So gestalten Sie Mitarbeiterbesprechungen effektiver • BUOM
30. September 2021
Wenn Sie eine Mitarbeiterbesprechung planen, bitten Sie Ihr Team, sich Zeit für Besprechungen zu nehmen. Daher ist es wichtig, dass jeder im Raum diese Zeit als wertvoll und produktiv erachtet. Die Tagesordnung, die Sie für das Meeting erstellen, und die Art und Weise, wie Sie es durchführen, können den Wert dieser Zeit beeinflussen. In diesem Artikel erklären wir, warum Mitarbeiterbesprechungen wichtig sind und wie Sie Ihre Besprechungen effektiv und für alle vorteilhaft gestalten.
Warum sind Mitarbeiterbesprechungen wichtig?
Mitarbeiterbesprechungen sind aus mehreren Gründen wichtig, unter anderem, weil sie die Möglichkeit bieten:
Bewahren Sie den Teamgeist und fördern Sie die Teilnahme
Informieren Sie Mitarbeiter über neue Projekte und den Status laufender Projekte
Teilen Sie wichtige Unternehmenserfolge und Neuigkeiten
Holen Sie sich Feedback und Brainstorming-Ideen
Schulen Sie Mitarbeiter in neuen Systemen und Programmen
Kommunizieren Sie Informationen gleichzeitig an alle Mitarbeiter
Geben Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl, gehört zu werden, indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, sich an der Entscheidungsfindung zu beteiligen.
So gestalten Sie eine Mitarbeiterbesprechung produktiver
Befolgen Sie diese Schritte, um eine konstruktive und effektive Mitarbeiterbesprechung durchzuführen:
Mit gutem Beispiel vorangehen.
Pünktlich beginnen und enden.
Haben Sie eine Agenda.
Geben Sie jedem die Möglichkeit, sich zu beteiligen.
Kommen Sie zum Schluss.
Ermutigen Sie zum Feedback.
1. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Wenn Sie eine Teambesprechung leiten, kann sich die Art und Weise, wie Sie sprechen und handeln, auf den Wert auswirken, den Ihre Teammitglieder daraus ziehen. Zeigen Sie durch Ihr Handeln die Bedeutung von Mitarbeiterbesprechungen. Erscheinen Sie pünktlich und arbeitsbereit. Seien Sie ein Vorbild für Ihr Team, indem Sie Besprechungstermine in Ihrem eigenen Kalender markieren. Seien Sie außerdem begeistert von dem, was Sie tun. Ihre Begeisterung und Ihr Engagement können Ihr Team beeinflussen und motivieren.
2. Pünktlich beginnen und fertig sein
Stellen Sie sicher, dass Sie klar kommunizieren, wann die Mitarbeiterbesprechung beginnen soll und dass sie zu diesem Zeitpunkt beginnt. Der schnelle Beginn des Meetings sollte die Teilnehmer dazu ermutigen, pünktlich zu sein, damit sie nichts verpassen. Wenn Sie das Meeting pünktlich beenden, zeigen Sie auch, dass Sie die Zeitpläne Ihrer Teammitglieder respektieren. Wenn auf Ihrer Tagesordnung Punkte standen, für die Sie keine Zeit hatten, können Sie diese in eine E-Mail aufnehmen oder beim nächsten Meeting besprechen.
Eine Strategie, um Zeitverschwendung in Besprechungen zu vermeiden, besteht darin, zu fragen, ob alle noch letzte Fragen haben, bevor Sie die Besprechung beenden. Dies wird jedem helfen, seine Kommentare zu fokussieren und die Diskussion kurz und relevant zu halten. Sie können auch jemanden als Ihren Zeitnehmer bestimmen. Diese Person schaut auf die Uhr und benachrichtigt Sie, wenn die zulässige Besprechungszeit fast abgelaufen ist.
3. Haben Sie eine Agenda
Sie benötigen keine detaillierte Liste der zu besprechenden Themen, können aber die Hauptthemen angeben, die Sie behandeln möchten. Fügen Sie diese Tagesordnung Ihrer Besprechungseinladung bei, damit die Leute wissen, worüber Sie sprechen möchten, und sich darauf vorbereiten können. Wenn Sie eine regelmäßige Mitarbeiterbesprechung haben, erstellen Sie eine ständige Tagesordnung mit Punkten, die Sie immer besprechen werden.
