So halten Sie Besprechungen ab | • BUOM

31. März 2021

Unabhängig davon, ob Sie Manager, Vorgesetzter, Teamleiter oder Mitarbeiter sind, bietet Ihnen die Ausrichtung eines Meetings die Möglichkeit, Ideen und Informationen auszutauschen, mit Kollegen zusammenzuarbeiten und wichtige Themen und Ziele anzusprechen. Wenn Sie wissen, wie Sie ein Meeting richtig durchführen, können Sie Ihre Organisation effektiver verwalten. In diesem Artikel erklären wir, was ein effektives Meeting ausmacht, wie man ein Meeting plant, wie man sich auf ein Meeting vorbereitet und wie man nach einem Meeting nachfasst.

Was macht ein Meeting effektiv?

Zu einem effektiven Meeting gehören mehrere Elemente. Je mehr dieser Elemente Sie einbeziehen, desto effektiver wird Ihr Meeting. Hier erfahren Sie, was ein effektives Meeting beinhaltet und was es für das Unternehmen wichtig und nützlich macht:

• Vorbereitung: Durch die richtige Vorbereitung stellen Sie sicher, dass Sie das Beste aus Ihrem Meeting herausholen. Erstellen Sie eine Tagesordnung, die die wichtigsten Punkte hervorhebt, die Sie während des Meetings besprechen möchten. Halten Sie diese Tagesordnung griffbereit, damit Sie während der Besprechung darauf zurückgreifen und sich bei Bedarf Notizen machen können.

• Delegation: Bei der Durchführung eines Meetings ist es wichtig, alle wichtigen Punkte zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört werden. Um eine Besprechung effektiver zu gestalten, sollten Sie in Betracht ziehen, einen Namensaufruf abzuhalten, um zu erfahren, wer anwesend ist, und die Tagesordnung mit den Teilnehmern durchzugehen, damit diese konzentriert und engagiert bleiben.

• Aktionsplan: Um ein Meeting erfolgreich zu beenden, benötigen Sie eine Zusammenfassung, die bestätigt, was alle nach Ende des Meetings tun sollen. Ein Aktionsplan legt im Wesentlichen die nächsten Schritte fest, die jeder unternehmen sollte.

• Fokus: Wenn alle konzentriert bleiben, müssen Sie jeden wichtigen Punkt der Diskussion ansprechen. Sehen Sie sich bei Bedarf die Tagesordnung an. Es ist auch wichtig, jeden Tagesordnungspunkt zusammenzufassen, zu fragen, ob jemand Fragen hat, und mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fortzufahren.

• Engagement: Die Teilnehmer sollten während des gesamten Meetings konzentriert und unterhalten bleiben. Durch engagierte Teilnehmer wird sichergestellt, dass Sie von allen Beiträge erhalten, was zu großartigen Ergebnissen für Ihr Unternehmen als Ganzes führen kann.

• Vorausplanen: Durch die Planung des nächsten Meetings während des aktuellen Meetings können Sie die maximale Teilnehmerzahl erreichen. Dies ermöglicht ihnen auch, etwaige Terminkonflikte zu äußern.

Wie plant man ein Meeting?

Stellen Sie bei Besprechungen sicher, dass Sie einen Plan haben, um die Zeit aller optimal zu nutzen. Je besser Sie vorbereitet sind, desto effektiver wird Ihr Meeting sein. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Meeting zu planen:

1. Bestimmen Sie den Zweck des Treffens

Bevor Sie ein Meeting planen, legen Sie den Zweck des Meetings fest, das Sie haben möchten. Überlegen Sie, ob Sie ein Problem lösen, zu einer Lösung kommen, Informationen austauschen oder Ihre Mitarbeiter motivieren möchten. Wenn Sie nicht genügend Zeit zur Vorbereitung haben oder der Meinung sind, dass eine andere Form der Kommunikation besser oder genauso gut funktionieren würde, vereinbaren Sie keinen Termin für das Treffen.

