So messen Sie die Produktivität und verbessern die Effizienz am Arbeitsplatz • BUOM

11. Februar 2021

Durch die Messung der Produktivität Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung können Sie betriebliche Änderungen vornehmen, indem Sie Mitarbeiter oder Geräte hinzufügen, um Termine einzuhalten. Wenn Sie die Produktivität Ihrer Belegschaft verstehen, können Sie auch die Gesamteffizienz beurteilen und feststellen, ob Sie enge Fristen einhalten oder neue Kunden gewinnen können. Es gibt viele Möglichkeiten, die Leistung zu messen, und es kann einige Zeit und Überlegungen erfordern, herauszufinden, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

In diesem Artikel besprechen wir ausführlich, warum es wichtig ist, die Produktivität am Arbeitsplatz zu messen, und stellen einige Strategien vor, mit denen Sie die Produktivität sofort messen können.

Was ist Leistung?

Produktivität ist ein Maß für die Effizienz einer Maschine, Fabrik oder Person bei der Umwandlung von Inputs in nützliche Outputs. Um die Produktivität zu berechnen, dividieren Sie die durchschnittliche Leistung einer Periode durch die in dieser Periode angefallenen Kosten oder Ressourcen, z. B. Personal.

Warum Sie Leistung messen müssen

Es gibt mehrere Gründe, warum die Messung der Produktivität am Arbeitsplatz wichtig ist.

Anlageentscheidungen einfacher gemacht

Um Investitionsentscheidungen treffen zu können, muss ein Unternehmen wissen, wie produktiv seine Geschäftstätigkeit ist. Beispielsweise arbeiten Sie möglicherweise in einem Automobilwerk, dessen Produktion in den letzten zwei Jahren erheblich zurückgegangen ist. Aufgrund seiner Leistungsmessungen kommt das Unternehmen zu dem Schluss, dass der Produktivitätsrückgang auf veraltete Geräte zurückzuführen ist, die modernisiert werden müssen.

Daher investiert das Management Geld in die Modernisierung des Werks. Durch die kontinuierliche Leistungsmessung kann ein Unternehmen seine Leistung im Zeitverlauf vergleichen und entsprechende Anpassungen vornehmen.

Misst die Leistung und Fähigkeiten der Mitarbeiter

Ein weiterer wichtiger Grund für die Messung der Produktivität besteht darin, dass Sie damit die Effektivität Ihrer Belegschaft bewerten können. Wenn beispielsweise ein Kunde Ihr Unternehmen mit der Fertigstellung einer komplexen Lieferung beauftragt, können Sie nur dann feststellen, ob Sie die Frist einhalten können, indem Sie die Produktivität Ihrer Belegschaft kontinuierlich messen. Führungskräfte müssen auch wissen, wie jeder einzelne Mitarbeiter arbeitet.

Diese Informationen helfen ihnen, wichtige Entscheidungen zu treffen, die sich auf die Gesamtleistung des Arbeitsplatzes auswirken. Das Verständnis darüber, wie effektiv jeder Mitarbeiter arbeitet, hilft Managern beispielsweise dabei, zu bestimmen, wer zusätzliche Verantwortung übernehmen kann oder wer ideal für die Leitung eines Gruppenprojekts geeignet ist.

Ermöglicht Ihnen, bessere betriebliche Entscheidungen zu treffen

Ein weiterer wichtiger Grund für die Leistungsüberwachung besteht darin, dass sie Führungskräften dabei helfen kann, das Unternehmen zu verändern. Beispielsweise können die während des Messvorgangs erfassten Daten Verzögerungen im Produktionsprozess aufdecken.

Es kann auch Probleme im Kundenlebenszyklus aufdecken. Wenn Sie dies erkennen, können Sie möglicherweise betriebliche Änderungen vornehmen, z. B. Ihr Kundendienstteam erweitern oder in neue Produktionsanlagen investieren.

