1. Trennen Sie Dokumente nach Typ.

2. Verwenden Sie chronologische und alphabetische Reihenfolge.

3. Organisieren Sie einen Ort zum Speichern von Dokumenten.

4. Farbkodieren Sie Ihr Dateisystem.

5. Benennen Sie Ihr Dateisystem.

6. Befreien Sie sich von unnötigen Dokumenten.

7. Dateien digitalisieren.

Schauen wir uns jeden dieser Schritte genauer an, damit Sie dieses einfache Organisationssystem an Ihrem Arbeitsplatz implementieren können.

1. Trennen Sie Dokumente nach Typ

Sortieren Sie physische Dokumente in Kategorien, z. B. Berichte, Kundendokumente oder Rechnungen. Sie können jede Kategorie weiter in Untertypebenen unterteilen. Beispielsweise können Sie Kundendokumente nach Kunden sortieren, bevor Sie die Dokumente eines Kunden in Berichten, Korrespondenz usw. organisieren. Mithilfe dieser mehrschichtigen Sortierstrategie können Sie ermitteln, welche Dokumente gespeichert und organisiert werden müssen, um einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.

Wenn Sie Dokumente finden, die in keine der Hauptkategorien passen, legen Sie einen Stapel verschiedener Dokumente zusammen mit dem Stapel Dokumente, die Sie vernichten oder recyceln möchten. Es ist auch ratsam, einen Stapel von Dokumenten zu erstellen, die Sie in digitale Dateien umwandeln möchten. Beginnen Sie damit, einfach Ihre Dokumente zu überprüfen und zu kategorisieren, um mit dem Einreichungsprozess zu beginnen.

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2. Verwenden Sie chronologische und alphabetische Reihenfolge

Einige Dokumente sind mit einem Zeit- und Datumsstempel versehen, um Aktionen und Entscheidungen innerhalb der Organisation nachzuverfolgen. Nach der Trennung nach Typ und Untertyp sollten Sie ggf. die Sortierung der einzelnen Dokumente in chronologischer Reihenfolge in Erwägung ziehen. Wenn Sie beispielsweise Dokumente nach Kunden sortieren, sollten Sie die datierten Dokumente in der Reihenfolge vom Neuen zum Ältesten anordnen, wobei die aktuellsten Dokumente ganz vorne stehen. Sie können auch Dokumente vom ältesten zum neuesten bestellen, wenn Sie lieber die vollständige bisherige Historie eines Kunden sehen möchten.

Sie können undatierte Dokumente nach Wichtigkeit oder Häufigkeit Ihrer Verwendung ordnen. Erwägen Sie abschließend, Ihre Dokumente in alphabetischer Reihenfolge zu ordnen, bevor Sie sie in einem Ordner ablegen. Sie können sie alphabetisch nach Kundennamen oder nach Hauptkategorien wie Rechnungen oder Berichten ordnen. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie ein System wählen, das sich natürlich anfühlt und zu Ihrem aktuellen Arbeitsablauf passt.

3. Organisieren Sie einen Ort zum Speichern von Dokumenten

Aktenschränke und Schubladen bieten individuell anpassbaren Stauraum. Verwenden Sie Dateiordner, um Gruppen von Dokumenten je nach Typ und Untertyp zu speichern. Sie können beim Ordnen von Ordnern in Schränken oder Schubladen weiterhin die chronologische oder alphabetische Reihenfolge verwenden. Sie können beispielsweise alphabetisch nach Kundennamen oder chronologisch nach dem zuletzt gewonnenen Kunden sortieren. Wenn Sie Dokumente von Ihrem Arbeitsbereich fernhalten, bleibt Ihr Schreibtisch organisiert, sodass Sie Aufgaben effizienter erledigen können.

Erwägen Sie den Kauf eines Aktenregals, das Sie auf Ihrem Schreibtisch platzieren können, um Dokumente zu organisieren, die Sie regelmäßig überprüfen oder auf die Sie zugreifen, wie zum Beispiel Formulare, die Sie täglich ausfüllen. Jedem Regal kann ein bestimmter Typ oder Untertyp zugewiesen werden, um die Kategorisierung aufrechtzuerhalten. Sie können die Ablage auch dazu nutzen, Ihren Ablageprozess zu optimieren, wenn Sie neue Dokumente erhalten. Teilen Sie Ihre neuen Dateien in einige Hauptkategorien ein und platzieren Sie sie im entsprechenden Regal. Diese Methode wird es Ihnen erleichtern, sie später beiseite zu legen.