2. Erstellen Sie eine Agenda

Entwickeln Sie eine Agenda, die die wichtigsten Themen, die Sie behandeln möchten, und die Reihenfolge, in der Sie sie behandeln möchten, umreißt. Planen Sie unbedingt eine kurze Einführung ein, in der Sie den Grund für das Treffen erläutern und anschließend die wichtigsten Gesprächsthemen anführen, die Sie besprechen möchten. Planen Sie für jeden Diskussionspunkt eine bestimmte Zeit ein.

3. Wählen Sie Teilnehmer und Besucher aus

Denken Sie an die Schlüsselpersonen, die Sie für die Teilnahme an der Besprechung benötigen. Sie müssen beispielsweise Personen einbeziehen, die Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele helfen können, Personen, die von der Besprechung betroffen sind, wichtige Entscheidungsträger und Personen, die sich mit dem von Ihnen angesprochenen Thema auskennen. Es ist auch wichtig, die Größe Ihres Meetings zu berücksichtigen. Wenn Sie ein Problem lösen müssen, halten Sie die Besprechung klein. Wenn Sie Ideen besprechen müssen, erhöhen Sie die Größe des Meetings, um eine breitere Diskussion anzuregen. Achten Sie darauf, nur Personen einzuladen, die unbedingt notwendig sind.

4. Weisen Sie Ihren Teilnehmern Rollen zu

Sobald Sie wissen, an wem Sie teilnehmen und teilnehmen möchten, weisen Sie jedem Teilnehmer eine Rolle zu. Sie könnten beispielsweise jemanden bitten, sich Zeit zu nehmen, und einen Moderator, der die Diskussion leitet.

5. Legen Sie einen Zeitpunkt und einen Ort für das Treffen fest

Bestimmen Sie die Zeit und den Ort des Treffens. Überlegen Sie, ob Sie ein informelles Treffen oder etwas Formelleres wünschen. Sie können ein informelles Meeting in einem kleinen Raum abhalten, während ein Konferenzraum besser für ein größeres, formelleres Meeting geeignet ist. Stellen Sie in Bezug auf den Zeitplan sicher, dass die Besprechungszeit für die Mehrheit Ihrer Teilnehmer geeignet ist, um die Teilnahme zu verbessern.

6. Senden Sie eine Einladung und eine Tagesordnung

Versenden Sie Besprechungseinladungen und Tagesordnungen, damit jeder den Zweck der Besprechung kennt. Versuchen Sie, eine E-Mail zu senden, eine Kalendereinladung zu senden oder mit jedem Eingeladenen persönlich zu sprechen.

7. Legen Sie Ihren Entscheidungsprozess fest

Wenn Sie während eines Meetings eine Entscheidung treffen müssen, wählen Sie den besten Entscheidungsprozess. Sie können beispielsweise eine Mehrheitsentscheidung erreichen, Menschen bitten, ihre Erfahrungen auszutauschen, um einen Gruppenkonsens zu erzielen, oder einen Leiter bitten, eine bestimmte Entscheidung zu treffen. Ein Prozess trägt dazu bei, dass die Dinge reibungslos ablaufen.

8. Wählen Sie die Werkzeuge und Geräte aus, die Sie verwenden möchten

Überlegen Sie, ob Sie während eines Meetings Tools für Produktivität oder Zusammenarbeit nutzen möchten. Sie können beispielsweise ein Audioaufnahmegerät oder eine Bildschirmfreigabeplattform verwenden. Wenn Sie dies im Voraus entscheiden, können Sie technische Probleme während des Meetings vermeiden.

9. Stellen Sie die Tagesordnung fertig und verteilen Sie sie.

Nehmen Sie letzte Änderungen an der Tagesordnung vor und verteilen Sie diese an die Teilnehmer. Dadurch können sie die Tagesordnung vor dem Meeting noch einmal durchgehen und sich ein Bild davon machen, was sie erwartet.

10. Kommunizieren Sie mit potenziellen Besuchern

Wenn Sie von einigen Teilnehmern noch nichts über ihre Anwesenheit gehört haben, kontaktieren Sie sie vor dem Treffen. Es ist besonders wichtig, die Anwesenheit aller Personen zu überprüfen, denen Sie eine Rolle zugewiesen haben.