Tipps zur Leistungsmessung

Jedes Unternehmen verfügt über eigene Methoden zur Leistungsmessung. Die Vielfalt der Methoden spiegelt die Tatsache wider, dass jedes Unternehmen in seiner Struktur und Ausrichtung unterschiedlich ist. Daher passen Unternehmen Leistungsmessungstools in der Regel an ihre Bedürfnisse an. Allerdings gibt es mehrere allgemeine Kategorien der Leistungsmessung, denen Sie in Ihrer Karriere begegnen sollten.

• Konzentrieren Sie sich auf den Gewinn

• Abschluss der Arbeiten

• Zeiteinteilung

• Feedback und Peer-Review

• Vergleich der Arbeitszeit mit der produzierten Ware

• Verfolgung des Mitarbeiterfortschritts

• Kundenzufriedenheit

Konzentrieren Sie sich auf den Gewinn

Eine Möglichkeit, die Rentabilität zu messen, besteht darin, die Rentabilität und den Umsatz des Unternehmens zu überwachen. Vereinfacht ausgedrückt: Wenn Ihr Unternehmen in einem Jahr einen Gewinn von einer Million Dollar erzielte und im nächsten Jahr einen Gewinn von zwei Millionen Dollar, ist dies ein klares Zeichen für eine verbesserte Produktivität, obwohl eine tiefergehende Analyse der Unternehmensleistung erforderlich ist ist notwendig. Gewinn- und Verlustrechnungen, um zu verstehen, was die Steigerung der Rentabilität antreibt.

Eine Gewinnorientierung kann eine beliebte Wahl für Unternehmen sein, die in Bereichen tätig sind, in denen es oft schwierig ist, zu messen, wie lange eine bestimmte Aktivität dauern wird.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Team vor, das für die Verwaltung von Werbekampagnen für mehrere Kunden verantwortlich ist. Ein Unternehmen kann zu dem Schluss kommen, dass es wichtiger ist, sich durch qualitativ hochwertige Werbekampagnen die Unterstützung einiger großer Kunden zu sichern, als sich die Unterstützung möglichst vieler Kunden zu sichern.

In dieser Situation könnten sie zu dem Schluss kommen, dass sich die Effektivität des Teams am besten dadurch beurteilen lässt, dass man sich auf den Gewinn konzentriert, den es dem Unternehmen gebracht hat. Für eine genauere Messung können sie die Gewinnspanne mit dem Gesamtlohn vergleichen.

Abschluss der Arbeiten

Ein anderer Ansatz konzentriert sich darauf, wie viele Aufgaben von der Belegschaft erledigt werden. Bei dieser Methode zur Messung der Produktivität ist das Management weniger auf die Zeit bedacht, die für die Erledigung von Aufgaben erforderlich ist. Stattdessen konzentrieren sie sich auf die Fertigstellung des Endprodukts.

Um diese Art der Leistungsmessung durchzuführen, müssen Sie Projekte möglicherweise in kleinere Aufgaben aufteilen. Diese Aufgaben werden dann jedem Mitarbeiter zugewiesen, um sicherzustellen, dass das gesamte Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Bei größeren Projekten können Meilensteine ​​oder Aufgaben einbezogen werden, damit jeder weiß, ob die Arbeiten im Zeitplan liegen.

Zeiteinteilung

Eine alternative Möglichkeit zur Messung der Produktivität besteht darin, die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit zu verfolgen. Nutzen Sie hierfür Software zur Leistungsmessung oder Online-Programme.

Ein weit verbreitetes Zeitmanagementsystem erfordert, dass Mitarbeiter die Zeit, die sie für eine Aufgabe aufwenden, in eine Tabelle eingeben. Manager können dann die Ergebnisse im Laufe der Zeit auswerten, um zu sehen, ob die Leistung zunimmt, abnimmt oder stabil bleibt. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Unternehmen mit moderner Software die Zeit in Minuten und sogar Sekunden aufteilen können, um eine effiziente Nutzung der Arbeitszeit zu gewährleisten.

