So leiten Sie E-Mails manuell und automatisch weiter: • BUOM

11. November 2021

Mit der E-Mail-Weiterleitung können Fachleute eingehende E-Mails oder Nachrichten an andere Kollegen oder Kunden weiterleiten. Zusätzlich zur manuellen Weiterleitung einer Nachricht ermöglicht die automatische Weiterleitung die Generierung einer automatischen Antwort. Das Verständnis dieser Funktionen ist für Fachleute hilfreich, deren primäres Kommunikationsmittel E-Mail ist. In diesem Artikel definieren wir, was Weiterleitung und automatische Weiterleitung sind, zeigen Ihnen Möglichkeiten zum Weiterleiten von E-Mails und geben Ihnen einige Tipps.

Was ist E-Mail-Weiterleitung?

Bei der E-Mail-Weiterleitung leiten Sie eine empfangene E-Mail an eine andere Person oder Gruppe weiter. Dies kann den ursprünglichen Inhalt der E-Mail umfassen oder geändert werden, z. B. durch das Ausschließen von Anhängen aus der ursprünglichen E-Mail. Die weitergeleitete E-Mail enthält auch Informationen über den ursprünglichen Absender, einschließlich der E-Mail-Adresse, Uhrzeit und Datum sowie anderer Merkmale.

So leiten Sie eine E-Mail manuell weiter

Hier sind fünf Schritte, die Sie unternehmen können, wenn Sie eine E-Mail an einen anderen Empfänger weiterleiten:

1. Identifizieren Sie die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten

Die weitergeleitete E-Mail kann eine einzelne Nachricht oder eine lange Kette von E-Mails von einer oder mehreren Personen enthalten. Beim Teilen von Inhalten aus einem Nachrichtenthread ist es hilfreich, die E-Mail weiterzuleiten, die der Empfänger lesen soll. Dies kann dazu beitragen, dass der Empfänger nicht durch alle anderen E-Mails in der Kette abgelenkt wird.

2. Personalisieren Sie die Nachricht, die Sie weiterleiten

Wenn Sie eine E-Mail weiterleiten, ist es hilfreich, Kontext darüber hinzuzufügen, warum Sie sie senden. Fügen Sie eine personalisierte Nachricht für den Leser hinzu, z. B. zusätzliche Informationen oder einen Ausdruck Ihrer Meinung zum Betreff der weitergeleiteten E-Mail. Sie können beispielsweise nächste Schritte oder Lösungen für Probleme vorschlagen, die in weitergeleiteten E-Mails aufgeworfen werden.

3. Ändern Sie die Betreffzeile

Um die Lesbarkeit zu verbessern, ist es sinnvoll, einige Vorwärtsindikatoren (Fw:) in der Betreffzeile zu entfernen. Durch die Aktualisierung Ihrer Betreffzeile, damit diese besser zu Ihrer personalisierten Nachricht passt, können Sie die Öffnungsraten verbessern. Dazu können Ihre Aktualisierungen oder andere relevante Informationen gehören. In der ursprünglichen Betreffzeile könnte beispielsweise „Verhandlungsbedingungen“ stehen, in der Betreffzeile der Weiterleitung also „Neue Bedingungen in Kraft“.

4. Bearbeiten Sie die Formatierung

Beim Weiterleiten einer Nachricht, insbesondere einer Nachricht, die an Sie gesendet wurde, können Text und Layout ungeordnet sein. Möglicherweise müssen Sie Textfehler korrigieren, sicherstellen, dass Bilder korrekt angezeigt werden, oder zusätzliche Beschriftungen entfernen, die nicht Ihre eigenen sind. Dies könnte beispielsweise das Entfernen der Kontakt-E-Mail-Adresse eines früheren Absenders umfassen, der anonym bleiben möchte.

5. Vor dem Versand prüfen

Es ist hilfreich, den Inhalt vor dem Absenden zu überprüfen. Überprüfen Sie den Inhalt und andere Seitenelemente, um sicherzustellen, dass sie korrekt und verständlich sind. Erwägen Sie die Verwendung der Funktion zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung vor der endgültigen E-Mail-Weiterleitung.