Wie bereitet man sich am besten auf ein Meeting vor?

Um sicherzustellen, dass Ihr Meeting effektiv ist, beginnen Sie im Voraus mit der Vorbereitung. Die Vorbereitung auf ein Meeting hilft Ihnen, das Beste aus Ihrer Zeit zu machen und gibt Ihnen das nötige Selbstvertrauen, um ein erfolgreiches Meeting durchzuführen. Nutzen Sie diese Techniken, um sich auf Ihr Meeting vorzubereiten:

• Haben Sie eine Agenda. Bereiten Sie eine Tagesordnung vor, die eine Liste der Themen, die Delegation der Redner und die Zeiteinteilung für jeden Tagesordnungspunkt enthält. Bitten Sie um Vorschläge zur Tagesordnung, weisen Sie jedem Tagesordnungspunkt realistisch Zeit zu und bestimmen Sie die Wichtigkeit jedes Tagesordnungspunkts. Wenn Sie wissen, wie wichtig ein Tagesordnungspunkt ist, können Sie entscheiden, ob Sie ihn während dieser Besprechung besprechen oder später zur Sprache bringen möchten.

• Bitten Sie Ihre Referenten, mitzumachen. Bitten Sie vor der Besprechung verschiedene Redner, an der Besprechung teilzunehmen. Referenten lösen in der Regel individuelle Probleme. Achten Sie darauf, Referenten auszuwählen, die den Prozess und die Ergebnisse für verschiedene Zwecke wirkungsvoll beschreiben können.

• Zeitpläne koordinieren. Planen Sie die Besprechung so, dass die Verfügbarkeit aller Teilnehmer berücksichtigt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie eine realistische Besprechungszeit festlegen. Beispielsweise ist ein Meeting am späten Nachmittag an einem Freitag möglicherweise nicht die beste Zeit, da viele Leute bereit sind, über das Wochenende nach Hause zu fahren, und nicht so konzentriert sind. Wenn nicht jeder zur Besprechung kommen kann, stellen Sie sicher, dass wichtige Projektmitarbeiter teilnehmen können und dass diejenigen, die nicht teilnehmen können, Notizen erhalten, in denen zusammengefasst wird, was passiert ist und was besprochen wurde.

• Teilen Sie die Tagesordnung. Verteilen Sie die Tagesordnung vor der Besprechung an die entsprechenden Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass jeder ein Exemplar hat und weiß, was ihn von der Besprechung erwartet.

• Senden Sie Erinnerungen. Erinnern Sie alle im Voraus an Datum und Uhrzeit des Treffens. Dadurch wird sichergestellt, dass sie in ihren Zeitplan passen und daran denken, daran teilzunehmen.

Wie startet man ein Meeting effektiv?

Der Beginn eines Meetings gibt nicht nur den Ton an, sondern trägt auch dazu bei, dass sich die Teilnehmer wohler fühlen und bereit sind, ihre Meinungen und Ideen mitzuteilen. Hier sind einige Möglichkeiten, ein Meeting effektiv zu beginnen:

• Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung. Begrüßen Sie alle zu Beginn des Meetings und stellen Sie sich vor. Bedanken Sie sich für ihre Teilnahme und teilen Sie ihnen Ihren Namen und Ihre Position im Unternehmen mit.

• Bestimmen Sie den Zweck des Treffens. Erläutern Sie das Thema des Treffens und fassen Sie die Tagesordnung zusammen. Sie können diese Zeit auch nutzen, um Teilnehmer und Hauptredner vorzustellen.

• Verwenden Sie Eisbrecher. Erwägen Sie, die Stimmung mit einem Eisbrecher aufzulockern. Dies kann dazu beitragen, dass sich Ihre Besucher wohler fühlen und sie dazu ermutigen, sich während des Meetings zu öffnen. Sie können den Leuten Fragen stellen, um sie besser kennenzulernen, oder lustige Fragen stellen, um insgesamt eine angenehmere Atmosphäre zu schaffen.

Welche Schritte sind zur Durchführung eines Meetings erforderlich?