4. Geben Sie jedem die Chance, mitzumachen.
Wenn einige Mitglieder Ihres Teams remote arbeiten, laden Sie sie unbedingt per Telefon oder Video-Chat zu einem Meeting ein. Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Meetings deren Zeitzonen, damit Sie Ihr Bestes tun können, um so viele Personen wie möglich einzubeziehen.
Dadurch wird auch sichergestellt, dass jedes Mitglied Ihres Teams die Möglichkeit hat, sich zu Wort zu melden. Manche Menschen fühlen sich immer wohl dabei, ihre Meinungen und Ideen in Besprechungen mitzuteilen. Um jedoch sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, sich an Diskussionen zu beteiligen, ermutigen Sie die Teilnahme derjenigen, die sich eher selten zu Wort melden. Indem Sie es jedem ermöglichen, einen Beitrag zu leisten, tragen Sie dazu bei, ein Umfeld der Inklusion und des Engagements zu schaffen.
5. Ziehen Sie eine Schlussfolgerung
Wenn Sie ein Thema schon eine Weile besprechen, ohne große Fortschritte zu machen, unterbrechen Sie das Gespräch und fragen Sie nach Schlussfolgerungen. Wenn Sie Ihre Gedanken sammeln, können Sie das Besprechungsthema aus einer anderen Perspektive betrachten. Es kann auch hilfreich sein, alle zu bitten, nach Ende des Meetings über Lösungen für ein bestimmtes schwieriges Thema nachzudenken und beim nächsten Meeting darauf zurückzukommen.
6. Ermutigen Sie zum Feedback
Bitten Sie Ihr Team, Möglichkeiten zur Verbesserung von Mitarbeiterbesprechungen vorzuschlagen. Finden Sie heraus, welche Ideen sie haben, um Ihre Besprechungszeit optimal zu nutzen. Fragen Sie, ob sie mit den von Ihnen besprochenen Themen beschäftigt sind oder ob andere Probleme die Aufmerksamkeit des Teams erfordern. Bitten Sie Ihr Team, Ihnen seine ehrlichen Gedanken per E-Mail zu senden, mit dem Versprechen, seine Ideen ernsthaft zu prüfen.
Tipps für ein spannendes Meeting
Hier sind einige zusätzliche Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiterbesprechungen optimal nutzen können:
Teilen Sie wichtige Neuigkeiten
Nicht jeder hat die Möglichkeit, Unternehmens-E-Mails zu lesen. Achten Sie daher während des Meetings darauf, wichtige Ereignisse im Unternehmen hervorzuheben. Sie können beispielsweise Neueinstellungen und Rücktritte von Führungskräften, Akquisitionen und Unternehmenserfolge besprechen. Bei einer Mitarbeiterbesprechung können Sie auch die Erfolge Ihres Teams feiern und kleine Neuerungen besprechen, die möglicherweise abteilungsspezifisch sind.
Machen Sie eine Pause
Geben Sie Ihren Teammitgliedern bei Besprechungen, die eine Stunde oder länger dauern, jede halbe Stunde eine Pause von fünf oder zehn Minuten. Lassen Sie sie auf die Toilette gehen, frische Luft schnappen oder sich die Beine vertreten. Anschließend können sie erfrischt und voller Energie zum Meeting zurückkehren.
Teamleistungen anerkennen
Nehmen Sie sich immer ein paar Minuten Zeit Teammitglieder erkennen die in ihrer Position bemerkenswerte Ziele erreicht haben. Dazu gehören diejenigen, die eine Unternehmensauszeichnung erhalten, befördert werden, ein Dienstjubiläum feiern und seit ihrem letzten Treffen außergewöhnliche Ergebnisse erzielt haben. Wenn Sie Anerkennung anbieten, zeigen Sie Ihrem Team, wie sehr Sie seine Beiträge wertschätzen, und informieren den Rest des Teams über seine Leistungen.
Mehr Details: Mitarbeiter für Leistung belohnen