Feedback und Peer-Review

Wenn ein kleines Team oder eine Gruppe von Mitarbeitern regelmäßig miteinander interagiert, können Sie Leistungsmessungen auf der Grundlage von Peer-Reviews und Feedback durchführen. In einem solchen System bewerten Sie die Leistung jedes Mitarbeiters anhand des Feedbacks, das er von anderen zu seiner Leistung erhält.

Damit dies gelingt, muss jeder Mitarbeiter die unterschiedlichen Rollen jedes Mitarbeiters im Team kennen und wissen, was von ihm erwartet wird. Innerhalb des Teams sollte ein hohes Maß an Kommunikation herrschen und die Mitarbeiter sollten sich wohl genug fühlen, um die Arbeit ihrer Kollegen ehrlich zu bewerten.

Vergleich der Arbeitszeit mit der produzierten Ware

Eine beliebte Methode zur Messung der Produktivität in einer Fabrik besteht darin, die Gesamtarbeitszeit, auch Input genannt, mit der produzierten Menge oder Output zu vergleichen. Auf diese Weise können Unternehmen eine Kennzahl berechnen, die zeigt, wie effizient ihre Mitarbeiter arbeiten.

Um die Produktivität auf diese Weise zu messen, teilen Sie die Gesamtzahl der produzierten Produkte durch die Gesamtzahl der von allen Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden. Das Ergebnis nutzen Sie dann als nachverfolgbares Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Verfolgung des Mitarbeiterfortschritts

Zu den verschiedenen Strategien zur Leistungsmessung gehört die regelmäßige Überwachung der Mitarbeiterfortschritte. Diese Ansätze ermöglichen es Ihnen, den Überblick über die anstehende Arbeit zu behalten und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen oder neue Ziele zu setzen.

Eine Methode besteht darin, einen täglichen Check-in oder eine Teambesprechung abzuhalten. Dazu gehört, dass Sie sich täglich mit Ihrem Team treffen, um Arbeitsabläufe, eventuell auftretende Probleme oder neue Änderungen an Ihren Arbeitsabläufen zu besprechen. Wenn Sie vergleichen, wie viel Arbeit Mitarbeiter tagsüber oder in der Woche erledigen, können Sie sich einen Überblick über ihre Produktivität verschaffen.

Kundenzufriedenheit

Eine beliebte Methode zur Messung der Leistung eines Unternehmens, das seinen Kunden Dienstleistungen anbietet, ist die Verwendung von Kundenbewertungen. Kunden, die beispielsweise ein Servicecenter anrufen, werden möglicherweise gebeten, nach Abschluss des Anrufs eine kurze Zufriedenheitsumfrage auszufüllen. Darin erklären sie, ob der Mitarbeiter seine Frage beantwortet hat und ob er sich höflich behandelt fühlt.

Die aus Kundenbefragungen gesammelten Daten können dann mit der Anzahl der Kunden kombiniert werden, die das Servicecenter über einen festgelegten Zeitraum betreut hat. Durch diesen Ansatz erhalten Sie ein genaueres Bild davon, wie produktiv die Arbeit ist, die Sie und Ihre Kollegen leisten.

Um die möglichen Ergebnisse zu veranschaulichen, betrachten Sie zwei identische Servicezentren. Das eine kann 80 Kunden pro Stunde bedienen, das andere nur 60. Anrufer im ersten Servicecenter beklagen sich jedoch in Kundenbefragungen darüber, dass sie selten die Antworten erhalten, die sie benötigen, und sich gehetzt fühlen. Dies führt zu vielen Wiederholungsanfragen.

In diesem Beispiel kann das Unternehmen, das ein zweites Servicecenter betreibt, plausibel argumentieren, dass seine Mitarbeiter produktiver sind, auch wenn sie weniger Kundenanrufe pro Stunde bearbeiten.