Wenn es um ein Meeting geht, müssen Sie sich nicht nur vorbereiten, sondern auch bestimmte Maßnahmen ergreifen, um den Erfolg sicherzustellen. So veranstalten Sie ein Meeting:

1. Setzen Sie sich ein klares Ziel

Stellen Sie vor Beginn des Meetings sicher, dass Sie einen klaren Zweck und ein klares Ziel für das Meeting haben. Überlegen Sie, was Sie mit dem Meeting erreichen möchten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Informationen von anderen Mitarbeitern einholen oder versuchen, eine Entscheidung in einer Unternehmensangelegenheit zu treffen.

2. Berücksichtigen Sie Ihre Besucher

Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, wer an der Besprechung teilnehmen soll und muss. Wenn Sie planen, ein Problem oder Thema zu besprechen, das einen bestimmten Mitarbeiter betrifft, stellen Sie sicher, dass dieser Mitarbeiter anwesend ist. Es ist auch wichtig, Personen einzuladen, die wertvolle Beiträge zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt leisten können.

3. Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich

Verteilen Sie die Tagesordnung im Voraus an die entsprechenden Parteien, damit jeder weiß, wann die Besprechung beginnt. Legen Sie Grundregeln fest und stellen Sie sicher, dass jeder die unterschiedlichen Zeitrahmen kennt. Dies hilft allen, konzentriert zu bleiben und stellt sicher, dass das Meeting schnell endet.

4. Befolgen Sie Ihren Zeitplan

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur eine klare Tagesordnung erstellen, sondern diese auch während des gesamten Meetings einhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie alles wie geplant erledigen und die für jeden Tagesordnungspunkt festgelegten Fristen einhalten. Erwägen Sie, die Tagesordnung anzuzeigen, damit jeder sie während des Meetings sehen und verfolgen kann.

5. Follow-up

Nachdem das Meeting beendet ist, senden Sie allen eine E-Mail mit dem Ergebnis des Meetings, den delegierten Aufgaben und den bevorstehenden Fristen oder neuen Zielen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird.

Wie soll es nach dem Treffen weitergehen?

Die Nachbesprechung nach einem Meeting hilft dabei, alle daran zu erinnern, was besprochen wurde und was passieren muss. Im Wesentlichen dient es als Erinnerung und informiert jeden, der abwesend war, über den Inhalt der Besprechung. Beachten Sie die folgenden Tipps:

• Teilen Sie das Protokoll der Besprechung. Senden Sie das Besprechungsprotokoll unmittelbar nach der Besprechung per E-Mail an alle Teilnehmer und alle, die nicht teilnehmen konnten. Stellen Sie sicher, dass Sie das Protokoll spätestens 24 Stunden nach der Besprechung teilen. In den Notizen sollte alles festgehalten werden, was während des Meetings passiert ist, einschließlich aller getroffenen Entscheidungen und erstellten Aktionspläne.

• Überprüfen Sie den Fortschritt jedes Aktionselements. Informieren Sie sich unbedingt bei Ihrem Team, um dessen Fortschritte bei den Besprechungsmaßnahmen zu erfahren. Dies können Sie persönlich oder per E-Mail tun. Dadurch wird sichergestellt, dass alle ihre Ziele pünktlich erreichen, und die Teilnehmer werden nach dem Meeting an ihre Verantwortlichkeiten erinnert.

• Planen Sie individuelle Treffen. Planen Sie nach der Besprechung individuelle Besprechungen mit Projektmanagern oder anderen Mitarbeitern, die für die von Ihnen während der Besprechung identifizierten Maßnahmen verantwortlich sind. Dadurch können Sie direkt mit ihnen über diese Aktivitäten sprechen und haben die Möglichkeit, ihre Fortschritte zu überprüfen.

• Vereinbaren Sie einen anderen Termin. Nehmen Sie sich am Ende der Besprechung Zeit, um die nächste Besprechung zu planen. Dadurch werden alle über den nächsten Besprechungstermin informiert und haben die Möglichkeit, etwaige Terminkonflikte zu lösen.