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Bewahren Sie die Vertraulichkeit

Beim Weiterleiten von E-Mails kann es hilfreich sein, die Erlaubnis des ursprünglichen Absenders einzuholen. Die E-Mail kann persönliche oder sensible Informationen enthalten. Lassen Sie daher alle persönlichen Aspekte weg, die für den Absender schädlich sein könnten. Entfernen Sie beispielsweise vertrauliche Informationen wie Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern sowie andere persönliche oder belastende Informationen.

Was ist automatische E-Mail-Weiterleitung?

Bei der automatischen E-Mail-Weiterleitung handelt es sich um die Umleitung empfangener E-Mails. Mit dieser Funktion können Sie Nachrichten an eine andere oder mehrere andere E-Mail-Adressen senden. Sie können auch festlegen, ob Sie alle eingehenden Nachrichten senden möchten oder nur diejenigen, die bestimmte Kriterien erfüllen, z. B. dass sie von einem bestimmten Absender stammen oder bestimmte Wörter in die Betreffzeile aufnehmen.

Durch die automatische Weiterleitung können Sie sicherstellen, dass Sie keine E-Mail verpassen, oder es einer anderen Person ermöglichen, auf eine E-Mail zu antworten, wenn Sie nicht erreichbar sind. Wenn Sie beispielsweise planen, nicht im Büro zu sein, kann es sinnvoll sein, die automatische Weiterleitung zu aktivieren. Auf diese Weise können Sie eingehende E-Mails überprüfen, damit Sie bei Ihrer Rückkehr zur Arbeit antworten können, oder Sie können sicherstellen, dass ein Kollege alle dringenden Nachrichten in Ihrem Namen bearbeitet.

So leiten Sie eine E-Mail automatisch weiter

Hier sind fünf Schritte, die Sie bei der automatischen Weiterleitung von E-Mails befolgen sollten:

1. Gehen Sie zu den E-Mail-Einstellungen

Viele E-Mail-Anbieter verfügen über eine automatische Weiterleitungsfunktion, auf die Sie normalerweise in Ihren E-Mail-Einstellungen zugreifen können. Öffnen Sie das E-Mail-Konto, von dem Sie Nachrichten weiterleiten möchten. Suchen Sie die Schaltfläche „Einstellungen“ und gehen Sie zum Abschnitt „Weiterleitung“.

2. Fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse zur Weiterleitung hinzu

Suchen Sie nach einer Schaltfläche oder einem Feld, in dem Sie aufgefordert werden, eine Weiterleitungsadresse hinzuzufügen. Geben Sie die Adresse ein, an der Sie eingehende Nachrichten empfangen möchten. Ihr E-Mail-Dienst sendet möglicherweise eine Bestätigungs-E-Mail von Ihrer Weiterleitungsadresse mit einem in die Nachricht eingebetteten Link. Wenn ja, überprüfen Sie bitte diese Nachricht, wenn möglich, vom Konto des Empfängers aus und befolgen Sie alle Anweisungen, um sicherzustellen, dass eingehende E-Mails korrekt weitergeleitet werden.

3. Entscheiden Sie, welche Nachrichten weitergeleitet werden sollen

Die Standardeinstellung für die automatische Weiterleitung besteht darin, alle eingehenden Nachrichten an die angegebene E-Mail-Adresse weiterzuleiten. Wenn Sie jedoch nur bestimmte E-Mails weiterleiten möchten, erstellen Sie einen Filter. Sie können entweder manuell einen Filter erstellen, indem Sie Kriterien eingeben, die eingehende E-Mails zum Weiterleiten erfüllen müssen, oder Sie können die Option „Solche Nachrichten filtern“ verwenden, um automatisch einen Filter zu erstellen.

4. Entscheiden Sie, was mit den Originalkopien eingehender E-Mails geschehen soll.

Ihre Weiterleitungseinstellungen umfassen möglicherweise die Möglichkeit, an Ihre primäre E-Mail-Adresse gesendete E-Mails zu kopieren oder zu löschen. Als nächstes erstellen Sie eine Kopie des Briefes. Entscheiden Sie, wohin Sie die Kopie senden möchten. Sie können die Kopie löschen oder in Ihrem Posteingang belassen. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Änderungen.

5. Deaktivieren Sie die Weiterleitung

Sie können die automatische Weiterleitung deaktivieren, wenn Sie wie gewohnt E-Mails empfangen möchten. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte „Weiterleitungseinstellungen“ die E-Mail-Weiterleitung. Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen, um die automatische Weiterleitungsfunktion zu deaktivieren.