4. Farbkodieren Sie Ihr Dateisystem

Visuelle Markierungen, wie z. B. farbige Tabs, können Ihnen beim Überprüfen von Dokumenten Zeit sparen. Sie können verschiedenfarbige Ordner für verschiedene Dokumenttypen und -untertypen verwenden. Einige Ordner haben Etiketten in verschiedenen Farben. Mit einer dieser Optionen können Sie einen farbcodierten Schlüssel erstellen, um die einer Dokumentkategorie zugewiesene Farbe zu verfolgen.

5. Benennen Sie Ihr Dateisystem

Durch die Kennzeichnung von Dokumentkategorien können Sie den benötigten Ordner schnell identifizieren. Einigen Ordnern liegt Papier bei, damit Sie Ihre eigenen Etiketten erstellen können. Sie können die Etiketten entweder von Hand beschriften oder einen Bogen mit gedruckten Etiketten auf einmal ausdrucken.

Sie können Ihr Markierungssystem weiter optimieren, indem Sie andersfarbige Stifte oder Tinten verwenden, die dem farbcodierten Schlüssel entsprechen. Marker können auch auf schwarzem Text verwendet werden, um das Etikett einzufärben. Mit Etikettendruckern können Sie auch schnell einzelne Etiketten drucken. Dieses Tool ist besonders nützlich, wenn Sie ein Regal oder einen Aktenschrank beschriften oder wenn Sie vorhandene Etiketten durch neue ersetzen müssen.

6. Beseitigen Sie unnötige Dokumente

Durch die Schaffung eines organisierten Dokumentenablagesystems können Sie Wege finden, die Anzahl der von Ihnen gespeicherten Dokumente zu reduzieren. Recyceln Sie Dokumente, die nicht mehr relevant sind, um Unordnung zu vermeiden, oder vernichten Sie sie für zusätzliche Sicherheit.

Erwägen Sie, neben Ihrem Schreibtisch einen kleinen Mülleimer oder einen speziellen Papierkorb für Dokumente aufzustellen, die Sie vernichten möchten. Indem Sie regelmäßig unnötige Dateien und Dokumente entfernen, können Sie Ihren Arbeitsplatz sauber und ordentlich halten.

7. Digitalisieren Sie Ihre Dateien

In manchen Fällen kann es effizienter sein, physische Dokumente in digitale Dateien umzuwandeln, die auf Ihrem Computer gespeichert sind. Dadurch sind sie leicht zugänglich, leicht zu versenden und weniger unübersichtlich. Wenn ja, scannen Sie die Dokumente in digitale Dokumente, um sie in organisierten Ordnern auf Ihrem Computer zu speichern. Versuchen Sie die gleichen Schritte wie beim Erstellen eines physischen Dateisystems:

1. Sortierung nach Typ und Untertyp.

2. Verwenden Sie chronologische und alphabetische Reihenfolge, um Ihre Dateien zu organisieren.

3. Farbcode nach Typ und Untertyp mithilfe der Dateifarb- oder Flag-Funktion in Ihrem Betriebssystem.

4. Beschriften Sie Dokumente deutlich mit dem Dokumenttyp oder -untertyp und ggf. dem Datum. Ein effektives Dokumententitelsystem könnte so aussehen: „Kunde ABC_Rechnung_März 2021“.

Durch die Digitalisierung von Dateien können Sie Dokumente auf Ihrem Computer schnell durchsuchen. Es reduziert auch die Unordnung und den Bedarf an physischem Stauraum.

Auch wenn die Erstellung eines Dokumentennavigationssystems wie eine überwältigende Aufgabe erscheint, können Sie stetige Fortschritte erzielen, wenn Sie den Prozess verfolgen und sich auf jeden Schritt konzentrieren. Eine Routine kann Ihnen helfen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Selbst wenn Sie bereits über ein Organisationssystem verfügen, ist es ratsam, regelmäßig Zeit für Wartung und Instandhaltung einzuplanen, da sich in Stoßzeiten leicht Dateien ansammeln können.